Dokumenthanteringsplan. Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan för Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Fastställd

2 Innehållsförteckning Anvisningar... 3 Administration. 4 Utskottsadministration, administration, förtroendevalda. 4 Ärendehantering och skrivelser. 4 Kvalitetsredovisning... 5 Protokoll... 5 Övrigt 5 Projektdokumentation 5 Interkommunala ersättningar... 6 Intagning 6 Personal. 6 Arbetsmiljö. 7 Ekonomi. 8 Gymnasieskola. 9 Allmän planering och uppföljning. 9 Arbetsmiljö. 9 Premier och stipendier 10 Elevregistrering. 10 Prov och betyg.. 10 Skolsocial verksamhet och skolhälsovård. 11 APU 11 Gymnasiesärskola 12 Skolsocial verksamhet och skolhälsovård. 12 Allmän planering och uppföljning. 12 Betyg och intyg.. 13 Kommunala uppföljningsansvaret. 14 Vuxenutbildning Allmän planering och uppföljning. 15 Elevregistrering. 15 Prov och betyg 16 Arbetsmiljö

3 Anvisningar Handlingar som ska bevaras Dessa handlingar överlämnas till kommunens Centralarkiv i Stadshuset vid nedan angiven tid. Detta gäller originalhandlingar. Kopior kan alltid kastas. Diarieförda handlingar Om diarieförda handlingar gallras skall notering göras i diariet att ärendet har gallrats, datum för gallring samt hänvisning till det aktuella gallringsbeslutet. 3

4 Administration Leverans till Handling Förvaras hos Gallringsfrist centralarkivet Anmärkning Utskottsadministration Kallelser och föredragningslistor Arbetsrum 2 år - Bilagor till kallelser Arbetsrum 2 år - Kopior. Original i diarium Utskottets protokoll Närarkiv Bevaras 5 år Binds in Administration, förtroendevalda Adresslistor, förtroendevalda Arbetsrum Vid inakt - Närvarolistor, sammanträden Arbetsrum 4 år - Underlag för arvodering Arbetsrum 4 år - Ärendehantering och skrivelser Gemensamt diarium för Gymnasie- och Vuxenutbildning Diarium eller annat register över in- Närarkiv Bevaras 5 år och utgående korrespondens Diarieförda handlingar Närarkiv Bevaras 5 år Elektroniska handlingar som skrivs ut Server Efter utskrift 5 år för diarieföring In- och utgående brev, cirkulär, Arbetsrum Vid inakt - meddelanden m m som ej diarieförs Informationsmaterial som framställs Närarkiv Vid inakt*) *) Viktigt informationsmaterial diarieförs och bevaras i diariet, övrigt gallras 4

5 Leverans till Kvalitetsredovisning Kvalitetsredovisningar, gemensam Närarkiv Bevaras 5 år på förvaltningsnivå Resultat av uppföljningar och Närarkiv Bevaras 5 år utvärderingar Protokoll Protokoll från ledningsgrupp Närarkiv Bevaras 5 år Protokoll från Samverkansgrupper Närarkiv Bevaras 5 år Protokoll från MBL-förhandling Närarkiv Bevaras 10 år Protokoll APT-träffar Närarkiv Bevaras 5 år Övrigt Sammanställning över delegations- Närarkiv Bevaras 5 år beslut Läsårstider Närarkiv Bevaras 5 år Statistiska uppgifter som lämnats till Närarkiv Bevaras 5 år SCB Anmälningar om inbrott och skade- - görelse lämnas till Fastighet Service och Teknik Inventarielistor. Lämnas årligen till Närarkiv Bevaras 5 år Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen Projektdokumentation Uppdrag, rapport/motsvarande samt Närarkiv Bevaras 3 år utredningsmateriel av betydelse 5

