PROTOKOLL Valnämnden Sammanträdesdatum:

Transkript

1 1(16) Plats och tid Hövdingasalen, Kommunhus Nödinge, kl. 14:00-15:40 ande Närvarande ersättare Övriga närvarande Utses att justera Eva Eriksson (S), ordförande Catharina Elisasson (S), tjänstgör för Lena Orstadius (S) Örjan Claesson (S) Eva-Karin Andersson (MP) Maria Ohlsson (AD) Maj Holmström (M) Ingemar Othzén (C) Stefan Ekwing (L) Roy Jansson (SD), tjänstgör för Johan Fjellheim (SD) Ing-Britt Adiels (S) Birgitta Andersson (V) Kjell Brattfors (AD) Göran Svensson (KD) Christer Ericsson (FIA) Mats Edvardsson, tf administrativ chef, sektor KS Magnus Witting, konsult Stefan Ekwing Justeringens plats och tid Paragrafer 8-16 Underskrifter Kommunhus Nödinge, Ale Torg 7, 8 november 2017 kl 14 Sekreterare Mats Edvardsson Ordförande Eva Eriksson Justerande Stefan Ekwing

2 2(16) Organ ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Underskrift Kommunhus Nödinge Torbjörn Hall

3 3(16) Innehåll VN 8 Godkännande av dagordning 4 VN 9 Information om dataskyddsförordningen och behandling av personuppgifter i samband av val 5 VN 10 Rapport om utvärdering av genomförda val VN 11 s nämndplan med budget VN 12 s sammanträdestider VN 13 Ändring av valnämndens delegeringsordning avseende ambulerande röstmottagare VN 14 Antal röstmottagare vid allmänna val VN 15 Lokaler för förtidsröstning vid allmänna val VN 16 Delgivningar 16

4 4(16) VN 8 Godkännande av dagordning Dnr VN Ärendet Ordföranden föreslår att utsänd föredragningslista fastställs. beslutar att godkänna dagordningen.

5 5(16) VN 9 Dnr VN Information om dataskyddsförordningen och behandling av personuppgifter i samband av val Ärendet Magnus Witting, konsult, informerar om dataskyddsförordningen och behandlingen av personuppgifter i samband av val. Ordföranden föreslår att valnämnden noterar informationen. beslutar att notera informationen.

6 6(16) VN 10 Dnr VN Rapport om utvärdering av genomförda val 2014 Ärendet Mats Edvardsson, tf administrativ chef, sektor KS, informerar om av Torbjörn Hall utarbetad rapport över utvärderingen av genomförda val Ordföranden föreslår att valnämnden noterar informationen. beslutar att notera informationen.

7 7(16) VN 11 Dnr VN s nämndplan med budget 2018 Ärendet har att upprätta nämndplan för budgetåret Nämndplanen avser valnämndens ansvar för genomförande av val till riksdag, landsting/region och kommunfullmäktige. sunderlag Handlingar Nämndplan med budget 2018 Tjänsteutlåtande från sektor kommunstyrelsen Förvaltningens beslutsförslag till valnämnden 1. godkänner upprättad nämndplan med budget. sgång Ordföranden ställer proposition på förvaltningens förslag och finner att valnämnden beslutar enligt förslaget. 1. godkänner upprättad nämndplan med budget. sexpediering Administrativ chef sektor KS Ekonomichef Kommunchef Kommunfullmäktige

8 8(16) VN 12 Dnr VN s sammanträdestider 2018 Ärendet Sektor kommunstyrelsen föreslår att valnämnden och dess arbetsutskott sammanträder följande datum under år 2018; sammanträdestiderna ska vara kl 14 angiven dag: Valnämnd 26 april 12 september (sammanträde för valnämndens preliminära rösträkning, s.k. "onsdagsräkning") 29 november (utvärdering av 2018, planering av 2019) s arbetsutskott 5 april 8 november sunderlag Handlingar Tjänsteutlåtande, Förvaltningens beslutsförslag till valnämnden beslutar att för år 2018 sammanträda den 26 april, 12 september och 29 november. sgång Ordföranden ställer proposition på förvaltningens förslag och finner att valnämnden beslutar enligt förslaget. beslutar att för år 2018 sammanträda den 26 april, 12 september och 29 november.

9 9(16) sexpediering Sammanträdesplaneringen

10 10(16) VN 13 Dnr VN Ändring av valnämndens delegeringsordning avseende ambulerande röstmottagare Ärendet Med anledning av ändringar i Vallag (SFS 2005:837 i sin lydelse enligt 2017:748) ersätts den röstmottagande funktionen kallad kommunala bud med så kallade ambulerande röstmottagare. sunderlag Handlingar Tjänsteutlåtande, s delegeringsordning märkt FÖRSLAG Förvaltningens beslutsförslag till valnämnden 1. beslutar att punkten 6 i valnämndens delegeringsordning med texten "Utse kommunala bud" ersätts med texten "Utse ambulerande röstmottagare". 2. Tabellen i valnämndens delegeringsordning kommer därefter att ha den lydelse som framgår av förvaltningens förslag märkt FÖRSLAG beslutar att delegeringsordningen i sin nya lydelse träder i kraft den 1 december sgång Ordföranden ställer proposition på förvaltningens förslag och finner att valnämnden beslutar enligt förslaget. 1. beslutar att punkten 6 i valnämndens delegeringsordning med texten "Utse kommunala bud" ersätts med texten "Utse ambulerande röstmottagare". 2. Tabellen i valnämndens delegeringsordning kommer därefter att ha den lydelse som framgår av förvaltningens förslag märkt FÖRSLAG beslutar att delegeringsordningen i sin nya lydelse träder i kraft den 1 december 2017.

