Redovisning av allmänna handlingar (redovisningsplan)

Transkript

1 Nämnd Dnr 2016/01475-UAN Översikt Ansvar och av handlingar Beskrivning av allmänna handlingar Hantering och registrering av vissa handlingstyper, allmänt IT-system Verksamhet/ansvarsområde Elever Uppföljning/utvärdering Projekt Arbetsmarknadsåtgärder Elevresor Sida Sida Undervisning 13 Undervisningsprojekt,. 13 temaundervisning Uppdragsutbildning 13 Praktiksamordning 14 Verksamhetsförlagd utbild. (VFU) Studiebesök, resor Stödundervisning 14 Individuellt program 14 Utvärdering och åtgärd 14 Arbetsskada, tillbud elev 15 Betyg och omdömen 16 Prov 17 Prövning/betyg 17 Övergripande gemensamma 7 frågor Planer 7 Stipendier, premier, fonder 7 Statistik 8 När- och frånvaro 8 Enkäter, sammanställningar / 8 utvärderingar Skolfotokatalog 8 Elevhälsa 9 Elevhälsa Medicinsk insats 10 Gymnasieintagning 12 Inackorderingstillägg 12 Elevregistrering 12 Restaurangenheten 17 Föräldra- och anhörigkontakter 18 Studie- och yrkesorientering 18 Bibliotek 19 Vuxenutbildnings Centrum VUC 19 Grundläggande- och gymnasial 20 vuxenutbildning, komvux Påbyggnadsutbildning, YH 20 Betyg och intyg, vuxenutbildning 20 Elevföreningar 21 Modersmålsstöd/ 22 modersmålsundervisning Beställningar 22 Studieorganisation 12 Allmänna handlingar ska alltid hanteras på ett sätt som säkerställer handlingens beständighet och som skyddar handlingen mot obehörig åtkomst och skada. Tillgång till digitala handlingar regleras bl a genom behörighetsnivåer och loggfunktioner, som anpassas efter handlingarnas innehåll. Motsvarande skydd för pappershandlingar uppnås genom i brand- och stöldsäkra arkivlokaler eller -skåp.

2 1 (20) Ansvar och av handlingar Förvaring av fysiska handlingar (pappershandlingar) sker hos Diariet; den tjänsteman som registrerar och förvarar ärenden och handlingar som hör till ärenden (pappershandlingar som diarieförs digitaliseras). Samordnad process; den förvaltning/enhet/tjänsteman som ansvarar för den samordnade processen (rekrytering, rehabilitering, personalakt), oavsett ursprungsförvaltning. Chef; (gäller originalhandlingar av betydelse som inte ska förvaras på annat sätt, t ex kvitton, vissa protokoll). För överlämnande av handlingar till stadsarkivet och eventuell gallring ansvarar den som förvarar handlingen. Överlämnande av handlingar som ska bevaras kan ske då minst tre kalenderår passerat. Förvaring av digitala handlingar sker hos I verksamhetssystem (hos Staden eller hos leverantören) eller i Lokal lagring på enhet på H: ( Mina dokument ) eller G: ( Gemensamt ). Extern lagringsenhet (USB-minne eller hårddisk). För överlämnande av elektroniska handlingar till stadsarkivet och eventuell gallring i verksamhetssystem ansvarar normalt objektsförvaltaren och för handlingar som lagras på H: och G: ansvarar den som skapat handlingen eller en av förvaltningen särskilt utsedd person. Gallringsfrister hur länge ska handlingarna finnas kvar? Att gallra betyder att förstöra allmänna handlingar. För att handlingar (digitala eller i papper) ska få förstöras måste den finnas med i redovisningsplanen. Gallringsfrist kan vara: Vid ualitet Innebär att informationen kan gallras då den inte längre behövs för verksamhetens behov. 1 år, 3 år, 10 år Innebär att informationen ska finnas kvar i 1, 3 eller 10 kalenderår efter det år informationen skapades. Innebär att informationen ska finnas kvar för all framtid. Förvaring systematiskt eller i diariet innebär att handlingarna skall vara ordnade och märkta så att de enkelt kan hittas. t förvarade handlingar kan vara strukturerade t ex i nummerordning, alfabetiskt eller efter ett objektsnamn. Filer, dokument, pärmar och mappar i katalogstrukturer ska ha en tydlig namnstandard för att kunna återsökas. Diarieförda handlingar kan återsökas genom ärendehanteringssystemet Ciceron. En tydlig och standardiserad ärendemening i kombination med andra sökbegrepp är avgörande för god sökbarhet. Observera att offentliga allmänna handlingar av rutinmässig karaktär och av ringa betydelse för verksamheten inte behöver diarieföres och kan gallras vid ualitet (ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m).

