Dokumenthanteringsplan Österåkers kommun Myndighet Skolnämnden Arkivansvarig Staffan Erlandsson

Transkript

1 Allmän nämndsoch förvaltningsadministration Protokoll, original Protokoll, kopia Innehållsförteckning/ register till nämndens protokoll Kallelse med föredragningslista Handlingar rörande förtroendevalda, närvarolista, kopior Kronologisk ordning Arkivbox och pärm i närarkiv Intranätet Kronologisk ordning Gallras, 5 år Kronologisk ordning Pärm i närarkiv Per sammanträde Hemsidan Kronologisk ordning Pärm hos nämndsekreterare Sidan 1 Bevaras 5 år Originalet läggs i arkivbox i närarkivet. Bevaras 5 år Arkiveras tillsammans med protokollet. Placeras längst fram i volymen. Se anmärkning Gallras före inbindning av protokoll. Föredragningslistor bör inte gallras om innehållsförteckning/ register till protokoll saknas. Kallelser till ordförandeberedning gallras vid inaktualitet. Gallras, 2 år

2 Protokollsanteckningar, skriftliga yrkanden, inlämnade i samband med sammanträden Per sammanträde Pärm hos nämndsekreterare Se anmärkning 5 år/ Om handlingstypen utgör en bilaga till protokollet, bevaras handlingen i protokollet. Om anteckningen förs över till protokollet gallras ursprungshandlingen efter att protokollet vunnit laga kraft. Protokoll Barn- och Kronologisk ordning Pärm hos registrator Bevaras 5 år ungdomsrådet H: Anslagsbevis Per sammanträde Gallras (se Omröstningslista/ voteringslista Förteckning över anmälan om delegationsbeslut Per sammanträde Gallras (se Diarieplanbeteckning Gallras före inbindning av protokollet. Tillkännagivandet antecknas på protokollet. Gallras när protokollet vunnit laga kraft. Bevaras 5 år Diarieförd akt i protokollet. Sidan 2

3 Delegationsbeslut Diarieplanbeteckning Bevaras 5 år Diareiförd akt i protokollet. Kallelse Försam Kronologisk ordning Gallras, 1 år Protokoll Försam Kronologisk ordning Närvarolistor för arbetsgivarorganisationen Protokoll-/minnes-/ mötesanteckningar från avdelnings- och informationsmöten o.d. interna verksamhetsmöten Kallelse och mötesanteckningar/ protokoll från arbetsplatsträffar (APT) Pärm hos nämndsekreterare Kronologisk ordning Pärm hos nämndsekreterare Bevaras 5 år Försam är förhandling av ärende inför nämnd och bevaras i s protokoll. Gallras, 2 år Kronologisk ordning Se anmärkning 5år/ Gallras vid inaktualitet om de inte innehåller beslut eller unik information av direkt betydelse för verksamheten. Kronologisk ordning Pärm hos nämndsekreterare Gallras, 5 år Gallras om de inte innehåller beslut eller unik information av direkt betydelse för verksamheten. Sidan 3

4 Webbplats Server Gallras (Se Intranätet Server Gallras (Se Sociala medier (Facebook, twitter, bloggar) Diarielistor Ärendeordning Arkivskåp Gallras (Se Gallras i takt med uppdateringar. Gäller endast de delar av Österåkers kommuns webbplats där skolförvaltningen ansvarar för uppdateringen. Gallras i takt med uppdateringar. Gäller endast de delar av intranätet som skolförvaltningen förvaltar. Gallras i takt med uppdateringar. Gäller endast de delar av Österåkers kommuns webbplats där skolförvaltningen ansvarar för uppdateringen. Information som blir ett ärende diarieförs. Bevaras 5 år Registrator skriver ut listor från diariet till papper I gång per Sidan 4

5 Diarieplan Diarieplan är kommungemensam och grundar sig på dåvarande kommunförbundets kommunala ärendehantering. Kommunstyrelsen ansvarar för arkivläggningen av diarieplanen. Ärendekort Diarieplanbeteckning Arkivskåp Bevaras 5 år Skrivs ut på papper från diariet när respektive ärende avslutas och placeras längst fram i akten. Dokumenthanteringplan Bevaras 5 år Ingår i diarieförda Arkivbeskrivning Bevaras 5 år Ingår i diarieförda Blankett samtycke till publicering av personuppgifter på internet Alfabetisk ordning Pärm hos nämndsekreterare Gallras, 5 år Original överlämnas till kansliet. Kopior behålls på skolförvaltningen. Sidan 5

