Förskolenämnden (FSN) Redovisning av allmänna handlingar (redovisningsplan)

Transkript

1 Dnr 2016/00684-FSN 1 Förskolenämnden (FSN) Ansvar och av handlingar Arkivbeskrivning/beskrivning av allmänna handlingar 2 3 Pedagogisk dokumentation 10 Utvärdering och åtgärd barn 10 Olycksfall, tillbud barn 10 Hantering och registrering av vissa handlingstyper 4 Föräldra- och anhörigkontakter Kontaktinformation 11 Förskolenämnden 5 Allmänna frågor/ärenden rörande nämndens verksamhet 5 IT-system Restaurangenheten Övergripande gemensamma 6 frågor Planer. 6 Statistik 6 Förskoleverksamhet 7 Godkännande om att få bedriva 7 enskild pedagogisk omsorg Godkännande om att få bedriva 7 fristående förskola Projekt 8 Förskoletransporter (skolskjuts) Transportresor för enskilt barn Behovspröva förskola/ pedagogisk omsorg 8 8 Verksamhetsuppföljning/ 9 Utvärdering verksamhet Tillsyn/Insyn 9 Enkäter, sammanställningar 10 Ärenden gällande barn Pedagogiska utredningar 10 10

2 2 Ansvar och av handlingar Förvaring av fysiska handlingar (pappershandlingar) sker hos Diariet; den tjänsteman som registrerar och förvarar ärenden och handlingar som hör till ärenden (pappershandlingar som diarieförs digitaliseras). Samordnad process; den förvaltning/enhet/tjänsteman som ansvarar för den samordnade processen (rekrytering, rehabilitering, personalakt), oavsett ursprungsförvaltning. Chef; (gäller originalhandlingar av betydelse som inte ska förvaras på annat sätt, t ex kvitton, vissa protokoll). För överlämnande av handlingar till stadsarkivet och eventuell gallring ansvarar den som förvarar handlingen. Överlämnande av handlingar som ska bevaras kan ske då minst tre kalenderår passerat. Förvaring av digitala handlingar sker hos I verksamhetssystem (hos Staden eller hos leverantören) eller i Lokal lagring på enhet på H: ( Mina dokument ) eller G: ( Gemensamt ). Extern lagringsenhet (USB-minne eller hårddisk). För överlämnande av elektroniska handlingar till stadsarkivet och eventuell gallring i verksamhetssystem ansvarar normalt objektsförvaltaren och för handlingar som lagras på H: och G: ansvarar den som skapat handlingen eller en av förvaltningen särskilt utsedd person. Gallringsfrister hur länge ska handlingarna finnas kvar? Att gallra betyder att förstöra allmänna handlingar. För att handlingar (digitala eller i papper) ska få förstöras måste den finnas med i redovisningsplanen. Gallringsfrist kan vara: Vid ualitet Innebär att informationen kan gallras då den inte längre behövs för verksamhetens behov. 1 år, 3 år, 10 år Innebär att informationen ska finnas kvar i 1, 3 eller 10 kalenderår efter det år informationen skapades. Innebär att informationen ska finnas kvar för all framtid. Förvaring systematiskt eller i diariet innebär att handlingarna skall vara ordnade och märkta så att de enkelt kan hittas. t förvarade handlingar kan vara strukturerade t ex i nummerordning, alfabetiskt eller efter ett objektsnamn. Filer, dokument, pärmar och mappar i katalogstrukturer ska ha en tydlig namnstandard för att kunna återsökas. Diarieförda handlingar kan återsökas genom ärendehanteringssystemet Ciceron. En tydlig och standardiserad ärendemening i kombination med andra sökbegrepp är avgörande för god sökbarhet. Observera att offentliga allmänna handlingar av rutinmässig karaktär och av ringa betydelse för verksamheten inte behöver diarieföres och kan gallras vid ualitet (ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m).