3 Nämnd 2 (20) Beskrivning av allmänna handlingar / arkivbeskrivning Upprättas enligt arkivlagen 6 samt offentlighets- och sekretesslagen kap.4:2 ORGANISATION Myndighetens namn Tillkomstår Förvaltning avdelningar Barn- och utbildningsförvaltningen (BUF) Uppgift ansvarar för gymnasieskola, gymnasiesärskola, kommunal vuxenutbildning, utbildning i svenska för invandrare, särskild utbildning för vuxna samt arbetsmarknadsfrågor. För vuxenutbildningen har nämnden inrättat ett Vuxenutbildningscentrum som vägleder och samordnar vuxnas utbildningsbehov. Nämnden ska följa arbetsmarknadsläget och vid behov föreslå åtgärder inom sitt ansvarsområde. Nämnden svarar också för kommunens samarbete med Mälardalens högskola. Kontaktperson/-er på Inger Skoog, registrator förvaltningen TILLGÄNGLIGHET TILL MYNDIGHETENS HANDLINGAR Huvudsakliga register, förteckningar och sökvägar Tekniska hjälpmedel som allmänheten kan få använda för att ta del av allmänna handlingar Sekretess och gallring Uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar och lämnar till andra (hur och när) Myndighetens rätt till försäljning av Kommungemensamt ärendehanteringssystem Ciceron, IST Analys, IST Statistik, Extens, V, Alvis, Journal III SHV, Optiplan Besöksdatorer i Kontaktcenter i stadshusets entré samt via hemsida Uppgifter om gallring samt vanligaste sekretessbestämmelser som tillämpas framgår av myndighetens redovisningsplan. SCB, Skolverket, Skolinspektionen, Barn- och elevombudet m m - personuppgifter Beskrivning Ev revidering: upprättad:

4 Nämnd 3 (20) Hantering och registrering av vissa handlingstyper Avtal, överenskommelser och kontrakt etc Avtal eller överenskommelser (avsiktsförklaringar, uppgörelser, kontrakt) ska klassificeras i den process de tillhör. Detta gäller även påföljande avtalshantering som t ex uppsägning av avtal. Avtal som ingår i en upphandling ska registreras i upphandlingsärendet. En upphandling registreras i den nämnds diarium ärendet tillhör (även om Servicepartner utför upphandlingen på uppdrag). Man kan använda fältet dokumenttyp för att märka upp ett avtal om det inte framgår av t ex en ärendemening. Nedan följer några exempel på vanliga avtalstyper för att förtydliga tankesättet: Avtal som resultat av upphandling Genomföra upphandling Samverkansavtal (fackligt) Samverka och förhandla Serviceavtal kopiator eller andra kontorsmaskiner Hantera inventarier Hyresavtal/kontrakt byggnad/lokal/lägenhet Inhyrning eller Uthyrning Avtal vid extern samverkan Extern samverkan (nämnd/styrelsenivå) eller 2.x.0. Inom varje verksamhetsområde som börjar på 2 och slutar på 0, t ex 2.2.0, osv, ingår extern samverkan. Vid övrig samverkan se 3.0.2, osv. Projekt och utredningar Ett projekt ska klassificeras på den process projektet rör (inom den verksamheten). Handlingar i ett projekt följer av projektmodellen Pejl. Projektet registreras i den nämnds diarium som ansvarar för projektet (Servicepartner kan utföra projekt på uppdrag). Projekt som är övergripande för hela staden har en särskild kod. Sådana projekt klassificeras t ex på Verksamhetsutveckling. För att förbättra sökningen kan ordet projekt ingå i ärendemeningen eller som ett val i fältet dokumenttyp. Allmänt, övergripande, korrespondens etc Handlingar som i redovisningsplanen rör en övergripande fråga ska klassificeras på den process den tillhör. Även sådan som rör kontakter med allmänheten eller är benämnt korrespondens. Styrande dokument För styrdokument beslutade av fullmäktige, kommunstyrelse eller nämnd/styrelse (även bolagsstämma för bolag) används klass T. ex vision, verksamhetsidé, policys, riktlinjer, handlingsplan, arbetsordning etc. Övriga styrdokument som ska bevaras klassificeras utifrån vilket verksamhetsområde de berör. För stödjande verksamheter används de beteckningar som slutar på 0, d v s osv. För kärnverksamheter används 3.0.1, osv. Övriga styrdokument kan t. ex röra sig om lokala handlingsplaner, rutiner, instruktioner, manualer etc.

