Informationshanteringsplan Kultur- och föreningsnämnden 2016

Transkript

1 Tjänsteskrivelse KFN Handläggare: Katarina Jonsson, Arkivassistent Informationshanteringsplan Kultur- och föreningsnämnden 2016 Sammanfattning I enlighet med det kommunala arkivreglementet (KF 101/ ) ska varje myndighet upprätta en förteckning som redovisar myndighetens allmänna handlingar, där det skall framgå hur dessa bevaras, gallras och förvaras. Informationshanteringsplanen skall uppdateras en gång per år samt revideras vid behov. Syftet med informationshanteringsplanen är att kvalitetssäkra och underlätta hanteringen av information, från det att den inkommer och upprättas tills det att den slutarkiveras eller gallras. De ändringar som gjorts är framförallt justeringar i vissa av informationstyperna samt justeringar i arkiveringsansvariga. Beslutsunderlag Kultur- och föreningsförvaltningens tjänsteskrivelse den 30 november 2015 Förslag till informationshanteringsplan för kultur- och föreningsnämnden 2016 Kultur- och föreningsförvaltningens förslag till beslut Kultur- och föreningsförvaltningen föreslår kultur- och föreningsnämnden att godkänna förslag till informationshanteringsplan för kultur- och föreningsnämnden 2016 Katarina Jonsson Arkivassistent Expedieras till Förvaltningschef er Arkivredogörare på respektive avdelning

2 Fritidsavdelningen Informationshanteringsplan Kultur- och föreningsnämnden Antagen av kultur- och föreningsnämnden XXXX-XX-XX XX Ersätter informationshanteringsplan dnr ,

3 Fritidsavdelningen Allmänna handlingar ska alltid hanteras på ett sätt som säkerställer handlingens beständighet och som skyddar handlingen mot obehörig åtkomst och skada. Tillgång till digitala handlingar regleras bland annat genom behörighetsnivåer och loggfunktioner, som anpassas efter handlingarnas innehåll. Motsvarande skydd för pappershandlingar uppnås genom förvaring i brand- och stöldsäkra arkivlokaler eller -skåp Syfte Syftet med informationshanteringsplanen är att kvalitetssäkra och underlätta hanteringen av myndighetens information och handlingar, från det att de inkommer och upprättas tills det att de arkiveras eller gallras. Planen fungerar även som gallringsbeslut för de uppräknade handlingstyperna. Instruktioner Informationshanteringsplanen är indelade i de fyra avdelningar som förvaltningen består av: Kansli Information Arkiv; Bibliotek; Fritid samt Kulturskolan. Under bibliotekets avdelning ingår även rådgivarverksamheten. Bevaras Innebär att handlingarna skall bevaras för all framtid. Slutförvaring sker i kommunarkivet. Bevaringsskyldigheten gäller originalhandlingar. Gallras Handlingarna förstörs. Sekretesskyddade handlingar förstörs under kontroll. Tidsfristen anger de år som skall förflyta innan gallringen verkställs och avser hela kalenderår. Exempel: handlingar från år 2004 med 2 års gallringsfrist får förstöras först år Gallring vid inaktualitet innebär att handlingen kan gallras så snart den förlorat sin betydelse för förvaltningen. Gallring bör ske regelbundet, förslagsvis en gång om året och utföras med försiktighet. Arkivering Vid leverans till kommunarkivet ska handlingarna vara utskrivna på enkelsidigt papper, ligga i arkivkartonger och vara rensade från allt som inte är arkivhandlingar, såsom kopior, oviktiga minnesanteckningar, utkast samt gem, plastfickor med mera. Arkivkartongerna ska vara ordentligt fyllda och innehåll och tid skall stå med blyerts. Leverantören får en leveransreversal efter att arkivpersonal gått igenom leveransen. Ansvaret på leverans ligger hos handläggare och/eller arkivredogörare.

4 Fritidsavdelningen Anmälningsblanketter, lovverksamhet Fritidskonsulent Nej Gallras Gallras efter avslutad aktivitet Fritidskonsulent Anmälningsblanketter, idrottsfritids Föreningskonsulent Nej Gallras Gallras när deltagaren slutat Föreningskonsulent Anpassning /omplaceringsärenden Personalakt System: Adato Ja Bevaras Skickas till personalakt efter registrering i Adato Personalavdelningen Anställningsbevis/avtal (underskrivet ex) Ansvars- och befogenhetsbeskrivningar, individ. För grupp diarieföres i årsärende Personalakt Nej Bevaras Skickas till personalakt Personalavdelningen Personalakt Ja Bevaras Skickas till personalakt Personalavdelningen Ansökningshandlingar Kansli KS ledningskontor Delvis Fått tjänst: bevaras Ej fått tjänst: Gallras Endast annonsunderlag diarieförs. Fått tjänst: ansökningshandlingar till personakt. Ej fått tjänst: gallras. Sammanställning finns i Offentliga jobb i 2 år. Arbetsskadeanmälan Personalakt System: LISA Ja Bevaras Till personalakt. Personalavdelningen Arbetstidsschema Enhetschef Nej Gallras Vid inaktualitet. Enhetschef