6 Blankett personuppgift Alfabetisk ordning Pärm hos nämndsekreterare Gallras, 5 år Uppgifter lämnas till lönekontoret. Kopia behålls på skolförvaltningen. Blankett sekretessintyg Alfabetisk ordning Pärm hos nämndsekreterare Anhöriglista Pärm hos nämndsekreterare Bisyssla, kopia Pärm hos nämndsekreterare Korrespondens och informationsmaterial Diarieförda handlingar, original Handlingar för kännedom ex. detaljplaner, policy Diarieplanbeteckning Kronologisk ordning Diarieplanbeteckning Arkivskåp Pärm hos registrator Sidan 6 Bevaras 5 år Blanketterna förvaras på skolförvaltningen och dessa är belagda med sekretess. Nämndens ledamöter har skrivit under denna blankett. Gallras (se Gallras (se Uppdateras årligen Gallras vid inaktualitet Gallras 1 gång per år Bevaras 5 år Inklusive sms, mail som tillhör handlingar eller som blir ett ärende. Se anmärkning 5 år/ Om det blir ett ärende läggs det i diariet och då bevaras det. I annat fall gallras de efter 3

7 Handlingar för Kronologisk ordning Pärm hos registrator Gallras (se kännedom, kopia, Diarieplanbeteckning som i original förvaras på annat håll i kommunen Postlistor Per sammanträde Gallras (se Lista med utlämnade Accesskort Per kortnummer Pärm hos nämndsekreterare Gallras, 2 år Rekvisitioner Kronologisk ordning Närarkiv Gallras (se Flextidsammanställningar Årsvis Gallras, 2 år H: Semesterlista för Årsvis Gallras (se förvaltningen Statistiska uppgifter som lämnas till Statistiska centralbyrån Kronologisk ordning Diarieplanbeteckning Gallras vi inaktualitet. Skrivs ut från till varje nämndssammanträde. Gallras vid inaktualiet. Gallras efter kontroll (kontering) eller efter 2 Gallras vid inaktualitet. Lista som fylls i för önskad ledighet januari december varje Gallras, 2 år Ex. betygsstatistik, ämnesprov, antal elever i varje årskurs. Ingår i diarieförda Sidan 7

8 Klagomål/ Kronologisk ordning Synpunkter Diarieplanbeteckning Kurser, seminarier och andra utbildningar i egen regi Inbjudan till kurser och konferenser Inkomna och utgående handlingar av betydelse (inklusive e-post och andra digitala meddelanden) Kronologisk ordning H: Kronologisk ordning Gallras (se Kronologisk ordning Närarkiv Pärm hos registrator Låsbara skåp hos handläggare H: Se anmärkning 5år/ Bevaras om klagomålet/ synpunkterna leder till ett ärende i nämnden och i så fall ingår de i diarieförs de. Annars gallras de efter 3 år/vid inaktualitet Se anmärkning 5 år/ Program, deltagarlistor, egna tryck, eventuellt unikt studiematerial samt kopior av kursintyg bevaras. En del handlingar ingår i diarieförda Övriga handlingar gallras vid inaktualitet. Se gallringsföreskrift för handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (dnr KS 2010/ ). Bevaras 5 år En del handlingar diarieförs i aktuella ärenden/projekt. Sidan 8