5 4 (22) UTBILDNINGS- och ARBETSMARKNADSNÄMNDEN Se not 60 Allmänna frågor / ärenden 5) Ciceron Nämnden övergripande. IT-SYSTEM Se även under avsnitt Kulturskola. Verksamhetssystem Extens /Dexter/V Alvis OSL 23:2 _ Hanterar betyg, när- och frånvaro, planering uppföljning/statistik, utvecklingssamtal, IUP m m. Se dessa handlingsslag Dokumentationssystem Journal III SHV OSL 23:2 Dokumentationssystem för Elevhälsans hälso- och sjukvårdspersonal (skolsköterskor, skolläkare, psykologer, logopeder) Marshie (huvudkomponentlista, recept mm) Mätman (internkontroll, uppföljning) _ Används inom Restaurangenheten (se denna enhet) Ärendehanteringssystem Ciceron _ Västerås stads ärendehanteringssystem. Se redovisningsplanen för Gemensamma administrativa processer. Rapporter av tillfällig betydelse Vid ualitet Blankett - skydd av personuppgift OSL 23:2 Vid ualitet Sammanställningar, rapporter ur Extens, Dexter etc Originalhandling förvaras hos objektledare som även utför gallring. Samtycke enligt personuppgiftslagen Extens/Dexter Alvis Vid ualitet Gallras tidigast vid elevens avgång Samtycke enligt offentlighets- och sekretesslagen OSL Behörighet till systemet Extens, Alvis och till Journal III Vid ualitet Vid ualitet Gallras tidigast vid elevens avgång Så länge personen arbetar i systemet. Förvaras hos objektledaren 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m. OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

6 5 (22) VERKSAMHET / ANSVARSOMRÅDE (rubrik) Se not 665 Föräldra- / elevkontakter 5) Ciceron T ex mejltväxling ELEVER (rubrik) Ansökningshandlingar Vid Inakt. Efter avslutad utbildning. Handling från ej antagna elever gallras efter 1 år. Gäller även KY-utbildning Intagning 5) Ciceron Statistik till nämnden från Intagningen Överklagan Ciceron Besvär - övriga Ciceron Elevvård 5) Ciceron OSL 23: Elevärenden 5) Ciceron OSL 23:2, 23:3 Tex anmälningar från Skolverket, Skolinspektionen, Barn- och elevombudet Ledighet för elev, ansökan 1 år Gallras 1 år efter att eleven slutat skolan. Centralt utarbetad blankett ska användas. Ansökan om studieavbrott, ändrat tillval, flyttning e t c Extens Vid Gallras efter att anteckning har gjorts på klasslista samt i elevsystemet Extens Överenskommelse elevs studiegång (enskilda elever) Ciceron OSL 23:2 PUL T.ex. hemundervisning Beslut om tillfällig omplacering Ciceron OSL 23:2 PUL Beslut om tillfällig placering vid annan skolenhet Ciceron OSL 23:2 PUL Blankett finns Blankett finns Varning CSN (gymnasiet) Ciceron 3 år 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m. OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

7 6 (22) Skriftlig varning Ciceron OSL 23:2 Blankett finns Beslut om avstängning i de frivilliga skolformerna Ciceron OSL 23:2 PUL Blankett finns Beslut om avstängning från utbildning med praktiska inslag (gymnasiet) Ciceron OSL 23:2 PUL Blankett finns Disciplinära åtgärder 5) Ciceron OSL 23:2 PUL UPPFÖLJNING / UTVÄRDERING (rubrik) T ex avstängning av elev, flytt av elev Tillsyn samt uppföljning av Skolinspektionen, Arbetsmiljöverket 5) Ciceron Gäller kommunal gymnasieskolor Dokumentation från fristående gymnasieskolor för uppföljning och insyn Ciceron Fristående gymnasieskolor Utredningar / rapporter 5) Ciceron Resursfördelning; uppföljning av elevantal etc per skola Extens _ Underlag/uppgifter till Konsult o service; ekonomicenter (för utbetalning). PROJEKT (rubrik) Se not 660 Projektbeskrivningar, minnesant, möteshandl. etc 5) Ciceron Se not 660 Pedagogiska priset 5) Ciceron Nämnden beslutar om en årlig pristagare. Nomineringar, annons, affisch m m 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m. OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