5 Fritidsavdelningen Avgångsbeslut/begäran Personalakt Nej Bevaras Skickas till personalakt Personalavdelningen Avtal System: Avtalsdatabas Ja Gallras Gallras två år efter avtalstidens utgång. Avtal som tillhör ärende diarieförs där och bevaras med ärendet. Var noga med att skicka original till registrator! Avtal/Överenskommelser, Strandbadet (med föreningar, företag m fl) Ja Gallras Registreras i KASIA och gallras 1 år efter avtalstidens utgång Enhetschef - strandbadet Föreningskonsulent Bidragsansökningar, föreningar System: FRI ansökningar, KAISA diarium - överenskommelser Ja Gallras Ansökningshandlingarna gallras efter 5 år. Sammanställning och beslut över givna bidrag bevaras. Verksamhetsberättelserna lämnas till folkrörelsearkivet en gång per år. Föreningskonsulent Bokningsschema, bokningsbesked Bokningskonsulent System: FRI Nej Gallras Gallras vid inaktualitet Bokningskonsulent Broschyrer, informationsblad Respektive verksamhetsansvarig Nej Bevaras 1 ex går direkt till kommunarkivet. Gäller ej inbjudningar, annonser och andra typer av trycksaker av ringa eller tillfällig betydelse vilka istället gallras vid inaktualitet.

6 Fritidsavdelningen Debiteringsunderlag lokalhyra Enkätsvar, externa Bokningskonsulent Nej Gallras Gallras efter 10 år Bokningskonsulent Enkätansvarig Nej Gallras Gallras efter två år av ansvarig för enkäten Enkätansvarig Fotografier G: mapp Fotograf Nej Bevaras Bevaras när fotografierna speglar verksamheten och är av betydelse för verksamheten. Metadata är viktigt att skriva på fotografierna som ska framkallas eller skrivas ut på papper Fotografen Följesedlar Inköpsansvarig/ Beställare Nej Gallras Gallras vid inaktualitet Inköpsansvarig Listor över SM, NM och VM segrare, ungdom Lotterier, statistiska uppgifter Lotterier, registreringar enligt 17 och tillstånd enligt 16 Lotterier, redovisningar Kundregister, Strandbadet Nyckelkvittenser Föreningskonsulent Ja Bevaras Lämnas till kommunarkiv efter ett år Föreningskonsulent Lotterikontrollant Nej Gallras Gallras efter 5 år Lotterikontrollant Lotterikontrollant Ja Gallras Gallras 5 år efter sista giltighetsdatum Lotterikontrollant Lotterikontrollant Ja Gallras Gallras efter 5 år Lotterikontrollant Enhetschef Nej Gallras Gallras vid inaktualitet Enhetschef Bokningskonsulent, idrottshallsvaktmästare Nej Gallras Gallras vid inaktualitet Bokningskonsulent, idrottshallsvaktmästare Postöppning, tillstånd Nej Gallras Till registrator efter underskrift

7 Fritidsavdelningen Pressklipp Ansvarig på respektive enhet Nej Bevaras Lämnas till kommunarkiv efter ett år. Ansvarig på respektive enhet Protokoll, arbetsplatsträff Enhetschef System: KAISA projektdatabas Ja Bevaras Registreras i projektdatabas. Bevaras om det är av vikt för verksamheten Rehabiliteringsutredningar Personalakt System: Adato Ja Bevaras Registreras i Adato och skickas till personalakt Personalavdelningen Samtycken till publicering på webb (föreningsregister) Skadlig kod och skräppost, SPAM Föreningskonsulent Nej Gallras Gallras 2 år efter publicering upphört Föreningskonsulent Elektroniskt Nej Gallras Gallras omedelbart enligt beslut KFN Samtliga Statistik Respektive statistikförare, FRI, G:-mapp mm Delvis Bevaras Sammanställning bevaras. Statistikunderlag gallras vid inaktualitet. Extern statistik gallras vid inaktualitet Respektive statistikförare Tjänstgöringsbetyg/intyg Lönesättande chef Nej Bevaras Skickas till personalakt. Ett original till arbetstagare Lönesättande chef Utbetalningslista, bidrag till föreningar Föreningskonsulent Nej Gallras Gallras efter 10 år Föreningskonsulent

8 Fritidsavdelningen Utredningar Ja Bevaras Lämnas till kommunarkiv vid avslutat ärende Utredare Verksamhetsberättelse Enhetschef Ja Bevaras Lämnas till kommunarkiv efter avslutat ärende Enhetschef Verksamhetsplan Nej Bevaras Lämnas till kommunarkiv en gång om året Övrig korrespondens Ja Bevaras Uppgifter som tillför sakuppgift i ärende eller på annat sätt är av betydelse för verksamheten vidarebefordras till diariet för diarieföring Samtliga Netingate Enkätverktyg/system Brukarundersökningar Kvalitetsledare FRI Bokningssystem Utbetalningar Föreningsregister. Systemansvarig: Bokningskonsulent

9 Informationshanteringsplan Kultur- och föreningsnämnden Antagen av kultur- och föreningsnämnden XXXX-XX-XX XX Ersätter informationshanteringsplan dnr ,

