Kultur-, idrotts- och fritidsnämnden Stadsarkivet Redovisning av allmänna handlingar. Översikt

Transkript

1 Stadsarkivet Redovisning av allmänna handlingar Översikt Sida Ansvar och av handlingar 1 Beskrivning av allmänna handlingar/arkivbeskrivning 2 Hantering och registrering av vissa handlingstyper 3 Stadsarkivet, övergripande frågor 4 IT-system och sökregister 4 Hantera allmänna handlingar: Utföra tillsyn enligt 4 arkivlagen Utföra tillsyn 5 Upprätta redovisningsplaner 5 Informera och utbilda 5 Bevara allmänna handlingar 5 Utarbeta riktlinjer och metoder för bevarande 5 Övervaka fysiskt och logiskt skydd 5 Ta emot allmänna handlingar för bevarande 5 Ta emot leverans av elektroniska handlingar 5 Ta emot leverans av pappershandlingar 6 Ta emot och förvara deponerade handlingar 6 Ta emot enskilda handlingar för bevarande 6 Tillhandahålla allmänna handlingar 6 Lämna ut allmän handling 6 Lämna ut enskild handling 7 Ordna och förteckna allmän handling 7 Ordna och förteckna enskild handling 8 Tillgängliggöra allmänna handlingar 8 Genomföra arrangemang och utställningar 8 Genomföra studiebesök 8

2 1 (8) Stadsarkivet Ansvar och av handlingar Förvaring av fysiska handlingar (pappershandlingar) sker hos Diariet; den tjänsteman som registrerar och förvarar ärenden och handlingar som hör till ärenden (pappershandlingar som diarieförs digitaliseras). Samordnad process; den förvaltning/enhet/tjänsteman som ansvarar för den samordnade processen (rekrytering, rehabilitering, personalakt), oavsett ursprungsförvaltning. Chef; (gäller originalhandlingar av betydelse som inte ska förvaras på annat sätt, t ex kvitton, vissa protokoll). För överlämnande av handlingar till stadsarkivet och eventuell gallring ansvarar den som förvarar handlingen. Överlämnande av handlingar som ska bevaras kan ske då minst tre kalenderår passerat. Förvaring av digitala handlingar sker hos I verksamhetssystem (hos Staden eller hos leverantören) eller i Lokal lagring på enhet på H: ( Mina dokument ) eller G: ( Gemensamt ). Extern lagringsenhet (USB-minne eller hårddisk). För överlämnande av elektroniska handlingar till stadsarkivet och eventuell gallring i verksamhetssystem ansvarar normalt objektsförvaltaren och för handlingar som lagras på H: och G: ansvarar den som skapat handlingen eller en av förvaltningen särskilt utsedd person. Gallringsfrister hur länge ska handlingarna finnas kvar? Att gallra betyder att förstöra allmänna handlingar. För att handlingar (digitala eller i papper) ska få förstöras måste den finnas med i redovisningsplanen. Gallringsfrist kan vara: Vid inaktualitet Innebär att informationen kan gallras då den inte längre behövs för verksamhetens behov. 1 år, 3 år, 10 år Innebär att informationen ska finnas kvar i 1, 3 eller 10 kalenderår efter det år informationen skapades. Innebär att informationen ska finnas kvar för all framtid. Förvaring systematiskt eller i diariet innebär att handlingarna skall vara ordnade och märkta så att de enkelt kan hittas. t förvarade handlingar kan vara strukturerade t ex i nummerordning, alfabetiskt eller efter ett objektsnamn. Filer, dokument, pärmar och mappar i katalogstrukturer ska ha en tydlig namnstandard för att kunna återsökas. Diarieförda handlingar kan återsökas genom ärendehanteringssystemet Ciceron. En tydlig och standardiserad ärendemening i kombination med andra sökbegrepp är avgörande för god sökbarhet. Observera att offentliga allmänna handlingar av rutinmässig karaktär och av ringa betydelse för verksamheten inte behöver diarieföres och kan gallras vid inaktualitet (ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m). Allmänna handlingar ska alltid hanteras på ett sätt som säkerställer handlingens beständighet och som skyddar handlingen mot obehörig åtkomst och skada. Tillgång till digitala handlingar regleras bl a genom behörighetsnivåer och loggfunktioner, som anpassas efter handlingarnas innehåll. Motsvarande skydd för pappershandlingar uppnås genom i brand- och stöldsäkra arkivlokaler eller -skåp.

