Tillsyn arkiv 2018 kultur- och föreningsnämnden

Transkript

1 Tjänsteskrivelse 1(2) KFN Kultur- och föreningsförvaltningen Handläggare Annelie Henriksson Tillsyn arkiv 2018 kultur- och föreningsnämnden Sammanfattning Enligt 7 arkivlagen ska i varje kommun finnas en särskild arkivmyndighet. I Karlskoga kommun är Kultur- och föreningsnämnden arkivmyndighet. Arkivmyndigheten ska enligt 7 arkivlagen utöva tillsyn över att myndigheterna fullgör sina skyldigheter enligt 3-6 samma lag. Här ingår praktiskt taget alla moment i myndighetens informationshantering och arkivbildning. Arkivmyndighetens tillsyn skall enligt 5 arkivförordningen utövas genom regelbunden inspektion hos myndigheterna. Inspektion består bland annat av granskning av arkivutrymme samt hur man tillhandahåller allmänna handlingar enligt TF 2kap. I följande verksamheter har arkivmyndigheten varit på inspektion: kultur- och föreningsförvaltningens verksamhet. Förvaltningen har relativt goda rutiner för arkiv- och informationshantering, dock måste vissa justeringar göras ytterligare. Enheterna behöver bland annat se över rutinerna för uppdateringen och användandet av informationshanteringsplanen, säkerställa registreringen av allmänna handlingar, upprätta/säkerställa att post/epost-rutiner fungerar även under sommar och ledigheter, se över närarkiven med mera. Rapporten resulterade i förlägganden och rekommendationer. Inspektionen kommer att följas upp av arkivmyndigheten om sex månader. Beslutsunderlag Kultur och föreningsförvaltningens tjänsteskrivelse den 30 oktober 2018 Tillsynsrapport den 29 oktober 2018 Tillsynsprotokoll Föreningsstöd den 4 maj 2018 Tillsynsprotokoll Kulturskolan den 18 april 2018 Tillsynsprotokoll Ledningsstöd den 17 april 2018 Tillsynsprotokoll Strandbadet den 17 april 2018 Tillsynsprotokoll Bibliotek och allmänkultur den 11 juni 2018 Kultur- och föreningsförvaltningens förslag till beslut Kultur och föreningsnämnden uppmanar kultur- och föreningsförvaltningen att åtgärda bristerna enligt förslag i rapporten.

2 Tjänsteskrivelse (2) KFN Annelie Henriksson Kommunarkivarie Beslutet skickas till Samtliga enhetschefer Samtliga arkivredogörare Kommunarkiv

3 Tjänsteskrivelse KFN Handläggare: Annelíe Henriksson Tillsynsrapport kultur- och föreningsnämnden Sammanfattning Inspektion består bland annat av granskning av arkivutrymme samt hur man tillhandahåller allmänna handlingar enligt TF 2kap. I följande verksamheter har arkivmyndigheten varit på inspektion: kulturoch föreningsförvaltningen. I arkivvården ingår bland annat att myndigheten ska: vårda och hålla myndighetens handlingar tillgängliga enligt offentlighetsprincipen upprätta dels en beskrivning över myndighetens allmänna handlingar dels en informationshanteringsplan Skydda arkivet mot skada, förstörelse tillgrepp och obehörig åtkomst verkställa beslutad gallring Alla enheter Förelägganden Se över rutinerna för hur uppdateringen av informationshanteringsplanen går till. Den bör genomarbetas ordentligt varje år. Alla handlingstyper ska kunna hittas i planen och den ska vara skriven på ett sätt som gör att den passar alla enheters rutiner. Eftersträvansvärt är att alla arbetar aktivt med uppdateringen av informationshanteringsplanen och inte bara utsedd arkivredogörare. Säkerställa att alla sekretesshandlingar registreras/diarieförs i enlighet med OSL 5 kap 1. Registrera handlingar/inkommande post/mail som är av vikt för ärende eller för verksamheten. Rekommendationer Säkerställa att G-mappen endast används till gallringshandlingar och att någon är utsedd ansvarig att gallra/skriva ut o leverera bevarandematerial d:\ciceron\server\store\preview\141331\rapport tillsyn.doc

