Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd: Verksamhet: Ekonomiavdelningen Reviderad:

Transkript

1 Allmän administration Arkivförteckning Nej Ordnas systematiskt 1 ex. till arkivet Ingår i KS Avskrifter, kopior, utdrag, Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid inaktualitet Avdelningen dubbletter och överexemplar som inkomna endast för kännedom eller inte föranlett någon åtgärd Delegationsbeslut Ja KS diarium 3 år Diarieförda handlingar Ja KS diarium 3 år /Gallras Kommun- Dokumenthanteringsplan Ja KS diarium Egenproducerat material Ja och nej Ska nämnd ta del av materialet ska det diarieföras. Övrigt material ordnas systematiskt På Insidan finns aktuell plan KS diarium Närarkiv arkivförteckning arkivarien Original efter 3 år Fastställs 1 gång per mandatperiod. Kommunarkivarien uppdaterar planen vid ändringar eller omorganiseringar. 1. ex. lämnas till arkivet Överexemplar rensas av avdelningen Ex. på egenproducerat material; informationsblad, broschyrer, tidningar etc. * Avdelningen, innebär att handläggare, administratörer, assistenter ansvarar för gallring av handlingar som kan gallras vid inaktualitet eller efter 2 år. 1 (7)

2 E- post Gäller e-post till både officiell brevlåda och personalens e-post Fax Levereras via e-posten Förfrågningar, upplysningar, minnesanteckningar, meddelanden av tillfällig karaktär Ja och nej Innehåller e-posten information som behövs eller som ingår i ett ärende ska den skrivas ut och diarieföras på ärendet. E-post som kommer till förvaltningens officiella brev-låda men som inte diarieförs ska sparas i särskild mapp i e- postsystemet i 2 år. Ja och nej Innehåller fax information som behövs för ett beslut eller som ingår i ett ärende ska den skrivas ut och diarieföras KS diarium 3 år /gallras KS diarium Övriga fax ordnas systematiskt E-post som diarieförs bevaras. E-post som inte diarieförs kan gallras efter 2 år ankomstdatum. 3 år /gallras Behandlas på samma sätt som e-post. Fax som inte diarieförs gallras 2 år efter ankomstdatum Gallringen av förvaltningens officiella brevlåda gallras av kommunassistent i receptionen. Handläggarna ansvarar för rensning av sina brevlådor. Gallringen av förvaltningens officiella brevlåda gallras av kommunassistent i receptionen. Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid inaktualitet Avdelningen * Avdelningen, innebär att handläggare, administratörer, assistenter ansvarar för gallring av handlingar som kan gallras vid inaktualitet eller efter 2 år. 2 (7)

3 Inkomna skrifter, Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid inaktualitet Avdelningen broschyrer, tidningar etc. Protokoll för kännedom Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid inaktualitet Avdelningen Styrdokument Ja KS diarium 3 år Systemdokumentation Nej Ordnas systematiskt 1 ex. ska lämnas till arkivet Personal APT- protokoll, Nej Ordnas systematiskt 3 år minnesanteckningar Personalhandlingar Nej Personalakt Vid tjänstens avslut Original ska lämnas till Personalärenden Ja Personals diarium Handlingarna förvaras i personakt, åtskilt från övriga handlingar i ett förslutet kuvert Tillsättning av tjänst Ja KS diarium Offentliga jobb I ärendeakten förvaras annons, meddelande om vem som fick tjänsten, samt förteckning över sökanden. Personalavd. Vid tjänstens slut Förvaras på Personalavd. 3 år /gallras, se anmärkning Efter 2 år gallras ansökningshandlingar från sökanden som inte var aktuella för tjänsten. Övriga handlingar bevaras. Kommunarkivarien Systemförvaltare för Offentliga jobb Ansökningshan dlingar från sökande som fick tjänsten lämnas till personalavd. * Avdelningen, innebär att handläggare, administratörer, assistenter ansvarar för gallring av handlingar som kan gallras vid inaktualitet eller efter 2 år. 3 (7)

