Dokumenthanteringsplan Österåkers kommun Myndighet Kultur- och fritidsnämnden

Transkript

1 snämnden sförvaltningen Allmän nämndsoch förvaltningsadministration Protokoll Kulturoch fritidsnämnden, original Protokoll Kulturoch fritidsnämnden, kopia Innehållsförteckning till nämndens protokoll Kallelse med föredragningslista Kopior av handlingar rörande Papper/digitalt Kronologisk ordning Pärm i närarkiv, intranätet Papper Kronologisk ordning Pärm hos administrativ Bevaras 5 år Originalet läggs i arkivbox i närarkivet. Kopia placeras i pärm. Gallras, 5 år Papper Kronologisk ordning Närarkiv, pärm Bevaras 5 år Arkiveras tillsammans med protokollet. Placeras längst fram i volymen. Papper/digitalt Per sammanträde Pärm, intranätet Se anmärkning Gallras före inbindning av protokoll. Föredragningslistor bör inte gallras om register till protokoll saknas. Kallelser till ordförandeberedning Papper Kronologisk ordning Pärm hos administrativ Gallras, 2 år gallras vid inaktualitet. Sidan 1

2 snämnden sförvaltningen förtroendevalda närvarolista Protokollsanteckning Papper Per sammanträde Pärm hos administrativ ar, skriftliga yrkanden inlämnade i samband med sammanträden Anslagsbevis Papper Per sammanträde Pärm hos administrativ Sidan 2 Se anmärkning Om handlingstypen utgör en bilaga till protokollet, bevaras handlingen i protokollet. Om anteckningen förs över till protokollet gallras ursprungshandlingen efter att protokollet vunnit laga kraft. Gallras (se Checklistor Digitalt Per sammanträde G: Gallras vid inaktualitet Omröstningslista/vot Papper Per sammanträde Pärm hos administrativ När protokollet eringslista vunnit laga kraft Förteckning över anmälan om delegationsbeslut, original Gallras före inbindning av protokollet. Tillkännagivandet antecknas på protokollet. Papper/digitalt Dpl-beteckning G: Bevaras 5 år Diarieförd akt i protokollet

3 snämnden sförvaltningen Delegationsbeslut Papper/digitalt Dpl-beteckning G: Bevaras 5 år Diarieförd akt i protokollet. Kallelse Försam Digitalt Kronologisk ordning G: Pärm hos Gallras, 1 år administrativ Protokoll Försam Papper/digitalt Kronologisk ordning Pärm hos administrativ Bevaras 5 år, G: Public 360 Närvarolistor för Papper Kronologisk ordning Pärm hos administrativ Gallras, 2 år facken Mötesanteckningar från ordförande- och tjänstemannaberedni ng Digitalt Kronologisk ordning G: Gallras, 2 år Beredningen består av ordförande, 1:e vice ordförande, 2:e vice ordförande och tjänstemän Kallelse och minnesanteckningar från arbetsplatsträffar (APT) Digitalt Kronologisk ordning G: Pärm hos administrativ Sidan 3 Gallras, 2 år Gallras vid inaktualietet. Webbplats Digitalt Gallras Gallras i takt med uppdateringar. Gäller endast de delar av

4 snämnden sförvaltningen Sidan 4 Österåkers kommuns webbplats där Kultur- och fritidsförvaltningen ansvarar för uppdateringen. Kommunikationsenheten ansvarar för att leverera ett arkivexemplar. Intranätet Server Server Gallras Gallras i takt med uppdateringar. Gäller endast de delar av intranätet som kultur- och fritidsförvaltningen förvaltar. Kommunikationsenheten ansvarar för att leverera ett arkivexemplar. Diarielistor Papper/digitalt 1. Ärendeordning 2. Dpl-beteckning Arkivskåp/ Bevaras 5 år Registrator tar ut listor ur diariet till papper I gång per Diarieplanen Diarieplan är kommungemensam och grundar sig på dåvarande kommunförbundets

5 snämnden sförvaltningen kommunala ärendehantering. Kommunstyrelsen ansvarar för arkivläggningen av diarieplanen. Kultur- och fritids kopia kan gallras vid inaktualitet Ärendekort Papper/digitalt Diarieplansbeteckning Arkivskåp/ Bevaras 5 år Skrivs ut på papper från diariet när ärendet avslutas. Utskrift sker från diariet när respektive ärende har avslutats och placeras längst fram i akten. Blankett samtycke till publicering av personuppgifter på Internet Papper Alfabetisk ordning Pärm hos administrativ Gallras, 5 år Original överlämnas till kansliet. Kopior behålls på kultur- och fritidsförvaltningen. Sidan 5

