Arkivinspektion samhällsbyggnadsförvaltningen

Transkript

1 Tjänsteskrivelse KFN Handläggare: Annelie Liljebjörn Arkivinspektion samhällsbyggnadsförvaltningen Sammanfattning Inspektion består bland annat av granskning av arkivutrymme samt hur man tillhandahåller allmänna handlingar enligt TF 2kap. I följande verksamheter har arkivmyndigheten varit på inspektion: samhällsbyggnadsförvaltningens verksamheter som finns på skrantahöjdsvägen 35. Samhällsbyggnadsförvaltningen arbetar med arkiv i projektform och har därför redan kommit en bit på väg, men det finns dock vissa brister kring rutiner på vissa enheter och i vissa närarkiv. Beslutsunderlag Kultur och föreningsförvaltningens tjänsteskrivelse Tillsynsrapport Tillsynsprotokoll Bakgrund Enligt 7 arkivlagen ska i varje kommun finnas en särskild arkivmyndighet. I Karlskoga kommun är Kultur- och föreningsnämnden arkivmyndighet. Arkivmyndigheten ska enligt 7 arkivlagen utöva tillsyn över att myndigheterna fullgör sina skyldigheter enligt 3-6 samma lag. Här ingår praktiskt taget alla moment i myndighetens dokumenthantering och arkivbildning. Arkivmyndighetens tillsyn skall enligt 5 arkivförordningen utövas genom regelbunden inspektion hos myndigheterna. Vid inspektionen på samhällsbyggnadsförvaltningen befanns rutinerna för dokumenthantering och närarkiven vara relativt goda. Samhällsbyggnadsförvaltningen arbetar med arkiv i projektform och har därför redan kommit en bit på väg, men det finns dock vissa brister kring rutiner på vissa enheter och i vissa närarkiv. Rapporten resulterade i förlägganden och rekommendationer. Inspektionen kommer att följas upp av arkivmyndigheten om sex månader. Konsekvensbeskrivning Beslutet har ingen större inverkan på hållbarhet förutom att vissa av åtgärderna kan åstadkomma vissa kostnader. Dock blir åtgärderna mer kostnadseffektiva i längden eftersom hållbarheten och tillgängligheten ökar. Kvalitetsäkringen främjar även offentlighet och tillgänglighet. c:\temp\alin95wgp8.doc POSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO KARLSKOGA Fakturahantering kfn@karlskoga.se BESÖKSADRESS Box TELEFA WEBBADRESS ORG NR Centralplan MALMÖ

2 <!Skapat_datum> 2 (3) Kultur och föreningsförvaltningens förslag till beslut 1. Föreslår kultur och föreningsnämnden att uppmana samhällsbyggnadsförvaltningen att åtgärda bristerna enligt förslag i rapporten. 2. Föreslår kultur och föreningsnämnden att överlämna rapporten med förelägganden och rekommendationer till samhällsbyggnadsnämnden Annelie Liljebjörn Avdelningschef KIA Kommunarkivarie Bilaga Konsekvenser för en hållbar utveckling sammanfattande bedömning Expedieras till Samhällsbyggnadsnämnden Förvaltningschef samhällsbyggnadsförvaltningen Arkivredogörare på samhällsbyggnadsförvaltningen

3 Bilaga Konsekvenser för en hållbar utveckling - sammanfattande bedömning av förslag till beslut Aspekter Beslutsförslaget har Beskrivning av konsekvenser utifrån checklistan Sociala/ kulturella Barnkonventionen en positiv påverkan ingen påverkan en negativ påverkan Lyft särskilt fram konsekvenser som kommer i konflikt med andra aspekter av hållbar utveckling. Dialog och inflytande Främjar tillgänglighet och offentlighet Folkhälsa Jämlikhet och social rättvisa Främjar tillgänglighet och offentlighet Jämställdhet Främjar tillgänglighet och offentlighet Kulturmiljö/kulturella omgivningar Miljörelaterad hälsa Ekologiska Avfall Biologisk mångfald Energi Konsumtion Främjar tillgänglighet och offentlighet och material som är av betydelse för kulturmiljö och kulturella omgivningar blir bevarade med goda rutiner kring arkiv och dokumenthantering. Transporter Vatten, luft och mark Ekonomiska Kommunens ekonomi Det kan medföra kostnader för Karlskoga kommun att åtgärda vissa av bristerna men det är ur ett längre perspektiv mer kostnadseffektivt att införa de förändringar som krävs Kostnadseffektivitet Tillväxt

