Informationshanteringsplan för barn- och utbildningsnämnden 2014

Transkript

1 BUN Handläggare: Lars Jonsson, Barn -och utbildningsförvaltningen Barn och utbildningsnämnden Informationshanteringsplan för barn- och utbildningsnämnden 2014 Sammanfattning I enlighet med det kommunala arkivreglementet (KF 101/ ) skall varje myndighet upprätta en förteckning som redovisar myndighetens allmänna handlingar, där det skall framgå hur dessa bevaras, gallras och förvaras. Informationshanteringsplanen skall uppdateras en gång per år samt revideras vid behov. Syftet med informationshanteringsplanen är att kvalitetssäkra och underlätta hanteringen av handlingarna, från det att de inkommer och upprättas tills det att de arkiveras eller gallras. Detta är en justering av den nuvarande planen under avsnittet om elevhälsan- skolpsykolog. Under rubriken anmärkning har förändringar gjorts i texten för skolpsykologjournal, utredningar och övrig korrespondens, mail med mera. Beslutsunderlag Barn- och utbildningsförvaltningens tjänsteskrivelse den 20 januari 2014 Förslag till informationshanteringsplan för barn- och utbildningsnämnden den 20 januari 2014 Barn- och utbildningsförvaltningens förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnden godkänner gjorda justeringar i informationshanteringsplan. Lars Jonsson Intendent Expedieras till Kommunarkivarien Skolassistenter c:\temp\ljon9flkkg.doc POSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO KARLSKOGA Fakturahantering bun@karlskoga.se BESÖKSADRESS Box TELEFAX WEBBADRESS ORG NR Skrantahöjdsvägen MALMÖ

2 Handlingsslag Förvaring Diarieföres Var finns den? Vilken typ av Hos vem? handling/information? Vilket system Ja/Nej Skolhälsovårdsjournal: Respektive skola Bevaras/ Gallras Bevaras alt gallras Bevaras Anmärkning Gallringsfrist/till kommunarkiv efter + övriga anmärkningar Rutiner för leverans av akter: Handlingarna ska ligga i aktomslag och vara rensade från allt som inte är arkivhandlingar (kopior, oviktiga minnes-anteckningar, utkast och gem, Sparas på skolan i tre år och levereras därefter till kommunarkiv 1 gång per år. (Datajournalerna måste skrivas ut till varje journal vid leverans till kommunarkiv.) PMO arkiv Arkiveringsansvarig Handläggare? Arkivredogörare? Osv. Hälsoenkät (original) PMO/journal Ja Gallras Vid inaktualitet Medgivande om vaccination PMO/journal Ja Gallras Efter skolår 9 och åk 3 gymnasiet. (original) Konsultsvar, labbsvar, PMO/journal Ja Gallras Vid inaktualitet. Original finns hos landstinget. röntgensvar (kopia) Journalutdrag från PMO/journal Ja Gallras Vid inaktualitet. Original finns hos landstinget. landstinget (kopia) Information/meddelande PMO/journal Ja Gallras Vid inaktualitet. (ex kostintyg) BVC-journal Journal Ja Gallras Vid årskurs 9. BVC-journal åter till landstinget efter åk 9. Medgivande om PMO/journal Ja Bevaras Kopia på medgivande läggs i journalen/pmo. överlämnande av journal Kopia på journal (inflyttad elev) PMO/journal Ja Bevaras Som skolhälsovårdsjournal

3 Övrig korrespondens, mail, sms med mera Loggning i PMO Systemadminist ratörer, PMO, elev -hälsans medicinska enhet Nej Bevaras Som tillför sakuppgift till ärende eller på annat sätt är av vikt för verksamheten. Vidarebefordras till diariet för diarieföring eller registreras i PMO/journal och/eller läggs i skolhälsovårdsjournalen. Sparas hos verksamhetschef för elevhälsans medicinska enhet. PMO System Bevaras Systemansvarig: Katrin Eriksson och Tina Andersson Verksamhetschef journal: I låst skåp och i PMO Journalanteckningar - journal, PMO Utredningar jou rnal, PMO Rutiner för leverans av akter: Handlingarna ska ligga i aktomslag och vara rensade från allt som inte är arkivhandlingar (kopior, oviktiga minnesanteckningar, utkast och gem, Ja Bevaras Journalen skickas till kommunarkivet efter senast två år. (Datajournalerna skrivs ut på papper vid leverans till kommunarkiv.) Ja Bevaras Ja Bevaras Observera att psykologiskt testmaterial omfattas av särskild instrument sekretess enligt 17 kap 4 offentlighets- och sekretesslagen och får endast öppnas av leg.psykolog.

4 Övrig korrespondens, mail med mera Loggning i PMO jou rnal, PMO Systemadminist ratör, PMO, elevhälsans psykologiska enhet Nej Bevaras Som tillför sakuppgift till ärende eller på annat sätt är av vikt för verksamheten. Registreras i journalen (PMO) och/eller läggs i skolpsykologjournalen. Sparas hos verksamhetschef för elevhälsans psykologiska enhet. PMO System Bevaras Systemansvarig: Karina Odland Verksamhetschef Skolkurator och specialpedagog Rutiner för leverans av akter: Handlingarna ska ligga i aktomslag och vara rensade från allt som inte är arkivhandlingar (kopior, oviktiga minnesanteckningar, utkast och gem, Elevakt I låst skåp Ja Bevaras Elevakt/ärende upprättas i KAISA rörande elev. Akten ska förvaras i låst skåp som endast behörig personal har tillgång till. Handlingarna i elevakten ska diarieföras i ärende per elev. Beslutsprotokoll i elevärenden Elevakt Ja Bevaras Diarieförs i KAISA per år och elev (elevakt). Handlingarna i akten diarieförs löpande av kanslist. Protokollen sorteras efter personnummer och förvaras i elevakt Åtgärdsprogram Elevakt Ja Bevaras ansvarig. Originalhandlingar diarieförs vid upprättande per elev och förvaras i elevakt. Fördjupad utredning Elevakt Ja Bevaras Kopior och sammanfattningar förvaras i elevakt. Fördjupad utredning i original skickas till skolpsykolog för förvaring i

5 Kopia av anmälan till Basutredning Domstolsbeslut, polisanmälan och anmälan till Socialtjänsten Handlingar som rör skolkurators och specialpedagogs verksamhet skolpsykologjournal Nej Gallras Vid inaktualitet. Elevakt Ja Bevaras Kopia förvaras i elevakt underlättar hantering av ärende. Diarieförs i enskilt ärende i KAISA med hänvisning till och från elevakt. Elevakt Ja Bevaras Diarieförs i KAISA per år och elev (elevakt). Handlingarna i akten diarieförs löpande av kanslist. Gäller handlingar/anteckningar som tillför sakuppgift eller är viktiga av andra orsaker. T ex korrespondens med elever och föräldrar: mail, minnesanteckningar, anteckning om sms och telefonsamtal.