Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet

Transkript

1 Kommunfullmäktiges protokoll, PapperIT* O Kansliexp. / Datum Bevaras 4 år Kf =Kommunfullmäktige kallelser och bilagor Närarkiv inbunden Ev. ljudupptagningar gallras vid, dock senast efter 5 år. Annonseringshandlingar PapperIT* O Kansliexp. Syst.ordn. Vid Ljudupptagning: Fullmäktigesammanträden IT O Server Vid Kommunstyrelsens protokoll med bilagor PapperIT* O Kansliexp. Närarkiv Inbunden Bevaras 4 år Ks =Kommunstyrelsen Kallelser gallras vid Kommunstyrelsens Arbetsutskotts protokoll PapperIT* O Kansliexp. Närarkiv Pärm Bevaras 4 år Kallelser gallras vid. Minnesanteckningar i form av arbetsmaterial gallras vid Kommunstyrelsens delegationsbeslut PapperIT* O Kom.rådsexp. Dnr Bevaras 4 år Fr o m 2004 Alla delegationsbeslut för Kommunalrådens handlingar som är kommunens Arbetsgrupps protokoll/mötesanteckning, handlingar PapperIT* O / K / Syst.ordn. alt. dnr Ks Bevaras 4 år Ett urval bevaras, övrigt gallras vid. Samarbetskommittén Vänersborg- Trollhättan, Protokoll, kallelse, bilagor Tillväxtalliansen Vänersborg-Trollhättan, protokoll KDL - Kommundirektörens ledningsgrupp / FÖL Förvaltningsövergripande ledningsgrupp; Protokoll/mötesanteckning och handling PapperIT* O / K Kansliexp Bevaras 4 år Från och med 2011 samlas alla originalprotokoll för Samarbetskommittén i Vänersborg (och med kopia i Thn). Protokoll från tidigare beslutas av resp. kommunstyrelse vid senare tillfälle. PapperIT* O / K, Bevaras 4 år Se även förvaltningars övriga handlingar.

2 31 Styrgruppen för drogförebyggande/ DFR Drogförebyggande Rådet (politisk grupp med kommunala handlingar) PapperIT* O Kansliexp Bevaras 4 år Överflyttning till socialnämnden Valberedningens protokoll PapperIT* O Kansliexp Årsvis Bevaras 4 år Kallelser gallras vid Vänortsträffar, handlingar rörande PapperIT* O Närarkiv / Dnr Bevaras 4 år ar angående jubileer, invigningar m.m. som kommunen har initierat PapperIT* O / K Närarkiv Häfte / Dnr Bevaras 4 år Vigsel. handlingar rörande Papper O / K Syst.ordn. Vigselprotokollsutdrag, vigsel och Papper O / K Syst.ordn. hindersprövningsintyg. Aktförvaring med flera uppdrag som inte rör kommunal verksamhet Skrifter, kuriosa o dyl om Vänersborg PapperIT* K Kommunarki v häfte Informationsfrågor Vid ar överlämnas till Skatteverket / Länsstyrelsen 2 år De handlingar som uppkommer i denna verksamhet är inte kommunens handlingar. ar vilka hör till annan verksamhet överförs. Bevaras Omgående Webbplatser, intern och extern: Webbkarta Webbsidor ögonblicksbilder Pdf-dokument Externa länkar Redan arkiverade handlingar IT O Server Syst.ordn. Successiv uppdatering vid / Bevaras, se anm. IT O Server Syst.ordn. Successiv uppdatering vid Vid utskrift Utskrift 1 gång/mandatperiod, sommaren efter val, samt/eller vid större förändringar, eller av annat skäl. (Kungl. Biblioteket tar kopior av skärmbilder av extern webbplats)

3 Exempel på webbside-layout IT O Server Syst.ordn. Bevaras Vid Då layouten förändras, utskrift färgutskrift Webbsidor vid extra ordinära händelser IT O Server Syst.ordn. Bevaras Vid e.d. utskrift 32 Fotoarkivet Fotostation : Mapp Aktuellt IT O Server Syst.ordn. Bevaras se anm./ Vid Ett urval överförs till mapp Arkiv Mapp Arkiv IT O Server Syst.ordn. Bevaras Kan gallras för bättre urval. Dokumenteras. Presentation så som filmer, bildspel e.d IT O Syst.ordn. Bevaras Omgående Dokumenteras Server Publikationer, t.ex Vänerskutan, Nyinflyttad PapperIT* O Syst.ordn. Bevaras Omgående Dokumenteras Pressmeddelande, inbjudan e.d. PapperIT* O Syst.ordn. Server Miljösamordning Miljömål: Mål, uppföljning. Miljöhandbok Vid Jfr Webbplatser PapperIT* O / K Närarkiv Dnr Bevaras 4 år Underlag och arbetsmaterial gallras vid Miljöledning: Miljömålsansvarigas protokoll, miljömål i besluten PapperIT* O / K Närarkiv Dnr Bevaras 4 år Miljöledning: Introduktions- och PapperIT* O / K Närarkiv Dnr Vid utbildningsmaterial KLIMP Klimatinvesteringspengar: Slutrapport PapperIT* O / K Närarkiv Dnr Bevaras 4 år Underlag och arbetsmaterial gallras vid. Respektive åtgärd handhas av respektive åtgärdsägare. Energi: PapperIT* O / K Närarkiv Dnr Bevaras 4 år Underlag och arbetsmaterial gallras vid