4 Tjänsteskrivelse KFN Handläggare: Annelie Liljebjörn Tillsynsrapport samhällsbyggnadsförvaltningen Sammanfattning Inspektion består bland annat av granskning av arkivutrymme samt hur man tillhandahåller allmänna handlingar enligt TF 2kap. I följande verksamheter har arkivmyndigheten varit på inspektion: Samhällsbyggnadsförvaltningens verksamheter på skrantahöjdsvägen 35. I arkivvården ingår bland annat att myndigheten ska: vårda och hålla myndighetens handlingar tillgängliga enligt offentlighetsprincipen upprätta dels en beskrivning över myndighetens allmänna handlingar dels en dokumenthanteringsplan Skydda arkivet mot skada, förstörelse tillgrepp och obehörig åtkomst verkställa beslutad gallring Förelägganden Hålla sekretesshandlingar säkrade för obehörig åtkomst genom att låsa skåpen. Uppdatera arkivbeskrivning/beskrivning över myndighetens allmänna handlingar enligt anvisningar från arkivmyndigheten. Fastställa och implementera rutiner för att arbeta aktivt med och i enlighet med fastställd dokumenthanteringsplan och ärendehantering med mera. Se över rutinerna för registrering av inkommande post. Gäller främst fastighet/gata/park Åtgärda närarkiven (se tillsynsprotokoll ): o Installera brandsläckare där detta saknas o Ordna/gallra och leverera (det som ska slutarkiveras) i de kontorsutrymmen på plan som nämns i tillsynsprotokollet o Skydda handlingar i rum/närarkiv som inte är brandsäkrade genom att använda brandsäkra skåp (gäller till exempel miljö, plan och mark och exploatering) o Se över låsrutinerna i de närakriv där detta inte sker (gäller främst de kontor där det förvaras handlingar över natten) Rekommendationer Formellt utse minst en arkivredogörare för varje avdelning/enhet Fastlägga rutiner för arkiv och dokumenthantering hos de enheter där detta saknas (se tillsynsprotokoll ) c:\temp\alin95wagg.doc POSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO KARLSKOGA Fakturahantering kfn@karlskoga.se BESÖKSADRESS Box TELEFA WEBBADRESS ORG NR Centralplan MALMÖ

5 <!Skapat_datum> 2 (3) Se över rutinerna när det gäller gallring i ärenden vid avslut så att detta sker av handläggare med god insikt i ärende. Se över rutinerna för leveranser till kommunarkiv (se tillsynsprotokoll ) Utbildningsinsats till personalen behövs i dokumenthantering och ärendehantering Övrigt Samhällsbyggnadsförvaltningen har arbetat med arkivprojekt inom 2 avdelningar vilket gjort att rutiner fastlagts och informationshanteringen har kvalitetssäkrats. Planavdelningen kommer att få ny ansvarig chef som kommer att arbeta med informationshantering mm. Önskemål framkom om att tidigarelägga tillsynsbesöket hos övriga verksamheter (Centralförrådet) Detta kommer att ske under april. Rapporten överlämnas till arkivmyndigheten kultur- och föreningsnämnden samt ansvarig myndighet för samhällsbyggnadsförvaltningen, det vill säga samhällsbyggnadsnämnden. Annelie Liljebjörn Avdelningschef KIA Kommunarkivarie

6

7 Tillsynsprotokoll Myndighet: Arkivbildare/Avdelning: Datum: Antal sidor: Samhällsbyggnadsnämnden Plan, bygg, lantmäteri, stab, miljö samt till viss del gata, park, fastighet Plats: Närvarande för myndigheten: Närvarande arkivmyndigheten: Verksamheterna på skrantahöjdsvägen 35 Helene Liljegren (fastighet), Siw Johansson Annelíe Liljebjörn, kommunarkivarie (gata), Johan Ljung (mark och exploatering),, Eleonore Åkerlund (stadsbyggnadskontor), Pernilla Andersson Wiss (miljö), Susanne Jarl (miljö), Anna-Karin Davidsson (Stab, förvaltningssekreterare), Agne Adolfsson (arkivassistent, stab), Martin Lindström (stab), Kristin Södergren (stab) Arkivansvarig: Arkivredogörare: Stefan Larsson, förvaltningschef Formellt utsedda: Pernilla Andersson Wiss miljö, Anna-Karin Davidsson nämnd/förvaltning Frågor: Finns fastlagda rutiner för arkiv- och dokumenthantering? Hur fungerar postöppningen? Registreras den inkommande posten? Svar/Anmärkningar Miljö och mark och exploatering har fastlagda, implementerade rutiner. Bygg har i ett projekt tagit fram nya rutiner och lanserar detta nya arbetssätt (vilket inkluderar arkiv och dokumenthanteringsrutiner) i slutet på mars. För övrigt saknas dokumenterade, implementerade rutiner. Central postöppning. Registrering sker på de olika avdelningarna, dock bara till viss del på gata/park/fastighet. Sker i de olika verksamhetssytemen (se ovan)

