Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd: Verksamhet: Samhällsbyggnadsavdelningen

Transkript

1 / Allmän administration Arkivförteckning Nej Ordnas systematiskt 1 ex. till arkivet Ingår i KS arkiv Avskrifter, kopior, utdrag, Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid inaktualitet Avdelningen * dubbletter och överexemplar inkomna endast för kännedom Delegationsbeslut Ja KS diarium 3 år Delegationsbeslut lämnas till receptionen för registrering. Diarieförda handlingar Ja KS diarium Original förvaras i diariet. Endast kopior lämnas ut till handläggaren. Dokumenthanteringsplan Ja KS diarium Egenproducerat material (informationsblad, broschyrer, tidningar etc.) Ja och nej, Om nämnden ska ta del av materialet ska det diarieföras. Övrigt material ordnas systematiskt På Insidan finns aktuell plan KS diarium Närarkiv Diarieförda handlingar levereras till arkivet efter 3 år Se under respektive handling om den ska bevaras eller 3 år Fastställs 1 gång per mandatperiod. reviderar planen. 1 exemplar av varje tryck lämnas till arkivet Överexemplar av avdelningen * Avdelningen, innebär att handläggare, administratörer och assistenter ansvarar för gallring handlingar 1(12)

2 / E-post Gäller e-post till både förvaltningens och personalens e-brevlåda. Fax Levereras via e-posten. Förfrågningar, upplysningar, minnesanteckningar, meddelanden av tillfällig karaktär Inkomna skrifter, broschyrer, tidningar etc. Ja och nej Innehåller e-posten information som ingår i ett ärende ska den skrivas ut och diarieföras. E- post som kommer till förvaltningens brevlåda men som inte diarieförs ska sparas i särskild mapp i e-postsystemet. Ja och nej Innehåller e-posten information som ingår i ett ärende ska den skrivas ut och diarieföras på ärendet. KS diarium 3 år / KS diarium Övriga fax ordnas systematiskt E-post som inte diarieförs kan 2 år efter ankomstdatum. 3 år / Fax som inte diarieförs kan vid inaktualitet. Gallringen i förvaltningsebrevlådor genomförs av kommunassistent i receptionen. Personalen rensar sina egna brevlådor. Kommunassistent i receptionen gallrar i förvaltningens e- brevlådor Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid inaktualitet Avdelningen * Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid inaktualitet Avdelningen * Krisplaner Ja KS diarium 3 år * Avdelningen, innebär att handläggare, administratörer och assistenter ansvarar för gallring handlingar 2(12)

3 / Riktlinjer, policys, rutiner Ja KS diarium 3 år Systemdokumentation Nej Ordnas systematiskt Ett exemplar lämnas till arkivet Ekonomi Ekonomiska handlingar Ja KS diarium 3 år (ex. rapporter) Fakturakopior Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras efter 2 år Avdelningen * Underlag till fakturor Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras efter 2 år Avdelningen * Upphandling Ja KS diarium 3 år / Se doku.plan Upphandling på Insidan Års-/verksamhetsberättelse Ja KS diarium 3 år Personal APT- protokoll, Nej Ordnas systematiskt 3 år minnesanteckningar Personalhandlingar Nej Personalakt/ Vid tjänstens slut Förvaras på personnummer Personalärenden Ja Personals diarium Handlingarna förvaras i personakt, åtskilt från övriga handlingar i ett förslutet kuvert. Personalavd. Vid tjänstens slut Förvaras på Personalavd. * Avdelningen, innebär att handläggare, administratörer och assistenter ansvarar för gallring handlingar 3(12)

4 / Tillsättning av tjänst Ja KS diarium Offentliga jobb Projekt Uppdragshandlingar (Direktiv och målbeskrivning) Möten (Protokoll, minnesanteckningar, korrespondens som dokumenterar r, avgöranden, beslut, etc.) Resultat (Slutrapport och utvärdering) I akten i diariet förvaras annonsen, meddelande om vem som fick tjänsten, samt förteckning på sökande. Ja KS diarium När projektet är avslutat Ja KS diarium När projektet är avslutat Ja KS diarium När projektet är avslutat 3 år / Ansökningshandlingar från sökanden som inte fick tjänsten efter 2 år. Systemförvaltare för Offentliga jobb Ansökningshandlingar från personen som fick tjänsten förvaras i personalakten * Avdelningen, innebär att handläggare, administratörer och assistenter ansvarar för gallring handlingar 4(12)

