Valnämnden protokoll Kl. 14:00. Brunflorummet, Rådhuset

Transkript

1 Valnämnden protokoll Kl. 14:00 Brunflorummet, Rådhuset

2 2(21) Plats och tid Brunflorummet, Rådhuset, måndagen den 25 mars 2019 kl 14:00 15:20 Paragrafer Beslutande Ledamöter Pär Fredriksson, M, Ordförande Tomas Svanström, L Tomas Frank, S Leif Hagberg, C, Tjänstgörande ersättare för Lillemor Brandum, KD Ersättare Övriga närvarande Anna Backlund, områdeschef kommunkansli, sekreterare Helen Olson Sandal, tillgänglighetsstrateg 17 Utses att justera Tomas Frank, S Justering Måndag 1 april 2019 Underskrifter Sekreterare Anna Backlund Ordförande Pär Fredriksson, M Justerare Tomas Frank, S Protokollet är justerat. Justeringen av Valnämndens protokoll har tillkännagivits genom anslag på /anslagstavla. Anslagstid t o m Förvaringsplats Kommunkansliet, Rådhuset

3 3(21) Ärendelista 17 Dnr Informations- överläggningsärenden - Valnämnden Dnr Avtal med Postnord AB om hämtning/utkörning samt sortering av förtidsröster Dnr Ambulerande röstmottagning - Val till Europaparlamentet Dnr Valnämndens tjänstgöring valdagen + onsdagsräkning - val till Europaparlamentet Dnr Arvoden till valnämndens ledamöter som tjänstgör under valdag och onsdagsräkning Dnr Utskrifter av dubblettröstkort - EP-val Dnr Budget 2019 med flerårsplan Valnämnden Dnr Öppethållande för valnämndens kansli under valhelg och onsdagsräkning Dnr Budgetuppföljning/delårsbokslut/prognos Valnämnden Dnr Delegationsärenden - Valnämnden... 21

4 4(21) 17 Dnr Informations- överläggningsärenden - Valnämnden Helen Sandal informerar valnämnden om tillgänglighetsperspektivet för arbetet med valet.

5 5(21) 18 Dnr Avtal med Postnord AB om hämtning/utkörning samt sortering av förtidsröster Kommunledningsförvaltningen har varit i kontakt med Post Nord AB för att teckna avtal om valtjänster, utkörning/hämtning och sortering av förtidsröster. Avtalet ska undertecknas senast Valnämndens beslut Valnämnden ger ordförande i uppgift att underteckna avtal med Post Nord AB. Förvaltningens förslag till beslut Valnämnden ger ordförande i uppgift att underteckna avtal med Post Nord AB. Beslutsgång Ordförande frågar om nämnden kan bifalla förvaltningens förslag och finner att det blir nämndens beslut. Underlag för beslut Kommunledningsförvaltningens tjänsteskrivelse Beslutet skickas till Ordförande i valnämnden

6 6(21) 19 Dnr Ambulerande röstmottagning - Val till Europaparlamentet 2019 Förändringar i vallagen genomfördes från och med 1 januari En av dessa förändringar innebar att de kommunala buden ersattes med vad som kallas ambulerande röstmottagare. I 7 kap 3a vallagen står det Väljare som på grund av sjukdom, funktionsnedsättning eller ålder inte själva kan ta sig till ett röstmottagningsställe får om de begär det lämna sina valsedlar till ambulerande röstmottagare. Valnämndens beslut Valnämnden erbjuder ambulerande röstmottagning följande dagar och tider: Onsdag , kl Onsdag , kl Onsdag , kl Torsdag , kl Fredag , kl Söndag , kl En begäran om ambulerande röstmottagning ska ha inkommit till valnämndens kansli senast dagen innan den aktuella röstmottagningen. Väljare som uppfyller kriterierna enligt vallagen om vem som får rösta genom ambulerande röstmottagning och inte heller har möjlighet att rösta genom bud erbjuds tid för röstmottagning ovan stående dagar och tider enligt principen om först till kvarn. Ambulerande röstmottagning utgör en del av röstningslokalen rådhuset. Förvaltningens förslag till beslut Valnämnden erbjuder ambulerande röstmottagning följande dagar och tider: Onsdag , kl Onsdag , kl Onsdag , kl Torsdag , kl