10 Allmänna handlingar ska alltid hanteras på ett sätt som säkerställer handlingens beständighet och som skyddar handlingen mot obehörig åtkomst och skada. Tillgång till digitala handlingar regleras bland annat genom behörighetsnivåer och loggfunktioner, som anpassas efter handlingarnas innehåll. Motsvarande skydd för pappershandlingar uppnås genom förvaring i brand- och stöldsäkra arkivlokaler eller -skåp Syfte Syftet med informationshanteringsplanen är att kvalitetssäkra och underlätta hanteringen av myndighetens information och handlingar, från det att de inkommer och upprättas tills det att de arkiveras eller gallras. Planen fungerar även som gallringsbeslut för de uppräknade handlingstyperna. Instruktioner informationshanteringsplanen är indelade i de fyra avdelningar som förvaltningen består av: Kansli Information Arkiv; Bibliotek; Fritid samt Kulturskolan. Under bibliotekets avdelning ingår även rådgivarverksamheten. Bevaras Innebär att handlingarna skall bevaras för all framtid. Slutförvaring sker i kommunarkivet. Bevaringsskyldigheten gäller originalhandlingar. Gallras Handlingarna förstörs. Sekretesskyddade handlingar förstörs under kontroll. Tidsfristen anger de år som skall förflyta innan gallringen verkställs och avser hela kalenderår. Exempel: handlingar från år 2004 med 2 års gallringsfrist får förstöras först år Gallring vid inaktualitet innebär att handlingen kan gallras så snart den förlorat sin betydelse för förvaltningen. Gallring bör ske regelbundet, förslagsvis en gång om året och utföras med försiktighet. Arkivering Vid leverans till kommunarkivet ska handlingarna vara utskrivna på enkelsidigt papper, ligga i arkivkartonger och vara rensade från allt som inte är arkivhandlingar, såsom kopior, oviktiga minnesanteckningar, utkast samt gem, plastfickor med mera. Arkivkartongerna ska vara ordentligt fyllda och innehåll och tid skall stå med blyerts. Leverantören får en leveransreversal efter att arkivpersonal gått igenom leveransen. Ansvaret på leverans ligger hos handläggare och/eller arkivredogörare.

11 Kansli och övergripande verksamhet Anpassning /omplaceringsärenden Personalakt System: Adato Ja Bevaras Skickas till personalakt efter registrering i Adato Personalavdelningen Anställningsbevis/avtal (underskrivet ex) Ansvars- och befogenhetsbeskrivningar Individ Ansvars- och befogenhetsbeskrivningar grupp Personalakt Nej Bevaras Skickas till personalakt Personalavdelningen Personalakt Ja Bevaras Skickas till personalakt. Personalavdelningen Ja Bevaras Lämnas till kommunarkivet efter avslutat ärende. Ansökningshandlingar Kansli KS ledningskontor Delvis Fått tjänst: bevaras Ej fått tjänst: Gallras Endast annonsunderlag diarieförs. Fått tjänst: ansökningshandlingar till personakt. Ej fått tjänst: Gallras. Sammanställning finns i Offentliga jobb i 2 år. Personalakt Arbetsskadeanmälan System: LISA Ja Bevaras Skickas till personalakt efter registrering i LISA Personalavdelningen

12 Arkivbeskrivning, Bevaras beskrivning av Kommunarkivarie Revideras vid behov. Kan med fördel ses över Ja varje gång informationshanteringsplanen myndighetens allmänna revideras handlingar Kommunarkivarie Avgångsbeslut/begäran Personalakt Nej Bevaras Skickas till personalakt Personalavdelningen System KAISA diarium Ja Bevaras Kopia i diariet Avtal System: Avtalsdatabas Ja Gallras Gallras två år efter avtalstidens utgång. Avtal som tillhör ärende diarieförs där och bevaras med ärendet. Var noga med att skicka original till registrator! Avtal, tillfälliga kontrakt, till exempel föreställningskontrakt eller utställningskontakt System: Avtalsdatabas Ja Gallras Gallras två år efter avtalstidens utgång. Avtal som tillhör ärende diarieförs där och bevaras med ärendet. Var noga med att skicka original till registrator! Bilavtal Personalakt Nej Gallras Gallras två år efter avtalstidens utgång. Skickas till personalakt Personalavdelningen Budget Ekonom, Ja Bevaras Lämnas till kommunarkiv vid avslutat ärende Ekonom Delegationsbeslut Ja Bevaras Diarieförs i årsärende. Till kommunarkiv efter Nämndsekreterare

