Södra Vi-rummet, stadshuset, Vimmerby Torsdagen den 23 januari 2014, kl 08:

Transkript

1 SAMMANTRÄDEsPROTOKOLL 1(1) Valnämnden Södra Vi-rummet, stadshuset, Vimmerby Torsdagen den 23 januari 2014, kl 08: Beslutande ledamöter Tjänstgörande ersättare Övriga deltagare Ingela Nilsson N achtweij (C) Claes W etterström (M) Annika Högberg (S) Annika Carlson (M) Bölje Forss (FP) Lars Johansson (V) Caroline Axelsson (MP) Bengt Barkstam (SD) Leif Carlson (M) Kanslijurist Therese Jigsved Registrator Marize Viderström Administratör Liselott Frejd Bibliotekschef Margret Halvarsson Folkhälsosamordnare Anders Degerman Justeringens plats och tid Underskrifter sekreterare Vimmerby Paragrafer 1-10 /~~ ~A4 Therese Jigsved ~ OrdfOrande ~~~"-~ achtwci~wvi Anslag/bevis Organ Datum då anslaget sätts upp Protokollets förvaringsplats Underskrift Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Valnämnden Datum då anslaget tas ned Administrativa avdelningen ~--- ~~/ Therese Jigsved?

2 VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDEsPROTOKOLL sidor l (l) VAL l Dnr 51/2013 Kod 111 Genomgång av förra mötets protokoll Valnämnden beslutar att godkänna protokollet och lägga det till handlingarna. Vid dagens sammanträde föreligger protokoll från valnämndens sammanträde för genomgång. l \ 1\\~ l

3 VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDEsPROTOKOLL Sidnr 1(1) VAL 2 Inkomna handlingar Valnämnden beslutar Dnr 51/2013 Kod 111 att lägga informationen till handlingarna. Vid dagens sammanträde föreligger följande inkomna handlingar: -Valmyndighetens nyhetsbrev 2014:1. A v nyhetsbrevet framkommer att Valmyndighetens utbildningsfilmer för röstmottagare kommer att finnas tillgängliga på deras webbplats från och med vecka 8. Valdatasystemet öppnade den 10 januari A v nyhetsbrevet framkommer också att handbok om kommunens uppgifter vid valen 2014 kommer att levereras till alla kommuner inom kort. Valmaterialbeställningen har också öppnat. -Fullmäktiges beslut om , KF 243 angående antagande av budget 2014.

4 VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDEsPROTOKOLL siclnr 1(3) VAL 3 Dnr 51/2013 Kod 111 Förtidsröstning vid valen 2014 Valnämnden beslutar att godkänna föreliggande förslag till genomförande av förtidsröstning i Vimmerby kommun innebärande att biblioteket erhåller kr föreu-valet och kr för allmänna valet, att förtidsröstning kommer att äga rum i Vimmerby huvudbibliotek, Storebro biblioteksfilial, Södra Vi biblioteksfilial samt Röda Tvättstugan, att uppdra till folkhälsosamordnare Anders Degerman att återkomma angående projektet om förtidsröstning i Röda Tvättstuga, samt att för det fall det blir avslag på projektansökan om förtidsröstning i Röda Tvättstugan bekosta genomförandet av projektet upp till ett belopp om kr. Vid valnämndens sammanträde deltog bibliotekschef Marget Halvardson som redogjorde för förslaget till hur förtidsröstning skall gå till under valen Förtidsröstningen kommer att äga rum mellan 7-25 maj för Europaparlamentsvalet och mellan 27 augusti till 14 september för det allmänna valet. Biblioteket har haft hand om förtidsröstning under flera val och förtidsröstning kommer att äga rum i Vimmerby huvudbibliotek, storebro biblioteksfilial och Södra Vi biblioteksfilial. Bibliotekets arbete med valet kommer bland annat att vara att utbilda sin personal, iordningställa förtidsröstningslokalema, ta emot röster i lokalerna och från ombud, skriva ut nya röstkort, räkna röster efter stängning, köra in röstema från filialerna morgonen efter den dag man haft öppet samt sortera röster på morgonen efter varje valdag. Utdragsbestyckning

