Artur Andersson, ordförande Anne Rousu Erkki Bergman Rolf Mäkitalo. Aina Bleikvassli, sekreterare

Transkript

1 1 () Valnämnden Plats och tid Förvaltningsbyggnaden i Övertorneå, tisdagen den 27 mars 2018, kl Beslutande Artur Andersson, ordförande Anne Rousu Erkki Bergman Rolf Mäkitalo Övriga deltagande Aina Bleikvassli, sekreterare Utsetts att justera Anne Rousu Underskrifter Sekreterare Paragrafer 1-20 Ordförande Aina Bleikvassli Artur Andersson Justerande Anne Rousu Organ Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Valnämnden Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Förvaltningsbyggnaden, Övertorneå Underskrift Aina Bleikvassli

2 Valnämnden sid 2 Vn 1 Kommande möten Nästa sammanträde äger rum den 13 juni 2018, kl 13.00

3 Valnämnden sid 3 Vn 2 Information Informationen läggs till handlingarna Aina Bleikvassli informerar om följande; Arvoden till röstmottagare Information nyheter i vallagen Utbildning röstmottagare Kommunala bud utgår, ersätts med ambulerande bud (egen paragraf) En risk- och säkerhetsanalys krävs inför valet Minst en röstningslokal ska ha öppet varje dag under hela perioden med förtidsröstning dvs from 22 augusti. Alltid två röstmottagare närvarande vid förtidsröstning Avgränsade röstningslokaler Propaganda Värdeneutrala lokaler Tillgänglighet och säkerhet Valnämndens preliminära rösträkning kan fortsätta till torsdagen En vallokal för varje valdistrikt och röstningslokaler för förtidsröstning Alla lokaler ska utan undantag vara tillgängliga

4 Valnämnden sid 4 Vn 3 Öppethållande i vallokalerna i RKL Vallokalen i Övertorneå har öppet kl Vallokalerna i Hedenäset, Svanstein och Kuivakangas har öppet kl och Enligt vallagen får valnämnden besluta om avkortat öppethållande i vallokalerna. Huvudregeln är att alla vallokaler ska vara öppna för röstning klockan på valdagen. Om väljarna i ett valdistrikt ändå har tillräckligt bra möjligheter att rösta får en sådan lokal ha öppet kortare tid. En vallokal måste dock alltid vara öppen minst mellan klockan och samt mellan klockan och Kommunen måste samråda med Länsstyrelsen innan beslut om kortare öppettider kan fattas. Kommunen skall ange varför den gjort bedömningen att väljarna får tillräckligt goda möjligheter att rösta trots begränsningen.

5 Valnämnden sid 5 Vn 4 Öppethållande i röstningslokaler på valdagen 9 september Röstningslokalerna i Aapua, Rantajärvi, Pello, Juoksengi och Luppio har öppet och Röstningslokalen i Övertorneå på valdagen är i samma lokal som vallokalen och har öppet Enligt vallagen ansvarar varje kommun att det finns röstningslokaler som ifråga om öppethållande, tillgänglighet och lokalisering ger väljarna goda möjligheter att rösta..

6 Valnämnden sid 6 Vn 5 Röstningslokal för förtidsröstning vid valet till RKL Att förtidsröstning anordnas i Tornedalens bibliotek vid Gränsälvsgymnasiet i Övertorneå. Måndag-Onsdag Torsdag-Fredag Lördag, Söndag Kommunen är ansvarig för förtidsröstningen. Förtidsröstning genom brevbärare svarar PostNord för. De röster som brevbärarna tar emot ska lämnas in till något röstmottagningsställe. Förtidsröstningen börjar 22 augusti 2018 och pågår till och med valdagen den 9 september Kommunen bör ha en röstningslokal som i fråga om öppethållande, tillgänglighet och lokalisering ger väljarna goda möjligheter att rösta. Enligt vallagen bestämmer kommunen vilka dagar och tider en röstningslokal ska vara öppen för röstning. I varje kommun som valet gäller ska dock minst en röstningslokal vara öppen varje dag under den tid som röstmottagning får ske i röstningslokaler som kommunen har anordnat.