4 (4) Kulturskolan Förelägganden Inkommande post av vikt skall vidarebefordras och registreras, påminnelse behövs. Säkerställa att rutinen för postöppning (både post och e-post) fungerar. Det ska även fungera över sommar och semester och andra ledigheter. Skall kontrolleras varje dag, gäller alla anställda. Vid semester kan/ska e-post delegeras. Fastställa rutiner för hanterande av sekretessinformation. (Hanterande, låsrutiner, brandsäkerhet osv). Upprätta rutiner för leverans av arkivmaterial Gallra och leverera äldre material i arkivet (levererat till arkivet under sommaren) Gallringen utförd? Se rubriken Alla enheter Rekommendationer Kontrollera arkivbeständigheten vad gäller skrivare (Se protokoll). Arbeta in rutinen ytterligare att använda informationshanteringsplanen som ett verktyg. Bibliotek och allmänkultur Förelägganden Inkommande post av vikt skall vidarebefordras och registreras, påminnelse behövs. Säkerställa att rutinen för postöppning (både post och e-post) fungerar. Det ska även fungera över sommar och semester och andra ledigheter. Skall kontrolleras varje dag, gäller alla anställda. Vid semester kan/ska e-post delegeras. Upprätta rutiner för leverans och gallring av arkivmaterial Se rubriken Alla enheter Rekommendationer Kontrollera arkivbeständigheten vad gäller skrivare (Se protokoll). Arbeta in rutinen ytterligare att använda informationshanteringsplanen som ett verktyg. Strandbadet Förelägganden Inkommande post av vikt skall vidarebefordras och registreras, påminnelse behövs.

5 (4) Säkerställa att rutinen för postöppning (både post och e-post) fungerar. Det ska även fungera över sommar och semester och andra ledigheter. Skall kontrolleras varje dag, gäller alla anställda. Vid semester kan/ska e-post delegeras. Hur är rutinerna de veckorna som badet är stängt? Rutiner kring leveranser av material till arkivet behöver upprättas Se rubriken Alla enheter Rekommendationer Arbeta in rutinen ytterligare att använda informationshanteringsplanen som ett verktyg. Gallra/rensa material i förrådet i källaren. Föreningsstöd Förelägganden Inkommande post av vikt skall vidarebefordras och registreras, påminnelse/utbildning behövs. Säkerställa att rutinen för postöppning (både post och e-post) fungerar. Det ska även fungera över sommar och semester och andra ledigheter. Skall kontrolleras varje dag, gäller alla anställda. Vid semester kan/ska e-post delegeras. Rensa och leverera material i närarkivet på våning 5. Säkerställa rutinerna vid hanterande av sekretessinformation. (Idrottsfritids? se protokoll) Säkerställa rutiner för gallring och leverans av material till arkivet Se över ev. närarkiv på Nobelhallen och Stråhallen och säkerställa att inga bevarandehandlingar finns kvar där som ska levereras till arkiv. Se rubriken Alla enheter Rekommendationer Arbeta in rutinen ytterligare att använda informationshanteringsplanen som ett verktyg. Utbildning/information kring hanterande av utlämnande av handling önskvärt hos personalen. Ledningsstöd Förelägganden Säkerställa att rutinen för postöppning (både post och e-post) fungerar. Det ska även fungera över sommar och semester och andra ledigheter. Skall kontrolleras varje dag, gäller alla anställda. Vid semester kan/ska e-post delegeras. Säkerställa rutinerna vid hanterande av sekretessinformation. Gäller även låsrutiner (se protokoll)

6 (4) Säkerställa rutiner för gallring av information som ej diarieförs Se över/upprätta rutiner för leverans till arkiv Se rubriken Alla enheter Rekommendationer Arbeta in rutinen ytterligare att använda informationshanteringsplanen som ett verktyg. Övrigt Arkivmyndigheten tar ansvaret att uppdatera arkivbeskrivning, beskrivning över myndighetens allmänna handlingar. Uppföljning av tillsyn kommer att ske efter sex månader. Annelie Henriksson Kommunarkivarie