5 VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDEsPROTOKOLL Sidnr 2(3) För att göra detta begär biblioteket l kr i ersättning per val. Valnämnden ansåg att kostnaden för BU-valet bör vara mindre än det allmänna valet. Vid de förra valen utförde biblioteket ej sortering av röster eller frakt. Valnämnden beslutade att ställa sig positiv till att biblioteket genomför förtidsröstningen under båda valen 2014, att uppdra åt bibliotekschefmargret Halvardson att ta fram en mer specificerad beräkning av kostnaderna där Europaparlamentsvalet bör kosta mindre än det allmänna valet, att ärendet om förtidsröstning tas upp för beslut på valnämndens nästa sammanträde, och att uppdra åt kanslijurist Therese Jigsved att undersöka möjligheten att samordna utbildningsinsatser tillsammans med biblioteket. Vid dagens sammanträde deltar folkhälsosamordnare Anders Degerman och bibliotekschef Marget Halvardson. Folkhälsosamordnare Anders Degennarr berättar om Ungdomsstyrelsens satsning på att få grupper med lågt valdeltagande att öka sitt valdeltagande. Kultur- och fritidsförvaltningen har ansökt om medel för att kunna ha Röda Tvättstugan i bostadsområdet Bullerbyn som förtidsröstningslokal för att öka valdeltagande bland de som bor i det området. Besked om projektansökan kotnmer i mitten av februari Kostnaden för kommunen beräknas bli ca kr om kommunen ej beviljas projektmedel från Ungdomsstyrelsen för att genomföra förtidsröstning i Röda Tvättstugan. Bibliotekschef Marget Halvardson går igenom reviderat förslag till hur biblioteket kan arrangera förtidsröstningen i Vitnmerby kommun inklusive sorteringen av förtidsröster från Röda Tvättstugan. I övrigt är det samma arbetsuppgifter som kommer att utföras som tidigare redovisats.

6 VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sidor 3(3) Beslutsunderlag Sammanställning från bibliotekschefmargret Halvardson, Id , VN 21 Sammanställning från bibliotekschefmargret Halvardson, Id Bibliotekschef Margret Halvardson Folkhälsosamordnare Anders Degerman Kanslijurist Therese Jigsved Administratör Liselott Frejd

7 VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDEsPROTOKOLL Sic!nr 1(1) VAL 4 Dnr 51/2013 Kod 111 Information om valen 2014 på Vimmerby kommuns webbplats - chattfunktion Valnämnden beslutar att avstå från att ha en chattfunktion. Vid valnämndens sammanträde deltog kommunikatör Petra Genfors som visade hur information om valen 2014 kornmer att läggas ut på kornmunens webbplats. Valmyndigheten har tagit fram en grafisk profil for valen 2014 och den skall även de lokala valmyndigheterna använda. I samband med informationen om webbplatsen tog valnämnden upp och diskuterade möjligheten till att infdr en chattfunktion for valen. Valnämnden beslutade att uppdra åt kommunikatör Petra Genfors att till nästa sammanträde ta reda på om det är möjligt att ha en chattfunktion på webbplatsen och vad den i så fall kostar. Vid dagens sammanträde foreligger redogörelse for chattfunktion på webbplatsen. Den beräknas kosta ca kr att bygga och utöver själva framtagande av teknik behövs det också bemanning till funktionen. Valnämnden diskuterar ärendet. Beslutsunderlag , V ALB 17 E-post från kommunikatör Petra Genfors angående kostnad får chartfunktion på webbplatsen, Id Kommunikatör Petra Genfors l \;[N l

8 VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sidnr 1(1) VAL S Dnr 51/2013 Kod 111 Röstmottagare vid valen avrapportering Valnämnden beslutar att godkänna avrapporteringen, samt att uppdra åt valnämnden och valadministrationen att lämna forslag till röstmottagare. Under slutet av november 2013 skickades en forfrågan till samtliga tidigare röstmottagare i allmänna valet 2010 om deras intresse att delta som röstmottagare även i valen Vid dagens sammanträde redogör kanslijurist Therese Jigsved for det aktuella läget vad gäller röstmottagare. Flera valdistrikt i tätorten har stort behov av att rekrytera röstmottagare, medan valdistrikten utanfor tätorten i huvudsak har tillräckligt med röstmottagare Beslutsunderlag Förfrågan om deltagande som valdeputerad vid valen 2014, Id Kanslijurist Therese Jigsved

9 VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sidnr 1(1) VAL 6 Dnr Kod 111 Kravprofil för röstmottagare i Vimmerby kommun Valnämnden godkänner förelagd kravprofil för röstmottagare i Vimmerby kommun. Behov föreligger att rekrytera röstmottagare till de olika valdistrikten. Det är lämpligt att ha en kravprofil vid rekrytering. Kanslijurist Therese Jigsved har tagit fram följande förslag till kravprofil utifrån information om röstmottagare i Valmyndighetens handbok: I vm.je valdistrikt skall det finnas minst fyra röstmottagare, varav en ordförande och en vice ordförande. Det måste finnas minst tre röstmottagare närvarande samtidigt i vallokalen vid röstmottagningen och en av dessa skall vara ordföranden eller vice ordföranden. Röstmottagare i Vimmerby kommun bör vara myndiga, men det finns ingen övre åldersgräns. Vimmerby kommun ser också gärna att röstmottagare har intresse för samhällsfrågor och gärna har dokumenterad vana av administrativt arbete. Vimmerby kommun vill gärna ha en bred bakgrund bland dem som är röstmottagare och välkomnar därför särskilt yngre personer och personer med utländsk bakgrund att bli röstmottagare vid rekrytering av nya röstmottagare. Det är inget krav att röstmottagare bor i kommunen. För att får arbeta som röstmottagare skall man ha genomgått erforderlig utbildning. Vid behov får valnämnden göra en individuell prövning av röstmottagarens lämplighet. Kanslijurist Therese Jigsved Utdragsbestyrknio g