6 Leverans till Interkommunala ersättningar Tillstånd/Yttrande över skolgång i Arbetsrum Efter avslutad - annan kommun skolgång Förteckning över elever som går i - Bevaras 5 år efter avslutad I Procapita. Förteckningen skrivs ut annan kommun skolgång Förteckning över elever från andra - Bevaras 5 år efter avslutad I ProCapita. Förteckningen skrivs ut kommuner skolgång Intagning Protokoll från intag- Arbetsrum Bevaras 5 år ningsgruppen, med beslut om intagning Sammanställning med uppgifter Arbetsrum 1 år efter avslutad - om ej intagna elever reservintagning Sammanställning med uppgifter Arbetsrum Bevaras 5 år uppgifter om samtliga sökanden (Närarkiv efter 1 år) Intagningsstatistik Arbetsrum Bevaras 5 år Intagningslistor och andra handlingar Arbetsrum Efter avslutad - Statistiska uppgifter om antalet sökande som utgör arbetsmaterial vid intagning reservintagning per utbildning, behörighet, alternativval m m Intagning. Korrespondens och svarskort Arbetsrum 1 år efter avslutad - reservintagning Personal Tjänsteansökningar till ledigförklarad Arbetsrum 2 år efter anställ- - tjänst ningsbeslutet vunnit laga kraft Sammanställning av sökande till viss Närarkiv Bevaras 5 år tjänst Tjänsteansökningar från den som fått Personalakt Lämnas till löneassistent tjänsten 6

7 Leverans till Semesterlistor Arbetsrum 2 år - Läkarintyg. Lämnas omgående till arbetsledare Sjukskrivning mer än 14 dagar. Originalet skickas till försäkringskassan, kopia förvaras i Närarkiv 2 år eller i - rehab.akt Sjukskrivning högst 14 dagar: Originalet behålls av myndigheten Närarkiv 2 år - Rehabiliteringsutredning Närarkiv Bevaras 2 år efter sista anteckning Sekretessförsäkringar. Lämnas till - löneavdelningen för förvaring i personalakterna Sammanställning av anmälningar om arbetsskador och tillbud Närarkiv Bevaras 5 år Arbetsmiljö Sammanställning av anmälningar om arbetsskador och tillbud Närarkiv Bevaras 5 år Tillbudsanmälan Arbetsrum - Kopior på tillbudsanmälan som lämnats till Försäkringskassan förvaras i personakten Arbetsskadeanmälan Arbetsrum - Kopior på arbetsskadeanmälan som lämnats till Försäkringskassan förvaras i personakten 7

8 Leverans till Ekonomi Budgetunderlag Arbetsrum 2 år - Förslag till budget Närarkiv Bevaras 5 år Bokslutsprognos/Delårsbokslut Närarkiv Bevaras 5 år Årsbokslut Närarkiv Bevaras 5 år Verifikationer för utbetalning Närarkiv 10 år - Originalfakturor Närarkiv 10 år - Kvitton från kontantförsäljning Närarkiv 6 år - Underlag för debiteringar Närarkiv 2 år - Statsbidragsansökningar och Närarkiv 10 år - rekvisitioner Protokoll från anbudsöppning Närarkiv Bevaras 5 år Hemlig handling som skall diarieföras Beslut om antagande av anbud eller Närarkiv Bevaras 5 år leverantör Hemlig handling som skall diarieföras Antagna anbud/offerter Närarkiv 2 år efter avtals- - tidens utgång Anbud ej antagna Närarkiv 2 år - Avtal Närarkiv 2 år efter avtals- - tidens utgång Förteckning över avtal Närarkiv Bevaras 5 år 8

9 Gymnasieskola Leverans till Allmän planering och uppföljning Korrespondens som inte är Närarkiv Bevaras 5 år Diarieförs rutinmässig Protokoll, ledningsgrupp Närarkiv Bevaras 5 år Protokoll, program-, ämneskonferenes Närarkiv Bevaras 5 år Protokoll, klasskonferenser Närarkiv Bevaras 5 år Protokoll, personalkonferenser Närarkiv Bevaras 5 år Protokoll, samverkansgrupp Närarkiv Bevaras 5 år Protokoll, APT-träffar Närarkiv Bevaras 5 år Lokala arbetsplaner Närarkiv Bevaras 5 år Scheman Arbetsrum Bevaras Vid inaktualitet Produceras och lagras i NovaSchem 1 schema från varje klass/termin bevaras Förteckning över läromedel Arbetsrum Bevaras Vid inaktualitet Arbetsmiljö Protokoll/arbetsmiljöronder Närarkiv Bevaras 10 år Sammanställningar - åtgärdsprogram Närarkiv Bevaras 10 år Tillbudsanmälan Skickas till Central förvaltning, löneavd Arbetsskadeanmälan Skickas till Central förvaltning, löneavd Likabehandlingsplan- Plan mot Närarkiv Bevaras 5 år diskriminering och kränkande behandling Bergagymnasiet 9

