Plats och tid: Trosa kommunhus, kl. 17:00-17:50. Maria Arman (MP), vice ordförande Louise Montgomery (C) Melissa Bojang, sekreterare

Transkript

1 Valnämnden Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Plats och tid: Trosa kommunhus, kl. 17:00-17:50 ande ledamöter: Dan Larson (M), ordförande Maria Arman (MP), vice ordförande Louise Montgomery (C) Inte tjänstgörande ersättare: Övriga närvarande: Melissa Bojang, valsamordnare Helena Edenborg, kanslichef Richard Kihlgren, kommunikationschef 8 Plats och tid för justering: Trosa kommunhus, Underskrifter: Melissa Bojang, sekreterare Paragrafer 8-18 Dan Larson (M), ordförande Maria Arman (MP), justerande Anslag/bevis Organ: Datum: Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för nedtagande Förvaringsplats för protokollet: Trosa kommunhus Underskrift: Melissa Bojang, sekreterare

2 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 2(14) Innehållsförteckning 8 Godkännande av dagordningen 9 Information från kommunkontoret 10 Anmälningsärenden VN 2018/7 11 Ambulerande röstmottagare vid val till riksdag, kommun och landsting Bemyndigande att kvittera förtidsröster/brevröster vid val till riksdag, kommun och landsting Genomföra ändring i röstlängd vid val till riksdag, kommun och landsting Genomförande av förtidsröstning vid val till riksdag, kommun och landsting Information till kommuninvånarna inför val till riksdag, kommun och landsting Placering av valsedlar vid val till riksdag, kommun och landsting Utbildning inför val till riksdag, kommun och landsting 2018 VN 2018/9 VN 2018/8 VN 2018/10 VN 2018/11 VN 2018/13 VN 2018/14 VN 2018/12 18 Dataskyddsombud VN 2018/15

3 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 3(14) 8 Godkännande av dagordningen Valnämnden godkänner dagordningen.

4 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 4(14) 9 Information från kommunkontoret Kommunikationschef Richard Kihlgren informerar om beredskap inför val till riksdag, kommun och landsting Vidare informerar valsamordnare Melissa Bojang om SKL:s demokratidag som ägde rum i Stockholm 14 mars.

5 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 5(14) 10 Dnr VN 2018/7 Anmälningsärenden Valnämnden har tagit del av följande ärenden: Kommunfullmäktige , 3. Kommunfullmäktige beslutar att Martin Snygg (L) väljs till ny ledamot i valnämnden på den plats som tidigare varit vakant efter Jonas Knutsson (L).

6 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 6(14) 11 Dnr VN 2018/9 Ambulerande röstmottagare vid val till riksdag, kommun och landsting Valnämnden förordnar Helena Edenborg, Melissa Bojang, Lotta Uddberg, Nadja Furuberget Skog och Christin Alvesund Schedvins som ambulerande röstmottagare. 2. Möjligheten att rösta genom ambulerande röstmottagare ska erbjudas under hela förtidsröstningsperioden 22 augusti till 9 september. Kommunen har möjlighet att utse ambulerande röstmottagare för att hjälpa väljare att avlägga sin röst. De ambulerande röstmottagarna måste lämna in rösterna i en röstningslokal för förtidsröstning. Kommunen får själv bestämma i vilken utsträckning man ska erbjuda dessa röstmottagare, dvs. hur många man ska förordna och vilka dagar dessa röstmottagare ska kunna vara tillgängliga för väljarna. Väljare får rösta genom en ambulerande röstmottagare på grund av sjukdom, funktionsnedsättning eller ålder om de själva inte kan ta sig till sin vallokal eller röstningslokal. I dessa fall måste väljaren själv begära om det, Röstning genom ambulerande röstmottagare sker efter överenskommelse mellan den röstande och valnämndens kansli. s beredning Tjänsteskrivelse från valsamordnare Melissa Bojang

7 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 7(14) 12 Dnr VN 2018/8 Bemyndigande att kvittera förtidsröster/brevröster vid val till riksdag, kommun och landsting 2018 Valnämnden bemyndigar Helena Edenborg, Melissa Bojang, Lotta Uddberg, Nadja Furuberget Skog och Christin Alvesund Schedvins att på valnämndens vägnar kvittera följande: Förtidsröster som lämnats i förtidsröstningslokal i annan kommun och som vidarebeordrats till valnämnden av PostNord. Förtidsröster som lämnats till lantbrevbärare i Trosa kommun. Förtidsröster som lämnats vid kommunens förtidsröstningslokaler. Brevröster som vidarebefordras till valnämnden av PostNord. Förtidsröster och brevröster är värdehandlingar. Det är därför viktigt att överlämnandet av dessa till valnämnden sker på ett korrekt sätt. Av det skälet bör personer med kunskap om valet bemyndigas att kvittera försändelser/leveranser av förtidsröster. s beredning Tjänsteskrivelse från valsamordnare Melissa Bojang

