Anslag/Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag.

Transkript

1 Sammanträdesprotokoll 1 (15) Plats och tid Sessionssalen, kommunhuset, Hultsfred kl ande Gunilla Nilsson, C Conny Daag, M Peter Åkermark, KD Silva Andersson, S Jonny Bengtsson, S Övriga deltagande Anne Persson, sekreterare Åke Bergh, M Tommy Aronsson, S Carola Nilsson, S Göran Ehn Utses att justera Silva Andersson Tid för justering Underskrifter Paragrafer Sekreterare Ordförande Justerande. Anne Persson. Gunilla Nilsson. Silva Andersson Anslag/Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Valnämnden Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats av protokollet Kommunkansliet Underskrift. Anne Persson

2 Sammanträdesprotokoll 2 (15) VN 19/2014 Rapporter Rapporten godkänns. Motionsrummet på plan 1 är bokad under hela valperioden, 31/3-30/9, så att valmaterialet kan förvaras där.

3 Sammanträdesprotokoll 3 (15) VN 20/2014 Röstmottagare i Hultsfred N (norra distriktet) Nedanstående personer förordnas till röstmottagare i Hultsfred N (norra valdistriktet). Nedanstående personer föreslås till röstmottagare i Hultsfred N (norra valdistriktet) vid valen Vallokal Församlingsgården. Ordinarie Åke Arvidsson, ordf Gunvor Vigren Flöjtstigen 42 Rekrytstigen Hultsfred Hultsfred Ersättare Monika Svensson, vice ordf Ulla Nilsson Pistolgränd 5 Hantverkaregatan Hultsfred Hultsfred Katarina Fungmark Hans Viborg Storgatan 62 Tältstigen Hultsfred Hultsfred Börje Samuelsson Storgatan Hultsfred Inga-Britt Pihl Bössgränd Hultsfred Arne Bernhardsson Sabelstigen Hultsfred Marina Strömkvist Remstigen Hultsfred

4 Sammanträdesprotokoll 4 (15) Sekreteraren Göran Ehn Ulrika Larsson VN 21/2014 Fullmakter att kvittera ut förtidsröster till valet till Europaparlamentet 25 maj Göran Ehn, Anne Persson och Ulrika Larsson, bemyndigas att var för sig, utkvittera förtidsröstförsändelser under tiden 10 april till 23 maj samt under tiden maj. Gunilla Nilsson, Jonny Bengtsson, Göran Ehn och Anne Persson, bemyndigas var för sig, att utkvittera poströstförsändelser som inkommer maj.

5 Sammanträdesprotokoll 5 (15) VN 22/2014 Fullmakt att skriva ut dubbletter av röstkort för Europaparlamentsvalet 2014 Göran Ehn, Anne Persson, Monica Bergh, Maritha Fritiofsson, Maj Karlsson och Emma Oscarsson får fullmakt att vid behov skriva ut dubbletter av röstkort.

6 Sammanträdesprotokoll 6 (15) VN 23/2014 Förtidsröstning på gymnasiet Rapporten godkänns. Andreas Ekberg, rektor gymnasiet, är positiv till att öppna en mottagning av förtidsröster i gymnasiets lokaler. Förtidsröstning på gymnasiet är planerat till förmiddagen 19 maj. Göran och Anne sköter om röstmottagningen.

7 Sammanträdesprotokoll 7 (15) VN 24/2014 Förtidsröstning Rosenfors Förtidsröstning kommer att anordnas i Medborgarhuset Rosenfors (gamla postlokalen), den 8/5,13/5 och 21/5. Valdagen kommer det finnas möjlighet att åka till vallokalerna i Målilla och Mörlunda med buss. Avresa sker från Medborgarhuset kl Göran Ehn och Anne Persson har varit i kontakt med Rosenfors IK om att ha förtidsröstning i deras klubbstuga. Lokalen saknar ramp och har inte ett centralt läge. Kontakt har även tagits med nye ägaren till Rosenfors Medborgarhus. Ägaren är positiv till att hyra ut den gamla postlokalen, vilken även är handikappanpassad.

8 Sammanträdesprotokoll 8 (15) VN 25/2014 Personal vid EU-valet 2014 Rapporten godkänns. Förtidsröstningen har på grund av säkerhet- och tillgänglighet flyttats i en del fall till kommunala lokaler som saknar personal. För att möjliggöra öppethållande måste kommunal personal anlitas, vilket innebär en extra kostnad.