9 Inkomna och utgående / Kronologisk ordning Pärm hos registrator Gallras (se handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (inklusive e-post och andra digitala meddelanden) Avtal Gallras vid inaktualitet/ efter 2 år Se gallringsföreskrift för handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (dnr KS 2010/ ) Avtal/kontrakt/överenskommelse, av stor vikt eller långvarig karaktär, inklusive bilagor, original Avtal/kontrakt/överenskommelse, av kortvarig karaktär, original Avtal/kontrakt/överenskommelse, kopior Hyreskontrakt av stor vikt eller långvarig karaktär Alfabetisk ordning Alfabetisk ordning Pärm nämndsekreterare Ev. i arkivskåp Pärm hos nämndsekreterare/handl äggare Alfabetisk ordning Pärm hos nämndsekreterare Gallras (se Alfabetisk ordning Närarkiv Gallras (se Sidan 9 Bevaras 5 år Gäller alla slags upprättade avtal förutom avtal vid upphandling eller avrop från RAM-avtal. Gallras på vid ärendets avslut. Ingår i diarieförda Bevaras 5 år Bör ingå i diarieförda Gallras vid inaktualitet. Gallras 2 år efter upphörd giltighetstid.

10 Hyreskontrakt av Alfabetisk ordning Närarkiv Gallras (se kortvarig karaktär Enskild verksamhet Gallras, vid inaktualitet Ansökan om bidrag till enskilda förskolor och familjedaghem Beslut om godkännande av enskild som huvudman för förskola (Skollagen 2 kap 10,15,16 ) Beslut om rätt till bidrag för enskild huvudman som bedriver pedagogisk omsorg (Skollagen 25 kap 10,15,16 ) Tillsynsrapporter, förskola och pedagogisk omsorg Diarieplanbeteckning Diarieplanbeteckning Diarieplanbeteckning Diarieplanbeteckning Närarkiv Närarkiv Närarkiv Närarkiv Bevaras 5 år Ingår i diarieförda Bevaras 5 år Ingår i diarieförda Delegationsbeslut. Bevaras 5 år Ingår i diarieförda Delegationsbeslut. Bevaras 3 år Ingår i diarieförda Sidan 10

11 Ekonomi och verksamhetsplanering/uppföljning Årsbudget och flerårsplan Årsbokslut inkl. Verksamhetsberättelse, Delårsbokslut och Månadsuppföljningar Lista över utlämnade Diarieplanbeteckning Diarieplanbeteckning Arkivskåp Arkivskåp Kronologisk ordning Arkivskåp Gallras (se rekvisitioner Följesedlar Kronologisk ordning Pärm hos nämndsekreterare Fakturor Kronologisk ordning Agresso 10 år Inventarielista/ Förteckning Kronologisk ordning Pärm på ekonomienheten H: Bevaras 5 år Ingår i diarieförda Ex. verksamhetsplan, budget, internbudget. Bevaras 5 år Ingår i diarieförda Gallras efter kontroll. Gallras, 1 år Gallras efter 1 år under förutsättning att faktura är specificerad, betald och inte är en samlingsfaktura. Bevaras 5 år Sammanställs 1 gång per Sidan 11

12 Ansökningar och Kronologisk ordning Pärm hos verksamhetsansvarig Gallras, 10 år uppföljningar till statliga bidrag, Pärm på Projektplaner ekonomienheten H: Arbetsplaner/ verksamhetsplaner (internt arbetsmaterial) inkl. Utvärderingar av arbetsplan/verksamhetsplan och Sammanställning av utvärderingarna. Kronologisk ordning Attestförteckning Kronologisk ordning H: Googledrive Pärm hos verksamhetsansvarig Pärm på ekonomienheten H: Googledrive Gallras (Se Gallras vid inaktualitet Bevaras 5 år Ingår i diarieförda Sidan 12

13 Resursfördelning, interkommunal ersättning, debitering/ uppsägning förskola Verksamhetspeng till verksamhet förlagd inom förskola Fakturor/inbetalningar resursfördelning, andra kommuner Beslut om uppsägning av plats i förskola, pedagogisk omsorg och fritidshem Uppgifter om vårdnadshavares inkomster (interkommunala och enskilda placeringar) Per kommun Gallras, 10 år Alfabetisk ordning Alfabetisk ordning Extens Hypernet Extens Bevaras 5 år Ingår i diarieförda Delegationsbeslut. Anteckning förs i Extens och Hypernet och tas sedan ut på papper som skickas till vårdnadshavare och huvudman. Gallras (se Gallras 3 år efter inkomståret. Sidan 13