6 snämnden sförvaltningen Blankett personuppgift Papper Alfabetisk ordning Pärm hos administrativ Gallras, 5 år Uppgifter lämnas till lönekontoret. Kopia behålls på kultur- och fritidsförvaltningen. Blankett sekretessintyg Korrespondens och informationsmaterial Papper Alfabetisk ordning Pärm hos administrativ Bevaras Blanketterna förvaras på kultur- och fritidsförvaltningen och dessa är belagda med sekretess. Nämndens ledamöter har skrivit under denna blankett. Sidan 6

7 snämnden sförvaltningen Inkomna och utgående handlingar registrerade på postlistan (från myndigheter och allmänheten) Papper/digitalt Alfabetisk ordning Dpl-beteckning Pärm hos registrator, Gallras, 3 år Handlingar som inte tillhör ett ärende. Diarieförda handlingar (original) Handlingar för kännedom exempelvis detaljplaner, policy Kopior av handlingar för kännedom, som i original förvaras på annat håll i kommunen Papper/digitalt Dpl-beteckning Arkivskåp/ Bevaras 5 år Sms, mail som tillhör handlingar eller blir ett ärende till nämnden. Papper/digitalt Papper/digitalt Kronologisk ordning Dpl-beteckning Kronologisk ordning Dpl-beteckning Pärm hos registrator, Pärm hos registrator, Gallras, 3 år Om det blir ett ärende hamnar det i diariet och då bevaras det och levereras till centralarkivet. Gallras (se Gallras vi inaktualitet. Sidan 7

8 snämnden sförvaltningen Handlingar inkomna Papper/digitalt Alfabetisk ordning Pärm hos registrator, Gallras (se för kännedom samt Dpl-beteckning allmän information, meddelanden och frågor av kortvarig betydelse Enklare förfrågningar per e-post Digitalt Kronologisk ordning Respektive tjänstemans e-postlåda, Gallras (se Gallras vid inaktualitet. Gallras vid inaktualiet Postlistor Papper/digitalt Per sammanträde Pärm hos administrativ, Kvitton personliga utlägg Papper Kronologisk ordning Pärm hos administrativ Gallras (se Skrivs ut till varje nämndssammanträde. Gallras vid inaktualiet. Gallras, 10 år Rapporteras i programmet Rapportera. Lista med utlämnade Accesskort Papper Per kortnummer Pärm hos handläggare på Kultur- och fritidsförvaltningen Gallras, 2 år Rekvisitioner Papper Kronologisk ordning Närarkiv Gallras Gallras efter kontroll (kontering) Sidan 8

9 snämnden sförvaltningen Flextidsammanställningar Digitalt Årsvis G: och H: Gallras, 2 år Varje chef avgör hur denne kontrollerar den anställdes flextid. Anställd har möjlighet att fylla i ett Excelark med arbetad tid. Semesterlista för förvaltningen Statistiska uppgifter som lämnas till Statistiska centralbyrån Klagomålshantering/ Synpunkter Digitalt Per år G: Gallras (se Papper/digitalt Digitalt Kronologisk ordning Dpl-beteckning Kronologisk ordning Dpl-beteckning Pärm hos handläggare, Pärm hos handläggare, Gallras vid inaktualitet. Lista som fylls i för önskad ledighet januari december varje Gallras, 2 år Det kan vara frågan om betygsstatistik, ämnesprov, hur många elever i varje årskurs. Gallras, 3 år Bevaras om klagomålet/synpunkterna leder till ett ärende i nämnden och i så fall levereras det till centralarkivet. Sidan 9

10 snämnden sförvaltningen Kurser, seminarier och andra utbildningar i egen regi Digitalt Kronologisk ordning Se anmärkning Program, deltagarlistor, eventuellt unikt studiematerial samt kopior av kursintyg bevaras. Övriga handlingar gallras vid inaktualitet. Inbjudan till kurser och konferenser Skrivelser/handlingar Kommunförbundet Stockholms län och Sveriges Kommuner och Landsting Papper/digitalt Kronologisk ordning Gallras (se Ett urval registreras på postlistan. Se gallringsföreskrifter för handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Digitalt Kronologisk ordning Gallras, 1 år Registreras på postlistan. Sidan 10

