SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Valnämnden

Transkript

1 Plats och tid Stadshuset, rum 214 kl. 17:00-18:10 Beslutande ledamöter Ej tjänstgörande ersättare Övriga närvarande Utses att justera Anders Karlsson (KD) (ordförande) Margareta Eklund Jimar (C) (vice ordförande) Shahla Alamshahi (S) Kristina Körnung (MP) Robert Engström (M) Jan Molin (S) Kaj Johansson (S) Eva Magnusson (V) Staffan Holmgren (M) Annika Åkerberg (L) Henriette de Maré Nina Röding 1-2 Emil Mattsson 1-2 Lucia Carlund 1-2 Mathias Krusell 1-2 Josefin Ludvigsson 1-2 Carl Henrik Ronge Margareta Eklund-Jimar (C) Justeringens plats och tid Stadshuset :00 Paragrafer 1-7 Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerande.... Carl Henrik Ronge.... Anders Karlsson (KD).... Margareta Eklund-Jimar (C) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Instans Anslag sätts upp Sista dag för överklagande Anslag tas ner Förvaringsplats för protokollet Underskrift Stadshuset, stadsledningsförvaltningen... Carl Henrik Ronge 1

2 Innehållsförteckning 1 Sammanträdet öppnas 2 Revidering av valnämndens delegeringsordning 3 Meddelanden 4 Revidering av valnämndens dokumenthanteringsplan 5 Inköp av valadministrativt IT-stöd 6 Översyn av kommunens valkrets- och valdistriktsindelning 7 Inbjudningar/kurser/möten/konferenser 2

3 1 Sammanträdet öppnas I ett kort anförande hälsar ordförande Anders Karlsson (KD) ledamöter, ersättare och tjänstemän välkomna till nämndens första sammanträde och uttrycker sin förhoppning om gott arbete under mandatperioden. 3

4 2 KS 288/16 Revidering av valnämndens delegeringsordning s nu gällande delegeringsordningen antogs av valnämnden den 18 december och reviderades senast den 9 april Efter en översyn föreslår valkansliet att delegeringsordningen åter revideras. Detta för att förtydliga viss delegering samt för att spegla en lagändring och vissa organisationsförändringar. Valkansliet presenterar även de tjänstemän som innehar olika centrala befattningar i valkansliet jämte reserver för dessa. Beskrivning över valkansliets organisation finns som bilaga till delegeringsordningen. s behandling Valkansliets tjänsteskrivelse den 17 augusti antar delegeringsordning enligt bilaga 1 och delegerar sin beslutanderätt enligt vad som där framgår. Ordförande frågar om valkansliets förslag kan antas och finner att så sker. Expedieras till Valkansliet 4

5 3 Meddelanden Beslut Meddelandet läggs till handlingarna. 1. Kommunfullmäktige beviljar valnämnden ansvarsfrihet för år Meddelandet läggs till handlingarna. Ordföranden frågar om förslag till beslut kan antas och finner att så sker. 5

6 4 KS 278/16 Revidering av valnämndens dokumenthanteringsplan Beslut Dokumenthanteringsplanen fastställs och ska gälla retroaktivt från och med Pappershandlingar som scannats och diarieförts i ärendehanteringssystemet Platina från och med den 1 januari 2015 kan gallras, med undantag för handlingar som är nödvändiga att ha i pappersform av juridiska skäl. En dokumenthanteringsplan är en förteckning över alla de handlingstyper som finns i verksamheten och utgör nämndens gallringsbeslut (dvs. reglerar vilka handlingar som ska bevaras och vilka handlingar som ska förstöras och när). Staden har som strategi att övergå till digital arkivering och valnämndens diarieförda ärenden är nu möjliga att arkivera helt digitalt. De pappershandlingar som inkommer bör därför gallras efter scanning och diarieföring med undantag för de handlingar som är nödvändiga att ha i pappersform av juridiska skäl. s behandling Valkansliets tjänsteskrivelse den 8 juni Dokumenthanteringsplanen fastställs och ska gälla retroaktivt från och med Pappershandlingar som scannats och diarieförts i ärendehanteringssystemet Platina från och med den 1 januari 2015 kan gallras, med undantag för handlingar som är nödvändiga att ha i pappersform av juridiska skäl. Ordföranden frågar om valkansliets förslag till beslut kan antas och finner att så sker. Expedieras till Stadsarkivet 6

7 5 KS 234/16 Inköp av valadministrativt IT-stöd Beslut godkänner det från Precio Fishbone AB den 31 maj 2016 offererade priset och uppdrar åt valsamordnaren att för valnämndens räkning förhandla om villkoren och teckna avtal med Precio Fishbone AB för deras Molntjänst Kaskelot för en period av 48 månader. Valkansliets arbete med rekrytering och administration av röstmottagare och vallokaler sker sedan valet 2014 med hjälp av IT-systemet Vals. För valkansliet har ett IT-stöd inneburit en betydande effektivisering i arbetet med röstmottagare, reserver, lokaler, utbildningar, arvoden m.m. Idag har staden 41 valdistrikt och till valet 2014 rekryterades 261 röstmottagare för att bemanna valdistrikten. I takt med befolkningsökningen kommer dock antalet distrikt att bli fler, vilket ställer höga krav på ett effektivt IT-stöd. Nuvarande system Vals är under avveckling och valnämnden behöver därför införskaffa ett nytt IT-system. s behandling Valkansliets tjänsteskrivelse den 17 maj 2016 med bilagor. godkänner det från Precio Fishbone AB den 31 maj 2016 offererade priset och uppdrar åt valsamordnaren att för valnämndens räkning förhandla om villkoren och teckna avtal med Precio Fishbone AB för deras Molntjänst Kaskelot för en period av 48 månader. Ordföranden frågar om valkansliets förslag till beslut kan antas och finner att så sker. Expedieras till Valkansliet 7