7 Valnämnden sid 7 Vn 6 Delegation till valnämndens ordförande att fatta brådskande beslut när valnämndens beslut inte kan inväntas Att delegera till valnämndens ordförande att fatta brådskande beslut när valnämndens beslut inte kan inväntas. Enligt kommunallagen 6 kap 39 får en nämnd uppdra åt ordföranden, eller annan ledamot som nämnden utsett, att besluta på nämndens vägnar i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas. Sådana beslut ska anmälas vid nämndens nästa sammanträde.

8 Valnämnden sid 8 Vn 7 Personal för transporter av förtidsröster under innevarande mandatperiod 1. Delegera till valnämndens ordförande att utse personal för transport av förtidsröster under innevarande mandatperiod. 2. Uppdra åt valsamordnaren att med hjälp av personal från kommunledningsförvaltningen fullgöra valnämndens åliggande vad avser förtidsrösthanteringen. Vid transport och hantering av förtidsröster ska minst två personer samtidigt vara närvarande. För hantering av förtidsröster fram till valdagen föreslås att tjänstemän i staben på kommunledningsförvaltningen får i uppdrag att handha förtidsrösterna.

9 Valnämnden sid 9 Vn 8 Personal till förtidsröstning under innevarande mandatperiod Uppdra åt valsamordnaren att med hjälp av personal från kommunledningsförvaltningen, HR och BUN ta fram förslag på bemanning för förtidsröstning valet 2018 till nästa möte.

10 Valnämnden sid 10 Vn 9 Bemanning av valnämndens kansli under valdagen Utse valnämndens ordförande och valnämndens vice ordförande samt fyra tjänstemän till att bemanna valnämndens kansli under valdagen. Uppdra åt valsamordnaren att tillsammans med kommunledningsförvaltningen ge förslag på tjänstemännen till nästa sammanträde. Valnämndens kansli arbetar under valdagen med rådgivning till valdistrikten, utskick av förtidsröster och mottagning av valmaterial.

11 Valnämnden sid 11 Vn 10 Bemanning i valdistrikten under valdagen Tio ordinarie röstmottagare med fem ersättare skall rekryteras till Övertorneå valdistrikt. Åtta ordinarie röstmottagare med fyra ersättare skall rekryteras till Kuivakangas, Svansteins och Hedenäsets valdistrikt. Tre ordinarie röstmottagare med tre ersättare skall rekryteras till röstningslokalerna på valdagen. Fyra röstmottagare skall tjänstgöra samtidigt under valförrättningen i vallokalerna, Tre röstmottagare skall tjänstgöra samtidigt i röstningslokaler under valdagen, Valdistriktens ordförande får i uppdrag att avgöra behovet av personal vid sammanräkningen i respektive valdistrikt, Valdistriktens ordförande får i uppdrag att upprätta ett schema för valdagens arbete. Valnämnden kallar därefter in röstmottagare enligt upprättat arbetsschema. Vid röstmottagning i en vallokal ska minst tre av röstmottagarna vara närvarande. En av dessa ska vara ordföranden eller ordförandens ersättare. Vid röstmottagning i en röstningslokal ska minst två röstmottagare vara närvarande.

12 Valnämnden sid 12 Vn 11 Förordnande av ambulerande röstmottagare Valsamordnaren i samråd med kommunledningsförvaltningen ges uppdrag att planera organisering av och ge förslag på ambulerande röstmottagare inför nästa sammanträde. Väljare som på grund av sjukdom, funktionsnedsättning eller ålder inte själva kan ta sig till ett röstmottagningsställe får om de begär det lämna sina röster i bostaden till särskilt förordnade röstmottagare, ambulerande röstmottagare. Detta är möjligt under samma tid som förtidsröstning får ske, dvs. från och med 22 augusti. Bakgrund Nya bestämmelser i vallagen inför 2018 års val gör gällande att kommunerna ska erbjuda ambulerande röstmottagare under förtidsröstningsperioden och på valdagen. Den tidigare frivilliga tjänsten kommunala bud har samtidigt försvunnit ur lagen. Kommunen ska, under förutsättning att ovan kriterier är uppfyllda, skicka röstmottagare till väljarens hem och där ta emot rösten. I princip är det som en privat förtidsröstning, då samma material ska finnas tillgängligt för väljaren. Kommunen bestämmer ambitionsnivån för den ambulerande röstmottagningen, vilka dagar och tider den ska vara tillgänglig och hur många personer som ska förordnas som ambulerande röstmottagare.