3 Nämnd 3 Beskrivning av allmänna handlingar/arkivbeskrivning Upprättas enligt arkivlagen 6 samt offentlighets- och sekretesslagen kap.4:2 ORGANISATION Myndighetens namn Förskolenämnden Tillkomstår Förvaltning avdelningar Barn- och utbildningsförvaltningen (BUF) Uppgift Kontaktperson/-er på förvaltningen Förskolenämnden ansvarar för förskola, pedagogisk omsorg, öppen förskola. Nämnden medverkar också i samhällsplaneringen vad avser barn. Inger Skoog, registrator TILLGÄNGLIGHET TILL MYNDIGHETENS HANDLINGAR Huvudsakliga Kommungemensamt ärendehanteringssystem Ciceron, register, IST förskola, IST Analys, IST Statistik, Extens, Flexite, förteckningar och Optiplan sökvägar Tekniska hjälpmedel som allmänheten kan få använda för att ta del av allmänna handlingar Sekretess och gallring Uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar och lämnar till andra (hur och när) Myndighetens rätt till försäljning av personuppgifter Beskrivning upprättad: Besöksdatorer i Kontaktcenter i stadshusets entré samt via hemsida Uppgifter om gallring samt vanligaste sekretessbestämmelser som tillämpas framgår av myndighetens redovisningsplan. SCB, Skolverket, Skolinspektionen, Barn- och elevombudet m m Ev revidering:

4 Nämnd 4 Hantering och registrering av vissa handlingstyper Avtal, överenskommelser och kontrakt etc Avtal eller överenskommelser (avsiktsförklaringar, uppgörelser, kontrakt) ska klassificeras i den process de tillhör. Detta gäller även påföljande avtalshantering som t ex uppsägning av avtal. Avtal som ingår i en upphandling ska registreras i upphandlingsärendet. En upphandling registreras i den nämnds diarium ärendet tillhör (även om Servicepartner utför upphandlingen på uppdrag). Man kan använda fältet dokumenttyp för att märka upp ett avtal om det inte framgår av t ex en ärendemening. Nedan följer några exempel på vanliga avtalstyper för att förtydliga tankesättet: Avtal som resultat av upphandling Genomföra upphandling Samverkansavtal (fackligt) Samverka och förhandla Serviceavtal kopiator eller andra kontorsmaskiner Hantera inventarier Hyresavtal/kontrakt byggnad/lokal/lägenhet Inhyrning eller Uthyrning Avtal vid extern samverkan Extern samverkan (nämnd/styrelsenivå) eller 2.x.0. Inom varje verksamhetsområde som börjar på 2 och slutar på 0, t ex 2.2.0, osv, ingår extern samverkan. Vid övrig samverkan se 3.0.2, osv. Projekt och utredningar Ett projekt ska klassificeras på den process projektet rör (inom den verksamheten). Handlingar i ett projekt följer av projektmodellen Pejl. Projektet registreras i den nämnds diarium som ansvarar för projektet (Servicepartner kan utföra projekt på uppdrag). Projekt som är övergripande för hela staden har en särskild kod. Sådana projekt klassificeras t ex på Verksamhetsutveckling. För att förbättra sökningen kan ordet projekt ingå i ärendemeningen eller som ett val i fältet dokumenttyp. Allmänt, övergripande, korrespondens etc Handlingar som i redovisningsplanen rör en övergripande fråga ska klassificeras på den process den tillhör. Även sådan som rör kontakter med allmänheten eller är benämnt korrespondens. Styrande dokument För styrdokument beslutade av fullmäktige, kommunstyrelse eller nämnd/styrelse (även bolagsstämma för bolag) används klass T. ex vision, verksamhetsidé, policys, riktlinjer, handlingsplan, arbetsordning etc. Övriga styrdokument som ska bevaras klassificeras utifrån vilket verksamhetsområde de berör. För stödjande verksamheter används de beteckningar som slutar på 0, d v s osv. För kärnverksamheter används 3.0.1, osv. Övriga styrdokument kan t. ex röra sig om lokala handlingsplaner, rutiner, instruktioner, manualer etc.

5 5 FÖRSKOLENÄMNDEN Se not 101 Allmänna frågor/ärenden rörande nämndens verksamhet Se not 620 5) Ciceron Nämnden övergripande Central förvaltning / Enheter övergripande frågor 5) Ciceron IT-SYSTEM Verksamhetssystem Extens/Vklass Marshie (huvudkomponentlista, recept mm) Mätman (internkontroll, uppföljning) OSL 23:1 Används inom Restaurangenheten (se denna enhet) Ärendehanteringssystem Ciceron Västerås stads ärendehanteringssystem. Se redovisningsplanen för Gemensamma administrativa processer. Rapporter av tillfällig betydelse Vid Blankett - skydd av personuppgift OSL 23:1 Vid Sammanställningar, rapporter ur Extens, IST Originalhandling förvaras hos IKT-gruppen som även utför gallring. Samtycke enligt personuppgiftslagen Extens Vid Samtycke enligt offentlighets- och sekretesslagen OSL Behörighet till verksamhetssystemet Extens/ IST förskola Vid Vid Så länge personen arbetar i systemet. Förvaras hos objektledare 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m).

