Valnämnd. Helén Ung Le (S) ersätter Alf Olofsson (S) Jan Eric Knutas (L) ersätter Lennart Kollmats (L)

Transkript

1 KUNGSBACKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Plats och tid sammanträde Särörummet Klockan ande Ledamöter Christian Johansson (M), ordförande Inger Offneby (C) Niklas Mattson (KD) Emil Erdelius (MP) Stefan Jägnert (SD) Christer Jorland (KB) Kristina Rasmussen (V) Tjänstgörande ersättare Helén Ung Le (S) ersätter Alf Olofsson (S) Jan Eric Knutas (L) ersätter Lennart Kollmats (L) Övriga närvarande Ersättare Axel Storckenfeldt (M) Tommy Bech (SD) Leif Gullvert (KB) Maria Rasmussen (V) Tjänstemän Sofia Jonsson, Administrativ chef Kristina Gudmundson, kommunsekreterare Plats och tid justering Digital justering Underskrifter Sekreterare Kristina Gudmundson Paragrafer 1-10 Ordförande Christian Johansson (M) Protokolljusterare Stefan Jägnert (SD)

2 KUNGSBACKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (14) Organ ANSLAG / BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Sammanträdesdatum Anslagsdatum Anslaget ska sättas upp inom 2 dagar efter justering. då anslaget tas ner Förvaringsplats för protokollet Kommunledningskontoret Underskrift Kristina Gudmundson

3 KUNGSBACKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3 (14) Innehåll ens årsredovisning Information om förvaltningsbudgeten Intern kontroll en 6 Arvoden vid RKL-valet Information om riskanalys Information valorganisation och tidplan 10 Information från konferensen Val utmaningar och möjligheter 11 Redovisning av ordförandebeslut 12 Redovisning av inkomna skrivelser 13 Information 14

4 KUNGSBACKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4 (14) 1 ens årsredovisning 2017 Dnr VN/2018:1 en godkänner årsredovisning daterad Sammanfattning av ärendet År 2017 har inte varit ett valår men förberedelser inför valet 2018 har påbörjats. Årsredovisningen är ett svar på budgetens planering inför året. Resultatet för valnämndens verksamhet ger ett budgetöverskott på 0,1 miljoner kronor viket beror på att förberedelserna inför valet inte har genererat så mycket kostnader som förväntats och att kommunen bytt datasystem för valadministration vilket inte medfört så höga kostnader som beräknats. Skillnaden mellan åren består nästan uteslutande på bytet av datasystem. sunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse, Årsredovisning, et skickas till Kommunledningskontoret, Ekonomi

5 KUNGSBACKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5 (14) 2 Information om förvaltningsbudgeten 2018 en noterar informationen till protokollet. Sammanfattning Administrativ chef, Sofia Jonsson redogör för förvaltningsbudget 2018.

6 KUNGSBACKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6 (14) 3 Intern kontroll en Dnr VN/2017:40 en godkänner plan för intern kontroll 2018 daterad Sammanfattning av ärendet Enligt kommunallagen och reglementet för nämnderna ansvarar nämnderna för att den interna kontrollen är tillräcklig. Enligt kommunens process för intern kontroll ska nämnderna årligen identifiera och analysera väsentliga risker i den egna verksamheten. Nämndernas planer och resultatet av granskningen ska följas upp och återrapporteras samtidigt som årsrapporteringen för Detaljerad processkartläggning och tidplan är upprättad för valet år Dokumenten utgår från tidigare planeringar och utvärderingar och sammanvägt med nuvarande kunskap och erfarenhet. sunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse, Intern kontrollplan et skickas till Kommunledningskontoret