11 snämnden sförvaltningen Avtal Original av avtal Papper/digitalt Alfabetisk ordning Gallras (se anmärkning Driftsavtal (ex. när Digitalt Alfabetisk ordning Server Gallras (se en förening driftar anläggning) Ramavtal Digitalt Alfabetisk ordning Server Gallras (se Hyreskontrakt Gallras vid inaktualitet. Original förvaras på upphandlingsenheten. Gallras vid inaktualiet. Original förvaras på upphandlingsenheten. Gallras vid inaktualitet. Hyreskontrakt av stor vikt eller långvarig karaktär Papper Alfabetisk ordning Arkivskåp Gallras (se Gallras 2 år efter upphörd giltighetstid. Sidan 11

12 snämnden sförvaltningen Ansökan och bilagor till ungdomsföreningsbidrag Digitalt Dpl-beteckning Gallras (se 5 år Med undantag för års- och verksamhetsberättelser. Beslut om ungdomsbidrag (utbetalning av kontantbidrag) Papper/digitalt Alfabetisk ordning Pärm hos kultursekreterare, Bevaras 3 år Ingår i diarieförda handlingar, delegationsbeslut. Föreningars års- och verksamhetsberättel se revisionsberättelse, (inkommer i samband med bidragsansökningar) Papper Årsvis ordning Hos registrator Bevaras 5 år Sidan 12

13 snämnden sförvaltningen Föreningsuppgifter bland annat kontakter, bankgiro och övrigt Digitalt Alfabetisk ordning G: Gallras, 1 år *) Gallras när föreningen upphör efter att ha tagit ut 1 exemplar på papper, 1 gång per Ett exemplar skrivs ut på papper i december varje Uppgifter om föreningar vars verksamhet har upphört gallras. *)Lista som skrivs ut levereras till arkivet. Bidragsansökningar, särskilda bidrag, bidrag till studieförbund, kulturturismbidrag Papper/digitalt Alfabetisk ordning Dpl-beteckning Pärm hos registrator, pärm hos kultursekreterare, Gallras, 5 år Med undantag för föreningars års- och verksamhetsberättelser. Diarieförda handlingar, delegationsbeslut bevaras. Beslut om särskilda bidrag, bidrag till studieförbund, kulturturismbidrag Digitalt Dpl-beteckning Bevaras 5 år Beslut taget på delegation. Sidan 13

14 snämnden sförvaltningen Ansökan till Digitalt Dpl-beteckning Bevaras 5 år kulturpriset Beslut om kulturpriset Digitalt Dpl-beteckning Bevaras 5 år Genom beslut i nämnden så ingår detta i diarieförda handlingar och blir Ansökan och underlag till bidrag för Skapande skola Beslut om bidrag för Skapande skola Papper/digitalt Dpl-beteckning Arkivskåp, pärm hos kultursekreterare, Papper/digitalt DPL-beteckning Arkivskåp, pärm hos kultursekreterare, Bevaras (se anmärkning därmed protokollförda. 5 år Samordning av bidrag från kulturrådet för fördelning till skolor. Underlag sparas men ansökan gallras. Bevaras 5 år Ingår i diarieförda handlingar. Regitart Digitalt Kronologisk ordning Server Bevaras 5 år Utskrift på papper av det digitala registret görs i samband med inventering, vartannat Uppgifter om enskilda konstverk gallras när konstverket inte längre finns kvar. Sidan 14

15 snämnden sförvaltningen Utställnings- Förteckning Papper Kronologisk ordning Pärm hos Kultursekreterare Gallras, 3 år Utställning av nyinköpt konst på biblioteket, offentlig redovisning. Protokoll, minnesanteckningar från kulturombudsmöten/ skapande skola Program skolteater, skolbio Papper/digitalt Kronologisk ordning Kultursekreterare, pärm, G: Gallras efter överenskommelse Vissa lärare på skolorna är så kallade kulturombud. De distribuerar program, foldrar angående allmänkulturens evenemang. Kulturombuden träffas två gånger per Den interna fördelningen av Skapande skola medel som går ut till skolorna sparas och även ansökan och svar från Kulturrådet. Digitalt Kronologisk ordning Server Bevaras 5 år Utskrift på papper görs årligen. Erbjudanden som går ut per mail till skolor och förskolor dessa bevaras. Bokningar, vilka skolor, förskolor som har bokat vad gallras. Sidan 15

