Arkivbeskrivning 2018

Transkript

1 Tjänsteskrivelse 1(1) KFN Kultur- och föreningsförvaltningen Handläggare Annelie Henriksson Arkivbeskrivning 2018 Sammanfattning I enlighet med det kommunala arkivreglementet (KF 101/ ) skall varje myndighet redovisa sitt arkiv i en översiktlig beskrivning som skall visa myndighetens arbetsuppgifter och organisation, förändringar som är av betydelse ur arkivsynpunkt, arkivvårdens organisation samt principer för bevarande och gallringsbeslut. I offentlighets- och sekretesslagen (OSL 4 kap, 2 ) trycks ytterligare på att myndigheterna ska ha en beskrivning över myndighetens allmänna handlingar med fler punkter. Arkivbeskrivningen har reviderats på grund av förändringar i nämndens reglemente samt organisation vad gäller till exempel arkivredogörare. Beslutsunderlag Kultur- och föreningsförvaltningens tjänsteskrivelse den 22 mars 2017 Beskrivning över kultur- och föreningsnämndens allmänna handlingar, arkivbeskrivning den 22 mars Kultur- och föreningsförvaltningens förslag till beslut Kultur- och föreningsnämnden godkänner upprättat förslag till beskrivning av allmänna handlingar, arkivbeskrivning. Annelie Henriksson Kommunarkivarie Beslutet skickas till Samtliga enhetschefer och arkivredogörare

2 Styrdokument Kultur- och föreningsförvaltningen Ansvarig organisationsenhet: Kommunarkivet Fastställd av Kultur- och föreningsnämnden ?? Ersätter Kultur- och föreningsnämnden Beskrivning över myndighetens allmänna handlingar, arkivbeskrivning Inledning Enligt både offentlighets- och sekretesslagen (4 kap. 2 ) och arkivlagen ( 6) ska varje myndighet upprätta en beskrivning av myndigheternas allmänna handlingar. I arkivlagen kallas denna arkivbeskrivning. Beskrivningen ska ge en överblick över hanteringen av de allmänna handlingarna och hur myndigheten är organiserad. Beskrivningen ska utgå ifrån dess arbetsuppgifter och organisation och redovisa dessa så att den som söker information kan göra sig en föreställning om vilka handlingstyper som framställs. Kultur och föreningsnämndens organisation Kultur- och föreningsnämnden består av fyra enheter Kulturskolan; Bibliotek och allmänkultur (bibliotek, konst och museum); föreningsstöd (med Stråhallen och Nobelhallen) och Strandbadet. Det finns även en övergripande funktion, Ledningsstöd samt en koncernövergripande funktion, Arkiv (se nedan angående arkivmyndighet) kallat arkiv Arkiv och ledningsstöd. Kultur- och föreningsnämnden är kommunens organ för uppgifter inom kultur, fritid samt svarar för stöd till föreningslivet. Huvudsakliga arbetsuppgifter är att fullgöra kommunens uppgifter inom kultur- och fritidsområdena samt svarar för stöd till föreningslivet. Nämnden arbetar för att förverkliga Karlskoga kommuns politiska visioner och mål inom dessa områden. Därvid även att: ansvara för kommunal kulturverksamhet innefattande såväl verksamhet i egen regi som stöd till av annan bedriven verksamhet i kommunen och med uppmärksamhet följa utvecklingen i de frågor som gäller kulturverksamhet i kommunen samt ta de initiativ och framlägga de förslag som nämnden finner påkallade, genom ett nära samarbete med i kommunen verksamma föreningar, organisationer, kulturarbetare och övriga aktiva inom nämndens verksamhetsområde stimulera det arbete som dessa bedriver, fastställa normer för och inom beviljade anslag fördela bidrag till föreningar, studie-förbund och övriga organisationer, driva och utveckla kommunens simhall, idrotts- och friluftsanläggningar, folkbibliotek, kulturskola, konsthall, teater, konsertlokal (Musikpalatset) och övriga anläggningar och institutioner för kultur- d:\ciceron\server\store\liae\140799\beskrivning av myndighetens allmänna handlingar.doc