7 KUNGSBACKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7 (14) 4 Arvoden vid RKL-valet 2018 Dnr VN/2018:2 en fastställer följande arvoden för riksdag- kommun- och landstingsvalen 2018: Ordförande i valdistrikt Vice ordförande i valdistrikt Röstmottagare Reserver 800 (3 000) Röstmottagare äldreboenden 375 kronor/timme och förtidsröstning lördag/söndag samt extra rösträknare. Röstmottagare vid förtidsröstning 190 kronor/timme vardag De fastställda arvodena inkluderar semesterlön, semesterersättning samt kostnadsersättning. Sammanfattning av ärendet Arvoden för valförrättare vid riksdags- kommun- och landstingsvalen 2018 räknas upp med 2,0 % per år, från 2014 till Därefter anpassas arvodena till att vara konkurrenskraftiga i jämförelse med de närmsta kommunerna Mölndal och Varberg. Den timersättning som utgår till röstmottagare vid förtidsröstningen räknas också upp med 2,0 % per år och avrundas därefter till närmsta 5 kronor. Arvodet inkluderar semesterlön, semesterersättning samt kostnadsersättning. Vid händelse av återbud från röstmottagare under valdagen kommer ett antal reserver att utses för jourtjänstgöring. Detta uppdrag innebär att personen skall vara tillgänglig under valdagen för att med kort varsel kunna inträda som röstmottagare. Arvode om 800 kronor utbetalas för uppdrag som reserv. Om reserv inträder som röstmottagare gäller istället arvode för röstmottagare kronor. Tid rapporteras per påbörjad halvtimma. Tiden räknas från det att tjänstgöringen startar till dess att den slutar i röstmottagningslokalen. Restid till och från lokalen räknas inte med. Tid för iordningsställande före och efter röstmottagningen får skrivas upp per påbörjad halvtimma. De som lämnar in förtidsröster i Stadshuset får skriva upp tid till dess att rösterna är lämnade i Stadshuset. Det tidigare arvodet för utbildning utgår då vallagen ändrats till att som röstmottagare får endast den förordnas som har fått sådan utbildning som behövs för uppdraget.

8 KUNGSBACKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8 (14) sunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse, Sammanställning av arvoden i andra kommuner et skickas till Lön

9 KUNGSBACKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9 (14) 5 Information om riskanalys 2018 en noterar informationen till protokollet. Sammanfattning Valsamordnare Kristina Gudmundson, informerar om riskanalys som är gjord inför riksdags- kommun- och landstingsvalet En riskanalys är framtagen där eventuella riskområden har graderats inom sannolikhet att det inträffar, vilken konsekvens det skulle kunna bli, åtgärd för att minimera risken och hantering om det ändå skulle ske.

10 KUNGSBACKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 10 (14) 6 Information valorganisation och tidplan en noterar informationen till protokollet. Sammanfattning Valsamordnare Kristina Gudmundson, informerar om vilka funktioner som ingår i teamet i arbetet inför riksdags- kommun- och landstingsvalet 2018.

11 KUNGSBACKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 11 (14) 7 Information från konferensen Val utmaningar och möjligheter en noterar informationen till protokollet. Sammanfattning Ordförande Christian Johansson (M) och valsamordnare Kristina Gudmundson, informerar om konferensen Val utmaningar och möjligheter som ordinarie ordförande Alf Olofsson (S), vice ordförande Christian Johansson (M) och valsamordnare Kristina Gudmundson deltagit på.

12 KUNGSBACKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 12 (14) 8 Redovisning av ordförandebeslut Dnr VN/2017:47 en godkänner förslag till personuppgiftsbiträdesavtal mellan ATEA Sverige AB och valnämnden. en utser valnämndens ordförande eller dennes ställföreträdare att för kommunens räkning underteckna personuppgifts- biträdesavtalet. Delegering fattat i enlighet med valnämnden delegeringsförteckning, daterad , att ordförande har rätt att besluta på nämndens vägnar i brådskande ärenden. sunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse, Personuppgiftsbiträdesavtal för undertecknande, Memorandum, Magnusson Advokatbyrå, et skickas till Kommunledningskontoret

13 KUNGSBACKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 13 (14) 9 Redovisning av inkomna skrivelser Dnr VN/2017:43 en noterar informationen till protokollet. Sammanfattning Regeringen VN/2018:10 Förordning om statsbidrag för kommunernas medverkan vid 2018 års val till riksdagen, kommun- och landstingsfullmäktige Valmyndigheten VN/2017:48 Nyhetsbrev valnämnder 2017:8 V KS VN/2018:8 Riktlinjer för beredning av och handläggning av motioner Valmyndigheten VN/2017:43 Nyhetsbrev valnämnder 2017:5 V sunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse, Regeringen, Förordning om statsbidrag Valmyndigheten, Nyhetsbrev 2017:8 V KS, Riktlinjer för beredning av och handläggning av motioner Valmyndigheten, Nyhetsbrev 2017:5 V

14 KUNGSBACKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 14 (14) 10 Information en noterar informationen till protokollet. Sammanfattning Valsamordnare Kristina Gudmundson visar hur det nya valadministrativa systemet ser ut på kungsbacka.se.

15 Signatursida Detta dokument har elektroniskt undertecknats av följande undertecknare: Namn Jan Christian Olsson Johansson & Tid :32:09 +01:00 Identifikationstyp Svensk e-legitimation Identifikations-id _09d35eb53844b2a19ac4da0af454e743f7 Namn STEFAN JÄGNERT & Tid :42:42 +01:00 Identifikationstyp Svensk e-legitimation Identifikations-id _085f38d630e120bfb8b2e506e8c1a1118a Validera dokumentet Användarvillkor Signatursida 1 av 1