13 avslutat ärende. Delårsrapport Ja Bevaras Lämnas till kommunarkiv vid avslutat ärende Ekonom Diarieförda handlingar Ja Bevaras Original i akt. Handläggare arbetar med de digitala kopiorna. Bevaras om inget annat anges i detta dokument och handläggare Ekonomisk månadsuppföljning Ja Bevaras Lämnas till kommunarkiv efter avslutat ärende Ekonom Fotografier G: mapp Fotograf Nej Bevaras Bevaras när fotografierna speglar verksamheten och är av betydelse för verksamheten. Metadata är viktigt att skriva på fotografierna som ska framkallas eller skrivas ut på papper Biträdande bibliotekschef Fotografen eller verksamhetsansvarig Följesedlar Inköpsansvarig/ Beställare Nej Gallras Gallras vid inaktualitet Inköpsansvarig Föredragningslista, kallelser nämnden Nämndsekreterare System: KAISA sammanträdesdatabas Nej Gallras Gallras efter ett år. Dokumenten finns endast elektroniskt Nämndsekreterare Förhandlingsprotokoll och fackliga framställningar (enskilda ärenden) Förvaltningschef Personalakt Ja Bevaras Skickas till personalakt. Registreras i KAISA (sekretess) Personalavdelning, förvaltningschef

14 Informationshanteringsplan Kommunarkivarie Ja Bevaras Revideras en gång per år samt vid behov Kommunarkivarie Inkomna handlingar till nämnd Ja Gallras/ Bevaras Inkomna handlingar av kortvarig betydelse eller från annan nämnd, mailas till ledamöterna och registreras i KASIA under övrig post och gallras efter 5 år, om det inte tillhör ärende. Lista på inkomna handlingar presenteras på nämndmöte och bevaras Inkomna synpunkter System: DF Respons (Tyck om Karlskoga) Ja Bevaras Samlingsärende i KAISA där synpunkter inkomna på svarskort och en rapportsammanställning bevaras Internbudget Ekonom, förvaltningschef, avdelningschef Ja Bevaras Lämnas till kommunarkiv efter avslutat ärende Ekonom Kurser och konferensinbjudningar Nej Gallras Vidarebefordras till berörd och gallras vid inaktualitet

15 Offerter Ja Gallras Vid inaktualitet Polisrapporter Postlistor Postöppning, tillstånd System: KAISA System: KAISA Pärm Ja Gallras Gallras efter ett år. Ja Bevaras Skrivs ut kvartalsvis. Ja Gallras Vid inaktualitet Pressklipp Utsedd ansvarig Nej Bevaras Lämnas till kommunarkiv efter ett år. Utsedd ansvarig Projektdokumentation (egna projekt) Projektledare Ja Bevaras Handlingar som bevaras: Ansökan, beslut, projektdirektiv, projektplan, förstudierapport, slutrapport och minnesanteckningar som tillför sakuppgift eller på annat sätt är av vikt Projektledare Protokoll, arbetsgupp/arbetslag Respektive arbetslag System: KAISA projektdatabas Delvis Bevaras Registreras i projektdatabas. Bevaras om det är av vikt för verksamheten

16 Protokoll, arbetsplatsträff System: KAISA projektdatabas Nej Bevaras Registreras i projektdatabas. Bevaras om det är av vikt för verksamheten Protokoll, kultur- och föreningsnämnden Protokoll, kultur- och föreningsnämndens stipendiegrupp Nämndsekreterare Nämndsekreterare Ja Bevaras Lämnas till kommunarkiv efter ett år Nämnsekreterare Ja Bevaras Lämnas till kommunarkiv efter ett år Nämnsekreterare Protokoll, ledningsgrupp Ledningsgrupp, KFN System: KAISA projektdatabas Nej Bevaras Registreras i projektdatabas. Bevaras om det är av vikt för verksamheten. Publiceras på kikaren Förvaltningschef Protokoll, samverkan Samverkanssekreterare Ja Bevaras Lämnas till kommunarkiv efter ett år. Publiceras på kikaren Samverkanssekreterare Rehabiliteringsutredningar Personalakt System: Adato Ja Bevaras Registreras i Adato och skickas till personalakt Personalavdelningen

17 Remisser, remissvar Ja Bevaras Diarieförs i årsärende. Externa och egna remisser diarieförs i KAISA. Andra nämnders remisser gallras efter två år och bevaras hos den remissinstans som äger ärendet. Lämnas till kommunarkiv efter avslutat ärende. Remissvar diarieförs. Remissvar till andra nämnder gallras tillsammans med remissen Reversaler Arkivredogörare Nej Gallras Gallras efter två år Arkivredogörare Rutinbeskrivningar och riktlinjer Ja, Nej Bevaras, gallras Uppdateras kontinuerligt Förvaltningschef, avdelningschef Skadlig kod och skräppost, SPAM Elektroniskt Nej Gallras Gallras omedelbart enligt beslut KFN Samtliga Statistik, egen Respektive statistikförare, G:-mapp mm Delvis Bevaras Sammanställning bevaras. Statistikunderlag gallras vid inaktualitet. Statistik externa gallras vid inaktualitet Tjänstgöringsbetyg/intyg Lönesättande chef Personalakt Nej Bevaras Skickas till personalakt. Ett original till arbetstagare Lönesättande chef