10 VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDEsPROTOKOLL sic!nr l (l) VAL 7 Dnr 51/2013 Kod 111 Genomförande av skolval 2014 Valnämnden beslutar att till nästa sammanträde bjuda in verksamhetschef Lena Nimhed Högback och Leif Carlson (M) för fortsatt diskussion om genomförande av skolvalen Vid dagens sammanträde diskuteras frågan om skolval både vad gäller EDvalet i maj och det allmänna valet i september. Leif Carlson (M) informerar om insatsen som gjordes i samband med förra valet. Vid förra valet 20 l O arrangerades det partiinformation på Vimmerby gymnasium där samtliga partier som fanns representerade i fullmäktige bjöds in för att informera. Därefter arrangerades förtidsröstning i bibliotekets lokaler för de skolungdomar som hade rösträtt och det genomfördes också vanliga skolval för icke-röstberättigade skolungdomar. Leif Carlson Verksamhetschef Lena Nimhed Högback Kanslijurist Therese Jigsved IN

11 VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sidnr Sarrunanträdesdattun 1(1) VAL 8 Dnr 51/2013 Kod 111 Genomgång av vallokaler - uppdrag Valnämnden beslutar att uppdra åt valnämndens ordförande Ingela Nilsson Nachtweij (C) och administratör Liselott Frejd att gå igenom varje vallokal och lämna förslag till eventuella åtgärder. Vid dagens sammanträde diskuteras behovet av att gå igenom samtliga vallokaler då tillgängligheten kanske inte är tillräckligt bra. Varje valdistrikt skall ha en vallokal och de lokaler som använts vid tidigare val har bokats. Vallokaler bör vara centralt placerade i valdistriktet. Man bör undvika lokaler med politisk eller religiös anknytning, men det är inget absolut krav. Inför genomgång av vallokalerna är det bra att ha avstämning med tillgänglighetsrådet Leif Carlson (M) informerar om att tillgänglighetsrådet har medel avsatt för åtgärder som främjar tillgänglighet. Om det behöver vidtas några åtgärder för att göra vallokalerna tillgängliga så kan medel äskas via tillgänglighetsrådet. Ordförande Ingela Nilsson Nachtweij Administratör Liselott Frejd Tillgänglighetsrådet (för kännedom)

12 VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDEsPROTOKOLL sidnr 1(1) VAL 9 Dnr 51/2013 Kod 111 Arvoden för röstmottagare - uppdrag Valnämnden beslutar att uppdra åt valadministrationen att till nästa sammanträde ta :fram redogörelse för vad det skulle kosta att höja timarvodet till 150 kr/timme istället för nuvarande 120 kr/timme och att ge 250 kr till den som är vice ordförande i ett valdistrikt. Sammanträdesarvode för valförrättare är för närvarande 120 kr per timme. Valdistriktsordförande har därutöver 500 kr som ett engångsbelopp. Reseersättning utgår också. Nuvarande arvode fastställdes av valnämnden , VN 69. Vid dagens sammanträde diskuteras :frågan om arvoden för röstmottagare och om vice ordförande i ett valdistrikt bör få ett särskilt arvode. För närvarande är det endast ordföranden som får ett särskilt arvode, men eftersom vice ordföranden ibland kan behöva träda in så kan det vara rimligt att också ge ett särskilt arvode för vice ordföranden utöver timersättningen. Beslutsunderlag , VN , VN 23 Kanslijurist Therese Jigsved {N~

13 VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sidnr 1(1) VAL 10 Dnr 51/2013 Kod 111 Sammanträdeskalender för valnämnden justerad Valnämnden beslutar att godkänna föreliggande justerade sammanträdeskalender för valnämnden Valnämnden har fårbereda och genomföra två val under år 2014 och det behöver fastställas en sammanträdeskalender för valnämnden. Valnämnden beslutade att godkänna föreliggande sammanträdeskalender för valnämnden 2014 och fastställde tiden för sammanträde till kl Vid dagens sammanträde föreligger justerat förslag till sammanträdeskalender framtagen av kanslijurist Therese Jigsved. Behov föreligger att ändra sammanträdesdatum i februari och i april. Beslutsunderlag Sammanträdeskalender för valnämnden 2014, Id , VN 26 Sammanträdeskalender för valnämnden 2014 justerad, Id Administrativa avdelningen