Östen Lejon, ordförande Torvald Pääjärvi Johan Heikkilä Rolf Kummu Ylva Ylinenpää Sannemalm

Transkript

1 1 (20) Valnämnden Plats och tid Beslutande Förvaltningsbyggnaden i Övertorneå torsdagen den 12 februari 2009 kl Östen Lejon, ordförande Torvald Pääjärvi Johan Heikkilä Rolf Kummu Ylva Ylinenpää Sannemalm Övriga deltagande Ann-Kristin Sundelin, sekreterare Gunvor Westerberg, assistent Utses att justera Justeringens plats och tid Rolf Kummu Kommunkansliet Underskrifter Sekreterare Paragrafer 1-19 Ann-Kristin Sundelin Ordförande Justerande Östen Lejon Rolf Kummu Organ ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Valnämnden Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Förvaltningsbyggnaden, Övertorneå Underskrift Ann-Kristin Sundelin

2 Valnämnden sid 2 Vn 1 Information om Europaparlamentsvalet 2009 Ann-Kristin Sundelin lämnar en information om valet.

3 Valnämnden sid 3 Vn 2 Öppethållande i vallokalerna Valnämndens ordförande får delegation att i samråd med Länsstyrelsen besluta angående öppettider i vallokalerna. Valnämndens förslag på öppethållande Vallokalen i Övertorneå har öppet kl Vallokalerna i Hedenäset, Svanstein och Kuivakangas har öppet kl , Enligt vallagen (kap 4 21) får valnämnden besluta om avkortat öppethållande i vallokalerna. Huvudregeln är att alla vallokaler i Europaparlamentsvalet den 7 juni 2009 ska vara öppna för röstning klockan på valdagen. Om väljarna i ett valdistrikt ändå får tillräckligt bra möjligheter att rösta får en sådan lokal ha öppet kortare tid. Kommunen måste samråda med Länsstyrelsen innan beslut om kortare öppettider kan fattas. (Vallagen 4 kap 21 3 st)

4 Valnämnden sid 4 Vn 3 Öppethållande i röstningslokaler på valdagen Röstningslokalerna i Aapua, Rantajärvi och Luppio har öppet och Röstningslokalerna i Juoksengi och Pello har öppet och Enligt vallagen (3 kap 3 ) ansvarar varje kommun att det finns röstningslokaler som ifråga om öppethållande, tillgänglighet och lokalisering ger väljarna goda möjligheter att rösta.

5 Valnämnden sid 5 Vn 4 Röstningslokal för förtidsröstning Förtidsröstning anordnas i Tornedalens bibliotek vid Gränsälvsgymnasiet i Övertorneå från och med 20 maj till och med valdagen den 7 juni med följande öppettider: Måndag Tisdag Onsdag Torsdag Fredag Lördag före valdag Valdagen Enligt vallagen ansvarar varje kommun för förtidsröstningen. Kommunen bör ha en röstningslokal som i fråga om öppethållande, tillgänglighet och lokalisering ger väljarna goda möjligheter att rösta. Röstmottagning i förtidsröstningslokaler får påbörjas tidigast 18 dagar före valdagen t o m valdagen.

6 Valnämnden sid 6 Vn 5 Rekrytering av röstmottagare under innevarande mandatperiod Rekrytering av röstmottagare skall ske genom annons i Övertorneå Nytt och på kommunens hemsida Samtliga personer som tidigare har tjänstgjort som röstmottagare skall få en skriftlig förfrågan om att tjänstgöra vid val och folkomröstningar under innevarande mandatperiod. Delegera till valnämndens ordförande att utse röstmottagarna under innevarande mandatperiod. Valnämndens ordförande erhåller delegation att besluta om val av ordförande och vice ordförande till valdistrikten under innevarande mandatperiod. Enligt vallagen skall valnämnden utse röstmottagare för varje valdistrikt i kommunen.

7 Valnämnden sid 7 Vn 6 Personal för transporter av förtidsröster under innevarande mandatperiod Delegera till valnämndens ordförande att utse personal för transport av förtidsröster under innevarande mandatperiod. Under valdagen skall förtidsröster köras ut från valnämndens kansli till vallokalerna.

8 Valnämnden sid 8 Vn 7 Personal till förtidsröstning Delegera till valnämndens ordförande att utse personal för förtidsröstningen.

9 Valnämnden sid 9 Vn 8 Röstmottagning på vårdinrättningar Röstmottagning på institutioner ombesörjes via kommunala bud. Information av detta anslås på institutionerna. Övertorneå kommun har ordnat med röstmottagning 2002, 2003 och 2004 på Älvgården, Polgården, Länsmansgården, Övertorneå Sjukhem och Björkebygården. Antal röster som kom respektive år är 17, 18 och 3.