18 Utredningar Ja Bevaras Lämnas till kommunarkiv vid avslutat ärende Utredare Övriga utgående skrivelser, ej tillhörande ärende Ja Bevaras Bevaras om det är av betydelse för verksamheten Samtliga Övrig korrespondens Ja Bevaras Uppgifter som tillför sakuppgift i ärende eller på annat sätt är av betydelse för verksamheten vidarebefordras till diariet för diarieföring Samtliga Övrig post, KAISA Ja Gallras Övrig post ska innehålla information av ringa eller kortvarig betydelse. Gallras efter 5 år. System: Netingate Brukarenkäter Systemansvarig: Kvalitetsledare Information Ansökningar Ung Peng Ja Bevaras Årsärende i KAISA. Lämnas till kommunarkiv efter avslutat ärende Kommunikatör Bildavtal Ja Gallras Gallras två år efter avtalets utgång Kommunikatör

19 Information sociala medier Kommunikatör System: Facebook, Twitter, Instagram mm Nej Bevaras Bevaras om det är av betydelse för verksamheten eller tillför sakuppgift i ärende Kommunikatör Nyhetsbrev Kommunikatör Nej Gallras Finns endast elektroniskt. Gallras vid inaktualitet Kommunikatör Pressklipp Kommunikatör Nej Bevaras Kommunikatör Samtycke till fotografering Ja Gallras Gallras vid inaktualitet Kommunikatör Trycksaker Kommunikatör Nej Bevaras Ett ex till kommunarkiv vid upprättande. Gäller ej trycksaker av ringa betydelse såsom inbjudningar, annonser mm Kommunikatör Apsis System Nyhetsbrev Kommunikatör Smartsign System Tv-skärmarna Kommunikatör Google Analytics Webbstatistik Kommunikatör Netingate Enkätverktyg/system Brukarundersökningar Kvalitetsledare

20 Arkiv Arkivförteckningar Kommunarkiv System: Visual Arkiv Nej Bevaras / Gallras Uppdateras kontinuerligt Kommunarkivarie Fullmakter, externa Kommunarkiv Ja Gallras Gallras vid inaktualitet Kommunarkivarie Förfrågningar till arkivet, externa Kommunarkiv Ja Bevaras Lämnas till kommunarkiv efter ett år Kommunarkivarie Handbok arkivhantering Ja Bevaras Lämnas till kommunarkiv vid avslutat ärende Kommunarkivarie Revideras vid behov Lånekvitton Kommunarkiv Nej Gallras Gallras vid inaktualitet Kommunarkivarie Låneliggare Kommunarkiv Nej Gallras Gallras vid inaktualitet Kommunarkivarie Pressklipp Kommunarkiv Nej Bevaras Lämnas till kommunarkiv efter ett år. Kommunarkivarie Reversaler (leveransbevis) Kommunarkiv System: Visual Arkiv Nej Bevaras Lämnas till kommunarkiv efter ett år. Kommunarkivarie Sekretessbevis Kommunarkiv Nej Gallras Gallras vid inaktualitet Kommunarkivarie

21 Statistik Kommunarkiv Ja Bevaras Sammanställning. Underlag gallras vid inaktualitet Kommunarkivarie Tidning: Tidvis Kommunarkiv Nej Bevaras Ges ut av folkrörelsearkivet. Ett ex lämnas till kommunarkiv vid upprättande Kommunarkivarie Tillsynsprotokoll Tillsynsrapporter och övriga handlingar rörande tillsyn Kommunarkiv Kommunarkiv Ja Bevaras Lämnas till kommunarkiv vid avslutat ärende Kommunarkivarie Ja Bevaras Lämnas till kommunarkiv vid avslutat ärende Kommunarkivarie Trycksaker Kommunarkivarie Nej Bevaras Ett ex till kommunarkiv vid upprättande. Gäller ej trycksaker av ringa betydelse såsom inbjudningar, annonser mm Kommunarkivarie Utställningsmaterial/ dokumentation Kommunarkivet Nej Bevaras Lämnas till kommunarkiv vid avslutad utställning Kommunarkivarie Verksamhetsberättelse Kommunarkivarie Ja Bevaras Lämnas till kommunarkiv efter avslutat ärende Kommunarkivarie Verksamhetsplan Kommunarkivarie Nej Bevaras Lämnas till kommunarkiv efter avslutat ärende Kommunarkivarie Övrig korrespondens Ja Bevaras Om det är av betydelse för verksamheten eller Samtliga

22 tillför sakuppgift i ärende System: Visual arkiv Databas Nej Bevaras Systemansvarig Annelíe Henriksson Kommunarkivarie Bilddatabas Databas Nej Bevaras Systemansvarig Annelíe Henriksson Kommunarkivarie

23 Konsumentrådgivare och energi- och klimatrådgivare Enkäter Rådgivare Nej Bevaras Sammanställning och ett frågeformulär bevaras. Statistik underlag gallras när sammanställning är gjord. Lämnas till kommunarkiv efter avslutad undersökning Rådgivare Filmer, video eller ljudband Rådgivare Nej Bevaras Lämnas till kommunarkiv efter ett år Rådgivare Fotografier Fotografen Nej Bevaras Bevaras när fotografierna speglar verksamheten och är av betydelse för verksamheten. Metadata är viktigt att skriva på fotografierna som ska framkallas eller skrivas ut på papper Marknadsundersökningar Rådgivare Nej Bevaras Lämnas till kommunarkiv efter ett år. Sammanställning bevaras. Underlag gallras vid inaktualitet Fotografen Rådgivare Pressklipp Rådgivare Nej Bevaras Lämnas till kommunarkiv efter ett år. Rådgivare Projektdokumentation Rådgivare Ja Bevaras Se ovan: Övergripande handlingar och kansli Rådgivare