8 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 8(14) 13 Dnr VN 2018/10 Genomföra ändring i röstlängd vid val till riksdag, kommun och landsting 2018 Valnämnden uppdrar till ordföranden att vid behov, i enlighet med beslut från länsstyrelsen, genomföra ändringar i röstlängderna. Röstlängderna fastställs 30 dagar före valdagen, dvs. den 10 augusti vid valet riksdag, kommun och landsting Personuppgifterna i röstlängden hämtas från Skatteverkets folkbokföringsregister. De personer som anser sig felaktigt uteslutna ur röstlängden eller att den innehåller felaktiga uppgifter om dem, ska senast 12 dagar innan valet dvs. den 28 augusti begära rättelse av uppgifterna hos länsstyrelsen. Länsstyrelsen beslutar om rättelse ska göras eller inte. Länsstyrelsen skickar därefter en kopia på beslutet till den/ de kommuner som berörs av ändringen och ger dem uppdrag att föra in rättelserna i röstlängden. I de fall beslut om rättelse fattas efter att röstlängderna tryckts måste kommunen föra in ändringen manuellt i det aktuella distriktets röstlängd. s beredning Tjänsteskrivelse från valsamordnare Melissa Bojang

9 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 9(14) 14 Dnr VN 2018/11 Genomförande av förtidsröstning vid val till riksdag, kommun och landsting Valnämnden godkänner att förtidsröstning sker på följande platser, datum och tider: Datum Trosa bibliotek Vagnhärads bibliotek, Navet Trosa kommunhus 22 aug, onsdag Västerljungs bibliotek, Bibblan Birk 23 aug, torsdag aug, fredag aug, lördag Stängt 26 aug, söndag Stängt aug, måndag aug, tisdag aug, onsdag aug, torsdag aug, fredag sep, lördag sep, söndag Stängt 3 sep, måndag sep, tisdag sep, onsdag sep, torsdag sep, fredag sep, lördag sep, söndag Stängt Stängt Delegera till kanslichefen att förordna och schemalägga röstmottagare vid förtidsröstningen Forts.

10 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 10(14) Forts. 14 Vid tidigare val har kommunen anordnat förtidsröstning på biblioteken i Trosa och Vagnhärad. Lokalerna är väl lämpade för ändamålet och kända bland kommunens invånare. Förtidsröstning i biblioteken föreslås till stor del följa bibliotekens ordinarie öppettider (de fetmarkerade tiderna är utöver ordinarie öppettid). För att underlätta och tillgängliggöra förtidsröstningen föreslås det att minst en röstningslokal är öppen varje dag under förtidsröstningsperioden som är den 22 aug 9 sep. Vid valet 2014 hade förtidsröstningslokalerna totalt öppet i 219,5 timmar. Vid valet till riksdag, kommun och landsting 2018 föreslås förtidsröstningslokalerna totalt att ha öppet i 237,5 timmar. Bemanning vid förtidsröstningen kommer främst att ske genom personal från biblioteken och kommunkontoret. I enlighet med Valmyndighetens rekommendationer arbetar två röstmottagare tillsammans i varje förtidsröstningslokal, av säkerhets- och förtroende skäl. s beredning Tjänsteskrivelse från valsamordnare Melissa Bojang

11 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 11(14) 15 Dnr VN 2018/13 Information till kommuninvånarna inför val till riksdag, kommun och landsting 2018 Valnämnden uppdrar till valkansliet att planera och genomföra nödvändiga informationsinsatser till kommunens invånare inför valet till riksdag, kommun och landsting Kommunen ska informera väljarna om hur valet kommer att genomföras inom den egna kommunen, såsom när lokaler för röstning kommer att vara öppna och var de ligger. Kommunernas insatser är ett komplement till Valmyndighetens informationsinsatser. Kommunen kommer att informera kommuninvånare om valet bl.a. genom annonsering i lokalpress, information på hemsidan och affischering på offentliga platser. Väljarna måste bl.a. få information om var det går att rösta, var man kan förtidsrösta, när den preliminära sammanräkningen (onsdagsräkningen) kommer att hållas och vem man ska kontakta vid frågor etc. Alla röstberättigade kommer att få ett röstkort från Valmyndigheten med information om vallokal och öppettider. Röstkorten skickas till alla röstberättigade augusti. s beredning Tjänsteskrivelse från valsamordnare Melissa Bojang

