Dokumenthanteringsplan för Norrtälje Kommunala Vuxenutbildning

Transkript

1 FÖRFATTNINGSSAMLING Dokumenthanteringsplan för Norrtälje Kommunala Vuxenutbildning Antagen av utbildningsnämnden , UN 4 1

2 NORRTÄLJE KOMMUN UTBILDNINGSNÄMNDEN 77 Norrtälje kommunala Vuxenutbildning DIARIE- OCH DOSSIÉPLAN fr o m HUVUDGRUPPER SID A ORGANISATION 2 B PERSONAL 3 C UTBILDNINGAR 4 D EKONOMI 5 Antagen av: Utbildningsnämnden 4, L = Löpande gallring, ersätts av motsvarande nya handlingar eller kastas vid inaktualitet. B = Bevaras för alltid. Siffran anger leveranstid till Stadsarkivet G = Gallras, siffran anger efter vilken tid handlingen ska förstöras.

3 HUVUDGRUPP A - ORGANISATION A 1 Allmänt Brev, brevdiarium i egen pärm A 2 Ledningsgruppsmöten NKV, protokoll A 3 Korrespondens med SCB, Skolverket och CSN m.fl. Hit förs diarieförd korrespondens som inte kan hänföras till någon annan rubrik. Bevaras efter rensning. Statistik skickas till SCB och delges nämnden. A 4 Kursutbud /Planering inför nästa läsår Kurskatalog A 5 Klagomål, överklaganden Diarieförs A 6 Polisanmälan, skadeanmälan, inbrott försäkringsavtal Diarieförs A 7 Avtal, kontrakt, licenser Diarieförs. Konsultavtal, hyresavtal, ADBskollicenser bevaras. Uppdragsutbildningens avtal. Löpande avtal gallras när nytt har upprättats. Olika ansökningar statsbidrag A 8 Larm L A 9 Systematiskt arbetsmiljöarbete Skyddsrondsprotokoll, brandskydd m.m., även arbetsmiljöplan. A 10 Anbud, utgående Diarieförs 2

4 HUVUDGRUPP B - PERSONAL FÖRVA - B 1 Allmänt personal Brev Hit förs diarieförd korrespondens som inte kan hänföras till någon annan rubrik under personal. Bevaras efter rensning. B 2 MBL-protokoll B 3 ENSAM-möten protokoll B 4 Veckomöten, minnesanteckningar L Original Månadsmötesprotokoll, APT Original B 6 Personalakt Här ingår: Anställningsavtal Kursintyg Fortbildning/utveckling Varsel Tjänstgöringsbetyg, intyg Arbetsgivarintyg Arbetsskada Avgångsanmälan Mapp G 1 Förvaras i låst skåp. Kopior gallras 1 år efter avslut. Original som ska bevaras skickas till Personalkontoret. B 7 Ansökan tjänster G 2/ Förteckning över sökandena upprättas och bevaras. Den anställdes handlingar skickas till Personalkontoret. Svar på ansökan gallras då besvärstiden upphört. B 8 Arbetsskada, rehabärenden Säker B efter avslut Sekretess, till stadsarkivet då ärendet är avslutat B 9 Annonser, lediga tjänster Behovsanmälan diarieförs 3

5 HUVUDGRUPP C - UTBILDNINGAR Grundläggande vuxenutbildning, gymnasiala kurser, yrkesvux, yrkeshögskoleutbildningar, SFI, Särvux, Uppdragsutbildningen GALLRA S/ BEVARA S C 1 Allmänt utbildningar, korrespondens Hit förs diarieförd korrespondens som inte kan hänföras till någon annan rubrik under utbildningar. Bevaras efter rensning. C 2 Ledningsgruppsmöten, utbildning C 3 Ansökningshandlingar, kurser G 3 Registreras i Excel, löpande numrering. Elevens ansökningar, svar på erbjudande, personlig valblankett med kursöversikt, beslut rörande kommunala medel för sökt utbildning, antagningsbesked/svarsbesked, elevens studieplan, avbrottsanmälan m.m. C 4 YH-ansökningar för elever G 3 C 5 Inskrivningssamtal Hos lagledare G 3 SFI, Särvux. C 6 Utbildningsplaner C 7 Lokala kursplaner C 8 Elevernas studieplan Hos lärare L Gallras då eleven slutat kursen C 9 Elevregister Procapita - C 10 Novaschem L Registrering av tjänstefördelning, schema C 11 Avbrottsanmälan, studieuppehåll, avstängning G 3 Se även ansökningshandlingar, C 3 C 12 Projektarbeten, gymnasiala Hos lärare Betygsgrundande. Elevers projektarbeten, bevaras i urval C 13 Elev enskilt elevärende Sekretess, klagomål diarieförs C 14 Elevärenden övrigt G 3 Ex.vis stöld C 15 Försäkringar L Elevförsäkring C 16 Lia praktikrapporter Hos lärare G 5 Kopior, elevens praktikarbete, YH/KY C 17 Lia praktikbedömningsformulär B 3 Handledarens ifyllda bedömning, YH C 18 Ämneskonferenser B 3 Minnesanteckningar från konferenser 4

6 fortsättning HUVUDGRUPP C - UTBILDNINGAR C 19 Betygsunderlag Hos lärare G 1 år efter utbildningens slut Tentor, prov C 20 Slutbetyg, kursintyg, examensbevis B 3 Betygskopior, betygskataloger m.m. C 21 Samlat betygsdokument B 3 Endast kopia av efterfrågat betyg C 22 Utdrag ur betygsarkivet B, skickas till SA efter uttag 1 gång/år, i januari C 23 Nationella prov /G 5 Resultat för svenska och SFI bevaras, övriga gallras efter 5 år. Sammanställning bevaras. C 24 Dyslexiutredningar 5

7 HUVUDGRUPP D - EKONOMI D 1 Allmänt ekonomi Brev L Inköp m.m. D 2 Budgetunderlag L D 3 Interkommunal ersättning B 3 D 4 Statsbidrag B 3 Utbildningsbeslut, AMS, YH-myndigheten. D 5 Fakturakopior, externt/internt - Fakturor skannas av ekonomiavdelningen. Original förvaras centralt. D 6 Debiteringsunderlag, externt/internt G 10 Förvaras hos ekonomiadministratör D 7 Handkassa - Se särskilda handkasserutiner 6