5 / Övriga handlingar rörande projekt Ja KS diarium När projektet är avslutat (Marknadsföringsmaterial, affischer, broschyrer, egenproducerat material, publikationer, foton etc.) Verksamheten Fastigheter Anläggningsregister Gallras vid Avdelningen * uppdateringar Antagna anbud/ offerter Ja KS diarium 3 år Se doku.plan- med tillhörande handlingar Besiktningsprotokoll Ja KS diarium 3 år Kan 10 år efter garantitidens utgång Bygglov Ja KS diarium 3 år Dokumentation över Nej Ordnas systematiskt projektet, foton, videofilmer m.m. Entreprenadavtal/ Ja KS diarium 3 år beställning Geoteknisk undersökning Nej Ordnas systematiskt Enligt Upphandling när det rör byggnader av kulturhistoriskt värde som inte får ändras eller rivas * Avdelningen, innebär att handläggare, administratörer och assistenter ansvarar för gallring handlingar 5(12)

6 / Hyreskontrakt Nej Ordnas systematiskt Kalkyler Nej Ordnas systematiskt Konsultavtal, konsulternas projekthandlingar Gallras 5 år efter att hyreskontraktet upphört Gallras 10 år efter garantitidens utgång Ja KS diarium 3 år Kan 10 år efter garantitidens utgång, se anm. Korrespondens och övriga Ja KS diarium 3 år handlingar gällande drift och underhåll Nyckelkvittenser Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid inaktualitet Polisanmälningar Ja KS diarium 3 år Lokaler och inventarier Ritningar och handlingar rörande byggnader Skadeanmälningar Lokaler och inventarier Ja Ja Kartskåp Ordnas på fastighetsbeteckning Incidentrapportering Handlingarna ordnas systematiskt 3 år Teknisk beskrivningar Utlåtanden som inhämtats från utomstående Utredningar som ligger till Ja KS diarium 3 år grund för projektet Väktarmeddelanden Nej Ordnas systematiskt Gallras 2 år efter att hyreskontraktet har upphört när de rör byggnader av kulturhistoriskt värde inte får förändras eller rivas * Avdelningen, innebär att handläggare, administratörer och assistenter ansvarar för gallring handlingar 6(12)

7 / Gator och vägar Ansökan om bidrag till Ja KS diarium 3 år Gallras 10 år enskilda vägar Beslut om bidrag till enskilda Ja KS diarium 3år vägar Beslut om upplåtelse av Ja KS diarium 3 år allmän platsmark Entreprenadavtal av Ja KS diarium 3 år betydelse Entreprenadavtal av Ja KS diarium Nej Gallras 2 år efter rutinkaraktär avtalets utgång Lokala ordningsföreskrifter Ja KS diarium 3 år Lokala trafikföreskrifter och Ja KS diarium 3 år trafikliggare Parkeringstillstånd för Ja KS diarium 3 år Gallras 1 år efter Avdelningen * rörelsehindrad utgången giltighetstid Skadestånds- och Ja KS diarium 3 år ersättningshandlingar Tillfälliga lokala Nej Ordnas systematiskt Nej Avdelningen * trafikföreskrifter och dispenser Upphävande av lokala trafikföreskrifter Ja KS diarium 3 år * Avdelningen, innebär att handläggare, administratörer och assistenter ansvarar för gallring handlingar 7(12)

8 / Kartor Flygfoton Grunddata och produkter Kartor med naturvårdsförordnanden Kartor över fornlämningar och byggnadsminnen Kartor över gatunamn, Sparas som adressnummer och pdf - filer platsnamn Kartserver Kommunens regelverkskarta Nybyggnadskartor Ja KS diarium Områdeskartor med gränser för administrativa beslut Med grunddata avses uppgifter som finns i databas, t.ex. mätdata. Produkter avses uttag ur databas i analog form t.ex. ritfilm eller tryckta kartor. Grunddata ska bevaras Ex. naturreservat, landskapsskydd Grunddata ska bevaras. Grunddata ska bevaras Äldre kartor är sparade på kartservern Grunddata ska bevaras Finns i akt med byggärendet Grunddata ska bevaras Ex. valdistrikt, lokala ordningsregler eller hälsoskyddsföreskri fter * Avdelningen, innebär att handläggare, administratörer och assistenter ansvarar för gallring handlingar 8(12)

