Eva Assarsson, kanslichef stöd & process. Emma Kaumheimer, sekr. stöd & process.

Transkript

1 Valnämnden Plats och tid Messingen, Love Almqvist torg 1 Måndagen den 7 april 2014, klockan 18:00-18:30 Beslutande Ledamöter: Jan Eckert (M), ordförande Margaretha Strömqvist (KD), tj. ersättare Bo Eklund (S), tj. ersättare Tony Haddad (M) Torsten Hemph (FP) Margareta Olsson (C) Anneli Andersson Shamsizadeh (S) Erika Tillnert (MP) Yadollah Biglari (V), tj. ersättare Ersättare: Lillemor Wetterling (M) Bo Callerhorn (M) Gunnar Norlin (M) Jaak Akker (FP) Halina Norberg (S) Övriga deltagande Eva Assarsson, kanslichef stöd & process. Emma Kaumheimer, sekr. stöd & process. Utses att justera Bo Eklund Justeringens plats och tid Kanslienheten den 10 april 2014 Underskrifter Sekreterare... Paragrafer Ordförande... Justerande... ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Valnämnd Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Kanslienheten, Dragonvägen 86 Underskrift...

2 Valnämnden Meddelanden Valnämnden godkänner redovisningen av meddelanden. Följande rapporter, skrivelser, beslut etc. meddelas valnämnden. Regeringens skrivelse från Justitiedepartementet. Förslag till beslut Valnämnden godkänner redovisningen av meddelanden.

3 Valnämnden Öppettider vid röstningslokaler EP-valet den 7-25 maj 2014 (VN/2014:4) Valnämnden fastställer öppettider för förtidsröstning vid EP-valet, mellan den 7 25 maj Den 3 februari beslutade valnämnden om vilka röstningslokaler som ska användas för förtidsröstning. Nu ska nämnden besluta om öppettider. Följande öppettider föreslås vid de respektive röstningslokalerna: Kommunentré: 7-10 maj kl maj kl maj kl Pendlarbiblioteket: maj kl maj kl maj kl Hembygdsgården: 14 maj kl maj kl Löwenströmska: 15 maj kl maj kl Grimstagården: 13 maj kl maj kl Institutionsröstning Speldosan 7 maj kl Hedvigsgården 7 maj kl Korpkulla 8 maj kl Marieborg 9 maj kl Edsby slott 12 maj kl

4 Valnämnden Lavendelgården 13 maj kl Rotsunda strand 14 maj kl Förslag till beslut Valnämnden fastställer öppettider för förtidsröstning vid EP-valet, mellan den 7 25 maj 2014.

5 Valnämnden Datum och upplägg för utbildningar valen 2014 (VN/2014:2) 1. Valnämnden fastställer datum för utbildningarna. 2. Valnämnden går på utbildningen den 12 maj. Grundläggande utbildningar sker på våren. Hösten ses som en uppföljning och fördjupning för ordföranden samt till dem som endast jobbar under höstens val. Valdagen att arbeta i vallokal Datum: 12, 14 och 19 maj kl Utbildare: Två röstmottagare som jobbar som ordförande och valkansliet. Målgrupp: Alla som ska jobba på valdagen. Eventuellt blir det ett tillfälle inför höstens val för de som inte har jobbat tidigare. Förtidsröstning Datum: 29 april och 5 maj kl samt 25 augusti kl Utbildare: Valkansliet Målgrupp: Alla som ska jobba med förtidsröstningen. Ordförande och vice ordförande - folkomröstning Datum: augusti Utbildare: Två röstmottagare som jobbar som ordförande och valkansliet. Målgrupp: Ordförande och vice ordföranden som jobbar i vallokal.

6 Valnämnden Onsdagsräkning Datum: 21 maj kl samt 3 september kl Utbildare: Valkansliet Målgrupp: Alla som ska jobba med onsdagsräkningen. Förslag till beslut Valnämnden fastställer datum för utbildningarna.

7 Valnämnden Arvode för ordföranden som är med och utbildar röstmottagare inför valen (VN/2014:4) 1. Valnämnden beslutar att de två ordföranden som är med och genomför utbildningen, som kommunen ger till röstmottagare inför valen, får ett arvode som baseras på sammanträdesersättning. Samtliga röstmottagare kommer erbjudas en utbildning. Två rutinerade ordföranden kommer att hålla i utbildning tillsammans med valkansliet. Dessa ordföranden kommer att avsätta tid för planering och sedan för genomförandet. Utifrån hur många timmar som avsätts för detta får de ett arvode som baseras på sammanträdesersättning. Förslag till beslut 1. Valnämnden beslutar att de två ordföranden som är med och genomför utbildningen, som kommunen ger till röstmottagare inför valen, får ett arvode som baseras på sammanträdesersättning. Beslutsunderlag 1. Protokollsutdrag från valnämnden den 3 februari

