SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Valnämnden Sammanträdesdatum

Transkript

1 Plats och tid Stadshuset rum 214 kl. 17:00-18:15 ande ledamöter Ej tjänstgörande ersättare Övriga närvarande Utses att justera Anders Karlsson (KD) (ordförande) Margareta Eklund Jimar (C) (vice ordförande) Shahla Alamshahi (S) Anders Dahlgren (MP) Staffan Holmgren (M) Marita Gustafsson (S) Gun Kristiansson (S) Annika Jansson (V) Carina Gustafsson (M) Anna-Lisa Hellsing (L) Carl Henrik Ronge (stadsledningsförvaltningen) Henriette de Maré (stadsledningsförvaltningen) Margareta Eklund Jimar (C) Justeringens plats och tid Stadshuset :00 Paragrafer Underskrifter Sekreterare.... Carl Henrik Ronge Ordförande.... Anders Karlsson (KD) Justerande.... Margareta Eklund Jimar (C) Protokollet är justerat och har tillkännagivits på den digitala anslagstavlan. 1

2 Innehållsförteckning 13 Meddelanden 14 Ekonomirapport 15 Anslutning av valnämndens IT-system Kaskelot till stadens IT-system 16 Revidering av valnämndens reglemente och det kommungemensamma reglementet 17 Integration av valadministrativa systemet Kaskelot med stadens lönesystem 18 Riktlinjer gällande politiska aktiviteter och propaganda vid val- och röstningslokaler 19 Personal till onsdagsräkningen 20 s schema för valdagen 21 Uppdrag om utvärdering av 2018 års allmänna val 22 Risk- och sårbarhetsanalys val Extra informationsinsatser rörande valet 24 Övriga frågor 2

3 13 Meddelanden Redovisade meddelanden läggs till handlingarna. Kommunfullmäktiges beslut 60, 70, 74, 82, 85, 90, 93, 99, 100, 102, 105, 157. Redovisade meddelanden läggs till handlingarna. sgång 3

4 14 KS 87/18 Ekonomirapport godkänner ekonomirapporten. När valnämndens budget antogs hade inte statsbidraget fastställts och valkansliet utgick därför i sitt förslag till budget från 2014 års nivå på statsbidraget. När statsbidraget betalades ut visade det sig vara 269 tkr mer än beräknat. En annan avvikelse från budgeten är att ITkostnaderna blir betydligt högre än beräknat. Månaderna före och efter valet höjs avgifterna för support m.m. avsevärt och denna merkostnad räknades av misstag inte med i budgeten. Det kan dessutom komma ytterligare kostnader (c.a. 20 tkr) för konsultkostnader för att integrera systemet med lönesystem och e-arkiv. Med utgångspunkt i utfallet efter båda valen är valkansliets prognos att valnämnden kommer ha ett överskott på 167 tkr vid årets utgång. s behandling Valkansliets tjänsteskrivelse den 25 juni godkänner ekonomirapporten. sgång Expedieras till Valkansliet Ekonomiavdelningen 4

5 15 KS 256/18 Anslutning av valnämndens IT-system Kaskelot till stadens ITsystem beslutar att registret över röstmottagare ska bevaras och arkiveras digitalt i stadens e-arkiv samt uppdrar åt valkansliet att genomföra anslutning och leverans till stadsarkivet. Enligt den dokumenthanteringsplan som valnämnden antog i kan registret för röstmottagare som tjänstgjort i samband med valet gallras efter det att valet vunnit laga kraft. De som tjänstgjort som röstmottagare återkommer dock ibland för att få intyg över att de tjänstgjort för valnämnden. Detta kan gälla många val tillbaks i tiden. Valkansliet föreslår därför valnämnden att fatta beslut om att bevara registret och ansluta valnämndens IT-system Kaskelot till stadens e-arkiv. Ändringen av gallringsfristen ska ske i samråd med stadsarkivet och valkansliet föreslår att detta sker i samband med att nämndens dokumenthanteringsplan revideras vid nämndens sammanträde i november. Anslutningen ska enligt kommunens arkivreglemente ske enligt stadsarkivets anslutningsplan och bör äga rum under hösten 2018, så att en första leverans kan genomföras innan årsskiftet. s behandling Valkansliets tjänsteskrivelse den 25 juni beslutar att registret över röstmottagare ska bevaras och arkiveras digitalt i stadens e-arkiv samt uppdrar åt valkansliet att genomföra anslutning och leverans till stadsarkivet. sgång 5

6 Expedieras till Valkansliet Stadsarkivet 6

7 16 KS 270/18 Revidering av valnämndens reglemente och det kommungemensamma reglementet bifaller stadsledningsförvaltningens förslag avseende nytt reglemente för valnämnden samt nytt kommungemensamt reglemente. har beretts tillfälle att ge synpunkter på förslag på nytt reglemente för valnämnden samt det kommungemensamma reglementet inför nästkommande mandatperiod. s behandling Valkansliets tjänsteskrivelse den 6 augusti bifaller stadsledningsförvaltningens förslag avseende nytt reglemente för valnämnden samt nytt kommungemensamt reglemente. sgång Expedieras till ks.platina@molndal.se. 7

8 17 Integration av valadministrativa systemet Kaskelot med stadens lönesystem bordlägger ärendet till sammanträdet den 12 september. Valkansliet har fått en förslag från leverantören av det valadministrativa IT-systemet på integration med stadens lönesystem Personec. Integrationen syftar till att effektivisera utbetalningen av arvoden till röstmottagare i samband med val och folkomröstningar. Valkansliet väntar på kompletterande information från leverantören och har inte upprättat något underlag till beslut. Valkansliet föreslår att ärendet bordläggs till sammanträdet den 12 september. sgång 8