8 Hur fungerar rutiner för när det gäller dokument som kommer in via e-post och fax? Fungerar rutinerna under semester? Finns sekretessbelagda handlingar? Mark och Ex. vb till Kaisa, miljö till Ecos, bygg till byggreda. Fastighet, Plan, lantmäteri, park och gata behöver förbättras Ersättare för förvaltningssekreterare och kundtjänst utses. Utbildning av ersättare behövs. Några få, ex bostadsanpassningar Hur är rutinerna vad gäller sekretessbelagda handlingar? Finns regler för vilka som har tillgång till de sekretessbelagda handlingarna? Lånas handlingar mellan myndigheterna? Och hur ser rutinerna för detta i så fall ut? Mikrofilmas några typer av dokument? Arkivbeständighet? Förvaras i kassaskåp. Bostadsanpassningarna förvaras i olåsta skåp i närarkivet på tredje våningen. Begränsad tillgång till de låsta skåpen. Närarkivet där bostadsanpassningarna ligger har hela huset och även till viss del allmänhetens tillgång till. Sker ytterst sällan. Material skannas. Format : TIFF, PDF och JPEG. Hur går den digitala arkiveringen till? Behöver den uppdateras? Finns dokumenthanteringsplaner? Hur används den? Nyligen uppdaterad. Vissa enheter jobbar mycket med den och andra använder den mycket lite. Rutiner bör fastställas så att alla arbetar med den kontinuerligt. Finns arkivbeskrivning? Hur ser den ut? Behöver uppdateras enligt OSL (2009:400). När och hur sker gallring? Vem har ansvaret för gallring? Gallring sker när ärendet avslutas eller enligt dokumenthanteringsplan. Sker på de flesta enheter, dock inte på alla.

9 Hur sker leveranser till kommunarkivet? Hur sker avställning av icke aktuella handlingar? Rutin under arbete. Hur ser arkivbeständigheten ut vad gäller: Papper? Pennor? Skrivare? Kopiatorer? Kartor och ritningar? Arkivlokaler: Vilka slags skåp finns och vad förvaras i dem? Hur många närarkiv finns? Hur är ordningen i närarkivet? Temperatur och fuktighet? Ok. Ok. Ok. Ok. Tror att det är arkivbeständigt papper, men detta ska kontrolleras av avdelningen/avdelningarna 1. Äldre arkivskåp, nyare arkivskåp, hyllor, gamla kartskåp, kartskåp i trä 2. Nyare arkivskåp 3. Träskåp på kontor 4. Inga skåp men förvarar akterna på kontoret mycket kort tid. 5. Hyllor, kartskåp? kontor 6. Hyllor - kontor 6 stycken: 1. Stora närarkivet på 3:e våningen 2. Skåp på förvaltningssekreterares kontor 3. Mark och ex. skåp 4. Miljö kontoren 5. Plan - kontor 6. Plan - kontor 1. God ordning miljö/fastighet/bygg/gata. Lantmäteri behöver gå igenom sitt material. Förvaras mycket gammalt som behöver slutarkiveras.

10 Står lokalen emot brand i 120 minuter? Finns det fönster? Finns det lamp- och vägguttag? Är strömbrytaren placerad utanför lokalen? Finns handbrandsläckare med filmbildande skum? Är lokalen på marknivå? Finns det golvbrunnar, vattenledningsrör, tappkranar? Temperatur/fukt normal. Skåpen till bostadsanpassningarna behöver låsas. Dörrarna låses varje kväll. 2. God ordning. Låsning på kvällen? 3. God ordning, men brandskåp behöver införskaffas. Låsning? 4. God ordning. Bör forstätta att arbeta med att förvara akterna på rummet kort tid, alternativ skaffa vagnar som kan köras in i närarkivet över natten. Låsning? 5. Behöver gå igenom materialet. Kopior eller original? Saker som behöver leverareas för slutarkivering? Handlingar som kan förvaras i närarkiv? Låsning? 6. Behöver gå igenom materialet. Kopior eller original? Saker som behöver leverareas för slutarkivering? Handlingar som kan förvaras i närarkiv? Låsning? 1. Branddörrar finns men osäkerhet finns vad gäller brandcellen. Vissa av handlingarna förvaras i brandsäkra skåp. De flesta dock inte 120 minuter. Fönster finns ej. 2. Ja. Ja. 3. Nej. Ja. 4. Nej. Ja. 5. Nej. Ja. 6. Nej. Ja. 1. Nej. Ja. 2. Ja. Nej 3. Ja. Nej 4. Ja. Nej 5. Ja. Nej 6. Ja. Nej 1. Bör införskaffas. 1. Element, avstängda. Arkivet beläget på tredje våningen.

11 Hur fungerar låsrutinerna? 1. Låsning sker varje kväll Låsrutinerna behöver ses över. Hur fungerar rutinerna kring utlämnande av handlingar? Annelie Liljebjörn Kommunarkivarie Karlskoga