Arkivtillsyn på samhällsbyggnadsförvaltningen, teknik och fastighetsavdelningen

Transkript

1 Tjänsteskrivelse KFN Handläggare: Annelie Liljebjörn Arkivtillsyn på samhällsbyggnadsförvaltningen, teknik och fastighetsavdelningen Sammanfattning Inspektion består bland annat av granskning av arkivutrymme samt hur man tillhandahåller allmänna handlingar enligt TF 2kap. I följande verksamheter har arkivmyndigheten varit på inspektion: samhällsbyggnadsförvaltningens verksamheter som finns på centralförrådet, det vill säga teknik och fastighetsavdelningen. Teknikoch fastighetsavdelningen visar sig vara väl medvetna om vissa brister och visar sig villiga att göra de förändringar som behövs. Man har redan idag kommit en bra bit på väg vad gäller arkivfrågor, men vissa justeringar behöver göras ytterligare. Beslutsunderlag Kultur och föreningsförvaltningens tjänsteskrivelse Tillsynsrapport Tillsynsprotokoll Bakgrund Enligt 7 arkivlagen ska i varje kommun finnas en särskild arkivmyndighet. I Karlskoga kommun är Kultur- och föreningsnämnden arkivmyndighet. Arkivmyndigheten ska enligt 7 arkivlagen utöva tillsyn över att myndigheterna fullgör sina skyldigheter enligt 3-6 samma lag. Här ingår praktiskt taget alla moment i myndighetens dokumenthantering och arkivbildning. Arkivmyndighetens tillsyn skall enligt 5 arkivförordningen utövas genom regelbunden inspektion hos myndigheterna. Mycket inom teknik-och fastighetsavdelningen fungerar bra, såsom hantering av sekretesshandlingar, men man behöver se över och tydliggöra rutiner gällande informations- och arkivhantering och göra de kända på avdelningen. Man behöver bland annat också arbeta aktivt med att utöka användandet av ärendehanteringssystemet KAISA. Vissa åtgärder behöver också göras när det gäller närarkiven. Rapporten resulterade i förlägganden och rekommendationer. Inspektionen kommer att följas upp av arkivmyndigheten om sex månader. Konsekvensbeskrivning Beslutet har ingen större inverkan på hållbarhet förutom att vissa av åtgärderna kan åstadkomma vissa kostnader. Dock blir åtgärderna mer kostnadseffektiva i längden eftersom hållbarheten och tillgängligheten ökar. Kvalitetsäkringen främjar även offentlighet och tillgänglighet. c:\temp\alin976fnk.doc POSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO KARLSKOGA Fakturahantering kfn@karlskoga.se BESÖKSADRESS Box TELEFAX WEBBADRESS ORG NR Centralplan MALMÖ

2 <!Skapat_datum> 2 (3) Kultur och föreningsförvaltningens förslag till beslut 1. Kultur och föreningsförvaltningen föreslår kultur och föreningsnämnden att uppmana samhällsbyggnadsnämnden att åtgärda bristerna enligt förslag i rapporten. 2. Kultur och föreningsförvaltningen föreslår kultur och föreningsnämnden att överlämna rapporten med förelägganden och rekommendationer till samhällsbyggnadsnämnden Annelie Liljebjörn Avdelningschef KIA Kommunarkivarie Bilaga Konsekvenser för en hållbar utveckling sammanfattande bedömning Expedieras till Samhällsbyggnadsnämnden Förvaltningschef samhällsbyggnadsförvaltningen Avdelningschef teknik och fastighetsavdelningen Bitr. avdelningschef för teknik och fastighetsavdelningen Arkivredogörare teknik och fastighetsavdelningen

3 Bilaga Konsekvenser för en hållbar utveckling - sammanfattande bedömning av förslag till beslut Aspekter Beslutsförslaget har Beskrivning av konsekvenser utifrån checklistan Sociala/ kulturella Barnkonventionen Dialog och inflytande Folkhälsa Jämlikhet och social rättvisa Jämställdhet en positiv påverkan ingen påverkan en negativ påverkan Lyft särskilt fram konsekvenser som kommer i konflikt med andra aspekter av hållbar utveckling. Ekologiska Kulturmiljö/kulturella omgivningar Miljörelaterad hälsa Avfall Biologisk mångfald Energi Konsumtion Transporter Vatten, luft och mark Ekonomiska Kommunens ekonomi Kostnadseffektivitet Tillväxt