24 Protokoll/ minnesanteckningar Rådgivare System KAISA projektdatabas Ja Bevaras Om det är av betydelse för verksamheten eller tillför sakuppgift i ärende Rådgivare Reklamationsärenden, enskilda konsumenter Rådgivare Nej Gallras Gallras efter ett år Rådgivare Statistik Rådgivare Nej Bevaras Sammanställning bevaras. Underlag gallras vid inaktualitet Rådgivare Trycksaker, informationsblad, broschyrer Utställningsdokumentation/ dokumentation Rådgivare Nej Bevaras Ett ex till kommunarkiv vid upprättande. Gäller ej trycksaker av ringa betydelse såsom inbjudningar, annonser mm Rådgivare Nej Bevaras Sammanställning + 1 foto av utställningen. Lämnas till kommunarkiv efter ett år. Rådgivare Rådgivare Verksamhetsberättelse Rådgivare Ja Bevaras Lämnas till kommunarkiv efter avslutat ärende Rådgivare Verksamhetsplan Rådgivare Nej Bevaras Lämnas till kommunarkiv en gång per år. Rådgivare

25 Övrig korrespondens Rådgivare Ja Bevaras Om det är av betydelse för verksamheten eller tillför sakuppgift i ärende Rådgivare Budget- och skuldrådgivare Bokningslistor Rådgivare Nej Gallras Gallras vid inaktualitet Rådgivare Kölistor Rådgivare Nej Gallras Gallras efter att sammanställning gjorts Rådgivare Pressklipp Rådgivare Nej Bevaras Lämnas till kommunarkiv efter ett år. Rådgivare Projektdokumentation Rådgivare Ja Bevaras Se ovan: Övergripande handlingar och kansli Rådgivare Protokoll/ minnesanteckningar Rådgivare System: KAISA projektdatabas Ja Bevaras Om det är av betydelse för verksamheten eller tillför sakuppgift i ärende Rådgivare Statistik Rådgivare Nej Bevaras Sammanställning bevaras. Underlag gallras vid inaktualitet Rådgivare Verksamhetsberättelse Rådgivare Ja Bevaras Lämnas till kommunarkiv efter avslutat ärende Rådgivare Verksamhetsplan Rådgivare Nej Bevaras Lämnas till kommunarkiv en gång per år. Rådgivare

26 Ärenden rörande budgetrådgivning Rådgivare Nej Gallras Gallras 2 år efter avslutat ärende Rådgivare Ärenden rörande skuldrådgivning (ej prövade enligt skuldsaneringen) Ärenden rörande skuldsanering Rådgivare Nej Gallras Gallras 2 år efter avslutat ärende Rådgivare Rådgivare Nej Bevaras Lämnas till kommunarkiv vid avslutat ärende Rådgivare Övrig korrespondens Rådgivare Ja Bevaras Om det är av betydelse för verksamheten eller tillför sakuppgift i ärende Rådgivare Bibliotek Beställningslistor Inköpsansvarig Nej Gallras 1 år + löpande år Bokningsbekräftelser Samordnare evenemang Nej Gallras Vid inaktualitet Samordnare evenemang Brukarundersökningar/ enkäter Enkätansvarig Ja Bevaras Sammanställning och ett frågeformulär bevaras. Statistik underlag gallras när sammanställning är gjord. Lämnas till kommunarkiv efter avslutad undersökning

27 Fotografier Fotografen Nej Bevaras Bevaras när fotografierna speglar verksamheten och är av betydelse för verksamheten. Metadata är viktigt att skriva på fotografierna som ska framkallas eller skrivas ut på papper Fotografen Följesedlar Beställaren, inköpsansvarig Nej Gallras Gallras vid inaktualitet Beställaren, inköpsansvarig Förbindelselappar Kravansvarig Nej Gallras Gallras vid inaktualitet Kravansvarig Fakturaunderlag vid kravhantering Kravansvarig Nej Gallras Gallras vid inaktualitet. Hos kommunens ekonomiavdelning gallras underlaget efter tio år. Kravansvarig Nyckelkvittenser Nyckelansvarig Nej Gallras Gallras vid inaktualitet Nyckelansvarig Offerter Ja Gallras Gallras vid inaktualitet Pressklipp Utsedd ansvarig Nej Bevaras Lämnas till kommunarkivet efter ett år

28 Projektdokumentation Projektledare Ja Bevaras Se ovan: Övergripande handlingar och kansli Protokoll Arbetsplatsträffar projektdatabas Ja Bevaras Om det är av betydelse för verksamheten eller tillför sakuppgift i ärende Protokoll Arbetslagsträffar projektdatabas Ja Bevaras Om det är av betydelse för verksamheten eller tillför sakuppgift i ärende Protokoll Fredagsmöten projektdatabas Ja Bevaras Om det är av betydelse för verksamheten eller tillför sakuppgift i ärende Sekretesskydd för uppgifter i bibliotekets låntagarregister Personalakt Nej Bevaras Till personalakt Personalavdelningen Statistikuppgifter (Kungliga biblioteket) Ja Gallras Gallras vid inaktualitet