3 2 (8) Beskrivning av allmänna handlingar / arkivbeskrivning Upprättas enligt arkivlagen 6 samt offentlighets- och sekretesslagen kap.4:2 ORGANISATION Myndighetens namn Tillkomstår 2007 Förvaltning avdelningar Stadsarkivet Uppgift Stadsarkivet utövar tillsyn av stadens förvaltningar och företag och ger råd och stöd vid hantering av stadens allmänna handlingar. Stadsarkivet förvaltar och tillhandahåller arkiverad information från stadens samtliga verksamheter. Kontaktperson/-er på förvaltningen Stadsarkivets expedition: Solveig Larsson, 1:e arkivassistent TILLGÄNGLIGHET TILL MYNDIGHETENS HANDLINGAR Huvudsakliga register, förteckningar och Kommungemensamt ärendehanteringssystem (Ciceron) samt sökvägar Visual arkiv (register över arkivbildare m m) och Cumulus (fotografier m m). Tekniska hjälpmedel som allmänheten kan få använda för att ta del av allmänna handlingar Sekretess och gallring Uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar och lämnar till andra (hur och när) Besöksdator i forskarsal. Uppgifter om gallring samt vanligaste sekretessbestämmelser som tillämpas framgår av myndighetens redovisningsplan. Statistiska uppgifter till KIF-nämnden. Myndighetens rätt till försäljning av personuppgifter Beskrivning upprättad: Ev revidering:

4 3 (8) Hantering och registrering av vissa handlingstyper Avtal, överenskommelser och kontrakt etc Avtal eller överenskommelser (avsiktsförklaringar, uppgörelser, kontrakt) ska klassificeras i den process de tillhör. Detta gäller även påföljande avtalshantering som t ex uppsägning av avtal. Avtal som ingår i en upphandling ska registreras i upphandlingsärendet. En upphandling registreras i den nämnds diarium ärendet tillhör (även om Servicepartner utför upphandlingen på uppdrag). Man kan använda fältet dokumenttyp för att märka upp ett avtal om det inte framgår av t ex en ärendemening. Nedan följer några exempel på vanliga avtalstyper för att förtydliga tankesättet: Avtal som resultat av upphandling Genomföra upphandling Samverkansavtal (fackligt) Samverka och förhandla Serviceavtal kopiator eller andra kontorsmaskiner Hantera inventarier Hyresavtal/kontrakt byggnad/lokal/lägenhet Inhyrning eller Uthyrning Avtal vid extern samverkan Extern samverkan (nämnd/styrelsenivå) eller 2.x.0. Inom varje verksamhetsområde som börjar på 2 och slutar på 0, t ex 2.2.0, osv, ingår extern samverkan. Vid övrig samverkan se 3.0.2, osv. Projekt och utredningar Ett projekt ska klassificeras på den process projektet rör (inom den verksamheten). Handlingar i ett projekt följer av projektmodellen Pejl. Projektet registreras i den nämnds diarium som ansvarar för projektet (Servicepartner kan utföra projekt på uppdrag). Projekt som är övergripande för hela staden har en särskild kod. Sådana projekt klassificeras t ex på Verksamhetsutveckling. För att förbättra sökningen kan ordet projekt ingå i ärendemeningen eller som ett val i fältet dokumenttyp. Allmänt, övergripande, korrespondens etc Handlingar som i redovisningsplanen rör en övergripande fråga ska klassificeras på den process den tillhör. Även sådan som rör kontakter med allmänheten eller är benämnt korrespondens. Styrande dokument För styrdokument beslutade av fullmäktige, kommunstyrelse eller nämnd/styrelse (även bolagsstämma för bolag) används klass T. ex vision, verksamhetsidé, policys, riktlinjer, handlingsplan, arbetsordning etc. Övriga styrdokument som ska bevaras klassificeras utifrån vilket verksamhetsområde de berör. För stödjande verksamheter används de beteckningar som slutar på 0, d v s osv. För kärnverksamheter används 3.0.1, osv. Övriga styrdokument kan t. ex röra sig om lokala handlingsplaner, rutiner, instruktioner, manualer etc.

5 4 (8) Diarieföres Digitalt Papper Se not 080 Stadsarkivet, övergripande frågor Ciceron Handlingar av ringa betydelse och rutinmässig karaktär diarieföres ej och kan gallras vid inaktualitet. IT-system och sökregister Ciceron _ Ärendehanteringssystem. För bevarande och gallring, se rv-plan för Gemensamma administrativa processer Visual Arkiv Förteckningsprogram. Förteckningar för samtliga arkivbildare skrivs ut på papper. Cumulus Registreringsprogram på lokal server för digitaliserade fotografier, kartor, ritningar m m. Royal Base G: Lokal lagring men även överförd till Accessdatabas på G:. Register över inkommande leveranser Biblioteksdatabas G: Accessdatabas. Register över Stadsarkivets bibliotek Hjälpregister G: Biblioteksliggare Huvudprocess: HANTERA ALLMÄNNA HANDLINGAR Utföra tillsyn enligt arkivlagen Tillsyn kan även ingå i process Ta emot allmänna handlingar för bevarande Utföra tillsyn