14 Uppgift om Alfabetisk ordning Gallras (se vårdnadshavares omsorgsbehov Information om kommunens riktlinjer för interkommunal regi/placering Kundval på webbplats Uppsägning av förskoleplats, i interkommunal regi, av förvaltningen centralt (då det ej föreligger omsorgsbehov) Skyddad identitet, manuella fakturor Per utövare Extens Sidan 14 Gallras (se Server Gallras (se Alfabetisk ordning Kronologisk ordning Kronologisk ordning Pärm hos enhet Hypernet Närarkiv Extens Gallras vid inaktualitet. Förskolan själv tar in uppgift om vårdnadshavares omsorgsbehov. Gallras vid inaktualitet. Gallras vid inaktualitet. Detta avser ansökan som kommer in för ex. barnomsorg och kö. Sedan tar respektive förskola över ansvaret. Gallras, 2 år Ingår i diarieförda Delegationsbeslut. Anteckning förs i Hypernet och tas sedan ut på papper, som skickas till föräldrar och skola. Gallras, 10 år

15 Manuella Kronologisk ordning fakturor/makuleringar Agresso inklusive underlag (barnomsorg, verksamhetspeng) Korrigeringar/återbetalningar av fakturor Ansökan om delad faktura Beslut om delad faktura Resursfördelning, avstämning underlag för felsökning (Barnomsorg) Alfabetisk ordning Gallras, 10 år Alfabetisk ordning Extens Gallras, 10 år Ex. inkomstfel, då fakturan måste makuleras och/ eller krediteras. Gallras (se Alfabetisk ordning Gallras, 10 år Månadsvis Extens Gallras, 10 år Gallras vid inaktualitet. Ansökningsblankett finns i pärm. Information i Extens. Sidan 15

16 Resursfördelning Månadsvis Gallras, 10 år (interna, kommunala) Extens utbetalningsunderlag med attest, bokföringsunderlag, prislista Avstämning, Månadsvis bokföringsmaterial Resursfördelning (externa, enskilda) utbetalningsunderlag med attestering, bokföringsunderlag, prislista Resursfördelning, fellistor (innan resursfördelning) Månadsvis Månadsvis Extens Extens Extens Gallras, 10 år Ex. vid makuleringar/ återbetalningar. Gallras, 10 år Gäller alla huvudmän/verksamhetens former som får ersättning från kommunen. Gallras, 10 år sbeslut SKF särskola, särgymnasium Besluten är tagna på delegation. Ingår i diarieförda Utredning och beslut om mottagande i grundsärskola (SL 7 kap 5 ) Personnummerordning, elevakt Arkivskåp Bevaras Se anmärkning 1 år efter att eleven avslutat sin skolgång (generellt gymnasiet). Läggs i elevakt. Sidan 16

17 Prövning av målgrupp för gymnasiesärskola (SL 18 kap 5 ) Beslut om behovsgrupp i grundsärskola (Avser resursfördelning) Beslut om ersättning till gymnasiesärskola; Tilläggsbelopp/extra bidrag (Avser resursfördelning) Personnummer Arkivskåp Bevaras Se anmärkning 1 år efter att eleven avslutat sin skolgång i gymnasiet. Läggs i elevakt. Personnummerordning, elevakt Arkivskåp Personnummerordning På Kundval. Gallras (se Gallras (se anmärkning 1 år efter att eleven avslutat sin skolgång. Läggs i elevakt. 1 år efter att eleven avslutat sin skolgång i gymnasiet. sbeslut SKF särskilt stöd, tilläggsbelopp Ansökan och beslut om utökad vistelsetid i förskola, pedagogisk omsorg, fritidshem utöver riktlinjerna Besluten är tagna på delegation. Ingår i diarieförda Kronologisk ordning Arkivskåp Gallras, 5 år Gallras 5 år efter beslut. Ansökan och beslut ligger i en egen mapp i arkivskåpet. Sidan 17