10 Valnämnden sid 10 Vn 9 Bemanning av valnämndens kansli under valdagen Utse valnämndens ordförande, valnämndens vice ordförande, Maria Salmgren, Ann-Kristin Sundelin och Gunvor Westerberg att förestå valnämndens kansli. Valnämndens kansli arbetar under valdagen med rådgivning till valdistrikten, utskick av förtidsröster och mottagning av valmaterial.

11 Valnämnden sid 11 Vn 10 Bemanning i valdistrikten under valdagen Tio ordinarie röstmottagare med fem ersättare skall rekryteras till Övertorneå valdistrikt. Åtta ordinarie röstmottagare med fyra ersättare skall rekryteras till Kuivakangas, Svansteins och Hedenäsets valdistrikt. Tre ordinarie röstmottagare med tre ersättare skall rekryteras till röstningslokalerna på valdagen. Fyra röstmottagare skall tjänstgöra samtidigt under valförrättningen i vallokalerna, Tre röstmottagare skall tjänstgöra samtidigt i röstningslokaler under valdagen, Valdistriktens ordförande får i uppdrag att avgöra behovet av personal vid sammanräkningen i resp valdistrikt, Valdistriktens ordförande får i uppdrag att upprätta ett schema för valdagens arbete. Valnämnden kallar därefter in röstmottagare enligt upprättat arbetsschema. På varje röstmottagningsställe skall det enligt vallagen finnas så många röstmottagare som behövs för att röstmottagningen skall kunna genomföras. (3kap 4 ) Vid röstning i vallokal skall enligt vallagen minst tre valförrättare vara närvarande. En av dessa skall vara ordföranden eller dennes ersättare.

12 Valnämnden sid 12 Vn 11 Utseende av kommunala bud Valnämndens ordförande delegeras att utse kommunala bud. Enligt vallagen kan kommunen utse kommunala bud. Väljare som på grund av sjukdom, funktionshinder eller ålder inte själva kan ta sig till ett röstmottagningsställe får lämna sina valsedlar där genom bud.

13 Valnämnden sid 13 Vn 12 Utseende av personuppgiftsombud Aina Bleikvassli utses till personuppgiftsombud för valnämndens verksamhet. Enligt personuppgiftslagen (PuL), SFS 1998:204 är det de personuppgiftsansvariga som har det yttersta ansvaret för behandling av personuppgifter. Det innebär att Valnämnden är personuppgiftsansvarig för sin verksamhet. Enligt PuL har de ansvariga möjlighet att utse ett personuppgiftsombud som har till uppgift att kontrollera behandlingen av personuppgifter. Om ombud ej utses, måste samtliga behandligar av personuppgifter anmälas till Datainspektionen.

14 Valnämnden sid 14 Vn 13 Utkvittering av förtidsröster Ann-Kristin Sundelin och Gunvor Westerberg får var för sig, kvittera ut förtidsröster. Ordförande i valnämnden innehar rätten att delegera rätten att kvittera ut förtidsröster till röstmottagarna inom valnämndens verksamhetsområde. För att förtidsröstningen ska fungera praktiskt behöver röstmottagarna kvittera ut förtidsröster.

15 Valnämnden sid 15 Vn 14 Valskjutsar Annonsera om att valskjutsar kommer att vid behov ordnas för väljare som bor avlägset i kommunen Kansliet samordnar valskjutsarna efter inkomna anmälningar. Valnämnden ansvarar för att väljare har goda möjligheter att rösta. Valnämnden har vid tidigare val ordnat valskjutsar för väljare som bor avlägset.

16 Valnämnden sid 16 Vn 15 Onsdagsräkning Kalla valnämnden till onsdagsräkning den 10 juni 2009, kl 10.00, i förvaltningsbyggnadens stora sammanträdesrum. Sammanräkning av senare inkomna förtidsröster sker onsdagen efter valet.

17 Valnämnden sid 17 Vn 16 Transport av valmaterial till Länsstyrelsen Valnämndens ordförande och Ann-Kristin Sundelin utses till att transportera valmaterialet till Länsstyrelsen. Valnämnden skall dagen efter valet och efter onsdagsräkningen transportera in valmaterialet till Länsstyrelsen.

18 Valnämnden sid 18 Vn 17 Utskrift av dubblettröstkort Ann-Kristin Sundelin och Gunvor Westerberg utses till att ansvara för utskrift av dubblettröstkort Röstkort skall skrivas ut även lördagen den 6 juni 2009.

19 Valnämnden sid 19 Vn 18 Utbildning av röstmottagare En utbildning anordnas för ordinarie röstmottagare i vallokaler, för ordinarie röstmottagare på röstningslokaler och de kommunala buden.

20 Valnämnden sid 20 Vn 19 Information om valet till allmänheten Informera om valet genom annonser, på kommunens hemsida och på kommunsidorna i Övertorenå Nytt.