SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Valnämnden Sammanträdesdatum

Transkript

1 Plats och tid Gunnebo slott, Carlbergs kammare kl. 17:00-18:45 Beslutande ledamöter Ej tjänstgörande ersättare Övriga närvarande Utses att justera Anders Karlsson (KD) (ordförande) Shahla Alamshahi (S) Anders Dahlgren (MP) Staffan Holmgren (M) Anna-Lisa Hellsing (L) ersätter Margareta Eklund Jimar (C) (vice ordförande) Marita Gustafsson (S) Annika Jansson (V) Henriette de Maré (stadsjurist) Carl Henrik Ronge (sekreterare) Anders Dahlgren (MP) Justeringens plats och tid Stadshuset :00 Paragrafer Underskrifter Sekreterare.... Carl Henrik Ronge Ordförande.... Anders Karlsson (KD) Justerande.... Anders Dahlgren (MP) Protokollet är justerat och har tillkännagivits på den digitala anslagstavlan. 1

2 Innehållsförteckning 28 Delegeringsbeslut 29 Revidering av valnämndens dokumenthanteringsplan 30 Ekonomirapport 31 Utvärdering av valorganisationen Övrigt 2

3 28 Delegeringsbeslut Beslut Redovisningen av delegeringsbeslut godkänns. har överlämnat sin beslutanderätt till förvaltningen enligt nämndens antagna delegeringsordning den 31 augusti 2016, 2. Dessa beslut ska redovisas till valnämnden. Redovisningen innebär inte att valnämnden ska ompröva eller fastställa delegeringsbesluten. Däremot kan valnämnden återkalla lämnad delegering. Delegeringsbeslutet, yttrande till valprövningsnämnden dnr KS 391/18, redovisades muntligen vid mötet. s behandling Stadsjuristen redovisar muntligen delegeringsbeslutet. Förslag till beslut Redovisningen av delegeringsbeslut godkänns. Beslutsgång Ordföranden frågar om beslutet kan antas och finner att så sker. 3

4 29 KS 429/18 Revidering av valnämndens dokumenthanteringsplan Beslut Dokumenthanteringsplanen fastställs och ska gälla från och med En dokumenthanteringsplan är en förteckning över alla de handlingstyper som finns i verksamheten. I dokumenthanteringsplanen ges anvisningar om förvaring, sortering och sökvägar. Här finns också instruktioner för leveranser till stadsarkivet. Den är dessutom nämndens gallringsbeslut och reglerar vilka handlingar som ska bevaras och vilka handlingar som ska förstöras och när. Dokumenthanteringsplanen ska hållas uppdaterad och valkansliet har efter valet gått igenom nämndens processer och föreslår vissa mindre ändringar. s behandling Valkansliets tjänsteskrivelse den 27 november Förslag till beslut Dokumenthanteringsplanen fastställs och ska gälla från och med Beslutsgång Ordföranden frågar om förslag till beslut kan antas och finner att så sker. Expedieras till Stadsarkivet 4

5 30 KS 87/18 Ekonomirapport Beslut godkänner ekonomirapporten. När valnämndens budget antogs hade inte statsbidraget fastställts och valkansliet utgick därför i sitt förslag till budget från 2014 års nivå på statsbidraget. När statsbidraget betalades ut visade det sig vara 269 tkr mer än beräknat. En annan avvikelse från budgeten är att IT-kostnaderna blir betydligt högre än beräknat. Ytterligare avvikelser är vaktmästeritjänster, som blev högre eftersom en extra städning av vallokalerna beställdes inför valdagen. Även ersättningen till förtroendevalda blev högre än beräknat på grund av att ledamöter och ersättare ur valnämnden förstärkte valkansliet som handledare i samband med utbildningarna för röstmottagare. Efter det att tjänsteskrivelsen upprättats har ytterligare fakturor inkommit till valkansliet och valnämndens sekreterare redogör muntligen för posterna informationsinsatser och livsmedel, vilka nu uppgår till 40 tkr respektive 46 tkr. Utfallet innebär därmed ett överskott på 158 tkr.för valnämnden s behandling Valkansliets tjänsteskrivelse den 23 november 2018 och valnämndens sekreterares muntliga redovisning vid sammanträdet. Förslag till beslut godkänner ekonomirapporten. Beslutsgång s ordförande frågar om valkansliets ekonomirapport kan godkännas och finner att så sker. 5

6 Expedieras till Valkansliet 6

7 31 KS 345/18 Utvärdering av valorganisationen 2018 Beslut godkänner utvärderingen. gav i valkansliet i uppdrag att utvärdera valorganisationen vid de allmänna valen Valkansliet har gjort en utvärdering som baseras bl.a. på enkäter som skickas ut till röstmottagare i val- och röstningslokaler efter valdagen, men även på synpunkter som inkommer från allmänheten, politiska partier och myndigheter. s behandling Valkansliets utvärdering av valorganisationen den 21 november Förslag till beslut godkänner utvärderingen. Beslutsgång Ordförande frågar om valkansliets utvärdering kan godkännas och finner att så sker. Expedieras till Valkansliet 7

8 32 Övrigt Ordförande Anders Karlsson (KD) håller ett anförande och tackar nämndens ledamöter och ersättare samt valkansliet för gott samarbete under den gångna mandatperioden och tillönskar alla en god julhelg och ett gott nytt år. Staffan Holmgren (M) framförde härefter till ordföranden sitt och övriga nämndens tack för god ordning och ett lyhört ledarskap som präglats av stor omsorg av valnämndens arbete samt önskade honom likaledes en god jul och ett gott nytt år. 8