18 Ansökan och Diarieplansbeteckning Elevakt i arkivskåp Gallras, beviljade beslut (se om tilläggsbelopp och extra bidrag för särskilt stöd i kommunal och fristående enheter inom och utanför kommunen, förskola, fritidshem, grundskola och gymnasium Ansökan och avslagsbeslut om tilläggsbelopp och extra bidrag för särskilt stöd i kommunal och fristående enheter inom och utanför kommunen, förskola, fritidshem, grundskola, gymnasium Yttrande vid överklagan av beslut om tilläggsbelopp Diarieplansbeteckning 1) 2) Närarkiv (Se 3) Diarieplansbeteckning Elevakt i arkivskåp Sidan 18 Beviljade beslut återfinns i arkivskåp och gallras 5 år efter senaste beslut. I elevakt. Gallras, 5 år Avslagsbeslut finns först i pärm hos handläggare, efter 1 år läggs det i närarkiv. Bevaras 5 år Ingår i diarieförda

19 sbeslut SKF Tilldelning från fonder, fördelning av särskilda utvecklingsmedel för förskola/skola (Avser resursfördelning) Utredning och beslut om uppskjuten skolplikt, Förlängning av skolplikten, Upphörande av skolplikten och rätt att slutföra skolgången i grundskolan och Per utförare Bevaras 5 år Personnummerordning Elevakt i arkivskåp Bevaras 5 år (Se Elevakten levereras till kommunarkivet 5 år efter slutförd grundskola och grundsärskola. grundsärskolan Skolpliktsbevakning Alfabetisk ordning Pärm hos systemansvarig Gallras (Se Gallras 5 år efter slutförd grundskola eller grundsärskola. Sidan 19

20 Övriga beslut avseende barn/elev enligt delegationsordning. Ex. Fullgörande av skolplikt Diarieplansbeteckning Bevaras 5 år Ingår i diarieförda Delegationsbeslut. Interkommunal ersättning, resursfördelning med mera och grund- gymnasieoch särskola Resursfördelning, särskola Elevlistor Interkommunala ersättningar och Inkomna rapporter om elevs skolgång i annan kommun, friskolor grundskola Månadsvis Extens Gallras, 10 år Per utförare Gallras, 2 år Under förutsättning att betalning erlagts och ansvarsfrihet för året beviljats. Ligger ihop med varandra. Handlingar rörande tvisteärenden gallras 2 år efter det att ärendet avgjorts. Sidan 20

21 Handlingstyp 1) Fakturakopior rörande interkommunal ersättning, skolkommun räkningar Övriga handlingar rörande debitering och kontroll av interkommunal ersättning (ex. avtalskopior) Inackorderingsbidrag gymnasium (ansökningar, sammanställning över beviljade bidrag och beslut) Mediu m 2) Sorteringsordning 3) Förvaring 4) Gallring/ Per utförare Gallras (se Agresso Per utförare Alfabetisk ordning Agresso Agresso Gallras (se Gallras efter 3 år (kopior). Original förvaras på ekonomienheten. Handlingar i tvisteärenden förvaras särskilt och kan gallras 2 år efter ärendets slutliga avgörande. Dock ej tidigare än 10 år efter ersättningsåret. Gallras efter 2 år, under förutsättning att ansvarsfrihet för året beviljats. Handlingar i tvisteärenden förvaras särskilt och kan gallras 2 år efter ärendets slutliga avgörande. Se anmärkning 5 år Ingår i diarieförda Delegationsbeslut. Sidan 21

22 Handlingstyp 1) Utbetalningsunderlag, bokföringsunderlag, fellistor - grundskola och gymnasium (internt) Utbetalningsunderlag, bokföringsunderlag, fellistor - grundskola och gymnasium (externt) Avstämning -grundskola och gymnasium (internt) Mediu m 2) Sorteringsordning 3) Förvaring 4) Gallring/ Per ansvar/kronologisk Gallras, 10 år ordning Agresso Per ansvar/kronologisk ordning Kronologisk ordning Agresso Agresso Gallras, 10 år Gallras, 10 år Avstämning -grundskola och gymnasium (externt) Antagning Yttranden/beslut Kronologisk ordning Gallras, 10 år Agesso Alfabetisk ordning Se anmärkning Gallras när eleven slutat. Sidan 22