9 Sammanträdesprotokoll 9 (15) VN 26/2014 Telefoni Rapporten godkänns. För att det inte ska uppstå svårigheter att nå valnämnden under valperioden har en svarsgrupp upprättats med telefonnummer

10 Sammanträdesprotokoll 10 (15) VN 27/2014 Uppdrag att verkställa "Rättelse i röstlängd", vid EUvalet 2014 Göran Ehn och Anne Persson bemyndigas att införa erforderliga rättelser i röstlängd enlig ovan. Valnämnden har i uppdrag att ombesörja att beslut om rättelse av uppgift i röstlängd förs in då ett beslut om rättelse inte hunnit föras in i röstlängden innan den sänts till kommunen. Valnämnden ska utse en eller flera personer att verkställa rättningen. Länsstyrelsens beslut ska föras in i röstlängden före valdagen eller senast valdagens morgon.

11 Sammanträdesprotokoll 11 (15) VN 28/2014 Val- och förtidsröstningslokaler Valsedlarna placeras i bokstavsordning vid EU-val och Riksdag-Kommunoch Landstingsval, lika i alla lokaler. Kontakt kommer att tas med valledarna i respektive parti för samordning av placeringen av valsedlarna. Ersättningen till förtidsröstningslokalerna höjs med 6 %. - Valsedlar placering. Valnämnden ska besluta om i vilken ordning valsedlarna ska placeras i valsedelställen i vallokalerna. Samma princip ska gälla i alla lokaler. Röstmottagarna ansvarar för och har tillsyn över att principen nedan följs. Politisk reklam i form av affischer, broschyrer etc får inte förekomma i lokalen. - Öppettider förtidsröstning, se förslag. - Info till partierna. Kontakta de olika partiernas valledare för samordning av placering av valsedlar.

12 Sammanträdesprotokoll 12 (15) VN 29/2014 Rumsbokningar i kommunhuset Rapporten godkänns. Sessionssalen är bokad 24/5-26/5 och 28/5. För mottagningen av rösterna från valdistrikten under kvällen 25/5 används Sessionssalen. Klang, Mattias, Britts, Lars och Michaels rum. På så sätt kan vi ha 6 mottagningsstationer om det behövs.

13 Sammanträdesprotokoll 13 (15) VN 30/2014 Fortsatta arbetet till EU-valet i år 2014 Både ledamöter och ersättare i nämnden ska delta i arbetet med mottagningen av röster från valdistrikten på valdagens kväll för att snabba upp processen och undvika väntetider. Utbildning kommer att genomföras i särskild ordning. Utbildningen för förtidsröstningsmottagare ändras från 2/4 till 24/4, kl i Sessionssalen. Valnämnden ansvarar för att valet organiseras och genomförs enligt kommunens uppdrag. Hela upplägget för EU-valet finns beskrivet i valhandboken som distribuerats till nämndens ledamöter. Uppgifter som valnämnden kommer att hantera är bl. a. - fördelning av valmaterial till valdistrikten, - sortering av inkomna förtidsröster, Gunilla Nilsson, - transport av förtidsröster till valdistrikten på valdagens morgon 25/5, - mottagning av förtidsröster i kommunhuset valdagen, - mottagning och kontroll av röster valdagens kväll. Rösterna transporteras till länsstyrelsen i Kalmar på måndagen 26/5. Valnämnden ombesörjer även onsdagsräkningen på förmiddagen den 28/5 och transporten av de återstående rösterna till länsstyrelsen i Kalmar. För att undvika köbildning vid mottagningen av rösterna på kvällen inkallas även nämndens ersättare som mottagare valdagens kväll. Utbildning anordnas av nämnden i särskild ordning.

14 Sammanträdesprotokoll 14 (15) VN 31/2014 Annonsering på Facebook Avstår erbjudandet Ett erbjudande om annonsering på facebook inför valen har kommit från en digital mediebyrå.

15 Sammanträdesprotokoll 15 (15) VN 32/2014 Polisen Valadministratörerna Göran Ehn och Anne Persson får i uppdrag att sammanställa en lista till polisen över förtidsröstnings- och vallokaler med orter och öppettider.