8 7 (22) ARBETSMARKNADSÅTGÄRDER, övergripande 5) Ciceron T ex avtal och beställningar Se not 150 Projekt, allmänna frågor 5) Ciceron Årsredovisningar, verksamhetsberättelser från utförare ELEVRESOR, skolskjutsfrågor allmänna frågor 5) Ciceron 5) Ciceron Särskilda skäl för enskilda barn kan förekomma. Delegeringsbeslut återrapporteras till nämnden i form av rapporter på beviljade och avslagna elevresor. Ansökan och beslut utan bilagor Optiplan 3 år Ansökan och beslut med särskilda bilagor Ciceron 23:2 Intyg med utlåtande Beställning av transport Handläggs av Kollektivtrafikförvaltningen ÖVERGRIPANDE GEMENSAMMA FRÅGOR Information ( t ex internt och externt informations-material, veckoblad, budskapsplattsform e t c) Ett arkivexemplar av egenproducerat material arkiveras av utfärdaren. Veckoblad, budskapsplattformar av kortsiktig betydelse gallras vid ualitet. Informationsmaterial studie- och yrkesvägledning Ett arkivexemplar bevaras av egenproducerat material. Kursplaner (gymnasiet) Stipendier / fonder Handlingar rörande stipendier och fonder är ej allmänna handlingar. Hanteras enl. stiftelselagen. Förvaltas av Barn- och utbildningsförvaltningen på uppdrag av Kommunstyrelsen. 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m. OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

9 8 (22) Internationalisering 5) Ciceron Samtliga EU-projekt Statistik (rubrik) Statistik (t ex särskilda verksamheter, placering olika åldrar) Statistik till SCB, Skolverket m fl Statistik, övergripande intagningsstatistik, intagningslistor Extens Framtagning av statistik görs av objektsförvaltare som fr o m 2011 är placerad på Servicepartner. Tabeller bevaras. Förberett för sökning på placering var, vilka, inkomstuppg. Uttag arkiveras centralt. Extens Alvis (3 år, tom 2009) 1 år Statistik - intern Färdigställd enhetsspecifik statistik När- och frånvaro Extens V 1 år Gallras ett år efter läsårets slut. Elevs när- och frånvaro ska kunna styrkas av personalen. Detaljerad frånvarolista skrivs ut från V-klass innan elev avslutas. Gäller elever från år 6 till gymnasiet. Enkäter, sammanställningar / utvärderingar (egna), elever Sammanställning bevaras. Se även gemensamma administrativa processer om enkät och remisshantering, underlag kan gallras vid ualitet Skolfotokatalog Ett arkivexemplar bevaras. Samtyckesblankett riktlinjer vid publicering av foton och filmer Vid Gallras vid ualitet efter upphörd giltighetstid (3 år). Hantering av tillstånd för webbpublicering, se redovisningsplanen för Gemensamma administrativa processer (s. 6) 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m. OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

10 9 (22) ELEVHÄLSA Tillsynsrapport IVO (inspektionen för vård och omsorg) Ciceron Avvikelserapport med yttrande dokumentationssystem Ciceron OSL 23:2 OSL 25:1 E Ett ex. skickas till anmälare + resp chef. Sammanfattning av avvikelser per läsår förvaras hos systemspecialist dokumentationssystem Journal III/SHV Avvikelserapport med yttrande Elevhälsans psykologiska insats Ciceron OSL 23:2 OSL 25:1 Ett ex. skickas till anmälaren + resp. chef Sammanfattning av avvikelser per läsår förvaras hos samordnande psykolog Lex Maria-anmälan Elevhälsans psykologiska insats Lex Maria anmälan beslutas av resp. chef Anmäls till IVO som yttrar sig i ärendet Lokala instruktioner för systemadministration Ciceron Rutiner för systemadministration i dokumentationssystem Journal III/SHV Psykologutlåtande i elevärende Journal III OSL 23:2 T ex externa psykologutlånden i utredning av skolsvårigheter Psykologiska undersökningar / skolpsykologjournaler Journal III SHV OSL 23:2 Journalförs digitalt i åtskild del i Journal III SHV från För elever födda före 1992: slutarkiveras i pappersformat. För elever födda : slutarkiveras både digitalt och i pappersformat enl ök med stadsarkivet. För elever födda efter 1996 eller senare endast digital arkivering förutom testmaterial som slutarkiveras i egen pappersakt. Psykologiska testinstrument OSL 17:4 Arkiverat åtskilt från journalen 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m. OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