10 Leverans till Premier och stipendier Stipendiekommittéers protokoll Närarkiv Bevaras 5 år Ansökningshandlingar, underlag Närarkiv 2 år - Stipendieförteckning Närarkiv Bevaras 5 år Elevregistrering Elevregister Närarkiv Bevaras 5 år I ProCapita. Elevregister skrivs ut Klasslistor/gruppförteckningar Närarkiv Bevaras 5 år I ProCaptia. Slutgiltigt ex Skolkataloger Närarkiv Bevaras 5 år CSN-listor - 1 år - I ProCapita Prov och betyg Sammanställning över resultat från Närarkiv Bevaras 5 år nationella prov Svar på nationella ämnes- och kurs- Närarkiv Bevaras 5 år prov i svenska som genomförts vid gymnasieskolan Skriftliga prov Åter till elev Projektarbeten årskurs 3 Arbetsrum Vid inaktualitet - Efter införande i betygskatalog - åter till elev Samlat betygsdokument*) Närarkiv Bevaras 5 år *) När slutbetyg ej erhållits Slutbetyg Närarkiv Bevaras 5 år Betygskatalog Närarkiv Bevaras 5 år Anmälan till prövning Arbetsrum Vid inaktualitet - Prövningsresultat med betyg Närarkiv Bevaras 5 år Betygskatalog 10

11 Leverans till Skolsocial verksamhet och skolhälsovård Elevvårdskonferensprotokoll Elevakt Bevaras 5 år efter avslutad skolgång Klasskonferenser Närarkiv Bevaras Åtgärdsprogram/elevakter Elevakt Bevaras Hälsokort/elevhälsovårdsjournaler Elevakt Bevaras Psykologiska undersökningar/ Elevakt Bevaras skolpsykologjournaler Beslut och dokumentation över Elevakt Bevaras anpassad studiegång Uppgifter från grundskolan Elevakt Bevaras Individuella studieplaner Elevakt Bevaras Frånvaroregister med underlag Arbetsrum Vik inaktualitet - Disciplinåtgärder Närarkiv Bevaras 5 år Ledighetsansökningar, elever Arbetsrum Vid inaktualitet - > 10 dagar diarieförs Intyg, remisser, brev, anteckningar Elevakt Bevaras*) Avslutad *) Handlingar som är av vikt för skolgång dokumentation av elevens utveckling. Övriga handlingar rensas. Individuella studieplaner Elevakt Bevaras APU Register över arbetsplatser Arbetsrum Vid inaktualitet - Förnyas successivt Bedömningar från arbetsplatser Arbetsrum Efter avslutad - Kopia kan delges elev skolgång 11

12 Gymnasiesärskola Leverans till Skolsocial verksamhet och skolhälsovård Protokoll från elevvårdskonferenser Elevakt Bevaras 5 år efter avslutad skolgång Protokoll från klasskonferenser Närarkiv Bevaras 5 år Psykologiska utredningar med bilagor Närarkiv Bevaras 5 år Journaler med sammanfattande Närarkiv Bevaras 5 år efter anteckningar avslutad skolgång Hälsokort/elevhälsovårdsjournaler Elevakt Bevaras 5 år efter avslutad skolgång Testprotokoll Elevakt 2 år - Allmän planering och uppföljning Ansökningar och beslut om in- och utskrivning Närarkiv Bevaras 5 år Handlingar i överklagningsärenden Närarkiv Bevaras 5 år Diarieförs Pedagogiska utredningar med bilagor Närarkiv Bevaras 5 år Övriga utredningar Närarkiv Bevaras 5 år Pedagogiska journaler med bilagor Närarkiv Bevaras 5 år Korrespondens som inte är Närarkiv Bevaras 5 år Diarieförs rutinmässig Personbevis Arbetsrum Vid inaktualitet - Individuella undervisningsplaner Arbetsrum Vid inaktualitet - 12