13 Valnämnden sid 13 Vn 12 Utseende av dataskyddsombud Amanda Jauhiainen utses till dataskyddsombud för valnämndens verksamhet. Dataskyddsombud enligt Dataskyddsförordningen (GDPR)som gäller som lag i alla EU:s medlemsländer från och med den 25 maj Enligt den nya dataskyddsförordningen måste kommunens nämnder och styrelser ha ett dataskyddsombud. Ett dataskyddsombuds uppgift är att informera och ge råd till organisationen kring vilka skyldigheter som gäller enligt dataskyddsförordningen. Ombudet ska också bevaka att reglerna följs och fungera som kontaktperson för Datainspektionen. Dataskyddsombud ska kunna agera självständigt och oberoende i organisationen. Dataskyddsombudet ersätter personuppgiftsombudet i nuvarande personuppgiftslagen (PuL). Nämnderna och kommunstyrelsen inom kommunen ansvarar för att ombudet får det stöd, befogenheter och tillräckliga resurser som krävs för att kunna utföra sitt uppdrag på ett effektivt och oberoende sätt. Ombudet ska också ges möjlighet att delta i alla frågor som rör dataskydd och rapportera direkt till högsta förvaltningsnivå. Kommunen kan utse ett gemensamt ombud för samtliga nämnder och styrelsen men uppdraget ska beslutas av varje nämnd som ombudet arbetar för.

14 Valnämnden sid 14 Vn 13 Utkvittering av förtidsröster Aina Bleikvassli och Gunvor Westerberg får var för sig, kvittera ut förtidsröster. Ordförande i valnämnden innehar rätten att delegera rätten att kvittera ut förtidsröster till röstmottagarna inom valnämndens verksamhetsområde. För att förtidsröstningen ska fungera praktiskt behöver röstmottagarna kvittera ut förtidsröster.

15 Valnämnden sid 15 Vn 14 Röstmottagning på vårdinrättningar Röstmottagning på institutioner ombesörjes via ambulerande röstmottagare eller via bud. Information om detta anslås på institutionerna.

16 Valnämnden sid 16 Vn 15 Transport av valmaterial till Länsstyrelsen Valnämndens ordförande, Aina Bleikvassli och Gunvor Westerberg utses till att transportera valmaterialet till Länsstyrelsen. Valnämnden skall dagen efter valet och efter onsdagsräkningen transportera in valmaterialet till Länsstyrelsen.

17 Valnämnden sid 17 Vn 16 Utskrift av dubblettröstkort Aina Bleikvassli och Gunvor Westerberg utses till att ansvara för utskrift av dubblettröstkort.

18 Valnämnden sid 18 Vn 17 Utbildning av röstmottagare Informera alla röstmottagare att de måste ha deltagit i kommunens utbildning för att kunna ta uppdraget som röstmottagare. En utbildning anordnas för röstmottagare i vallokaler och för röstmottagare på röstningslokaler vid två tillfällen max 2-3 veckor innan valet. Att utbildningen är arvodesberättigat för alla röstmottagare. Uppmana alla som ska arbeta som röstmottagare i röstningslokal att de ska titta på Valmyndighetens utbildningsfilm på Valmyndighetens webbplats samt att de ska göra testet som finns där. Som röstmottagare får endast den förordnas som har fått sådan utbildning som behövs för uppdraget. Lag (2014:301).

19 Valnämnden sid 19 Vn 18 Information om valet till allmänheten Informera om valet genom annonser, på kommunens hemsida, kommunens Facebook-sida och på kommunsidorna i Övertorneå Nytt. Kommunikationsplan tas fram till nästa möte.

20 Valnämnden sid 20 Vn 19 Utläggning av valsedlar Valsedlarna är placerade i valsedelsställ i bokstavsordning utifrån partinamnet på valsedeln. Bokstavsordningen gäller samtliga partier.

21 Valnämnden sid 21 Vn 20 Delgivningar 1. Valnämndens nyhetsbrev Valnämndens nyhetsbrev Valnämndens nyhetsbrev Valnämndens nyhetsbrev