11 10 (22) ELEVHÄLSA MEDICINSK INSATS Avvikelserapport och yttrande Elevhälsans medicinska insats Ciceron OSL 23:2 OSL 25:1 Ett ex. skickas till anmälare + resp. chef Sammanfattning av avvikelser per läsår förvaras hos samordnande skolsköterska. Lex Maria-anmälan Elevhälsans psykologiska insats Lex Maria anmälan beslutas av skolöverläkare, anmäls till IVO som yttrar sig i ärendet Patientsäkerhetsberättelse Ciceron Enl. 3 kap. 10 PSL ska vårdgivaren senast 1 mars varje år upprätta en patientsäkerhetsberättelse. Vårdgivaren har gett uppdraget till samordnande skolsköterska Överlåtelse av anskilda medicinska ledningsuppgifter Ciceron Verksamhetschefen får uppdra åt sådan befattningshavare som har tillräcklig kompetens och erfarenhet att fullgöra enskilda medicinska ledningsuppgifter Metodbok Ciceron Handbok; Riktlinjer, metoder och strategier för elevhälsans medicinska insats. Rutin vid driftsavbrott Journal III SHV Vid. Förvaras på varje enhet Elevhälsovårdsjournaler Journal III SHV Akt OSL 25:1 Journalförs digitalt i Journal III SHV. Tidigare pappersjournaler förvaras i accessarkivet. Slutarkivering ombesörjs av Barn och Utbildningsförvaltningen. Journaler för elever födda 2000 eller senare slutarkiveras digitalt. Tidigare journaler arkiveras både digitalt och i pappersform enl ök med stadsarkivet. 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m. OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

12 11 (22) Vaccinationstillstånd Journal III SHV OSL 25:1 Vid / Se not. Vaccinationserbjudanden där vårdnadshavare tackat nej skannas till elevhälsovårdens system Journal III/SHV. kan efter skanning och kvalitetskontroll av bilden gallras (se dnr: 2009/53 PSU 006). Tillstånd där vårdnadshavare tackat ja gallras när elev slutat på aktuell skola. Inkommande kopior av andra vårdgivares journalhandlingar Remisser och remissvar, t.ex logoped Journal III SHV OSL 25:1 Vid /. Handlingarna i papper får gallras under förutsättning att korrekt information är överförd till skolhälsovårdens journalsystem (sammanfattning eller skanning) Fullmakter Medgivande/samtycke med begäran om utlämnande av elevhälsovårdsjournalkopior Journal III SHV PUL Se not Medgivanden mottagna år 2009 eller senare skannas till elevhälsovårdsjournalen. Skanningen ska utföras i enlighet med särskilda rutiner i Metodboken. shandlingarna kan efter skanning och kvalitetskontroll gallras (se dnr: 2009/53 PSU 006). Brev/e-post från elev eller vårdnadshavare Journal III SHV OSL 23:2 OSL 25:1 Vid / Där innehållet i brevet/e-postmeddelandet har betydelse för elevens hälsa ska det kopieras eller skannas till elevhälsovårdens journalsystem och bevaras. Övriga brev kan gallras vid in aktualitet. Elevhälsovårdsjournaler (EMI) i original från annan kommun eller från friskola Journal III SHV OSL 25:1 Tillväxtvärden, syn- och hörselvärden och givna vaccinationer förs över till resp. modul i elevhälsovårdens journalsystem. Notera att uppgifterna kommer från x-vårdgivarens journal. Sammanfattning av relevant information noteras i den digitala journalen Därefter skickas originalhandlingen tillbaka till ägaren (den avsändande skola) Elevhälsovårdsjournaler (EMI) papperskopior eller utskrifter från annan kommun eller från friskola Journal III SHV OSL 25:1 Skannas till elevhälsovårdens journalsystem. Skanningen ska utföras i enlighet med särskilda rutiner i Metodboken. shandlingarna kan efter skanning och kvalitetskontroll gallras (se dnr: 2009/53 PSU 006) 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m. OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

13 12 (22) Gymnasieantagning, särskola Inackorderingstillägg, övergripande frågor 5) Ciceron Statistik, inackorderingstillägg Extens 3 år Ansökan om inackorderingstillägg Extens 3 år Beslut om inackorderingstillägg Extens 3 år Överklagan, inackordering Ciceron 1 år ELEVREGISTRERING Övergripande frågor Ciceron Byte av skola 1 år Original skickas till mottagande skola. Kopia hos avlämnande skola. Blankett finns. lista Rapport ur Extens Uttages läsårsvis vid vårterminens slut. Med uppg om skola, läsår, klass, lärare, elevnamn, pers nr, adress Elevhistorik ( elevkort ), studieplan (gymnasiet) Extens Listor/grupplistor (av tillfällig betydelse) Vid Gäller ev listor som skrivs ut från Extens/Dexter. STUDIEORGANISATION Övergripande frågor 5) Ciceron Beslut om svenska som andraspråk Vid Gallras när eleven slutar skolan. Blankett finns. 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m. OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