23 Handlingstyp 1) Prisöverenskommelse om bidrag mellan hemkommun och fristående gymnasieskola/ reglering mellan kommunala/ landstingskommunala huvudmän Inkassoärende, bestridande av faktura Ungdomsmottagningen Journalkort Medium Sorteringsordning 3) Förvaring 4) Gallring/ 2) Alfabetisk ordning Gallras, 2 år Kronologisk ordning Outlook Gallras, 10 år /digi talt Sorteras efter födelsedag dag 1, dag 2 osv. Arkivskåp/ PMO Gallras, 10 år efter att journalen avslutats Se anmärkning UM håller på att fasa ut pappersjournalerna. I dag upprättas enbart digitala journaler, och de befintliga journaler som upprättas finns kvar på mottagningen i arkivskåp. Remissvaren inkommer fortarande på papper och scannas in i journalen. Ungdomsmottagningen är öppen för alla ungdomar tom 23-årsdagen. Journalerna hålls öppna tills denna ålder är uppnådd. Sidan 23

24 Negativa provsvar Syfilis, klamydia, herpes, gonorré Anteckning förs in i ungdomens journal Det negativa svaret kan gallras så fort anteckning först in i journalen Negativa HIV svar Scannas in i journal Det negativa svaret gallras så fort anteckning förts in i journalen. Positiva provsvar Syfilis, klamydia, herpes, gonorré Anteckning förs in i ungdomens journal Det positiva svaret kan gallras så fort anteckning förts in i journalen Positiva HIV svar Scannas in i journal Det positiva svaret gallras så fort anteckning förts in i journalen Gallras omgående Gallras omgående Gallras omgående efter avslutad smittspårning Gallras omgående efter avslutad smittspårning Smittskyddsanmälan Häftas fast på journalen I Arkivskåp Gallras tillsammans med journalkortet Smittskyddsspårning Kronologisk ordning Pärm i arkivskåp Gallras, 3 år, se anmärkning Handlingen scannas idag inte in i PMO Smittskyddsanmälan görs direkt till ASmittskydd Stockholm via nätet. En kopia tas ut och häftas fast på journalkortet. Vid positivt provsvar inhämtas uppgifter om sexuella partners för att kunna utföra en smittspårning. Om ungdomsmottagningen lyckas få tag på berörda person/er så sparas blanketten i en pärm och gallras efter 3 Om ungdomsmottagningen Sidan 24

25 Kuratorernas minnesanteckningar Personnummerordning Arkivskåp Gallras efter avslutad kontakt inte lyckas med spårningen lämnas ärendet över till Smittskydd Stockholm. Blanketten skickas då till dem och en notering om detta görs i pärmen. Statistik (besöksstatistik) RAPP Gallras, se anmärkning Avvikelserapport Pedagogcentrum Kronologiskt Arkivskåp Gallras, 3 år En sammanställning förs in i verksamhetsberättelsen. Underlaget gallras vid inaktualitet. Handledningsansökan Kronologisk ordning Arkivskåp hos ansvarig handläggare på pedagogcentrum Sidan 25 Gallras vid inaktualitet Svar på handledningsansökan Kronologisk ordning Gallras vid inaktualitet Handledningsstatistik Kronologisk ordning Gallras En sammanställning kan föras in i verksamhetsberättelsen. Underlag gallras vid

26 Anteckningar vid handledning Kronologisk ordning Arkivskåp hos ansvarig handläggare på pedagogcentrum Gallras vid inaktualitet inaktualitet Utvärderingar av besök och Kronologisk ordning Bevaras 5 år verksamhet Broschyrer, Kronologisk ordning Pärm hos ansvarig Bevaras 5 år Ett exemplar sparas informationsblad (egenproducerade) handläggare på pedagogcentrum Filmer (egenproducerade) Kronologisk ordning (Se Bevaras 5 år Bevaras på tills E-arkiv skapats. Kommunala aktivitetsansvaret Anteckningar vid kommunikation med enskilda ungdomar (KAA) Broschyrer, informationsblad (egenproducerade) Personnummer Arkivskåp hos ansvarig handläggare på kommunala aktivitetsansvaret Kronologisk ordning Pärm hos ansvarig handläggare på kommunala aktivitetsansvaret Gallras (se EJ Ska enbart ses som arbetsmaterial och bör gallras efter att varje enskilt fall är avslutat. Bevaras 5 år Ett exemplar sparas. Sidan 26