7 7(21) Fredag , kl Söndag , kl En begäran om ambulerande röstmottagning ska ha inkommit till valnämndens kansli senast dagen innan den aktuella röstmottagningen. Väljare som uppfyller kriterierna enligt vallagen om vem som får rösta genom ambulerande röstmottagning och inte heller har möjlighet att rösta genom bud erbjuds tid för röstmottagning ovan stående dagar och tider enligt principen om först till kvarn. Ambulerande röstmottagning utgör en del av röstningslokalen rådhuset. Beslutsgång Ordförande frågar om nämnden kan bifalla förvaltningens förslag och finner att det blir nämndens beslut. Underlag för beslut Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut, Beslutet skickas till Vård- och omsorgsförvaltningen Region Jämtland Härjedalen Område kommunikation

8 8(21) 20 Dnr Valnämndens tjänstgöring valdagen + onsdagsräkning - val till Europaparlamentet 2019 Valnämnden är lokal valmyndighet och ansvarar för att valet till Europaparlamentet går till på ett sätt som är rättssäkert och transparent. Valnämndens ledamöter besöker samtliga distrikt på valdagen i samband med att de kör ut sent inkomna förtidsröster till valdistrikten. De tar också emot rösterna som kommer in på valnatten samt granskar dessa innan de överlämnas till länsstyrelsen för den slutliga rösträkningen under måndagsmorgonen. Valnämnden behöver dessutom sammanträda för att räkna de röster som inkommit till valnämndens preliminära rösträkning (även kallad onsdagsräkning). Valnämndens beslut Valnämndens ledamöter samlas kl för att under dagen besöka valdistrikten. Ledamöterna samlas sedan åter kl för genomgång av rutinerna för att ta emot och kvittera material som lämnas från valdistrikten efter avslutad röstning och sammanräkning. Besök vid valdistrikten görs enligt följande Distrikt Lokal Ledamöter Östersund 1 och 4 Norra skolan Eva Marcusdotter Östersund 2 och 3 Wargentinsskolan Tomas Svanström Östersund 5 och 13 Parkskolan Östersund 6 och 14 Fagervallsskolan Östersund 7 och 11 Palmcrantzskolan Östersund 12 & 15 Körfältsskolan Östersund 10 och 20 Lugnviks fritidsgård Lit 1 och 2 Treälvsskolan Häggenås Häggenås Frösön 1 & 2 F. d. Medborgarhuset, Frösön

9 9(21) Frösön 3 Frösön 4 och 5 Frösön 6 och 7 Östbergsskolan Lövsta förskola Vallaskolan Distrikt Lokal Ledamöter Östersund 8 och 9 Campus, Hus G Lillemor Brandum Östersund 16 Tavelbäcksskolan Tomas Frank Östersund 18 och 19 Storsjöskolan Torvalla nedre Fjällängsskolan Torvalla övre Torvallaskolan Torvalla-Ope Ängsmoskolan Marieby-Böle Böle Byskola Sunne Orrviken skola Ångsta-Rossbol- Tandsbynds bygdegård Tand-Näs Brunflo 1 och 2 Kastalskolan Brunflo 3 Storvikenskolan Valnämndens ordförande tjänstgör på valnämndens kansli på Rådhuset. Vid onsdagsräkningen, den 29 maj kl , kallas valnämndens ledamöter och ersättare. Särskild kallelse skickas till sammanträdet. Förvaltningens förslag till beslut Valnämndens ledamöter samlas kl för att under dagen besöka valdistrikten. Ledamöterna samlas sedan åter kl för genomgång av rutinerna för att ta emot och kvittera material som lämnas från valdistrikten efter avslutad röstning och sammanräkning. Besök vid valdistrikten görs enligt följande Distrikt Lokal Ledamöter Östersund 1 och 4 Norra skolan Eva Marcusdotter Östersund 2 och 3 Wargentinsskolan Tomas Svanström Östersund 5 och 13 Parkskolan Östersund 6 och 14 Fagervallsskolan Östersund 7 och 11 Palmcrantzskolan