29 Statliga bidrag, handlingar rörande Närarkiv Biblioteksmagasin Nej Gallras Gallras efter 10 år Trycksaker Biblioteket Nej Bevaras Ett ex till kommunarkivet vid upprättande. Gäller inte trycksaker av ringa betydelse såsom inbjudningar, annonser mm. Utredningar Verksamhetsberättelser Ja Bevaras Lämnas till kommunarkiv efter avslutat ärende Ja Bevaras Lämnas till kommunarkiv efter avslutat ärende Verksamhetsplaner Nej Bevaras Lämnas till kommunarkiv efter upprättande Övrig korrespondens Samtliga Ja Bevaras Om det är av betydelse för verksamheten eller tillför sakuppgift i ärende Libra Databas Systemansvarig: Biblioteksassistent barn, ITbibliotekarie Samtliga Biblioteksassistent barn, ITbibliotekarie Netloan System Systemansvarig: IT-bibliotekarie IT-bibliotekarie Arena Databas Systemansvarig: IT-bibliotekarie IT-bibliotekarie

30 Informationshanteringsplan Kultur- och föreningsnämnden Antagen av kultur- och föreningsnämnden XXXX-XX-XX XX Ersätter informationshanteringsplan dnr ,

31 Kulturskolan Allmänna handlingar ska alltid hanteras på ett sätt som säkerställer handlingens beständighet och som skyddar handlingen mot obehörig åtkomst och skada. Tillgång till digitala handlingar regleras bland annat genom behörighetsnivåer och loggfunktioner, som anpassas efter handlingarnas innehåll. Motsvarande skydd för pappershandlingar uppnås genom förvaring i brand- och stöldsäkra arkivlokaler eller -skåp Syfte Syftet med informationshanteringsplanen är att kvalitetssäkra och underlätta hanteringen av myndighetens information och handlingar, från det att de inkommer och upprättas tills det att de arkiveras eller gallras. Planen fungerar även som gallringsbeslut för de uppräknade handlingstyperna. Instruktioner informationshanteringsplanen är indelade i de fyra avdelningar som förvaltningen består av: Kansli Information Arkiv; Bibliotek; Fritid samt Kulturskolan. Under bibliotekets avdelning ingår även rådgivarverksamheten. Bevaras Innebär att handlingarna skall bevaras för all framtid. Slutförvaring sker i kommunarkivet. Bevaringsskyldigheten gäller originalhandlingar. Gallras Handlingarna förstörs. Sekretesskyddade handlingar förstörs under kontroll. Tidsfristen anger de år som skall förflyta innan gallringen verkställs och avser hela kalenderår. Exempel: handlingar från år 2004 med 2 års gallringsfrist får förstöras först år Gallring vid inaktualitet innebär att handlingen kan gallras så snart den förlorat sin betydelse för förvaltningen. Gallring bör ske regelbundet, förslagsvis en gång om året och utföras med försiktighet. Arkivering Vid leverans till kommunarkivet ska handlingarna vara utskrivna på enkelsidigt papper, ligga i arkivkartonger och vara rensade från allt som inte är arkivhandlingar, såsom kopior, oviktiga minnesanteckningar, utkast samt gem, plastfickor med mera. Arkivkartongerna ska vara ordentligt fyllda och innehåll och tid skall stå med blyerts. Leverantören får en leveransreversal efter att arkivpersonal gått igenom leveransen. Ansvaret på leverans ligger hos handläggare och/eller arkivredogörare.

32 Kulturskolan Anpassning Personalakt /omplaceringsärenden System: Adato Ja Bevaras Skickas till personalakt efter registrering i Adato Personalavdelningen Anställningsbevis/avtal (underskrivet ex) Ansvars- och befogenhetsbeskrivningar Personalakt Nej Bevaras Skickas till personalakt Personalavdelningen Personalakt Ja Bevaras Skickas till personalakt Personalavdelningen Ansökningshandlingar Kansli KS ledningskontor Delvis Fått tjänst: bevaras Ej fått tjänst: Gallras Endast annonsunderlag diarieförs. Fått tjänst: ansökningshandlingar till personakt. Ej fått tjänst: gallras. Sammanställning finns i Offentliga jobb i 2 år. Arbetsskadeanmälan Personalakt System: LISA Ja Bevaras Till personalakt. Personalavdelningen Avgångsbeslut/begäran Personalakt Nej Bevaras Skickas till personalakt Personalavdelningen Avtal System: Avtalsdatabas Ja Gallras Gallras två år efter avtalstidens utgång. Avtal som tillhör ärende diarieföres där och bevaras med ärendet. Var noga med att skicka original till registrator!