11 11(16) sexpediering För vidare hantering Författningssamlingen För kännedom s arbetsutskott Kommunjuristen

12 12(16) VN 14 Dnr VN Antal röstmottagare vid allmänna val 2018 Ärendet Enligt 3 kap 4 vallagen ska det för varje valdistrikt utses minst fyra röstmottagare, varav en ordförande och en ersättare för ordföranden. Vidare enligt 6 ska det på varje röstmottagningsställe finnas så många röstmottagare som behövs för att röstmottagningen ska kunna genomföras och vid röstmottagning i en vallokal ska minst tre av röstmottagarna vara närvarande. En av dessa ska vara ordföranden eller ordförandens ersättare. Vid RKL-valet 2014 var antalet röstmottagare i Ale sju personer per valdistrikt inklusive ordförande och vice ordförande. I en utvärdering som gjordes efter valet svarade 93 procent att bemanningen var tillräcklig. Det bör även finnas några reserver i det fall någon röstmottagare får förhinder att delta. Röstmottagare till den förtida röstningen bör vara minst två tjänstgörande i varje röstningslokal. Det innebär att schemaläggningen och utnämningen av röstmottagare i förtidsröstningen kommer innefatta ungefär 3-5 röstmottagare per ställe. sunderlag Handlingar Tjänsteutlåtande, Förvaltningens beslutsförslag till valnämnden 1. beslutar att antalet röstmottagare i valdistrikten inklusive ordförande och vice ordförande ska vara sju vid valet beslutar att antalet reserver totalt ska vara fem. 3. beslutar att antalet röstmottagare i varje röstningslokal i den förtida röstningen ska vara minst två tjänstgörande. sgång Ordföranden ställer proposition på förvaltningens förslag och finner att valnämnden beslutar enligt förslaget.

13 13(16) 1. beslutar att antalet röstmottagare i valdistrikten inklusive ordförande och vice ordförande ska vara sju vid valet beslutar att antalet reserver totalt ska vara fem. 3. beslutar att antalet röstmottagare i varje röstningslokal i den förtida röstningen ska vara minst två tjänstgörande. sexpediering För vidare hantering s arbetsutskott s sekreterare

14 14(16) VN 15 Dnr VN Lokaler för förtidsröstning vid allmänna val 2018 Ärendet Varje kommun ska inrätta röstningslokaler för förtidsröstning. Förtidsröstningen inför allmänna val inleds den 22 augusti Den allmänna trenden i Sverige är att förtidsröstningen ökar, samma trend gäller förtidsröstningen i Ale. Detta gör att kommunen bör ha en god beredskap kring förtidsröstningen. Ändringar i vallagen sedan valet 2014 ställer högre krav på öppethållande av röstningslokaler. Enligt vallagen 4 kap 22, 24 ska det under hela förtidsröstningsperioden finnas öppna röstningslokaler (även helger och minst en till antalet). Under valdagen ska det finnas minst en öppen röstningslokal för samma tid som vallokaler har öppet. Förvaltningen föreslår att receptionen/kontaktcenter i Kommunhus Nödinge används som röstningslokal med öppethållande alla dagar under röstningsperioden. Älvängen och Bohus hålls öppet under hela perioden med undantag från helgerna. Sista veckan föreslås förtidsröstningen kompletteras med lokaler i Skepplanda, Surte och Alafors. sunderlag Handlingar Tjänsteutlåtande, Förvaltningens beslutsförslag till valnämnden 1. fastställer föreslagna lokaler att användas för förtidsröstningen vid 2018 års allmänna val enligt nedan. Datum Plats 22/8-9/9 (inkl. helger) Kontaktcenter, Kommunhus Nödinge 22/8-7/9 (ej helger) Älvängens bibliotek 22/8-7/9 (ej helger) Bohus Servicehus 3/8-7/9 Skepplanda bibliotek 3/8-7/9 Surte bibliotek 3/8-7/9 Alafors, Medborgarhuset 2. uppdrar åt arbetsutskottet att fastställa de öppettider ska gälla för röstningslokalerna.

15 15(16) sgång Ordföranden ställer proposition på förvaltningens förslag och finner att valnämnden beslutar enligt förslaget. 1. fastställer föreslagna lokaler att användas för förtidsröstningen vid 2018 års allmänna val enligt nedan. Datum Plats 22/8-9/9 (inkl. helger) Kontaktcenter, Kommunhus Nödinge 22/8-7/9 (ej helger) Älvängens bibliotek 22/8-7/9 (ej helger) Bohus Servicehus 3/8-7/9 Skepplanda bibliotek 3/8-7/9 Surte bibliotek 3/8-7/9 Alafors, Medborgarhuset 2. uppdrar åt arbetsutskottet att fastställa de öppettider ska gälla för röstningslokalerna. sexpediering För vidare hantering s arbetsutskott s sekreterare För kännedom Resp. Lokalansvarig

16 16(16) VN 16 Delgivningar Dnr VN Inkomna delgivningar Valmyndighetens Nyhetsbrev 2017:1 - Enkät, inloggning valdatasystem, statsbidrag, information om arbetet under Valmyndighetens Nyhetsbrev 2017:2 - om att inte trycka handboken, statsbidrag, ändrade IP-adresser. Valmyndighetens Nyhetsbrev 2017:3 - Information från Myndigheten för samhällsskydd och beredskap. Valmyndighetens Nyhetsbrev 2017:4 - Information om Regeringens utredning snabbare omval och förstärkt skydd av valhemligheten. Valmyndighetens Nyhetsbrev 2017:5 - Utläggning av partivalsedlar, valmaterial som ska slängas, information om regeringens budgetproposition. noterar anmälda delgivningar.