3 Styrdokument 2 (5) verksamhet med tillhörande grönområden samt handha uthyrning och upplåtelse av till nämndens förfogande ställda lokaler och anläggningar, förvalta annan för kommunens kulturella verksamhet avsedd egendom såsom samlingar, donationer och konstverk inomhus, ansvara för registerhållning och information om konstverk utomhus och delta i inventeringar av underhållsbehov och ansvara för bedömningar av vilka underhållsåtgärder som ska vidtas, avge yttrande i plan- och byggärenden som remitteras till nämnden samt även utan föregående remiss följa aktuella plan- och byggnadsfrågor och därvid, om nämnden finner det påkallat, till vederbörande myndighet framföra sina synpunkter, verka för bevarande, vård och lämplig användning av byggnader, anläggningar och miljöer av kulturhistoriskt eller estetiskt värde samt stödja lokalhistorisk forskning och hembygdsvårdande verksamhet, vara rådgivande vid utsmyckning av offentliga platser, bostads- och andra bebyggelseområden, i samråd med berörda förvaltningar besluta om placering av verk som ingår i kommunens konstsamlingar samt anskaffa konstverk till kommunens förvaltningar, inom ramen för beviljade anslag och fastställda normer utdela stipendier, svara för konsumentrådgivning, budget- och skuldrådgivning samt energi- och klimatrådgivning i kommunen. Nämnden är kommunens arkivmyndighet enligt arkivlagen (SFS 1990:782) och har därmed tillsyn över att styrelsen samt övriga nämnderna uppfyller de krav som finns beträffande arkivbildningen och arkivvården. Närmare uppgifter om arkivmyndighetens och nämndernas uppgifter framgår av kommunens arkivreglemente. Nämnden svarar även för uppgifter som åligger kommunen enligt lotterilagen (SFS 1994:1000). Organisatorisk förändring Kultur- och föreningsnämnden bildades 1 januari Stora delar av fritidsnämndens verksamhet fördes då till kulturnämnden, bland annat anläggningarna, föreningsbidragen och lokalbokningen. 1 januari 1967 bildades kulturnämnden. 1 januari 1977 bildades fritidsnämnden genom en sammanslagning av park- och idrottsstyrelsen samt socialnämndens fritidsutskott. 1 juli 1992 flyttades musikskolan från skolstyrelsen till kulturnämnden. 1 oktober 1995 flyttades ansvaret för turismen och konsumentvägledningen från kommunstyrelsen till kultur- och föreningsnämnden. Januari 2001 flyttades ansvaret för energirådgivningen från kommunstyrelsen till kultur- och föreningsnämnden.

4 Styrdokument 3 (5) 1 januari 2004 flyttades ansvaret för budget- och skuldsaneringen från socialnämnden till kultur- och föreningsnämnden. 29 maj 2006 flyttades uppdraget som arkivmyndighet från kommunstyrelsen till kultur- och föreningsnämnden. 1 januari 2012 bildades en ny avdelning: Kansli Information Arkiv 1 januari 2014 införlivades avdelningen Kansli Information Arkiv i bibliotekets organisation 1 januari 2014 övergick turismverksamheten till Karlskoga Näringsliv och Turism AB 2015 minskades antalet chefer på biblioteket från fyra till en April 2015 flyttades kommunikatör och kvalitetsledare från biblioteket till förvaltningsledning September 2015 flyttades nämndsekreterare från biblioteket till förvaltningsledning Januari 2016 flyttades registrator från biblioteket till förvaltningsledning Januari 2016 återinfördes en tjänst som biträdande bibliotekschef och det anställdes en ny förvaltningschef I februari 2018 skedde en omorganisation och förvaltningen blev 5 enheter Bibliotek och allmänkultur (inklusive konst och museum); Kulturskola; Strandbadet; Föreningsstöd (med stråhallen och nobelhallen) samt Arkiv och ledningsstöd. I samband med detta påbörjades arbete med att införa matrisorganisation i förvaltningen. Sökmedel till kultur- och föreningsnämndens allmänna handlingar Kultur- och föreningsnämnden använder ärendehanteringssystemet Ciceron (Visma), samt Excel listor från gamla ärendehanteringssystemet KA- ISA (finns endast tillgänglig för arkivfunktionen). En informationshanteringsplan visar var förvaltningen förvarar sina handlingar, och när de gallras eller förs över till slutarkiv. Arkivförteckningar visar vilka handlingar som har arkiverats, samt var de är placerade. Dessa förteckningar finns publicerade på webben via systemet NAD och Visual Arkiv. Utöver de allmänna handlingar som diarieförs, förvaras även vissa handlingar inom respektive avdelning. Det handlar då om icke sekretessbelagda handlingar som hålls ordnade på särskilda sätt. Tekniska hjälpmedel Nämndens diariesystem publiceras på webben med undantag av sekretesshandlingar och handlingar och uppgifter undanhållna enligt personuppgiftslagen. Digitaliserat material från kommunarkivet presenteras på karlskoga.se.

