Informationshanteringsplan

Transkript

1 Informationshanteringsplan Valnämnden Antagen av valnämnden Ersätter dokumenthanteringsplan dnr KS , 12/2017

2 Allmänna handlingar ska alltid hanteras på ett sätt som säkerställer handlingens beständighet och som skyddar handlingen mot obehörig åtkomst och skada. Tillgång till digitala handlingar regleras bland annat genom behörighetsnivåer och loggfunktioner, som anpassas efter handlingarnas innehåll. Motsvarande skydd för pappershandlingar uppnås genom förvaring i brand- och stöldsäkra arkivlokaler eller -skåp Syfte Syftet med informationshanteringsplanen är att kvalitetssäkra och underlätta hanteringen av myndighetens information och handlingar, från det att de inkommer och upprättas tills det att de arkiveras eller gallras. Planen fungerar även som gallringsbeslut för de uppräknade informationstyperna. Instruktioner Informationshanteringsplanen är indelad i de typer av handlingar som hanteras av valnämnden och dess kansli. Bevaras Innebär att handlingarna ska bevaras för all framtid. Slutförvaring sker i kommunarkivet. Bevaringsskyldigheten gäller originalhandlingar. Handlingarna förstörs. Sekretesskyddade handlingar förstörs under kontroll. Tidsfristen anger de år som ska förflyta innan gallringen verkställs och avser hela kalenderår. Exempel: handlingar från år 2014 med 2 års gallringsfrist får förstöras först år Gallring vid inaktualitet innebär att handlingen kan gallras så snart den förlorat sin betydelse för förvaltningen. Gallring bör ske regelbundet, förslagsvis en gång om året och utföras med försiktighet. Arkivering Vid leverans till kommunarkivet ska handlingarna vara enkelsidiga, ligga i arkivkartonger och vara rensade från allt som inte är arkivhandlingar, såsom kopior, oviktiga minnesanteckningar, utkast samt gem, plastfickor med mera. Arkivkartongerna ska vara ordentligt fyllda och märkta med innehåll och tidperiod skrivet med blyerts på kartongernas rygg. Leverantören får en leveransreversal efter att arkivpersonal gått igenom leveransen. Ansvaret på leverans ligger hos handläggare och/eller arkivredogörare.

3 Vilken typ av handling/information? Var finns den? vem? Vilket system Ja/Nej Bevaras alt gallras Gallringsfrist/till kommunarkiv efter + övriga anmärkningar Handläggare? Arkivredogörare? Osv. Valnämndens handlingar diarieförs i kommunstyrelsens diarium. Se även kommunstyrelsens informationshanteringsplan för Förvaltningsövergripande och Kansli. Handlingar rörande nämndadministration Diarieförda handlingar Ja Bevaras Till kommunarkiv efter 2 år. Registrator Kallelser till valnämndens sammanträde sekreterare Nej Vid inaktualitet. Valnämndens sekreterare Protokoll Ja Bevaras Till kommunarkiv efter 2 år Registrator

4 Handlingar rörande utbildning Anvisningar och utbildningsmaterial (särskilt för röstmottagare och ambulerande röstmottagare) från Valmyndigheten (och länsstyrelsen) som enbart gäller ett val Kommunspecifikt utbildningsmaterial och lokala instruktioner (särskilt för röstmottagare och ambulerande röstmottagare). valhandläggare Nej Kan gallras efter valet. Ja Bevaras Till kommunarkiv efter 2 år.

5 Handlingar rörande valadministration Brevröster, för sent inkomna Nej Kan gallras när valet vunnit laga kraft. Förteckning över röstmottagare valhandläggare. Nej Vid inaktualitet. Förteckningar över röstmottagare ska destrueras. Förteckning över valdistrikt och vallokaler valhandläggare. Nej Vid inaktualitet. Beslut om vallokaler protokollförs och bevaras. Förteckning över arvoden till röstmottagare Lönecentrum Nej Se Kommunstyrelsens informationshanteringsplan för personalavdelningen. Lönecentrum Informationsmaterial, kommunspecifikt (för allmänheten, specifikt om förtidsröstningen och om dubblettröstkort). valhandläggare Ja Bevaras Digital information diarieförs i kommunstyrelsens diarium. Övrigt material sänds till kommunarkivet så snart valet är över.

6 Korrespondens av tillfällig eller rutinmässig karaktär med ringa betydelse valhandläggare. Nej Vid inaktualitet. Exempelvis följebrev, missiv, tackbrev, mottagningsbesked och meddelanden som är av tillfällig eller rutinmässig karaktär med ringa betydelse för myndighetens verksamhet. Kvitton avseende från Posten mottagna röster Omslag med budröster som underkänts och tagits om hand Omslag med ytterkuvert från godkända budröster Protokoll över mottagna förtidsröster Nej Sparas under valperioden. Nej Sparas under valperioden. Nej Sparas under valperioden. Nej Sparas under valperioden. Röstkort som samlats upp i vallokaler och röstningslokaler Nej Ska transporteras till kommunstyrelsen för destruktion. efter valdagen. Röstlängder Nej Bevaras Skickas till kommunarkivet så snart de återlämnats från länsstyrelsen efter valet.

7 Uppföljning av till exempel lokaler, transporter, ambulerande röstmottagare, intern och extern information (kommunens planeringsunderlag till nästa val) Ja Bevaras 2 år. Kommunstyrelsens diarium. Utvärderingen av valet protokollförs vid ordinarie sammanträde efter valet. Övrig information bevaras i diariet. Uppföljning av röstmottagningen (kommunens planeringsunderlag till nästa val) Ja Bevaras 2 år. Valdistrikt, kartor och kodförteckningar Lantmäteriet Bevaras Lantmäterihandläggare - Digitalt - Utskrifter Nej Ja Kartor och kodförteckningar bevaras hos det kommunala Lantmäteriet. Förteckningar över valdistrikten bevaras på samma sätt som uppföljningsmaterial. Kartor som legat till grund för beslut bevaras som diarieförda bilagor till tjänsteskrivelse.

8 Valnämndens lokala instruktioner vid val valhandläggare. Nej Vid inaktualitet. Instruktionerna samlas i pärmar, en för varje valdistrikt som uppdateras inför varje val. Valresultat Väljarförteckningar Ja Bevaras 2 år. Kommunstyrelsens diarium Registrator Nej Bevaras Sparas under valperioden. IT-stöd Valman Valman valadministrativt system Server Nej Databas. System för registrering och administration av valdistrikt, vallokaler och röstmottagare. Utskrifter från Valman valhandläggare Nej Vid inaktualitet. Exempelvis förteckningar över vallokaler och röstningslokaler, röstmottagare per valdistrikt, adresslistor till röstmottagare, adressetiketter till röstmottagare.

9 IT-stöd Valdatasystemet Valdatasystemet Valmyndigheten Nej Databas som administreras av Valmyndigheten. Arkiveringsansvar ligger på Valmyndigheten Valmyndigheten Input i Valdatasystemet Nej Vid inaktualitet Uttag ur Valdatasystemet Nej Vid inaktualitet