4 Energiplan, handlingar rörande utbildning. och smart körning (Samhällsbyggnadsnämnden är ansvarig nämnd för energiplanen) 33 Ledningsgrupp Agenda 21: Protokoll/mötesanteckningar, bilagor PapperIT* O / K Närarkiv Pärm Bevaras 4 år Dagordningar och kallelser gallras vid Sommarjobb - Agenda 21/ Folkhälsa: Sammanställning/resultat, broschyrer e.d. Lokal samling för trafiksäkerhet: Information, slutrapport, projektplan PapperIT* O / K Närarkiv Dnr Bevaras 4 år Underlag och arbetsmaterial gallras vid. PapperIT* O / K Se samhällsbyggnadsnämnden Dnr 2006/26 Uthållig kommun: Ansökning, rapporter PapperIT* O / K Närarkiv Dnr Bevaras 4 år Biogas: Biogas Brålanda; avslutat 2008, projektplan, rapport e.d. Biogasgruppen; Uppdrag, rapport, sammanställning, projekt PapperIT* O / K Närarkiv Dnr Bevaras 4 år Demokratiberedningen Demokratiberedningens protokoll, bilagor PapperIT* O Kansliexp / Bevaras 4 år Överförs till kansliexp. Tjänsteskrivelser, rapporter PapperIT* O / K Närarkiv Dnr Bevaras 4 år Överförs till kansliexp. Korrespondens m m, av väsentlig art PapperIT* O / K Närarkiv Dnr Bevaras 4 år Överförs till kansliexp. Korrespondens m m, av ringa och PapperIT* O / K Pärm Vid

5 rutinmässig art Strategisk planering Översiktplaner (se även nedan): PapperIT* O Kansliexp. Dnr akt Bevaras Ingår i diarieförda handlingar Översiktsplaners textdelar Kartbilagor Angivet underlag till översiktsplan Länsstyrelsens granskningsyttrande över översiktsplan 34 Nyko-kartor = Nyckelkodskartor PapperIT* K IT, Områdesvis, Rulle, anslag Grundmaterialet hämtas från och bevaras hos byggnadsförvaltningen Bostadsförsörjningsprogram PapperIT* O Kansliexp. / Dnr Bevaras 4 år 1 exemplar / mandatperiod Lofolo / Lolog (logistikprojektet), handlingar rörande PapperIT* K Syst.ordn. Bevaras, se anm. Falköpings kommun är projektledning, och där handlingarna bevaras ar rörande infrastruktur PapperIT* O / K Kansliexp. / Dnr Bevaras 4 år ar rörande Resecentrum PapperIT* O / K Kansliexp. / Dnr, Pärm Bevaras 4 år Arbetsmaterial gallras vid Statistik, intern och extern PapperIT* O / K Syst.ordn. Vid Väsentlig statistik diarieförs Kommunfakta, statistik PapperIT* O / K Bevaras Omedelbart Folkhälsosamordning Hälsopolitiska rådets protokoll PapperIT* O Kansliexp. Bevaras 4 år Ungdomsdagar : PapperIT* O / K Kansliexp.. / Dnr Bevaras 4 år Arbetsmaterial och minnesanteckningar

6 Program, affischer gallras vid. Avtal Väsentlig info bevaras. Utvärdering 35 Uppföljning av folkhälsoarbeten, Hälsooch sjukvårdsnämnden PapperIT* O / K Kansliexp.. / Dnr Bevaras 4 år Samarbete med andra förvaltningar och organisationer Internationellt samarbete Kommunalt partnerskap i Omaruru, Vänorter, Eu-projekt. protokoll och övriga handlingar Styrdokument, intern policy / strategi / anvisningar PapperIT* O / K Kansliexp.. / PapperIT* O / K Kansliexp. / Dnr Dnr Bevaras Bevaras 4 år Underlag och arbetsmaterial gallras vid Obs! Annan gallringsfrist rörande Euprojekt 4 år Internationella nätverk, West Sweden, SERN. protokoll, kallelser, bilagor PapperIT* O / K Kansliexp. / Dnr Bevaras 4 år Underlag och arbetsmaterial gallras vid Vänersborg & Co Näringslivsrådets protokoll, mötesanteckningar och kallelser ar rörande arrangemang och artistbokningar med mera, större ar rörande arrangemang och artistbokningar med mera, mindre PapperIT* O Vänersborg & Co, PapperIT* O / K Vänersborg & Co, PapperIT* O / K Vänersborg & Co, * * Bevaras 4 år Bevaras, se anm. 4 år Vid *Ev. diarieförs mässiga handlingar gallras vid.