4 Tillsynsprotokoll Myndighet: Arkivbildare/Avdelning: Datum: Antal sidor: Samhällsbyggnadsnämnden Teknik och fastighetsavdelningen Plats: Närvarande för myndigheten: Närvarande arkivmyndigheten: Centralförrådet Stig Rengman avdelningschef, Lars Karlsson gata/transport, Agneta Köhler trafikingenjör, Jan Henriksson driftchef, Siw Johansson handläggare, Helene Liljegren administratör, Bengt Holm lokalstrateg, Anders Thorén fordon, Robert Gustafsson bitr. avdelningschef Annelíe Liljebjörn Kommunarkivarie Arkivansvarig: Stefan Larsson förvaltningschef Arkivredogörare: Formellt utsedda: Siw Johansson, Helene Liljegren Frågor: Finns fastlagda rutiner för arkiv- och dokumenthantering? Hur fungerar postöppningen? Svar/Anmärkningar Dokumenthanteringsplan finns. Pärmen används som administrativt verktyg. KAISA används till viss del. Fastlagda och kända rutiner saknas till viss del. Posten öppnas och delas ut till respektive handläggare. Registreras den inkommande posten? Registreras ej. Hur fungerar rutiner för när det gäller dokument som kommer in via e-post och fax? Rutiner behövs. Upplysning bör ske då det gäller skyldighet att kontrollera e- post varje dag alt. Delegera e-postlådan.

5 Fungerar rutinerna under semester? Finns sekretessbelagda handlingar? Hur är rutinerna vad gäller sekretessbelagda handlingar? Finns regler för vilka som har tillgång till de sekretessbelagda handlingarna? Lånas handlingar mellan myndigheterna? Och hur ser rutinerna för detta i så fall ut? Mikrofilmas några typer av dokument? Arkivbeständighet? De flesta läser sin epost själv. Fungerar relativt väl under långa semestrar men bara till viss del under kortare semestrar/ledigheter Ja Sekretesshandlingar registreras och förvaras inlåst i kassaskåp. Ja Nej Nej Hur går den digitala arkiveringen till? Behöver den uppdateras? - Finns dokumenthanteringsplaner? Hur används den? Finns arkivbeskrivning? Hur ser den ut? När och hur sker gallring? Vem har ansvaret för gallring? Hur sker leveranser till kommunarkivet? Hur sker avställning av icke aktuella handlingar? Ja, den är uppdateras och används Förvaltningens gemensamma ansvar. Det finns en arkivbeskrivning men den är dåligt känd på avdelningen Gallring sker enligt dokumenthanteringsplan. Görs det av ansvarig handläggare? Rutiner för detta behöver klargöras. Beställning sker till staben på SBF och dessa samordnar leveranser till kommunarkivet för hela förvaltningen. Hur ser arkivbeständigheten ut vad gäller: Papper? Kontrolleras

6 Pennor? Skrivare? Kopiatorer? Kartor och ritningar? Kontrolleras Kontrolleras Kontrolleras Klart Arkivlokaler: Vilka slags skåp finns och vad förvaras i dem? Hur många närarkiv finns? Hur är ordningen i närarkivet? Temperatur och fuktighet? Se nedan Närakiv 1 Källaren (skyddsrum) Närarkiv 2 fastighet/gata/park Kassaskåp 1 Gata/park/fas/ Kassaskåp 2 fastighetservice Kontoren. Närarkiv 1: Någorlunda god ordning. Mycket skräp som behöver sorteras/gallras. Även brandrisk när det förvaras i en hög som det gör. Bör åtgärdas. Rutiner krävs för inte ställa ner skräp för att bli av med det från kontoret. Närarkivet fungerar även till viss del som förråd. Närarkiv 2: God ordning. Leveranser och gallring bör dock göras. Innehåller sekretesshandlingar. Skåpen låsta. Står dock inte emot brand 120 minuter. Står lokalen emot brand i 120 minuter? Finns det fönster? Kontoren bör ses över för att handläggarna inte ska förvara arkivhandlingar på kontoren som vare sig är brandsäkra eller skyddade från obehörig åtkomst eller vatten. Närarkiv 1: Nej. Nej. Eftersom dörren står öppen står lokalen inte emot brand i 120 minuter. Närarkiv 2: Nej. Nej. Vissa av handlingarna förvaras i brandsäkra skåp men långt ifrån alla.