10 10(21) Östersund 12 & 15 Östersund 10 och 20 Lit 1 och 2 Häggenås Frösön 1 & 2 Frösön 3 Frösön 4 och 5 Frösön 6 och 7 Körfältsskolan Lugnviks fritidsgård Treälvsskolan Häggenås F. d. Medborgarhuset, Frösön Östbergsskolan Lövsta förskola Vallaskolan Distrikt Lokal Ledamöter Östersund 8 och 9 Campus, Hus G Lillemor Brandum Östersund 16 Tavelbäcksskolan Tomas Frank Östersund 18 och 19 Storsjöskolan Torvalla nedre Fjällängsskolan Torvalla övre Torvallaskolan Torvalla-Ope Ängsmoskolan Marieby-Böle Böle Byskola Sunne Orrviken skola Ångsta-Rossbol- Tandsbynds bygdegård Tand-Näs Brunflo 1 och 2 Kastalskolan Brunflo 3 Storvikenskolan Valnämndens ordförande tjänstgör på valnämndens kansli på Rådhuset. Vid onsdagsräkningen, den 29 maj kl , deltar valnämndens ledamöter och ersättare. Särskild kallelse skickas till sammanträdet. Beslutsgång Ordförande frågar om nämnden kan bifalla förvaltningens förslag och finner att det blir nämndens beslut. Underlag för beslut Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut,

11 11(21) Beslutet skickas till Valnämndens ledamöter

12 12(21) 21 Dnr Arvoden till valnämndens ledamöter som tjänstgör under valdag och onsdagsräkning Valnämnden har som den lokala valmyndigheten ansvar för vallokalerna, hela förtidsröstningen samt den preliminära räkningen av rösterna dels på valkvällen och dels på onsdagen efter valdagen. Valnämndens ledamöter och ersättare föreslås få samma ersättning som röstmottagare i vallokal. Valnämndens beslut Valnämndens ledamöter/ersättare som tjänstgör under valdagen får 2146 kronor i arvode samt ersättning för förlorad arbetsförtjänst om de begär det. Valnämndens ledamöter/ersättare som tjänstgör vid röstmottagning eller deltar under utbildningskväll får ersättning i enlighet med beslut om arvoden för röstmottagare Valnämnden Valnämndens ledamöter/ersättare som tjänstgör vid onsdagsräkning får ersättning enligt vad som gäller för sammanträdesarvoden och förlorad arbetsförtjänst i samband med protokollförda möten i kommunens arvodesbestämmelser. Förvaltningens förslag till beslut Valnämndens ledamöter/ersättare som tjänstgör under valdagen får 2146 kronor i arvode samt ersättning för förlorad arbetsförtjänst om de begär det. Valnämndens ledamöter/ersättare som tjänstgör vid röstmottagning eller deltar under utbildningskväll får ersättning i enlighet med beslut om arvoden för röstmottagare Valnämnden

13 13(21) Valnämndens ledamöter/ersättare som tjänstgör vid onsdagsräkning får ersättning enligt vad som gäller för sammanträdesarvoden och förlorad arbetsförtjänst i samband med protokollförda möten i kommunens arvodesbestämmelser. Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut, Arvodesbestämmelser och ersättning till förtroendevalda i Östersunds kommun, Beslutsgång Ordförande frågar om nämnden kan bifalla förvaltningens förslag och finner att det blir nämndens beslut. Underlag för beslut Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut, Arvodesbestämmelser och ersättning till förtroendevalda i Östersunds kommun,

14 14(21) 22 Dnr Utskrifter av dubblettröstkort - EP-val 2019 Väljare kan rösta i sin ordinarie vallokal på valdagen utan röstkort. Väljer personen att istället rösta i en förtidsröstningslokal någonstans i Sverige behöver väljaren ha sitt röstkort med sig. Om en väljare inte har fått eller tappat bort sitt röstkort kan ett nytt röstkort, s.k. dubblettröstkort skrivas ut från valmyndighetens valdatabas. Väljaren kan då kontakta kommunen, länsstyrelsen, valmyndigheten eller en utlandsmyndighet för att få sitt dubblettröstkort utskrivet. Valnämndens beslut Utskrift av dubblettröstkort möjliggörs i förtidsröstningslokalen Rådhuset följande dagar och tider: Onsdag 8/5 Fredag 10/5: 8-17 Måndag 13/5 Fredag 17/5: 8-17 Måndag 20/5 Fredag 24/5: 8-17 Lördag 25/5: Söndag 26/5: 8-21 Förvaltningens förslag till beslut Utskrift av dubblettröstkort möjliggörs i förtidsröstningslokalen Rådhuset följande dagar och tider: Onsdag 8/5 Fredag 10/5: 8-17 Måndag 13/5 Fredag 17/5: 8-17 Måndag 20/5 Fredag 24/5: 8-17 Lördag 25/5: Söndag 26/5: 8-21