6 6 ÖVERGRIPANDE GEMENSAMMA FRÅGOR / Verksamhetsplanering Information ( t ex internt och externt informations-material, veckoblad, budskapsplattformar e t c) Ett arkivexemplar av egenproducerat material arkiveras av utfärdaren. Veckoblad, budskapsplattformar av kortsiktig betydelse gallras vid ualitet Handlingsplan mot diskriminering och kränkande behandling Ciceron Återrapporteras till nämnd.. Likabehandlingsplan Verksamhetsplan Ciceron Enhetsplan Vid Statistik Statistik (t ex särskilda verksamheter, placering olika åldrar) Extens, IST förskola IST statistik Framtagning av statistik görs av objektspecialist på objektförvaltningen. Tabeller bevaras. Förberett för sökning på placering var, vilka, inkomstuppgift Statistik till SCB, Skolverket m fl Extens IST förskola IST statistik 1 år Statistik, förskola Ciceron Rapport till nämnd. Ex behovsprövning, kösituation 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m).

7 7 FÖRSKOLEVERKSAMHET Utvecklingsfrågor 5) Ciceron Ex. FOU = Forskning och utveckling Internationalisering Ciceron Samtliga EU-projekt Stipendier / fonder Handlingar rörande stipendier och fonder är ej allmänna handlingar. Hanteras enl. stiftelselagen. Förvaltas av Barn- och utbildningsförvaltningen på uppdrag av Kommunstyrelsen Pedagogiska priset 5) Ciceron Nämnden beslutar om en årlig pristagare. Nomineringar, annons, affisch mm Statsbidrag 5) Ciceron Ansökan och beslut Ex Nattverksamheten, kvalitetssäkrande åtgärder i förskolan Godkännande om rätt till bidrag för pedagogisk omsorg 5) Ciceron Ansökan och beslut Enskild verksamhet, ansökan med bilagor (Nämndbeslut) Godkännande om att få bedriva fristående förskola 5) Ciceron Ansökan och beslut. (Nämndbeslut) Tilläggsbelopp 5) Ciceron OSL 23:1 Delegationsbeslut återrapportering nämnd Tilläggsbelopp fristående förskolor och enskild pedagogisk omsorg BIBASS + Ciceron OSL 23:1 Kartläggning, Uppföljning, Beslut BIBASS=Barn i behov av särskilt stöd Resursfördelning inom skolverksamheterna 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m).

8 8 PROJEKT (rubrik) Se not 620 Projektbeskrivningar, möteshandlingar protokoll etc. 5) Ciceron T.ex. Remida Se även gemensamma administrativa processer FÖRSKOLETRANSPORT (skolskjutsverksamhet), övergripande 610 Ansökan och beslut om förskoletransport (skolskjuts) utan särskilda bilagor 5) Ciceron Särskilda skäl för enskilda barn kan förekomma. Delegeringsbeslut återrapporteras till nämnden i form av rapporter på beviljade och avslagna transporter. Optiplan OSL 23:1 3 år Ansökan och beslut om förskoletransport (skolskjuts) med särskilda bilagor Ciceron OSL 25:1 Med bilagor såsom läkarintyg, utlåtanden etc. Beslutet registreras i Websolen. Beställning av transport Websolen Genomförs av Kollektivtrafikförvaltningen BEHOVSPRÖVA PLATS TILL FÖRSKOLA OCH PEDAGOGISK OMSORG Utförs på uppdrag av Servicepartner fr o m Diarieförs i ärendeserie FskN-BO. Särskilda gallringsregler för denna serie i Ciceron Platsansökan/anmälan med bilagor, kontakter i ärendet, tjänsteanteckningar, uppsägning, svar på platserbjudande, omräkning av faktura, intyg, begäran om prövning, beslut om prövning, inkomstuppgifter i särskild serie Ciceron, IST Förskola OSL 21:1 OSL 21:3 OSL 23:1 OSL 23:5 3 år Se not. Särskilt beslut dnr 2012/78-BaUN-082 Ärendet gallras tre år efter avslutat ärende. Dvs efter 8 år Placering utförs på uppdrag av Servicepartner. Sekretess i förskola Mottagande/avlämnande av barn från annan kommun Ciceron OSL 23:1 Enligt skollagen 8 kap 13 (med yttrande) 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m).

