Valnämnden. Sammanträdesprotokoll Tid och plats , i Dialogen. Beslutande

Transkript

1 Tid och plats ande Ledamöter, i Dialogen Göran Löfgren (M) ordförande Bo Hammarlund (FP) Anna-Carin Stålgren (KD) Ann-Britt Lindberg (C) Madeleine Mjöberg (S) Käll Svensson (V) Solweig Ericksson Sundman (Ö) Tjänstgörande ersättare P A Hammarström (S) Eva Laurén (M) Ersättare Övriga Ingbritt Bäcklund (KD) Ingegerd Danielsson (FP) Ingemar Svensson (C) Berth Fransson (Ö) Ann-Cathrine Bergström, kanslichef Justering Justerare Madeleine Mjöberg Plats och tid Kommunkansliet Justerade paragrafer Underskrifter Sekreterare 1-12 Ordförande Justerare... Åsa Lindgren... Göran Löfgren (M)... Madeleine Mjöberg (S)

2 Sida: 2 ANSLAGSBEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Sammanträdesdatum Paragrafnummer Valnämnden 1-12 Datum då anslaget sätts upp: Underskrift. Datum då anslaget tas ned Underskrift. Förvaringsplats för protokollet Kommunkansliet

3 Sida: 3 Innehåll 1 Uppdrag till ordförande i valnämnden att teckna avtal med Posten AB 4 2 Bemyndigande för utkvittering av förtidsröster m m 5 3 Lokaler och öppethållande i förtidsröstning vid EP-val Lokaler och öppethållande i förtidsröstning i RKL-val Institutionsröstning vid RKL-val Vallokaler vid EP-val Vallokaler vid RKL-val Placeringsordning av partiernas valsedlar i EP Sammanträdesplan Utseende av infogrupp Utseende av grupp för bemötandefrågor Ordförande informerar 15

4 Sida: 4 1 Uppdrag till ordförande i valnämnden att teckna avtal med Posten AB Dnr VN14/8 Valnämnden beslutar att ge ordförande i uppdrag att teckna avtal med Posten AB om sortering och transport av förtidsröster vid EP och RKL-valen Posten AB erbjuder sina tjänster vad gäller sortering och transporter av förtidsröster. Offert har inkommit och utvärderats. Posten AB kommer att varje dag under förtidsröstningsperioden hämta förtidsröster från biblioteket i Ekerö centrum och sortera dessa. Förtidsrösterna från Barnens bibliotek i Stenhamra och den mobila röstningsstationen kommer att levereras till Posten AB av tjänstemän. Posten AB kommer att distribuera förtidsrösterna till valdistrikten på morgonen vid EP- och RKL-valen. sunderlag Tjänsteutlåtande , kommunkansliet et expedieras till Posten AB

5 Sida: 5 2 Bemyndigande för utkvittering av förtidsröster m m Dnr VN14/9 1. Valnämndens ordförande Göran Löfgren xxxxxx-xxxx bemyndigas att för valnämndens räkning utkvittera förtidsröster och andra försändelser till valnämnden i Ekerö kommun. 2. Valnämndens ordförande får i uppdrag att utfärda och underteckna fullmakter för Åsa Lindgren xxxxxx-xxxx, Ann-Cathrine Bergström xxxxxx-xxxx och Barbro Sällström xxxxxxxxxx att för valnämndens räkning utkvittera förtidsröster och andra försändelser för valnämndens räkning. I samband med förtidsröstning vid EP- och RKL-val 2014 behöver valnämnden fatta beslut om fullmakter för utkvittering av förtidsröster och andra försändelser. sunderlag Tjänsteutlåtande , kommunkansliet et expedieras till Posten AB

6 Sida: 6 3 Lokaler och öppethållande i förtidsröstning vid EP-val 2014 Dnr VN14/5 Valnämnden beslutar att förtidsröstning ska äga rum i biblioteket i Ekerö centrum och i Barnens bibliotek i Stenhamra under perioden 7 maj 25 maj Valnämnden beslutar att röstningslokalerna ska vara öppna enligt nedan: Biblioteket i Ekerö C Vardagar kl Lördagar kl Barnens bibliotek i Stenhamra Följer bibliotekets öppettider d v s: Måndag: 14:00-19:00 Tisdag: 12:00-16:00 Onsdag: 12:00-16:00 Torsdag: 14:00-20:30 Fredag: 12:00-16:00 Söndag: 12:00-16:00 Förtidsröstningslokalerna ska vara öppna i relation till antalet röstberättigade i kommunen och belägna så att alla kan nå dem. Utifrån kända faktorer från tidigare val föreslås dessa lokaler och öppettider. Om behov uppstår kommer bemanningen att utökas så att fler kan rösta samtidigt. sunderlag Tjänsteutlåtande , kommunkansliet et expedieras till

7 Sida: 7 4 Lokaler och öppethållande i förtidsröstning i RKL-val 2014 Dnr VN14/7 Valnämnden beslutar att återremittera ärendet. Förtidsröstningslokalerna ska vara öppna i relation till antalet röstberättigade i kommunen och belägna så att alla kan nå dem. Utifrån kända faktorer från tidigare val föreslås dessa lokaler och öppettider. Bemanningen kommer att utökas dagarna före valdagen. sunderlag Tjänsteutlåtande , kommunkansliet et expedieras till