8 Valnämnden Valnämndens roll under valdagen, valnatten och onsdagsräkningen (VN/2012:3) Valnämnden beslutar att valnämnden ska ha de uppgifter under valdagen, valnatten och vid onsdagsräkningen vid EP-valet 2014 som anges i tjänsteutlåtandet daterat Valdagen Nämnden bör ta på sig en ny roll som valobservatörer. Det vill säga nämndens ledamöter och ersättare åker ut till alla 22 valdistrikt under olika tidpunkter på dagen och tittar till vallokalerna och informerar sig om hur arbetet löper på och om vissa problem har uppstått. Förutom att röstmottagarna får en direktkontakt med nämnden och får en stöttning innebär detta en kunskapshöjning för nämndens ledamöter och ersättare och valkansliet kan snabbt fånga in om våra rutiner fungerar eller inte. Nämnden ska även jobba med att ta emot förtidsröster under valdagen i pendlarbiblioteket i Messingen eftersom kommunen måste ha en förtidsröstningslokal öppen även under valdagen. Denna mottagning pågår mellan klockan Valnatten Valnämnden behöver bemanna mottagningsstationerna i Messingen på valnatten från ca kl Onsdagsräkningen Under onsdagen behöver en beslutsmässig nämnd vara närvarande (dvs minst fem ledamöter) och finnas till hands för att sköta formalia (t ex underskrifter), övervaka arbetet, stötta och underlätta för de anlitade proffsräknarna och ordföranden behöver tillsammans med någon från valkansliet åka in till länsstyrelsen på eftermiddagen och lämna in rösterna.

9 Valnämnden Förslag till beslut Valnämnden beslutar att valnämnden ska ha de uppgifter under valdagen, valnatten och vid onsdagsräkningen vid EP-valet 2014 som anges i tjänsteutlåtandet daterat

10 Valnämnden Tillgänglighet i och kring val- och röstningslokaler (VN/2014:4) Valnämnden noterar informationen till protokollet. Valkansliet har genomfört en kontroll av tillgängligheten i och kring de val- och röstningslokaler som Valnämnden beslutade om den 3 februari Kontrollen har i huvudsak genomförts genom telefonkontakt med ansvariga på de olika lokalerna och har utgått ifrån Handisams checklista för tillgängliga vallokaler. Samtliga lokaler uppfyller lagkraven för tillgängliga lokaler, även om alla lokaler inte uppfyller alla krav på Handisams checklista. Sammanfattningsvis så är tillgängligheten för val- och röstningslokalerna god. Samtliga lokaler kan ta emot personer med rörelsehinder, ingen av lokalerna kräver inför Europaparlamentsvalet några insatser för att förbättra tillgängligheten. Vallokal Tillgänglig Kommentar Väsbyskolan Ja Kontrollerat via telefon. Kontrollerat via telefon. Rampbyte Vikskolan Ja påskyndat. Kulturhuset Vega Ja Kontrollerat via telefon. Frestaskolan Ja Kontrollerat via telefon. Grimstagården Ja Kontrollerat via telefon. Odenslunda skola Ja Kontrollerat via telefon. Runbyskolan Ja Kontrollerat via telefon. Bollstanäs skola Ja Kontrollerat via telefon. Breddenskolan Ja Kontrollerat via telefon. Smedbyskolan Ja Kontrollerat via telefon. Pendlarbiblioteket Ja Kontrollerat. Kommunhusentrén Ja Kontrollerat. Hembygdsgården Ja Kontrollerat via telefon. Löwenströmska sjukhuset Ja Kontrollerat via telefon. Samordning med kontoret för samhällsbyggnad

11 Valnämnden Valkansliet håller löpande kontakt med affärsområdesansvariga på kontoret för samhällsbyggnad, för att förekomma begränsningar i framkomligheten i och kring val- och röstningslokaler på grund av renoveringar, vägarbeten eller liknande projekt. Kontakten fungerar väl, bland annat har tidplanen för ett byte av ramp för funktionshindrade vid Vikskolan justerats, så att arbetet är klart när vallokalen håller öppet den 25 maj Förslag till beslut Valnämnden noterar informationen till protokollet. Beslutsunderlag , 3 Röstningslokaler och vallokaler vid val till Europaparlamentet och allmänna valet (VN/2012:3)

12 Valnämnden Handbok - kommunens uppgifter vid valen 2014 Ordförande uppmanar valnämnden att läsa Handbok kommunens uppgifter vid valen Det är ett viktigt verktyg för nämnden.

13 Valnämnden Information - övrigt Sammanträdet den 12 maj börjar kl Valnämndens nästkommande sammanträde den 12 maj flyttas fram en timme eftersom valnämnden sedan ska delta i utbildning om valet. Sammanträdet börjar kl