15 15(21) Beslutsgång Ordförande frågar om nämnden kan bifalla förvaltningens förslag och finner att det blir nämndens beslut. Underlag för beslut Kommunledningsförvaltningens tjänsteskrivelse Beslutet skickas till Kommunkansliet Kundcenter

16 16(21) 23 Dnr Budget 2019 med flerårsplan Valnämnden Vid valnämndens sammanträde fick valnämndens kansli i uppdrag att presentera en reviderad budget till sammanträdet i mars Detta då det i februari var oklart hur mycket statsbidrag som kommunen får för EP-valet Den 18 mars 2019 utbetalades statsbidraget med en summa av kronor, vilket redovisas i reviderat budgetdokument. Valnämndens kansli fick vidare i uppdrag att redovisa vilka aktiviteter kansliet genomför för att nå målet om ökat valdeltagande. Denna redovisning presenteras vid valnämndens sammanträde den 6 maj Valnämndens beslut Kommunledningsförvaltningens reviderade förslag till budget för valnämnden år 2019 och flerårsplan antas. Förvaltningens förslag till beslut Kommunledningsförvaltningens reviderade förslag till budget för valnämnden år 2019 och flerårsplan antas. Beslutsgång Ordförande frågar om nämnden kan bifalla förvaltningens förslag och finner att det blir nämndens beslut. Underlag för beslut Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut Valnämndens reviderade budget 2019, plan

17 17(21) Beslutet inklusive bilagor skickas till Budgetchef Christina Westman Redovisningschef Ella Sandström

18 18(21) 24 Dnr Öppethållande för valnämndens kansli under valhelg och onsdagsräkning Valnämndens kansli ska vid val till Europaparlamentet ge information och service till medborgarna. För att bl.a. ge väljare möjlighet att få nya röstkort bör kansliet ha extra öppethållande i anslutning till valet. Valnämndens beslut Valnämndens kansli hålls öppet kl , lördagen den 25 maj. Valdagen den 26 maj öppnas valnämndens kansli kl och hålls öppet fram till att samtliga röster är inkomna från valdistrikten och granskade. Vid onsdagsräkningen, den 29 maj kl deltar minst fyra anställda från kommunledningsförvaltningen.. Förvaltningens förslag till beslut Valnämndens kansli hålls öppet kl , lördagen den 25 maj. Valdagen den 26 maj öppnas valnämndens kansli kl och hålls öppet fram till att samtliga röster är inkomna från valdistrikten och granskade. Vid onsdagsräkningen, den 29 maj kl deltar minst fyra anställda från kommunledningsförvaltningen. Beslutsgång Ordförande frågar om nämnden kan bifalla förvaltningens förslag och finner att det blir nämndens beslut.

19 19(21) Underlag för beslut Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut, Beslutet skickas till Kommunkansliet Område kommunikation Område säkerhet Länsstyrelsen i Jämtlands län

20 20(21) 25 Dnr Budgetuppföljning/delårsbokslut/prognos Valnämnden Kommunledningsförvaltningen har upprättat förslag till verksamhetsberättelse för 2018, som undertecknas av nämndens ordförande och sekreterare. Valnämndens beslut Verksamhetsberättelse för 2018 godkänns. Förvaltningens förslag till beslut Verksamhetsberättelse för 2018 godkänns. Beslutsgång Ordförande frågar om nämnden kan bifalla förvaltningens förslag och finner att det blir nämndens beslut. Underlag för beslut Kommunledningsförvaltningens tjänsteskrivelse Verksamhetsberättelse 2018 Beslutet skickas till Kommunledningsförvaltningen

21 21(21) 26 Dnr Delegationsärenden - Valnämnden Delegationsbeslut för tiden anmäls enligt bilaga