14 13 (22) Pedagogisk journal / elevakt, särskola OSL 23:2 Vid övergång till gymnasiesärskola följer akten eleven. UNDERVISNING (rubrik) Undervisningsplanering, övergripande frågor Ciceron Enhetsplaner Vid Årsvis per enhet Försöksverksamhet (gymnasiet) Medgivande att tillåta inspelning i utbildningssyfte Vid Blanketten skrivs under av målsman. Gallras då eleven slutat skolan. Blankett finns. Timplan (eller motsv.) för varje läsår och skolenhet Extens Årskursens timplan vid årets slut skrivs ut i papper av skolan. Schema Vid Inakt Ansökan till Lovskola Vid Blankett finns. Avtal om elevdator Vid Gallras i samband med att dator återlämnas av elev Läromedel, resurser Ciceron T ex lån av dator, Stöd-PC (gymnasiet) 643 Dispensansökan (20-årsregeln) Ciceron Se not 643 Undervisningsprojekt / temaundervisning, övergripande frågor 5) Ciceron Se not 660 Uppdragsutbildning, övergripande frågor 5) Ciceron 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m. OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

15 14 (22) Praktiksamordning, övergripande frågor 5) Ciceron Verksamhetsförlagd utbildning (VFU) Ciceron Studiebesök, resor, övergripande frågor Vid T ex rapporter, deltagarförteckningar STÖDUNDERVISNING Ansökan om mottagande i särskola, med fyra särskilda utlåtanden. Socialt utlåtande, psykologutredning, medicinskt utlåtande, pedagogiskt utlåtande samt beslut gymnasiesärskola Ev. kompletteringar till ärendet Utskrivning av elev Ciceron OSL 23:2 Ansökan med underlag skickas till central samordnare för särskolan som beslutar. Särskilt utarbetad rutin ska följas. Original förvaras t o m i skolhälsovårds-journal. Kopia hos placeringsassistent. Beslut kan överklagas av vårdnadshavare. För gymnasiet: Särskild blankett Ansökan till gymnasiesärskolan år 1 ska användas. Kräver ett särskilt mottagande Beslut om mottagande i särskola Beslut om utskrivning ur särskola Ciceron OSL 25:1 PUL Beslut kan överklagas av vårdnadshavare/elev Se not Individuellt program, övergripande frågor 5) Ciceron Personakter över ungdomar som omfattas av uppföljningsansvaret 5 år Gallras under förutsättning att elevregister bevaras Praktikplatser, närvarorapporter redovisning från arbetsgivare 3 år UTVÄRDERING OCH ÅTGÄRD 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m. OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

16 15 (22) Arbetsskada (vid prao) /olycksfall Journal III OSL 23:2 Anmälan görs på Västerås stads webb. Kopia förvaras på skolan (rektor ansvarar). Journalanteckning kan finnas i shv-journalen Blankett finns. Anmälan görs även till Arbetsmiljöverket Tillbud (elev) Förvaras på skolan. Elevhälsans pedagogiska handlingar Elevakt OSL 25:1 Samlade dokument t ex utlåtanden från talpedagog, dyslexipedagog, specialpedagoger och kurator. Förvaras i elevakt på skolan Anmälan om diskriminering/kränkande behandling Ciceron OSL 23:2 Särskild utarbetad rutin finns och ska följas. Blankett finns. Delgivning till nämnd Utredning och uppföljning om diskriminering/kränkande behandling Ciceron OSL 23:2 Särskild utarbetad rutin finns och ska följas. Blankett finns. Utredning och uppföljning är delegationsbeslut, ska återrapporteras till nämnd Anmälan enligt 14 kap 1 Socialtjänstlagen (orosanmälan för elev) Ciceron OSL 23:2 Blankett med rutin finns. Orosanmälan gjord av skolsköterska scannas in i Journal III Utredning och pedagogisk bedömning om behov av särskilt stöd. Beslut om att upprätta åtgärdsprogram. Beslut om fortsatt åtgärdsprogram. Beslut att inte upprätta åtgärdsprogram. Beslut att avsluta åtgärdsprogram. Ciceron OSL 23:2 PUL Särskild utarbetad rutin ska följas med tillhörande blanketter. Kan överklagas till skolväsendets överklagandenämnd. Besluten är offentliga. Bakomliggande utredning är hemlig enligt angiven paragraf Tilläggsbelopp Ciceron OSL 23:2 OSL 23:5 Delegationsbeslut återrapportering nämnd Tilläggsbelopp fristående gymnasieskola BIBASS+ Ciceron OSL 23:2 BIBASS=Barn i behov av särskilt stöd. Resursfördelning inom skolverksamheterna Samrådsmöte enskild elev Ciceron OSL 23:2 Ersätter elevvårdskonferens. 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m. OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