6 5 (8) Tillsynskrivelse till nämnd/bolag Tillsynsrapport till nämnd/bolag samt till arkivmyndigheten efter genomförd tillsyn. Diarieföres Digitalt Papper Ciceron Tillsynsärendet registreras. Tillsynskrivelse till nämnd/bolag Ev svarsskrivelse från nämnd Upprätta redovisningsplaner Förslag på ny redovisningsplan. Tjänsteskrivelse till nämnd Protokollsutdrag inkommer från nämnd Ciceron Ärende om redovisningsplan registreras. Samråda om förslag från nämnd/bolag, versioner gallras vid inaktualitet. Informera och utbilda Deltagande i externa projekt: registrering sker hos ansvarig nämnd Kursdokumentation Ciceron, G: Dokumentation av betydelse rörande egna kurser registreras som ett ärende. Kursmaterial förvaras även på G: (gallras vid inaktualitet) , 082 Riktlinjer Ciceron Riktlinjer antas av arkivmyndigheten. Finns även under annan process Bevara allmän handling Ge råd och rekommendationer om hantering av allmänna handlingar Ciceron, Insidan Råd och rekommendationer av särskild betydelse registreras i Ciceron och bevaras. Bevara allmänna handlingar Utarbeta riktlinjer och metoder för bevarande Ciceron Riktlinjer beslutas i arkivmyndigheten och publiceras på intranätet Insidan Övervaka och åtgärda fysiskt och logiskt skydd Ta emot allmänna handlingar för bevarande () Ciceron () Åtgärder och incidenter av betydelse diarieföres. Ev besiktningsprotokoll (klimatarkiv) förvaras systematiskt och gallras vid inaktualitet. Ta emot leverans av elektroniska handlingar

7 6 (8) Mottaga leverans och systemdokumentation Utföra leveranskontroll Registrera leverans Diarieföres Digitalt Visual arkiv, Ciceron Papper Leveranskontroll utförs av Stadsarkivet, dokumentationen diarieföres i Ciceron. Efter godkännande registreras leveransen i Visual Arkiv och får unik beteckning. Systemdokumentation bevaras tillsammans med övriga handlingar från arkivbildaren. Leveranskvitto Vid inaktualit Kronologiskt i pärm Ta emot leverans av pappershandlingar Utföra leveranskontroll. Mottaga leverans och arkivförteckning Registrera leverans Visual Arkiv Leveranskontroll på plats och godkännande. Leveransen registreras i Visual Arkiv och får unik beteckning. Arkivförteckning från förvaltningen gallras vid förtecknandet i Visual Arkiv. Undantag kan göras i särskilda fall Leveranskvitto Vid inaktualit Fiche, Ta emot och förvara deponerade handlingar () Klimatarkiv Kronologiskt I pärm. Enligt avtal (diarieföres). Leveranskvitto förvaras kronologiskt , 085 Ta emot enskilda handlingar för bevarande Särskilt avtal upprättas med ev. villkor. Större samlingar rapporteras till arkivmyndigheten. Tillhandahålla allmänna handlingar Lämna ut allmän handling OSL 25:1, 26:1 Forskarförfrågningar 5) Ciceron Förfrågningar som kräver omfattande handläggning eller som omfattas av sekretess registreras i Ciceron. Rutinmässiga frågor diarieföres ej.

8 7 (8) Särskild dokumentation gällande förfrågningar om uppgifter från socialtjänst Rutinmässiga förfrågningar, förfrågningsblankett Diarieföres Digitalt Papper 3 år 3 år Låneblankett, återlämnade lån 3 år Ärendet med in- och utgående handlingar registreras i Ciceron. Förfrågningsblankett, ev kopior på utlämnade handlingar, mottagningsbevis etc förvaras systematiskt. Ex. betyg, klasslistor, kartor/ritningar. Förfrågningsblankett förvaras systematiskt i pärm på expeditionen. återlämnade lån följs upp regelbundet. Dokumentation om handlingar som återtagits registreras i Ciceron. Gästbok, expedition och arkivdepå Lämna ut enskild handling Forskarförfrågningar Ciceron Förfrågningar som kräver omfattande handläggning registreras i Ciceron. Rutinmässiga frågor diarieföres ej. Rutinmässiga förfrågningar, förfrågningsblankett 3 år Förfrågningsblankett förvaras systematiskt i pärm på expeditionen. Låneblankett, återlämnade lån 3 år återlämnade lån följs upp regelbundet. Dokumentation om handlingar som återtagits registreras i v. Ordna och förteckna allmän handling Arkivförteckning, dokumentation om arkivbestånd Visual Arkiv Förteckningsblad, innehåll och historik, utskrift Per arkivbildare. Ett exemplar i pärm i expeditionen och ett exemplar i pärm i depå.

9 8 (8) Diarieföres Digitalt Papper Registrera bilder/foton/ritningar Cumulus Ordna och förteckna enskild handling Arkivförteckning Visual Arkiv Förteckningsblad, innehåll och historik, utskrift Per arkivbildare. Ett exemplar i pärm i expeditionen och ett exemplar i pärm i depå. Registrera bilder/foton/ritningar Cumulus process: Tillgängliggöra allmänna handlingar Hit hör även process Genomföra studiebesök som inte avsätter dokumentation. Viss statistik till KIF-nämnden Genomföra arrangemang och utställningar () Genomföra studiebesök Vid inaktualit Affischer, programblad samt utställningsdokumentation (t ex Arkivens dag). Dokumentation om större utställningar diarieföres. Dokumentation om studiebesöken. Statistik över antal studiebesök samt deltagare återfinns i Stadsarkivets verksamhetsberättelse.