12 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 12(14) 16 Dnr VN 2018/14 Placering av valsedlar vid val till riksdag, kommun och landsting 2018 Valnämnden antar anvisningar för placering av valsedlar vid val till riksdag, kommun och landstingsfullmäktige 2018 enligt bilaga till valkansliets tjänsteskrivelse. I samband med allmänna val och folkomröstningar är det valnämnden som beslutar hur valsedlarna ska placeras i kommunens val- och röstningslokaler. Valsedlar ska finnas i samtliga val- och röstningslokaler och presenteras på ett likvärdigt, ordnat och överskådligt sätt. Vid valen till riksdag, kommun- och landstingsfullmäktige finns tre olika typer av valsedlar: 1) partivalsedlar, 2) blanka valsedlar och 3) namnvalsedlar (se bilaga 1). Kommunerna är enligt lag ansvariga för att tillhandahålla blanka valsedlar, partivalsedlar för varje parti som vid något av de två senaste riksdagsvalen har fått mer än 1 procent av rösterna i hela landet alternativt anmält sitt deltagande, samt partivalsedlar för de partier som redan är representerade i kommunfullmäktige respektive landstingsfullmäktige. Partierna måste dock begära att få sina valsedlar utlagda. För att säkerställa att valsedlarna presenteras likvärdigt föreslås röstmottagarna ansvara för ordningen för samtliga valsedlar. Partivalsedlar och namnvalsedlar placeras i olika valsedelställ och bokstavsordning föreslås gälla för både partivalsedlar och namnvalsedlar. De valsedelställ som kommer att användas har 36 fack fördelat på 12 rader och 3 kolumner (se bilaga 2). För att skapa tydlighet bör valsedlar följas åt vågrätt, dvs. om ett parti endast har valsedlar i ett eller två val bör det vara en lucka i det valsedelsfack som blir tomt. s beredning Tjänsteskrivelse med underlag från valsamordnare Melissa Bojang

13 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 13(14) 17 Dnr VN 2018/12 Utbildning inför val till riksdag, kommun och landsting Valnämnden beslutar att utbildning för valnämnden och röstmottagare på valdagen ska hållas den 21 augusti Kanslienheten får i uppdrag att genomföra kompletterande utbildning med de röstmottagare som ska arbeta på valdagen men som inte har möjlighet att närvara vid den ordinarie utbildningen. 3. Kanslienheten får i uppdrag att utbilda röstmottagare vid förtidsröstningen. Inför valet till riksdag, kommun och landsting ska valnämnd och röstmottagare gå en utbildning i rutiner för röstmottagning under valdagen. Kanslienheten kommer att hålla utbildningen tisdagen den 21 augusti kl. 18:00, utbildningen tar ca 2 timmar. Kanslienheten har vid tidigare val genomfört utbildning för de röstmottagare som genomför förtidsröstningen samt de röstmottagare som arbetar på valdagen men som inte har möjlighet att närvara vid den ordinarie utbildningen. s beredning Tjänsteskrivelse från valsamordnare Melissa Bojang

14 TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 14(14) 18 Dnr VN 2018/15 Dataskyddsombud Valnämnden utser Nadja Furuberget Skog på kanslienheten i Trosa kommun som sitt dataskyddsombud från och med den 25 maj Enligt artikel 37.1 i dataskyddsförordningen ska ett dataskyddsombud utses när en myndighet eller ett offentligt organ behandlar personuppgifter. Varje personuppgiftsansvarig ska utse sitt dataskyddsombud. Personuppgiftsansvarig är den som ensamt eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen och medlen för behandlingen av personuppgifter. Dataskyddsombudet har inget eget ansvar för att organisationen följer dataskyddsförordningen. Det ansvaret ligger alltid hos den personuppgiftsansvariga eller hos personuppgiftsbiträdet. Den övergripande och viktigaste uppgiften för dataskyddsombudet är att övervaka att organisationen följer dataskyddsförordningen. Det innebär bland annat att samla in information om hur organisationen behandlar personuppgifter, att kontrollera att organisationen följer bestämmelser och interna styrdokument och att informera och ge råd inom organisationen. Dataskyddsombudet ska också ge råd om konsekvensbedömningar, vara kontaktperson för Datainspektionen, de registrerade och personalen inom organisationen samt samarbeta med Datainspektionen vid exempelvis inspektioner. Dataskyddsombudet ska utses på grundval av yrkesmässiga kvalifikationer och, i synnerhet, sakkunskap om lagstiftning och praxis avseende dataskydd. Arbetsuppgifterna ska kunna skötas på ett oberoende sätt och dataskyddsombudet får inte bli föremål för sanktioner av den personuppgiftsansvarige eller personuppgiftsbiträdet för att ha utfört sina uppgifter. Den personuppgiftsansvarige ska se till att dataskyddsombudet får de resurser och det stöd som krävs för att fullgöra sina uppgifter och för att kunna upprätthålla sin sakkunskap. s beredning Tjänsteskrivelse från valsamordnare Melissa Bojang