33 Kulturskolan Bidragsansökningar, föreningar Ja Gallras Ansökningshandlingarna gallras efter 5 år. Sammanställning över och beslut över givna bidrag bevaras. Verksamhetsberättelserna lämnas till folkrörelsearkivet en gång per år. Broschyrer, informationsblad (t ex kurskataloger/kursutbud, program egna evenemang mm) Brukarenkäter Kommunikatör, webbredaktör Kvalitetsledare System: Kaisa Diarium och i Netigate Nej Ja Bevaras Papperskopior gallras 1 ex går direkt till kommunarkivet. Gäller ej inbjudningar, annonser och andra typer av trycksaker av ringa eller tillfällig betydelse vilka istället gallras vid inaktualitet. Papperskopior gallras efter 2 år Alla enkäter finns alltid kvar digitalt i Netigate Sammanställning och frågor bevaras, underlag gallras. Kvalitetsledare Deltagarregister Kulturskoleassistent System: Procapita Nej Gallras Historik finns alltid i Procapita Kulturskoleassistent Fotografier Kulturskoleassistent System: G: mapp Nej Bevaras Bevaras när fotografierna speglar verksamheten och är av betydelse för verksamheten. Metadata är viktigt att skriva på fotografierna som ska framkallas eller skrivas ut på papper Kulturskoleassistent

34 Kulturskolan Följesedlar Inköpsansvarig/ Beställare Nej Gallras Gallras vid inaktualitet Inköpsansvarig Hyreskontrakt instrument Inventarielistor Kulturskoleassistent Nej Gallras Gallras vid inaktualitet Kulturskoleassistent Kulturskoleassistent Nej Historik finns alltid i Procapita Kulturskoleassistent System: Procapita Kompetensutveckling personal, intyg mm Personalakt Nej Bevaras Personal ansvarar själva för att detta skickas till personalakt Personalavdelningen Nyckelkvittenser Vaktmästare Nej Gallras Gallras vid inaktualitet Vaktmästare Till registrator efter underskrift. Postöppning, tillstånd Nej Gallras Gallras vid inaktualitet Pressklipp Kulturskoleassistent Nej Bevaras Lämnas till kommunarkiv efter ett år. Kulturskoleassistent Protokoll, arbetslag Respektive arbetslag System: G:mapp Nej Bevaras Bevaras om det är av vikt för verksamheten, verksamhetsledare Protokoll, arbetsplatsträff System: G: Nej Bevaras Bevaras om det är av vikt för verksamheten, verksamhetsledare

35 Kulturskolan Rehabiliteringsutredningar Personalakt Ja Bevaras Registreras i Adato och skickas till personalakt Personalavdelningen System: Adato Skadlig kod och skräppost, SPAM Elektroniskt Nej Gallras Gallras omedelbart enligt beslut KFN Samtliga Statistik, egen. Respektive statistikförare System: G: mapp Bevaras Sammanställning bevaras. Statistikunderlag gallras vid inaktualitet. Respektive statistikförare Tjänstgöringsbetyg/intyg Lönesättande chef Nej Bevaras Skickas till personalakt. Ett original till arbetstagare Lönesättande chef Utredningar Ja Bevaras Lämnas till kommunarkiv vid avslutat ärende Utredare Verksamhetsberättelse Enhetschef Ja Bevaras Lämnas till kommunarkiv efter avslutat ärende Enhetschef Verksamhetsplaner och respektive arbetslag Nej Gallras Lämnas till kommunarkiv efter avslutat ärende

36 Kulturskolan Vuxenöverenskommelse Kulturskoleassistent Nej Gallras Debiteringsunderlag gallras efter 2 år. Inkassoärenden gallras 2 år efter avslutat ärende Kulturskoleassistent Övrig korrespondens Ja Bevaras Uppgifter som tillför sakuppgift i ärende eller på annat sätt är av betydelse för verksamheten vidarebefordras till diariet för diarieföring Samtliga Utbetalningslista av föreningsbidrag Kulturskoleassistent System: FRI4 Nej Gallras Gallras efter 10 år Kulturskoleassistent Systemansvarig: bokningskonsulent Konsthallen Ansökningar från konstnärer Ja Gallras Gallras efter tre år Kultursekreterare Besöksstatistik Kultursekreterare Nej Bevaras Lämnas till kommunarkiv efter ett år Kultursekreterare Gåvobrev, donationer Ja Bevaras Lämnas till kommunarkiv efter ett år Kultursekreterare Pedagogisk verksamhet, handlingar rörande Kulturassistent Nej Bevaras Lämnas till kommunarkiv efter ett år Kultursekreterare Stipendieansökningar Kultursekreterare Ja Gallras Bevaras Sammanställning av vem som sökt samt vinnare bevaras. Övrigt gallras efter två år. Kultursekreterare

37 Kulturskolan Utställningsmaterial Kultursekreterare Nej Bevaras Lämnas till kommunarkiv efter ett år Kultursekreterare Verksamhetsberättelse Kultursekreterare Ja Bevaras Lämnas till kommunarkiv efter avslutat ärende Kultursekreterare Verksamhetsplaner och Kultursekreterare Nej Bevaras Lämnas till kommunarkiv efter avslutat ärende Vernissagekort, kataloger Kultursekreterare Nej Bevaras Lämnas till kommunarkiv efter avslutat ärende Kultursekreterare