7 Kassaskåp 1 och 2 är brandklassade. Finns det lamp- och vägguttag? Är strömbrytaren placerad utanför lokalen? Finns handbrandsläckare med filmbildande skum? Är lokalen på marknivå? Finns det golvbrunnar, vattenledningsrör, tappkranar? Hur fungerar låsrutinerna? Hur fungerar rutinerna kring utlämnande av handlingar? Kontoren: se kommentar ovan. Närarkiv 1: Lysknapp på utsidan. Närarkiv 2: Ja. Nej. Kontoren: se kommentar ovan Närarkiv 1: Brandsläckare saknas. Lokalen under markinivå med risk för översvämningar. Närarkiv 2: Brandsläckare finns men inte i direkt anslutning till närarkivet. Man bör skaffa ytterligare en brandsläckare. Lokalen på marknivå. Kontoren: se kommentar ovan Närarkiv 1: Inga golvbrunnar. Eventuellt vattenrör i taket. Närarkiv 2: Inga golvbrunnar eller tappkranar. Osäkert om det finns vattenledningar i taket. Kontoren: se kommentar ovan Närarkiv 1: Dörren är ständigt öppen. Låsrutiner krävs. Närarkiv 2: Dörren olåst. Skåpen är låsta men hadnlingar utanför skåpen förvarasvare sig brandsäkert eller i skydd från obehörig åtkomst eller vatten. Kontoren: se kommentar ovan

8 Tjänsteskrivelse KFN Handläggare: Annelie Liljebjörn Tillsynsrapport samhällsbyggnadsförvaltningen Sammanfattning Inspektion består bland annat av granskning av arkivutrymme samt hur man tillhandahåller allmänna handlingar enligt TF 2kap. I följande verksamheter har arkivmyndigheten varit på inspektion: Samhällsbyggnadsförvaltningens verksamheter på skrantahöjdsvägen 35. I arkivvården ingår bland annat att myndigheten ska: vårda och hålla myndighetens handlingar tillgängliga enligt offentlighetsprincipen upprätta dels en beskrivning över myndighetens allmänna handlingar dels en dokumenthanteringsplan Skydda arkivet mot skada, förstörelse tillgrepp och obehörig åtkomst verkställa beslutad gallring Förelägganden Fastlagda och kända rutiner för hur information och arkivhandlingar hanteras behövs från början till slutarkivering/gallring. Till exempel bör det vara handläggare med god insikt i ärendet som gör gallring och leverans till arkiv. (se nedan under Rekommendationer) Fastställa och göra rutiner för användning av KAISA kända. KAISA används idag till viss del, men man bör arbeta på att utöka användandet till fler handläggare/enheter. Rutiner för hantering av epost behövs. Eposten skall kontrolleras en gång per dag alternativt delegeras till annan som kontrollerar. Gäller även under kortare semestrar/bortfall. Interna rutiner för samhällsbyggnadsförvaltningen krävs när det gäller hanteringen av inkommande post och registrering av den samma. Rekommendation är att det finns någon/några på centralförrådet som har viss registratorsansvar. Se över kontorsutrymmen så att handlingar och information som bör förvaras i närarkiv i skydd från brand, vatten och obehörig åtkomst inte står på handläggarens kontor. Åtgärda närarkiven (se tillsynsprotokoll ): o Installera brandsläckare där detta saknas o Stänga och låsa dörrar till närarkiven. o Rensa undan det skräp som är samlat i närarkiv 1. Detta är både brandfarligt samt kan innehålla handlingar som ska levereras till arkiv. c:\temp\alin976ewu.doc POSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO KARLSKOGA Fakturahantering kfn@karlskoga.se BESÖKSADRESS Box TELEFAX WEBBADRESS ORG NR Centralplan MALMÖ

9 <!Skapat_datum> 2 (2) o De handlingar som idag inte förvaras i brandsäkra skåp bör göra det då inget av närarkiven står emot brand i 120 minuter. Rekommendationer Göra alla styrdokument för arkiv mer kända på avdelningen, såsom dokumenthanteringsplan och arkivbeskrivning. Se över rutinerna när det gäller gallring i ärenden vid avslut så att detta sker av handläggare med god insikt i ärende. Närarkiv 1 och 2 används till viss del som förråd, vilket inte är att rekommendera. Kan man skilja arkiv från förråd vore det bra. Utbildningsinsats till personalen behövs i dokumenthantering och ärendehantering Kontrollera så att skrivare, papper och kopiatorer uppfyller arkivlagens krav på åldersbeständighet. (Svenskt arkivpapper ej nödvändigt, endast åldersbeständigt krävs.) Övrigt Samhällsbyggnadsförvaltningen, teknik- och fastighet är väl medvetna om att det finns punkter att arbeta på och visar en god villighet att ändra sina rutiner. Uppföljning kommer att ske inom sex månader. Rapporten överlämnas till arkivmyndigheten kultur- och föreningsnämnden samt ansvarig myndighet för samhällsbyggnadsförvaltningen, det vill säga samhällsbyggnadsnämnden. Annelie Liljebjörn Avdelningschef KIA Kommunarkivarie