5 Styrdokument 4 (5) Vem hos nämnden som kan lämna närmare upplysningar om allmänna handlingar etc. Registratorn och kommunarkivarien är ansvarig för nämndens dokumentoch diariehantering, men även övrig administrativ personal kan lämna upplysningar. Sekretessbestämmelser som kultur- och nämnden vanligen tillämpar Sekretesskydd för uppgifter i bibliotekens låntagarregister (Offentlighetsoch sekretesslagen 40 kap. 3 ). Arkivverksamheten tillämpar en rad olika sekretessbestämmelser till exempel vid utlämnade av allmän handling. Vilka uppgifter som kultur- och föreningsnämnden regelbundet hämtar eller lämnar till andra För arbetets behöriga gång hämtar kultur- och föreningsnämnden in de offentliga uppgifter från andra myndigheter som behövs för handläggningen, ibland även normalt sett sekretessbelagda uppgifter. Kultur- och föreningsnämnden lämnar på begäran av allmänheten ut allmänna handlingar, även från slutarkivet, till exempel betyg, protokoll, uppgifter för släktforskning med mera. Enheterna hämtar och lämnar uppgifter till följande myndigheter: Lotteriinspektionen SCB Energimyndigheten Länsstyrelsen Boverket Energikontoret Örebro Konsumentverket Kungliga biblioteket Statens kulturråd Skattemyndigheten Kronofogden Försäljning av personuppgifter Försäljning av personuppgifter förekommer inte. Arkivets uppbyggnad och sökingångar Kommunens arkiv är traditionellt ordnat och förtecknat efter det allmänna arkivschemat. Av respektive informationshanteringsplan framgår vilka handlingar som gallras efter viss tid och vilka som bevaras för framtiden.

6 Styrdokument 5 (5) Kommunens slutarkiv Myndighetens slutarkiv finns på Kyrkbacken 9, nedre källarplan. Här finns handlingar från olika nämnder och styrelser med flera från talet och framåt. Totalt finns cirka 1800 hyllmeter arkivhandlingar i kommunarkivet. Dessutom förvarar över 800 olika föreningar, organisationer och gårdar från 1600-talet och framåt sina handlingar i kommunarkivets lokaler. Gallring Gallring sker enligt antagen informationshanteringsplan för respektive avdelning/nämnd/enhet. Se 10 Arkivlagen angående gallring av allmänna handlingar. Arkivansvar Arkivansvarig för kultur och föreningsnämnden är förvaltningschef Anna Nordlund. Arkivredogörare i förvaltningen är: Ledningsstöd Claes Åsenblad, registrator/nämndsekreterare/kvalitetsledare Kulturskolan Eva Thorsell-Hansson, kulturskoleassistent Föreningsstöd (exklusive Strandbadet och Nobelanläggningen) Marina Sjödahl, föreningskonsulent Strandbadet Pernilla Norell, enhetschef Stråhallen Patrik Hindersson, hallföreståndare Nobelanläggningen Anders Andersson, fritidskonsulent Biblioteket Ann-Christine Thérus, biblioteksassistent