17 16 (22) Individuella studieplaner (uppgift om elevens studieväg och val av kurser) V Extens Vid BETYG OCH OMDÖMEN Betyg, övergripande frågor 5) Ciceron Betygskataloger Extens Läsårsvis Uttag per klass med koder i klartext alt. med kodförklaring separat. Bevaras digitalt samt som underskrivet dokument i papper. Betyg förvaras i 10 år på resp skola. Leverans sker på 11:e året. Kompletteringar av grundskolebetyg på gymnasiet kan ske och dessa betyg förvaras då separat läsårsvis. Lokala kursbeskrivningar/kursplaner Årsvis alfabetisk arkivering. Utgör bilagor till betygen. Slutbetyg, kopia = examensbevis, yrkesexamensbevis Samlat betygsdokument = studiebevis Förvaras läsårsvis i personnummerordning. Koder får ej användas. Se separat bilaga om hantering av betyg från gymnasiet. Om kopiorna inte förvaras i pnr-ordning ska separat lista tas ut och förvarars med kopiorna. Gymnasiearbete Fysisk teater, dans eller annat arbete. Notering finns i slutbetyget. Anmälan, prövning 3 år Intyg av betydelse för betygssättning Intyg av rutinkaraktär gallras vid ualitet. 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m. OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

18 17 (22) PROV Nationella prov svenska / svenska som andraspråk Resultatsammanställning Ämnesprov, elevlösningar Vklass Från 2011 endast sammanställning i svenska. Endast elevlösningar finns i papper Nationella prov övriga ämnen (ej svenska) Resultatsammanställning Ämnesprov, elevlösningar Vklass 5 år Endast elevlösningar finns i papper Övriga prov Vid ualitet Prövning / betyg Sorteras in med elevens betygskopia / samlat betygsdokument/studiebevis RESTAURANGENHETEN Restaurangenheten Övergripande frågor (som kräver handläggning eller som är av viktigare karaktär) 5) Ciceron Övergripande frågor rörande restaurangenheten samt ärenden som kräver handläggning (t ex avtal, viktigare övergripande personal- och/eller ekonomifrågor, korrespondens med vårdnadshavare) Godkännande av livsmedelsanläggning Ciceron Motpart: Miljö- och hälsoskyddsförvaltningen. Ansökan, godkännande, beslut om riskklassificering och avgift samt inspektionsrapport. Handlings- och åtgärdsplan för enheterna med uppföljning (internkontroll) Lokalt vid arkivering Förvaras hos utvecklare. Matsedel, normal samt vegetarisk Lokalt vid arkivering (se not.) Matsedel finns för varje kök. Ett urval matsedlar bevaras. Resterande gallras vid ualitet. För arkivering ansvarar utvecklare. 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m. OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

19 18 (22) Recept, näringsberäkning Mashie Vid Recept bevaras i urval. Egenkontroll uppgifter om åtgärder, kontroller, temperatur, hygien etc Mätman Vid Uppdateras kontinuerligt Beställningar, följesedlar VIP _ För bevarande och gallring, se gemensam rv-plan för ekonomiområdet. Matråd, minnesanteckningar Lokalt vid arkivering Specialkostrutin Lokalt (se not.) Vid Minnesanteckningar från Matråd bevaras i urval från tre enheter. Utvecklare ansvarar. Övriga gallras vid ualitet. Särskild rutin för specialkost finns. Uppdateras kontinuerligt. Blanketter på vasteras.se. Se not 602,6 34, 645,6 54 FÖRÄLDRA- OCH ANHÖRIGKONTAKTER Hem och skola / Brukarråd / Föräldrainflytande / Lokala styrelser - övergripande frågor 5) Ciceron STUDIE- OCH YRKESORIENTERING, övergripande frågor 5) Ciceron Utredning och rapporter Ciceron Arbetsplatskontakter 3 år Praktikbesked 3 år Omdömen, PRAO 3 år Se not 063 Arbetsplatsförlagd utbildning (APL), överenskommelser Ciceron Externa avtal 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m. OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