13 Leverans till Yrkesvalshandlingar Arbetsrum Vid inaktualitet - Under förutsättning att anteckningar gjorts i pedagogisk journal, (motsvarande) som bevaras Betyg och intyg Studieomdömen Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad skolgång Intyg om genomgången utbildning Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad skolgång 13

14 Kommunala uppföljningsansvaret Leverans till Protokoll från möten där undervisning Närarkiv Bevaras 5 år efter eller elevvård behandlats avslutad skolgång Elevregister med persondata och Närarkiv Bevaras uppgifter om arbetsplats eller annan sysselsättning Intyg/betyg Närarkiv Bevaras 5 år Individuella elevplaner Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad skolgång Förteckning över ungdomar som Arbetsrum Vid läsårets slut - omfattas av uppföljningsansvaret Personakter över ungdomar i den uppföljande verksamheten Arbetsrum 5 år efter upphörd - Under förutsättning att en förteckning placering över aktuella elever och arbetsplatser bevaras Statistik över ungdomsplatser m m Arbetsrum 2 år - som lämnats till SCB Rapporter/redovisning från Arbetsrum 2 år - arbetsgivare 14

15 Vuxenutbildning Leverans till Allmän planering och uppföljning Korrespondens som inte är rutinmässig Närarkiv Bevaras 5 år Diareiförs Protokoll, personalkonferenser Närarkiv Bevaras 5 år Protokoll, samverkansgrupper Närarkiv Bevaras 5 år Protokoll, elevvårdskonferenser Närarkiv Bevaras 5 år Lokala arbetsplaner, kurs- eller timplaner Närarkiv Bevaras 5 år Individuella studieplaner Närarkiv Bevaras Avslutad skolgång Lokalt utarbetade betygskriterier Arbetsrum Bevaras Vid inaktualitet Förteckning över läromedel Arbetsrum Bevaras 5 år Scheman Arbetsrum Bevaras Vid inaktualitet Produceras och lagras i NovaSchem 1 schema för varje kurs/grupp bevaras Närvarolistor eller motsvarande Arbetsrum 3 år - Språktester i svenska för invandrare Arbetsrum *) - *) Vid avslutad utbildning (sfi) Ansökningshandlingar Arbetsrum *) - *) Vid avslutad utbildning Elevregistrering Elevregister Närarkiv Bevaras 3 år I ProCapita Klasslistor/gruppförteckning Närarkiv Bevaras 3 år I ProCapita 15

16 Leverans till Prov och betyg Sammanställning över resultat från Närarkiv Bevaras 3 år nationella prov Svar på nationella ämnes- och kurs- Närarkiv Bevaras 3 år prov i samtliga ämnen och kurser som genomförts inom komvux Svar på nationella ämnes- och kurs- Närarkiv Bevaras 3 år prov i samtliga ämnen och kurser som genomförts inom svenska för invandrare (sfi) Betygskataloger Närarkiv Bevaras 3 år Betyg Närarkiv Bevaras 3 år Anmälan till prövning Arbetsrum Efter slutförd - prövning Prövningsresultat med betyg Närarkiv Bevaras 3 år Betygskatalog Kopior av intyg, som erhållits Närarkiv Bevaras 3 år i stället för betyg Elevers svar på skriftliga prov Arbetsrum Vid inaktualitet - Åter till elev Arbetsmiljö Protokoll/arbetsmiljöronder Närarkiv Bevaras 10 år Sammanställningar - åtgärdsprogram Närarkiv Bevaras 10 år Tillbudsanmälan Skickas till Central förvaltning Arbetsskadeanmälan Skickas till Central förvaltning Likabehandlingsplan- Plan mot Närarkiv Bevaras 5 år diskriminering och kränkande behandling komvux, sfi, särvux 16