7 Tillsynsprotokoll Myndighet: Kultur- och föreningsnämnden Arkivbildare/Avdelning: Bibliotek och konsthall Datum: Antal sidor: Plats: Biblioteket Närvarande för myndigheten: Katarina Winter och Annelíe Henriksson Närvarande arkivmyndigheten: Annika Helgadotter, Ann-Christine Therus Arkivansvarig: Anna Nordlund Frågor: Finns fastlagda rutiner för arkiv- och informationshantering? Hur fungerar postöppningen? Registreras den inkommande posten? Hur fungerar rutiner för när det gäller dokument som kommer in via e-post (och fax)? Fungerar rutinerna under semester? Finns sekretessbelagda handlingar? Hur är rutinerna vad gäller sekretessbelagda handlingar? Arkivredogörare: Ann-Christine Therus Svar/Anmärkningar Informationshanteringsplan finns. Rutiner kring ärendehantering finns. Behöver jobba mer med infoplanen. Öppnad och klar när den kommer. Se ovan Fungerar relativt bra, påminnelser kan dock behövas. Påminn att det alltid går att skicka till diariet om man är osäker. Påmint på APT om mailen inför semestern antingen kontrollera själv eller delegera. Detta verkar fungera bra. Ja sekretess på lån. Detta är reglerat via personuppgiftsbiträdesavtal. Personalhandlingar läggs in i system och strimlas. Budget och skuldrådgivare har ärenden med sekretess Uppstyrt via GDPR och bibliotekschef har fått utbildning i hanterandet av personalhandlingar Budget och skuldrådgivare har handlingar i låst skåp

8 Finns regler för vilka som har tillgång till de sekretessbelagda handlingarna? Lånas handlingar mellan myndigheterna? Och hur ser rutinerna för detta i så fall ut? Mikrofilmas några typer av dokument? Arkivbeständighet? Ja Finns informationshanteringsplaner? Hur används den? Ja, används ibland. Den behöver uppdateras och användas mer frekvent. Finns arkivbeskrivning? Hur ser den ut? Ja, behöver uppdateras. Kommunarkivaries ansvar När och hur sker gallring? Vem har ansvaret för gallring? Rutinerna behöver ses över Hur sker leveranser till kommunarkivet? Hur sker avställning av icke aktuella handlingar? Rutinerna behöver ses över Hur ser arkivbeständigheten ut vad gäller: Papper? Pennor? Skrivare? Kopiatorer? Kartor och ritningar? Arkivlokaler: Hur många närarkiv finns? Enligt avtal Ok Ok, men kolla skrivare i korridoren Ok Källaren Berits skåp Marianne

9 Vilka slags skåp finns och vad förvaras i dem? Källarmagasinet äldre nämnd och registratur Berits skåp, låsbart ej brandsäkert. Skuldärenden. Hur är ordningen i närarkivet? Temperatur och fuktighet? Behöver gås igenom även delen med barngrejor. Vanligt klimat (källare) Bra. Kontorsklimat. Står lokalen emot brand i 120 minuter? Finns det fönster? Finns det lamp- och vägguttag? Är strömbrytaren placerad utanför lokalen? Finns handbrandsläckare med filmbildande skum? Är lokalen på marknivå?... Ja. Ja. Ja.. - Ja.. Finns det golvbrunnar, vattenledningsrör, tappkranar? Hur fungerar låsrutinerna? Hur fungerar rutinerna kring utlämnande av handlingar? Ja. (kontor). Bibliotekspersonal m fl har nyckel. Inga sekretesshandlingar förvaras här. Bra. Skåpet är låst, i låst rum Sker sällan. Enhetschef är ansvarig.

10 Tillsynsprotokoll Myndighet: Kultur- och föreningsnämnden Arkivbildare/Avdelning: Föreningsstöd och service Datum: Antal sidor: Plats: Nya folkets hus Arkivansvarig: Anna Nordlund Närvarande för myndigheten: Monica Kindgren, Marina Sjödahl, Anders Andersson, Niklas Tjernström Arkivredogörare: Närvarande arkivmyndigheten: Katarina Winter, Annelíe Henriksson Frågor: Finns fastlagda rutiner för arkiv- och informationshantering? Hur fungerar postöppningen? Registreras den inkommande posten? Hur fungerar rutiner för när det gäller dokument som kommer in via e-post (och fax)? Fungerar rutinerna under semester? Finns sekretessbelagda handlingar? Hur är rutinerna vad gäller sekretessbelagda handlingar? Finns regler för vilka som har tillgång till de sekretessbelagda handlingarna? Lånas handlingar mellan myndigheterna? Och hur ser rutinerna för detta i så fall ut? Svar/Anmärkningar Ja Ok, registratorn sitter i samma hus Ja Diarieför men man tycker det är svårt att avgöra vad som ska diarieföras och inte. Upplyste om Övrig post -funktionen. Får se hur det kan fungera i nya systemet. Behöver skärpas upp Marina måste kolla upp hur det ligger till med idrottsfritids. -