16 snämnden sförvaltningen Sammanställning av Papper Kronologisk ordning Pärm hos Gallras, 5 år sålda/ej sålda biljetter kultursekreterare (rosa biljetter) Evenemang/offentliga program Broschyrer, informationsblad Affischer (egen producerade) Affischer (extern producerade) Papper/digitalt Kronologisk ordning/per projekt Pärm hos kultursekreterare, Outlook Papper Kronologisk ordning Pärm hos kultursekreterare Bevaras 5 år Ingår i diarieförda handlingar. Bevaras 5 år Ett exemplar sparas och det gäller egen producerade broschyrer. Papper Kronologisk ordning Kultursekreterare Bevaras 5 år Ett exemplar sparas och det gäller egen producerade affischer. Papper Kronologisk ordning Kultursekreterare Bevaras 5 år Ett exemplar sparas och det gäller affischer som externa har producerat). Annonser Papper Kronologisk ordning Pärm hos kultursekreterare och kulturstrateg Pressmeddelanden, kopior Papper/digitalt Kronologisk ordning Kultursekreterare, pärm, server Bevaras 3 år Annonser i lokala tidningar. Gallras, 3 år Original sparas på kommunikationsenheten. Sidan 16

17 snämnden sförvaltningen Bokningsbekräftelser, kulturevenemang äldrevård Papper Kronologisk ordning Pärm hos kultursekreterare Gallras, 3 år Åldreboenden kan boka kulturprogram via landstinget. Kommunen finansierar delvis, varför landstinget skickar bokningsbekräftelse. Biblioteksverksamhet Protokoll/mötesanteckningar arbetsplatsträff (APT) Handkassa originalverifikationer Papper / digitalt Kronologisk ordning G:/Pärm, AdmSam Bevaras 5 år Papper Kronologisk ordning Närarkiv Gallras, 10 år och slutredovisning Rekvisitioner (gröna) Papper Kronologisk ordning Närarkiv Gallras, 10 år Rekvisitionslista Papper Kronologisk ordning Närarkiv Gallras, 10 år Avser lista över utlämnade rekvisitioner Fotografier, bilder (analoga och digitala) Papper/digitalt Kronologisk ordning G:/Närarkiv Bevaras 5 år Bevaras i urval. Notera namn, årtal och fotograf. Sidan 17

18 snämnden sförvaltningen Inskrivningsblankett för omyndiga låntagare Papper Alfabetisk ordning Närarkiv Gallras Gallras vid inaktualitet Halvårs- och årsstatistik Digitalt Kronologisk ordning Gallras Tas ut från Book-IT och ingår i verksamhetsberättelsen. Gallras vid inaktualitet. Kursprogram Papper Kronologisk ordning Närarkiv Bevaras 5 år Syftar på de kurser som biblioteket anordnar. Låntagarregister Digitalt Alfabetisk ordning Databas Gallras Gallras vid inaktualitet Pressklipp Papper Kronologisk ordning Närarkiv Bevaras 5 år Projekt ansökan, dokumentation Papper Kronologisk ordning Närarkiv Bevaras 5 år EU, nationella bidrag med fler SCB-statistik Papper Kronologisk ordning Närarkiv Bevaras 5 år Avser verksamhetsstatistik Avtal/förbindelse med låntagare (datasal med mera) Papper Kronologisk ordning Pärm bakom disken Gallras Gallras efter giltighetstiden Sidan 18

19 snämnden sförvaltningen Förteckning över Digitalt Alfabetisk ordning Server, book-it, Gallras vid tidskrifter och Papper Kompendium bakom inaktualitet dagstidningar disken Dokumentation av programverksamhet Papper Kronologisk ordning Pärmar Bevaras 5 år Avser författarbesök med mera. Informationsbroschy Papper Kronologisk ordning Pärmar Bevaras 5 år rer, program och affischer Taltidningar (Daisyskivor) AV-media Kronologisk ordning Läggs ut i på avsedd hylla Gallras vid i biblioteket inaktualitet Kassarullar SD-kort. Kronologisk ordning Närarkiv Gallras, 10 år Sidan 19