9 18 KS 271/18 Riktlinjer gällande politiska aktiviteter och propaganda vid val- och röstningslokaler antar riktlinjer för politiska aktiviteter och övrig propaganda vid val- och röstningslokaler enligt bilaga 1 med den ändring att femte stycket ska ha följande lydelse: Partiföreträdare som besöker röstmottagningslokal, för att lämna valsedlar eller i annan angelägenhet, får inte ha iögonfallande partisymboler, såsom kläder med logotypes, pins etc, i röstmottagningslokalen. behöver anta tydligare riktlinjer för politiska aktiviteter och utdelning av valsedlar vid röstmottagningsställen i samband med val. s behandling Valkansliets tjänsteskrivelse den 6 augusti 2018 med bilaga. antar riktlinjer för politiska aktiviteter och övrig propaganda vid val- och röstningslokaler enligt bilaga 1. sgång är efter diskussion eniga om följande ändringar i femte stycket i riktlinjer för politiska aktiviteter och övrig propaganda vid val- och röstningslokaler enligt bilaga 1: Partiföreträdare som besöker röstmottagningslokal, för att lämna valsedlar eller i annan angelägenhet, får inte ha iögonfallande partisymboler, såsom kläder med logotypes, pins etc, i röstmottagningslokalen. Ordföranden frågar om valnämndens förslag till beslut kan antas och finner att så sker. Expedieras till De politiska partierna i kommunfullmäktige i Mölndals stad genom respektive gruppledare. 9

10 10

11 19 Personal till onsdagsräkningen ger valkansliet i uppdrag att rekrytera tillräckligt många tjänstemän för att onsdagsräkningen ska kunna genomföras på ett effektivt sätt. sammanträder den 12 september 2018 för att granska och räkna de röster som inte räknats i vallokalerna på valdagen, den s.k. onsdagsräkningen. Utvärderingar från tidigare val har har visat på ett behov av fler tjänstemän som bistår valnämnden i räkningen. ger valkansliet i uppdrag att rekrytera tillräckligt många tjänstemän för att onsdagsräkningen ska kunna genomföras på ett effektivt sätt. gång 11

12 20 s schema för valdagen godkänner schemat för valdagen. Under valdagen har valnämndens ledamöter en rad uppgifter att fylla som t.ex. kontrollringning till valdistrikten, sortering av förtidsröster, transporter ut till valdistrikten, mottagning av valmateriel vid valets avslutande m.m. s kansli har upprättat ett schema får valdagen. s behandling Valkansliets schema den 13 juni godkänner schemat för valdagen. sgång 12

13 21 Uppdrag om utvärdering av 2018 års allmänna val ger valkansliet i uppdrag att utvärdera de allmänna valen 2018 och redovisa detta på valnämndens sammanträde den 5 december I samband med val gör alltid valkansliet en utvärdering av hela valorganisationen. Utvärderingen baseras bl.a. på enkäter som skickas ut till röstmottagare i val- och röstningslokaler efter valdagen, men även på synpunkter som inkommer från allmänheten, politiska partier och myndigheter. ger valkansliet i uppdrag att utvärdera de allmänna valen 2018 och redovisa detta på valnämndens sammanträde den 5 december sgång 13

14 22 KS 275/18 Risk- och sårbarhetsanalys val 2018 godkänner risk- och sårbarhetsanalysen för de allmänna valen Valkansliet har genomfört en risk- och sårbarhetsanalys inför de allmänna valen Arbetet har resulterat i dels en riskanalys, dels en åtgärdsplan för riskhanteringen. s behandling Valkansliets riskanalys och åtgärdsplan. godkänner risk- och sårbarhetsanalysen för de allmänna valen sgång Expedieras till Valkansliet och stadens säkerhetssamordnare 14

15 23 KS 399/17 Extra informationsinsatser rörande valet uppdrar åt valkansliets kommunikatör att informera om valet 2018 i de fall externa parter såsom kriminalvårdsanstalt, ungdomshem, sociala projekt eller liknande önskar få information om hur röstningsprocessen går till. Information ska vara politisk neutral och valkansliet får från fall till fall avgöra i vilken mån det är lämpligt att genomföra en informationsinsats. I samband med val får valnämnden förfrågningar från både interna och externa organisationer och institutioner om information om hur valet går till, hur man röstar och annan politiskt neutral information. Då valkansliet tidigare saknat en kommunikatör har valnämnden i regel utsett ledamöter och ersättare i nämnden att genomföra informationsinsatserna. Valkansliet har idag i betydligt större omfattning än tidigare en kommunikatör till sitt förfogande och föreslår därför att valnämnden uppdrar åt kommunikatören att informera om valet istället för nämndens ledamöter och ersättare. Att informationsinsatserna sker på tjänstemannanivå är en tydlig markering att informationen är politisk neutral och ger också valkansliet möjlighet att snabbt kunna svara på och genomföra insatser. s behandling Valkansliets tjänsteskrivelse den 25 juni uppdrar åt valkansliets kommunikatör att informera om valet 2018 i de fall externa parter såsom kriminalvårdsanstalt, ungdomshem, sociala projekt eller liknande önskar få information om hur röstningsprocessen går till. Information ska vara politisk neutral och valkansliet får från fall till fall avgöra i vilken mån det är lämpligt att genomföra en informationsinsats. sgång 15

16 Expedieras till Valkansliet 16

17 24 Övriga frågor s ordförande påminner om valnämndens utbildningar inför valet. Valkansliet kommer att skicka ut en påminnelse med kurstillfällen och tider. 17