11 Mikrofilmas några typer av dokument? Arkivbeständighet? Finns informationshanteringsplaner? Hur används den? Finns arkivbeskrivning? Hur ser den ut? När och hur sker gallring? Vem har ansvaret för gallring? Hur sker leveranser till kommunarkivet? Hur sker avställning av icke aktuella handlingar? Hur ser arkivbeständigheten ut vad gäller: Papper? Pennor? Skrivare? Kopiatorer? Ja, används vid behov. Tryckte på vikten av att arbeta ordentligt med den vid uppdatering I behov av uppdatering kommunarkivaries ansvar. Det som är diariefört fungerar. FRI har problem med gallring just nu, men man arbetar på saken. Lovverksamheten? Fungerar hyfsat men kan behövas skärpas upp. Se över detta med trycksaker t ex! OK OK OK OK Kartor och ritningar? - Arkivlokaler: Hur många närarkiv finns? Vilka slags skåp finns och vad förvaras i dem? Monicas kontor endast kopior, resten diarieförs. Niklas kontor endast kopior resten diarieförs Maskinrum Nobelhallen? Stråhallen? Bör ses över så inga arkivhandlingar finns förvarade där. Kontoren förvaras endast kopior, resten i godkänt skåp hos registrator

12 Hur är ordningen i närarkivet? Temperatur och fuktighet? Står lokalen emot brand i 120 minuter? Finns det fönster? Oordning, behöver rensas, mycket behöver levereras till arkivet eller gallras. Rumsklimat. Troligen inte. Inga fönster Finns det lamp- och vägguttag? Är strömbrytaren placerad utanför lokalen? Finns handbrandsläckare med filmbildande skum? Är lokalen på marknivå? Finns det golvbrunnar, vattenledningsrör, tappkranar? Ja. Ja. Osäkert, det var för mycket grejor i rummet för att kunna avgöra. Hur fungerar låsrutinerna? Alla i korridoren har nyckel. Känsliga handlingar får ej förvaras här. Hur fungerar rutinerna kring utlämnande av handlingar? Hyfsat, men viss osäkerhet råder. Kontakta arkiv eller registrator vid frågor.

13 Tillsynsprotokoll Myndighet: Kultur- och föreningsnämnden Arkivbildare/Avdelning: Strandbadet Datum: Antal sidor: 3 Plats: Strandbadet Närvarande för myndigheten: Pernilla Norell Närvarande arkivmyndigheten: Annelie Henriksson Arkivansvarig: Anna Nordlund Frågor: Finns fastlagda rutiner för arkiv- och informationshantering? Hur fungerar postöppningen? Registreras den inkommande posten? Hur fungerar rutiner för när det gäller dokument som kommer in via e-post (och fax)? Fungerar rutinerna under semester? Finns sekretessbelagda handlingar? Arkivredogörare: Pernilla Norell Svar/Anmärkningar Informationshanteringsplan finns. Inga andra nedskrivna ruttiner, men rutiner finns. Görs av Pernilla 1 gång varje dag. Annars finns alltid någon på plats i receptionen. Ja, i den mån det skulle behövas väldigt sällan. Funktionsbrevlåda finns, kollas varje dag. Ställföreträdande finns + att det alltid är någon på plats i reception. Personalhandlingar i adato men inget annat. På G:? Hur är rutinerna vad gäller sekretessbelagda handlingar? Hanteras inga förutom personalhandlingar Finns regler för vilka som har tillgång till de sekretessbelagda handlingarna? Lånas handlingar mellan myndigheterna? Och hur ser rutinerna för detta i så fall ut? Hanteras endast av chef

14 Mikrofilmas några typer av dokument? Arkivbeständighet? Finns informationshanteringsplaner? Hur används den? Finns arkivbeskrivning? Hur ser den ut? När och hur sker gallring? Vem har ansvaret för gallring? Hur sker leveranser till kommunarkivet? Hur sker avställning av icke aktuella handlingar? Hur ser arkivbeständigheten ut vad gäller: Papper? Pennor? Skrivare? Kopiatorer? Ja, används lite sporadiskt. Strandbadets del behöver ses över ordentligt och man behöver få in en rutin att använda den regelbundet. Ja, behöver uppdateras. Ansvariga för detta förvaltningschef och kommunarkivarie. Sker inte på allt. Behöver skapa bra rutin för detta. Sker inte. Behöver skapa bra rutin för detta, Avtal Kollas Avtal Avtal Kartor och ritningar? - Arkivlokaler: Hur många närarkiv finns? Vilka slags skåp finns och vad förvaras i dem? Hur är ordningen i närarkivet? Temperatur och fuktighet? 1. Reception rutinpärmar, kassaredovisning, överenskommelser mm 2. Arkivet i källaren Äldre gallringsbara handlingar 3. Lite på Pernillas rum rutiner mm (pärmar) + digitalt hos Pernilla 4. G: - rutiner mm Kontorstemperatur