8 Sida: 8 5 Institutionsröstning vid RKL-val 2014 Dnr VN14/11 Valnämnden beslutar att institutionsröstning äger rum den 7 september på Ekgårdens särskilda boende, Kullens särskilda boende, Färingsöhemmets särskilda boende, Kuröns behandlingshem, Färingsöanstalten och Svartsjöanstalten. Noteras att ingen institutionsröstning anordnas vid EP-valen Om valnämnden så beslutar kan kommunen anordna institutionsröstning. I Ekerö kommun har vid tidigare val anordnats institutionsröstning vid Ekgårdens särskilda boende, Kullens särskilda boende, Färingsöhemmets särskilda boende, Kuröns behandlingshem, Färingsöanstalten och Svartsjöanstalten. sunderlag Tjänsteutlåtande , kommunkansliet. et expedieras till

9 Sida: 9 6 Vallokaler vid EP-val 2014 Dnr VN14/12 Valnämnden beslutar att vallokaler enligt PM ska användas i EP-valet I vallagen har reglerna skärpts vad gäller tillgänglighet i vallokaler. Kommunkansliet har tillsammans med ordförande kontrollerat och befunnit lokalerna som presenteras i PM tillgängliga och funktionsdugliga. sunderlag Tjänsteutlåtande , kommunkansliet PM , kommunkansliet et expedieras till

10 Sida: 10 7 Vallokaler vid RKL-val 2014 Dnr VN14/13 Valnämnden beslutar att vallokaler enligt PM ska användas i RKL-valet I vallagen har reglerna skärpts vad gäller tillgänglighet i vallokaler. Kommunkansliet har tillsammans med ordförande kontrollerat och befunnit lokalerna som presenteras i PM tillgängliga och funktionsdugliga. sunderlag Tjänsteutlåtande , kommunkansliet PM , kommunkansliet et expedieras till

11 Sida: 11 8 Placeringsordning av partiernas valsedlar i EP 2014 Dnr VN14/4 Valnämnden beslutar att valsedlarnas placering ska vara i bokstavsordning utifrån partinamn på valsedeln. Det är valnämnden som beslutar hur valsedlarna ska placeras i alla val- och röstningslokaler inom kommunen. Alla partiers valsedlar ska presenteras på ett likvärdigt, ordnat och överskådligt sätt. Valmyndigheten har tagit fram ett förslag som bygger på bokstavsordning utifrån partinamnet på valsedeln. Om bokstavs-ordning beslutas av valnämnden bör denna ordning gälla samtliga valsedlar, och inte bara de valsedlar som valnämnden enligt lag ska tillhandahålla. ad ordning ska gälla samtliga val- och röstningslokaler i kommunen och informationsaffisch bör finnas uppsatt i varje lokal. sunderlag Tjänsteutlåtande , kommunkansliet et expedieras till

12 Sida: 12 9 Sammanträdesplan 2014 Dnr VN13/3 Valnämnden beslutar att lägga till ett sammanträde den 20 mars För att valnämnden ska kunna ta de beslut som krävs läggs ytterligare ett sammanträde in i mars månad. sunderlag Tjänsteutlåtande , kommunkansliet. et expedieras till

13 Sida: Utseende av infogrupp Valnämnden beslutar att inrätta en info-grupp. Madeleine Mjöberg (S), 2:e vice ordförande är sammankallande. Gruppen gör en första avrapportering vid nämndens sammanträde den 20 mars Kommunkansliet upprättar en plan för den information inför valen som annonseras på webbplats, i Ekerö Tidning samt i lokalpressen. För att komplettera den informationen och hitta nya kanaler och idéer kring information bör en arbetsgrupp tillsättas. _

14 Sida: Utseende av grupp för bemötandefrågor Valnämnden inrättar en grupp som ska arbeta med bemötandefrågor i samband med valen. Ordförande i valnämnden Göran Löfgren (M) är sammankallande. Gruppen gör en första avrapportering vid nämndens sammanträde den 20 mars För att skapa ett underlag för diskussion och vägledning gällande uppförandekoder, regler etc i och vid vallokaler och röstningslokaler har ordförande Göran Löfgren (M) väckt idé om en arbetsgrupp som arbetar med frågorna.

15 Sida: Ordförande informerar Information om utbildningar i samband med valen. - Ordförande och en av vice ordförandena kommer att träffa alla distriktsordförande och vice distriktsordförande. - Gemensam utbildning för alla röstmottagare i Erskinesalen vid 1 tillfällen/val - Utbildning för distriktsordförandena och vice uppdelat på 3 tillfällen/val - Valnämndens utbildning i Mottagande valnatt 1 gång/val - Utbildning institutionsröstning inför RKL-valet - Utbildning av lantbrevbärare - Utbildning av röstmottagare i förtidsröstning Information om att alla valdistrikt kommer att hållas öppna hela valdagarna. Av förslagen till ändringar i vallagen blev en skrivning kvar om förvaring av förtidsröster i separat skåp. Den mobila röstningsstationen är av samma typ som i folkomröstningen. På valnatten är det önskvärt att hela valnämnden kan delta. Hör av er till kansliet om ni har förhinder för planering och schemaläggning. På tjänstemannasidan finns nu ett nätverk för valsamordnare i länet. Ekerö har bjudit in nätverket den 26 mars. På agendan då kommer bl a säkerhetsfrågor i samband med valen. Säkerhetschef Stefan Persson kommer att delta. Han kommer även att bjudas in till valnämnden vid något sammanträde under våren. I vallokalen vore det bra att valfunktionärerna har namnskylt, armbindel eller dylikt som visar att de är tjänstgörande. Kansliet tittar på frågan.