20 19 (22) Studieekonomi, gymnasiet, övergripande frågor 5) Ciceron Studieredovisning till Centrala studiestödsnämnden (CSN) 3 år Original bevaras på CSN. Förfrågan från Centrala studiestödsnämnden (CSN) om läsårstider Vid Bevaras på CSN BIBLIOTEK, övergripande frågor 5) Ciceron T ex ansökan om tillstånd enl 17 URL att få framställa exemplar, nerladdning och kopiering av talböcker mm till personer med funktionshinder VUENUTBILDNING / VUENUTBILDNINGSCENTRUM (VUC), övergripande 5) Ciceron Även Svenska för invandrare (SFI), Särvux Statsbidrag, ansökan och beslut 5) Ciceron Orienteringskurser, beslut om inrättande 5) Ciceron t kvalitetsarbete 5) Ciceron Antagning elev, allmänt 5) Ciceron Ansökan till kommunal vuxenutbildning Alvis Vid Webbansökan. Gallras tidigast efter att eleven avslutat sin utbildning. Prövning, ansökan om Alvis Vid Resultat från prövning i ett ämne införs i betygskatalog ( läser upp ett betyg). 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m. OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

21 20 (22) Betyg, allmänt 5) Ciceron T ex beställning av nationella prov. Nationella prov genomförs av utbildningsanordnare. Betygskataloger Alvis Sorteras halvårsvis alfabetiskt efter kursbeteckning och inom varje kurs i datumordning. Kurskods-nyckel i första kartongen per halvår. Kurskod, förklaring till koder suttag. Förvaras tillsammans med betygskataloger. Läggs i första kartongen/halvår. Slutbetyg, kopia Alvis Slutbetyg i personnummerordning (uttag i papper). Samlat betygsdokument utfärdas endast på begäran av eleven (kan välja ett urval av ämnen). Se not GRUNDLÄGGANDE- OCH GYMNASIAL VUENUTBILDNING övergripande frågor 5) Ciceron Ansökan Lärvux Vid Gallras efter avslutad utbildning. Sammanställning kartläggning elever 5 år Kunskapsmässig Test i svenska, matematik och engelska förkunskaper Vid Efter avslutade studier Yrkeshögskola (YH), övergripande frågor 5) Ciceron Ansökningar Extens Vid Efter avslutad utbildning. Handlingar från ej antagna elever gallras efter 1 år Lista intagna elever Extens Betyg och intyg vuxenutbildning, YH 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m. OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

22 21 (22) Betyg och betygskataloger Alvis I systemet Alvis om grund- och gymnasiekurser. Intyg för genomgången utbildning YH Examensarbeten Elevregister Extens Alvis Förvaras i Extens under studietiden ELEVFÖRENINGAR (t ex elevråd, elevkår), övergripande frågor 5) Ciceron Protokoll Korrespondens, protokoll m fl originalhandlingar från elevrådet bevaras MODERSMÅLSSTÖD / MODERSMÅLSUNDERVISNING, övergripande frågor 5) Ciceron Centrum för tvåspråkighet Elevlistor Extens 3 år Närvarorapport Vid Ett år efter läsårets slut. Underlag för prövningsresultat 3 år Efter provtillfället Skriftlig bedömning (ej uppnått mål), modersmål Med betygskataloge n Avgångselev får ett skriftligt omdöme om eleven inte har godkänt slutbetyg i ett eller flera ämnen. Använd INTE blankett i Dexter. Särskild blankett ska användas. Skriftligt omdöme, modersmål Unikum Vid En del av den individuella utvecklingsplanen (medföljer eleven). 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m. OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

23 22 (22) Kartläggning av nyanlända elever Ciceron OSL 23:2 Kartläggning utförs av Arenan Skoltransport, uppgift om 1 år Original hos Centrum för tvåspråkighet, faxas till skolskjutshandläggare Busskort, beställning 3 år Original hos Centrum för tvåspråkighet, faxas till skolskjutshandläggare Beställningar (rubrik) Modersmålsundervisning, beställning 3 år Introduktionsgrupp, beställning 3 år Studiehandledning, beställning 3 år Inskolningsassistent (inskolningslärare t o m 2000), beställning 3 år 5) = Handlingar av ringa betydelse för verksamheten diarieföres ej och gallras vid ualitet (t ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m. OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.