15 Står lokalen emot brand i 120 minuter? Finns det fönster? Finns det lamp- och vägguttag? Är strömbrytaren placerad utanför lokalen? Finns handbrandsläckare med filmbildande skum? Är lokalen på marknivå? Finns det golvbrunnar, vattenledningsrör, tappkranar? Hur fungerar låsrutinerna? Hur fungerar rutinerna kring utlämnande av handlingar? 1., Ja Ja. 1. Ja.. 2. Ja.. 3. Ja Ja.. 2. Ja. Lite under mark. 3. Ja. Lite under mark 4. - Hela huset fullt av vatten Endast personal har tillgång, bortsett från reception. Görs aldrig

16 Tillsynsprotokoll Myndighet: Kultur- och föreningsnämnden Arkivbildare/Avdelning: Kulturskolan Datum: Antal sidor: 3 Plats: Kulturskolan Närvarande för myndigheten: Helen Kahlin, Eva Thorsell Hansson, Per Sjöberg Närvarande arkivmyndigheten: Katarina Winter, Annelíe Henriksson Arkivansvarig: Anna Nordlund Frågor: Finns fastlagda rutiner för arkiv- och informationshantering? Hur fungerar postöppningen? Registreras den inkommande posten? Hur fungerar rutiner för när det gäller dokument som kommer in via e-post (och fax)? Fungerar rutinerna under semester? Finns sekretessbelagda handlingar? Hur är rutinerna vad gäller sekretessbelagda handlingar? Finns regler för vilka som har tillgång till de sekretessbelagda handlingarna? Lånas handlingar mellan myndigheterna? Och hur ser rutinerna för detta i så fall ut? Arkivredogörare: Eva Thorsell Hansson Svar/Anmärkningar Ja Det allra mesta går direkt till Claes Så sällan det händer så det är svårt att svara på. Vetskapen finns men det kan vara bra med en påminnelse till alla i personalen kring sin egen e-postlåda att man kan använda sig av diariet och övrig post samt att sekretessuppgifter måste registreras. Ja, det påtalas hela tiden men ytterligare påminnelser inför semestern kommer att göras Inte direkt. Kan dyka upp känslig information men det är väldigt sällsynt. Personalhandlingar finns till viss del. Finns ingen fastställd rutin eftersom det är sällsynt med sekretessuppgifter Finns ingen fastställd rutin eftersom det är sällsynt med sekretessuppgifter

17 Mikrofilmas några typer av dokument? Arkivbeständighet? Finns informationshanteringsplaner? Hur används den? Finns arkivbeskrivning? Hur ser den ut? Ja. Kan användas mer. Bör ses igenom ordentligt så att allt finns med. Behöver uppdateras. Ansvarig är förvaltningschef och kommunarkivarie När och hur sker gallring? Vem har ansvaret för gallring? Hur sker leveranser till kommunarkivet? Hur sker avställning av icke aktuella handlingar? Hur ser arkivbeständigheten ut vad gäller: Papper? Pennor? Skrivare? Kopiatorer? Görs av arkivredogörare någon gång per år. Påminner om att lägga in såna uppgifter när det är lite lugnare perioder. Även passa på att se över infoplan och leveranser vid dessa tillfällen. Se ovan. (Obs: handlingar i källararkivet ska gallras och levereras. Behöver göras under 2018) Ok Ok Per och Eva måste kolla sina privata skrivare om de är godkända. Ok Kartor och ritningar? - Arkivlokaler: Hur många närarkiv finns? Vilka slags skåp finns och vad förvaras i dem? Hur är ordningen i närarkivet? Temperatur och fuktighet? 1. Källaren, 2. Evas Rum, 3. Pers rum 1. Källaren, branddörr. Gammalt material. Allt här bör gallras/levereras 2. Vanlig kontorshylla. Ej bevarandematerial 3. Låst jalusiskåp. Eftersom personalhandlingar förvaras i bör låsrutinen skärpas Kontorstemp. Ordning bra