8 6 KS 167/16 Översyn av kommunens valkrets- och valdistriktsindelning Beslut s förslag till kommunfullmäktige 1. Kommunfullmäktige föreslår att länsstyrelsen beslutar om följande ändringar i stadens valdistriktsindelning: a. Valdistrikt 0101Stadshuset delas i en nordvästlig och en sydöstlig del och byter namn till 0101 Stadshuset Södra. Ett nytt distrikt 0121 Stadshuset Norra bildas med justerade gränser i norr och väster enligt kartbilagorna 1 och 2. b. Gränsen för valdistrikt 0105 Västerberg justeras i öster enligt kartbilaga 3. c. Ett nytt distrikt 0122 Stallbacken bildas av delar av 0107 Broslätt Västra och 0104 Ekhaga enligt kartbilagorna 4, 5 och 6. d. Gränsen för valdistrikt 0111 Bosgården Norra justeras i söder och väster enligt kartbilaga 7. e. Gränsen för valdistrikt 0119 Bosgården Södra justeras i öster enligt kartbilaga 8. f. Gränsen för valdistrikt 0401 Lackarebäck Norra justeras i söder enligt kartbilaga 9. g. Valdistrikt 0402 Kvarnby delas i en nordlig och en sydlig del och byter namn till 0402 Kvarnbyn Norra med justerade gränser i väster. Ett nytt distrikt 0408 Kvarnbyn Södra bildas enligt kartbilagorna 10, 11 och Kommunfullmäktige beslutar att Mölndals kommun inte ska delas in i flera valkretsar utan ska utgöra en enda valkrets samt föreslår länsstyrelsen att fastställa kommunfullmäktiges beslut. Inför valår ska kommunen enligt vallagen se över sin valdistriktsindelning och fullmäktige ska vid behov föreslå länsstyrelsen ändringar i indelningen. s kansli har i samarbete med Stadsbyggnadsförvaltningen utrett indelningen inför de allmänna valen 2018 och Europaparlamentsvalet Två av kommunens valdistrikt har idag fler röstberättigade än de 2000 som vallagen satt som maxgräns och sju distrikt ligger i intervallet röstberättigade. När valdistrikten har så många röstande försvårar det arbetet med röstmottagning och rösträkning. Utredningen föreslår därför delning eller justering av gränser för 9 distrikt och att 3 nya distrikt inrättas. Kommunfullmäktige kan också besluta om indelningen i valkretsar. För att gälla ska beslutet vara fastställt av länsstyrelsen. Ändringar i vallagen gör det möjligt för kommunfullmäktige att bestämma om kommunen ska utgöra en valkrets eller delas in i två eller flera. Utredningen 8

9 förslår att kommunen, istället för nuvarande indelning i två valkretsar, i framtiden endast ska utgöra en enda valkrets vid val till kommunfullmäktige. s behandling Valkansliets tjänsteskrivelse den 15 juni Kommunfullmäktige beslutar att Mölndals kommun inte ska delas in i flera valkretsar utan ska utgöra en enda valkrets samt föreslår länsstyrelsen att fastställa kommunfullmäktiges beslut. 2. Kommunfullmäktige föreslår att länsstyrelsen beslutar om följande ändringar i stadens valdistriktsindelning: a. Valdistrikt 0101Stadshuset delas i en nordvästlig och en sydöstlig del och byter namn till 0101 Stadshuset Södra. Ett nytt distrikt 0121 Stadshuset Norra bildas med justerade gränser i norr och väster enligt kartbilagorna 1 och 2. b. Gränsen för valdistrikt 0105 Västerberg justeras i öster enligt kartbilaga 3. c. Ett nytt distrikt 0122 Stallbacken bildas av delar av 0107 Broslätt Västra och 0104 Ekhaga enligt kartbilagorna 4, 5 och 6. d. Gränsen för valdistrikt 0111 Bosgården Norra justeras i söder och väster enligt kartbilaga 7. e. Gränsen för valdistrikt 0119 Bosgården Södra justeras i öster enligt kartbilaga 8. f. Gränsen för valdistrikt 0401 Lackarebäck Norra justeras i söder enligt kartbilaga 9. g. Valdistrikt 0402 Kvarnby delas i en nordlig och en sydlig del och byter namn till 0402 Kvarnbyn Norra med justerade gränser i väster. Ett nytt distrikt 0408 Kvarnbyn Södra bildas enligt kartbilagorna 10, 11 och 12. Ordföranden frågar om valkansliets förslag till beslut kan antas med den förändringen att de båda beslutpunkterna byter plats och finner att så sker. Expedieras till Länsstyrelsen i Västra Götaland 9

10 7 Inbjudningar/kurser/möten/konferenser Beslut Deltagande i ovanstående möten godkänns som förrättning. Anders Karlsson (KD) och Margareta Eklund-Jimar (C) har deltagit på SKL:s konferens Förändringar i vallagen" den 4 februari Anders Karlsson (KD) och Margareta Eklund-Jimar (C) har deltagit på presidiemöten den 9 februari och 17 augusti Anders Karlsson (KD) och Margareta Eklund-Jimar (C) ska delta på länsstyrelsens utbildning för valnämnder den 17 oktober Deltagande i ovanstående möten godkänns som förrättning. Ordföranden frågar om deltagande i ovanstående möten godkänns som förrättning och finner att så sker. 10