9 / Områdeskartor över församlingar, stadsdelar eller trakter Systemdokumentation ex. kartserven Finns med i översiktsplan Översiktskartor Park Entreprenadavtal av Ja KS diarium betydelse Entreprenadavtal av rutinkaraktär Förteckning och ritningar över grönytor inom detaljplaneområde Ja KS diarium Grunddata ska bevaras Gäller den tryckta kartan. Gallras 2 år efter upphörd giltighet Planverksamhet Avbrutna planärenden Ja KS diarium 3 år Kan efter 10 år Detaljplan (Plankarta, bestämmelser till planen, planbeskrivning, genomförandebeskrivning, miljökonsekvensbeskrivning) Dokument tillhörande miljöbedömning enligt miljöbalken Nummerordning Under pågående arbete diarieförs i BMN:s diarium. Antagen detaljplan i KF diarieförs i KS diarium och slutarkiveras i KS arkiv. Bygg- och miljönämnden fattar beslut vid enkla planförfaranden. Övriga fattas av Kommunfullmäktige Förteckningar över Finns i planpärm Kan efter * Avdelningen, innebär att handläggare, administratörer och assistenter ansvarar för gallring handlingar 9(12)

10 / remissinstanser 2 år Initiativ/ansökan och beslut att påbörja planarbete Ja KS diarium 3 år Kommunstyrelsen fattar beslut. Laga kraft bevis Ja KS diarium 3 år Finns i planpärmen. Planförslag/versioner som Kan efter 10 år varit på samråd Program Protokollsutdrag över antagandebeslut Kommunfullmäktige antar planen. Samrådsredogörelse Kan efter 10 år Underlagsmaterial som: - tekniska utredningar - bebyggelse- eller naturinventeringar - annat underlag Finns i planpärm Utlåtande efter utställning Utskick/underrättelser till Finns i planpärm berörda, kallelser, kungörelser/annonser etc. Utställt planförslag Ja BMN diarium Översiktsplaner Ja KS diarium - Textdelar - Kartbilagor - Angivet underlag till översiktsplanen Kan efter 10 år om de bedöms vara inaktuella Kan 2 år efter att beslut tagits * Avdelningen, innebär att handläggare, administratörer och assistenter ansvarar för gallring handlingar 10(12)

11 / Renhållning Abonnentregister Ja Systemet ska bevaras. Uppgifter i systemet vid uppdatering Avfallsplan för kommunen Ja KS diarium 3 år Avtal av mindre betydelse Ja KS diarium 3 år Gallras 2 år efter och tillfällig karaktär avtalet upphört att gälla Ja KS diarium 3 år Gallras efter giltighetstidens utgång Dispenser från sop- och/ eller latrintömning Förfrågningar och klagomål Ja KS diarium 3 år / 2 år, se anmärk. Renhållningsordning för Ja KS diarium 3 år kommunen Renhållningstaxa Ja KS diarium Vatten- och reningsverk Abonnentregister Ja EMS Systemet ska bevaras. Uppgifter i systemet vid uppdatering Driftsjournaler för Kronologisk reningsverk och vattenverk Ledningsavtal Ja KS diarium 3 år Ledningskartor Ja KS diarium 3 år Ledningsregister Systemet ska bevaras. Uppgifter i vid Frågor och klagomål av rutinartad karaktär kan efter 2 år, övriga bevaras * Avdelningen, innebär att handläggare, administratörer och assistenter ansvarar för gallring handlingar 11(12)

12 / uppdatering Miljörapporter Ja KS diarium 3 år Nybyggnadskarta för Ja KS diarium 3 år fastighet som är ansluten till kommunalt VA Protokoll från provning av vattenmätare Rapporter från sökningar Gallras vid inaktualitet Avdelningen * efter läckor eller vid akuta vattenläckor Skyddsbestämmelser för vattentäkt Underhållsprogram Uppgifter om anslutning till kommunalt VA Vattenmål KS diarium 3 år Årsrapporter över vattenoch avloppsanläggningar Ja KS diarium 3 år * Avdelningen, innebär att handläggare, administratörer och assistenter ansvarar för gallring handlingar 12(12)