18 Står lokalen emot brand i 120 minuter? Finns det fönster? Finns det lamp- och vägguttag? Är strömbrytaren placerad utanför lokalen? Finns handbrandsläckare med filmbildande skum? Är lokalen på marknivå? Finns det golvbrunnar, vattenledningsrör, tappkranar? Hur fungerar låsrutinerna? 1. Möjligtvis kanske. Men den ska tömmas.. 2., Ja. 3.. Ja. 1. Ja. Ja 2. Ja. 3. Ja. 1. (kolsyra). 2. Ja. Ja 3. Ja. Ja Element 3. Element Bör ses över vad gäller skåp till personalhandlingar. Källararkivet har endast Jörgen tillgång till. Hur fungerar rutinerna kring utlämnande av handlingar? Sker ej.

19 Tillsynsprotokoll Myndighet: Kultur- och föreningsnämnden Arkivbildare/Avdelning: Ledningsstöd Datum: Antal sidor: 3 Plats: Nya folkets hus Närvarande för myndigheten: Anna Nordlund, Claes Åsenblad Närvarande arkivmyndigheten: Annelíe Henriksson Arkivansvarig: Anna Nordlund Frågor: Finns fastlagda rutiner för arkiv- och informationshantering? Hur fungerar postöppningen? Registreras den inkommande posten? Hur fungerar rutiner för när det gäller dokument som kommer in via e-post? Fungerar rutinerna under semester? Finns sekretessbelagda handlingar? Hur är rutinerna vad gäller sekretessbelagda handlingar? Finns regler för vilka som har tillgång till de sekretessbelagda handlingarna? Lånas handlingar mellan myndigheterna? Och hur ser rutinerna för detta i så fall ut? Arkivredogörare: Claes Åsenblad Svar/Anmärkningar Ja Öppnas 1 g/dag, back-up finns. Ja Till viss grad. Påminnelser och utbildning behövs Ja. Posten delegeras till back-up eller annan på förvaltningen. Påminnelse att kontrollera sin e-post alternativt delegera den till annan behövs. Ja. Mest förfrågningar till arkivet samt personalhandlingar. För sekretesshandlingarna för arkivet finns nedskriven rutin som registrator följer. Personalhandlingar skickas direkt till personalavdelning. (Anna) Ja. Bör dubbelcheckas med IT vem som har behörigheter i KAISA.

20 Mikrofilmas några typer av dokument? Arkivbeständighet? Finns informationshanteringsplaner? Hur används den? Finns arkivbeskrivning? Hur ser den ut? Ja, uppdateras 1 g/år. Registrator använder den regelbundet. Fler bör påminna sig om den. Ja. Behöver uppdateras i och med ny organisation. Ansvarig kommunarkivarie och förvaltningschef. När och hur sker gallring? Vem har ansvaret för gallring? Registrator plockar ur gallringshandlingar när ärendena avslutas. Gallrar 1 g / år. Ingen annan gallrar. Hur sker leveranser till kommunarkivet? Hur sker avställning av icke aktuella handlingar? Registrator levererar diarieförda handlingar när ärendena avslutas. Enheten bör se över övriga leveranser. Hur ser arkivbeständigheten ut vad gäller: Papper? Pennor? Skrivare? Kopiatorer? Ok Ok Ok Ok Kartor och ritningar? - Arkivlokaler: Hur många närarkiv finns? Vilka slags skåp finns och vad förvaras i dem? Hur är ordningen i närarkivet? Temperatur och fuktighet? Ett arkivskåp på registrators rum Diarieförda handlingar och avtal. Bra ordning. Kontorsklimat.

21 Står lokalen emot brand i 120 minuter? Finns det fönster? Finns det lamp- och vägguttag? Är strömbrytaren placerad utanför lokalen? Finns handbrandsläckare med filmbildande skum? Är lokalen på marknivå? Finns det golvbrunnar, vattenledningsrör, tappkranar? Hur fungerar låsrutinerna? Hur fungerar rutinerna kring utlämnande av handlingar? Ja. Ja. Ja. Ja Trappor och kontor låses. En låda med sekretesshandlingar i arkivskåpet låses med särskild nyckel som finns på två ställen. Placeringen för dessa bör ses över. Sker sällan. Vid osäkerhet rådfrågas arkivpersonal.