9 Mottagande/avlämnande av barn från annan kommun Ciceron OSL 23:1 Enligt skollagen 8 kap 14. Utan yttrande. Enligt vårdnadshavares önskemål. Fakturor/fakturaunderlag Extens Se not. Underlag till faktura skickas till Servicepartner; ekonomicenter som handlägger Kravhantering Se not. Servicepartner hanterar. Återrapportering till nämnd, av- och nedskrivning av fordran enligt delegationsordning VERKSAMHETSUPPFÖLJNING / UTVÄRDERING Tillsyn och uppföljning av Skolinspektionen, Arbetsmiljöverket Ciceron Gäller kommunala förskolor Tillsyn av nämnden Ciceron Tillsyn av fristående förskolor och enskild pedagogisk omsorg enligt Skollagen kap 26:4 Tillsyn av förskolegårdar Vid Förvaras på enheten. Gallras när bristerna är åtgärdade Utredningar / rapporter Ciceron Kvalitetsrapport Ciceron Verksamhetsuppföljning Ciceron Verksamhetsberättelse, (rapporteras till nämnd 1 ggr/år) Tertialuppföljningar 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m).

10 10 Enkäter, sammanställningar / utvärderingar / Vid (se not) Sammanställning bevaras. Se även gemensamma administrativa processer om enkät och remisshantering. Underlag kan gallras vid ualitet. Ex. PN-enkäten ÄRENDEN gällande barn Pedagogiska utredningar Ciceron OSL 23:1 Inför annan skolform Listor/grupplistor (av tillfällig betydelse) Vid Gäller ev listor som skrivits ut från IST Pedagogisk dokumentation kring barns utveckling och lärande V-klass OSL 23:1 Förvaras på förskolan. UTVÄRDERING OCH ÅTGÄRD Olycksfall OSL 23:1 Förvaras på förskolan. Blankett PS27. Anmälan görs på Västerås stads webb. Anmälan görs även till Arbetsmiljöverket. Tillbud, dokumentation Förvaras på förskolan. Blankett PS Anmälan om diskriminering/kränkande behandling Ciceron OSL 23:1 Särskilt utarbetad rutin finns och ska följas. Blankett finns. Delgivning till nämnd Utredning och uppföljning om diskriminering/kränkande behandling Anmälan enligt 14 kap 1 Socialtjänstlagen (orosanmälan för barn) Ciceron OSL 23:1 Särskild utarbetad rutin finns och ska följas. Blankett finns. Utredning och uppföljning är delegationsbeslut, ska återrapporteras till nämnd. Ciceron OSL.23:1 Blankett 1320 med rutin finns. 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m).

11 11 Se not 620 FÖRÄLDRA- OCH ANHÖRIGKONTAKTER övergripande frågor 5) Ciceron Föräldrakontakter Ciceron Ex mejlväxling, telefonsamtal Efter vad ärendet rör Minnesanteckningar och handlingar från: Föräldraforum / Forum för samverkan RESTAURANGENHETEN Restaurangenheten Övergripande frågor (som kräver handläggning eller som är av viktigare karaktär) 5 Ciceron Övergripande frågor rörande restaurangenheten samt ärenden som kräver handläggning (t ex avtal, viktigare övergripande personal- och /eller ekonomifrågor, korrespondens med vårdnadshavare) Godkännande av livsmedelsanläggning. Ciceron Motpart: Miljö- och hälsoskyddsförvaltningen Ansökan, godkännande, beslut om riskklassificering och avgift samt inspektionsrapport. Handlings- och åtgärdsplan för enheterna med uppföljning (internkontroll) Lokalt arkivera Förvaras hos utvecklare. Matsedel, normal samt vegetarisk Lokalt arkivera (se not.) Matsedel finns för varje kök. Ett urval matsedlar bevaras. Resterande gallras vid ualitet. För arkivering ansvarar utvecklare. Recept, näringsberäkning Mashie Vid Recept bevaras i urval 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m).

12 12 Egenkontroll uppgifter om åtgärder, kontroller, temperatur, hygien etc Mätman Vid Upppdateras kontinuerligt Beställningar, följesedlar VIP - För bevarande och gallring, se gemensam rv-plan för ekonomiområdet. Matråd, minnesanteckningar Lokalt arkivera (se not.) Minnesanteckningar från Matråd bevaras i urval från tre enheter. Utvecklare ansvarar. Övriga gallras vi ualitet. Specialkostrutin Lokalt Vid Särskild rutin för specialkost finns. Uppdateras kontinuerligt. Blanketter på vasteras.se. 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m).