Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd: Verksamhet: Biblioteket Reviderad:

Transkript

1 registre att söka/förva Levere till /gall Allmän administration Arkivförteckning Nej Ordnas systematiskt 1 exemplar ska finnas i arkivet Avskrifter, kopior, utdrag, dubbletter och överexemplar inkomna endast för kännedom Nej Ordnas systematiskt Nej Gall vid Delegationsbeslut Ja KS diarium 3 år Diarieförda handlingar Ja KS diarium Diarieförda handlingar levere till / gall Dokumenthanteringsplan Ja KS diarium Egenproducerad information, broschyrer, skrifter etc. Ja och nej, Om nämnden ska ta del av materialet ska det diariefö. Övrigt material ordnas systematiskt På intranätet finns aktuell plan KS diarium Ingår i KS arkiv. Original förva i diariet, Kopior lämnas ut till handläggare. arkivet efter 3 år 3 år Fastställs en gång per mandatperiod. uppdaterar planen vid ändringar eller omorganiseringar. 1 exemplar av varje tryck lämnas till arkivet årligen Överexemplar gall av avdelningen * * Avdelningen, innebär att handläggare, assistenter och administratörer ansvarar för gallring av handlingar. 1 (5)

2 registre att söka/förva Levere till /gall E-post Gäller e-post till både förvaltningens officiella brevlåda och personalens e- brevlådor. Ja och nej Innehåller e-posten information som ingår i ett ärende ska den skrivas ut och diariefö på ärendet. KS diarium 3 år / gall 2 år E-post som inte diarieförs kan gall 2 år efter ankomst-datum Gallringen av förvaltningens brevlåda genomförs av registrerande kommun-assistent. Personalens rensar sina egna brevlådor. Fax Levere via e-posten. E- post som kommer till nämndens officiella brevlåda men som inte diarieförs ska spa i särskild mapp i e- postsystemet. Ja och nej Innehåller faxen information som ingår i ett ärende ska den skrivas ut och diariefö på ärendet. KS diarium Övriga fax ordnas systematiskt 3 år / Gall Fax som inte diarieförs kan gall vid. Förfrågningar, upplysningar, minnesanteckningar, meddelanden av tillfällig karaktär Nej Ordnas systematiskt Nej Gall vid * Avdelningen, innebär att handläggare, assistenter och administratörer ansvarar för gallring av handlingar. 2 (5)

3 registre att söka/förva Levere till /gall Inkomna skrifter, broschyrer, tidningar för kännedom Ekonomi Ekonomiska handlingar Nej Ordnas systematiskt Nej Gall vid Ja, sådana som ska till Kommunstyrelsen KS diarium 3 år Fakturakopior Nej Ordnas systematiskt Nej Gall efter 2 Avdelningen år Underlag till fakturor Nej Ordnas systematiskt Nej Gall efter 2 Avdelningen år Upphandling Ja KS diarium 3 år Se doku.plan - Upphandling Års-/verksamhetsberättelse Ja KS diarium 3 år Personal APT- protokoll, Nej Ordnas systematiskt 3 år minnesanteckningar Personalhandlingar Nej Personalakt Vid tjänstens slut Förva vid Personalärenden Ja Personals diarium Handlingarna förva i personakt, åtskilt från övriga handlingar. Vid tjänstens slut Förva vid * Avdelningen, innebär att handläggare, assistenter och administratörer ansvarar för gallring av handlingar. 3 (5)

4 registre att söka/förva Levere till /gall Tillsättning av tjänst Ja KS diarium Offentliga jobb Projekt Uppdragshandlingar (direktiv och målbeskrivning) Möten (protokoll, minnesanteckningar, korrespondens som dokumenterar överenskommelser, avgöranden, beslut, etc.) Resultat (slutrapport och utvärdering) I akten i diariet förva annonsen, meddelande om vem som fick tjänsten, samt förteckning på sökande. 3 år /gall Ansökningshandlingar från sökanden som inte fick tjänsten gall efter 2 år. Systemförvaltare för Offentliga jobb Ansökningshandlingar från sökande som fick tjänsten lämnas till * Avdelningen, innebär att handläggare, assistenter och administratörer ansvarar för gallring av handlingar. 4 (5)

5 registre att söka/förva Levere till /gall Övriga handlingar rörande projekt (marknadsföringsmaterial, affischer, broschyrer, egenproducerat material, publikationer, foton etc.) Verksamheten Arrangemang i verksamheten (affischer, broschyrer, informationsmaterial, program etc.) Nej Ordnas systematiskt 1 exemplar till arkivet levere årligen Arrangörskontrakt Nej Ordnas systematiskt 1 år Gall 10 år efter att kontraktet upphört Sammanställningar av Nej Ordnas systematiskt 1 år statistik och rapporter Underlag för statistik, Nej Ordnas systematiskt Nej Gall 2 år besöksrapporter Uthyrning av lokaler Nej Ordnas systematiskt Nej Gall 2 år Verifikationer i samband med artistersättning Nej Förva vid Ekonomiavd. Nej Kopior gall efter 2 år * Avdelningen, innebär att handläggare, assistenter och administratörer ansvarar för gallring av handlingar. 5 (5)