4 Projekt Uppdragshandlingar (direktiv och målbeskrivning) Möten (protokoll, minnesanteckningar, korrespondens som dokumenterar överenskommelser, avgöranden, beslut, övrig korrespondens etc.) Resultat (slutrapport och utvärdering) Övriga handlingar rörande projektet (marknadsföringsmaterial, affischer, broschyrer, egenproducerat material, publikationer, foton etc.) Verksamheten Budget Budget, bunden, slutrapport Ja KS diarium 3 år Budgethandlingar Nej Ordnas systematiskt 3 år Budgetunderlag Ja KS diarium 3 år * Avdelningen, innebär att handläggare, administratörer, assistenter ansvarar för gallring av handlingar som kan gallras vid inaktualitet eller efter 2 år. 4 (7)

5 Budgetuppföljning/ Ja KS diarium 3 år rapporter Budgetverifikationer Ja Ekonomisystem Ekonomihandlingar Attestliggare Nej Ordnas systematiskt Efter varje mandatperiods slut Avstämningar under året Nej Datum/konto Nej Gallras 2 år Avdelningen Avstämning Nej Datum Nej Gallras 2 år Avdelningen (post- och bankgiro) Bankens redovisningar av Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras 2 år Avdelningen obligationslån Bankställning/kontoutdrag Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras 2 år Avdelningen Gäller även kontoutdrag från skattekontoret Behörighetslistor Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras 2 år Avdelningen Betalningsjournaler Nej Ordnas systematiskt 2 år Gallras 10 år Kommunarkivarien Betalningspåminnelser från leverantörer Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras 2 år efter betalning eller avskriven fodran Avdelningen Bokföringsorder Nej Nummer/år 2 år Gallras 10 år Kommunarkivarien Bokslutsunderlag Nej Ordnas systematiskt 2 år Gallras 10 år Kommunarkivarien Fakturaunderlag Nej Fakturanummer/ år Nej Gallras 3 år Avdelningen Finanshandlingar Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras 3 år Avdelningen Försäkringshandlingar, inaktuella Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras 2 år Avdelningen * Avdelningen, innebär att handläggare, administratörer, assistenter ansvarar för gallring av handlingar som kan gallras vid inaktualitet eller efter 2 år. 5 (7)

6 Garantihandlingar Ja KS diarium 3 år Gallras 2 år efter garantitidens utgång Kommunarkivarien Handkassor inkl. rutiner Ordnas systematiskt Inkassoärenden, avslutade Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras 2 år Avdelningen Inköpsstatistik Ja Ekonomisystemet Gallras 2 år Systemförvaltare Inköpsstatistik, Ja Ekonomisystemet 1 år årssammanställningar Kodplan Ja Ekonomisystemet Kontantredovisning/kassabe hållning Nej Ordnas systematiskt 2 år Gallras 10 år Kommunarkivarien Kvittenser vid förskott Nej Ordnas systematiskt 2 år Gallras 10 år Kommunarkivarien Leveransgodkännande Ja Ekonomisystemet Nej Gallras 2 år Systemförvaltare Leverantörsstatistik, löpande Ja Ekonomisystemet Nej Gallras 2 år Systemförvaltare Listor med utestående Ja Ekonomisystemet Nej Gallras 2 år Systemförvaltare fodringar Lånehandlingar Lånehandlingar, slutbetalda Gallras 2 år från det att Avdelningen de är slutbetalda Manuella fakturor Nej Nummerordning/år 2 år Gallras 10 år Kommunarkivarien OCR- listor (betalning av Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras 2 år Avdelningen kundfaktura) Orderbekräftelse Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras 2 år Avdelningen Prisändringsmeddelanden Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid inaktualitet Avdelningen Register över leverantörer, Ja Ekonomisystem Vid avställning av Back-up entreprenörer och konsulter systemet Register över tjänster Ja Ekonomisystem Vid avställning av systemet Back-up * Avdelningen, innebär att handläggare, administratörer, assistenter ansvarar för gallring av handlingar som kan gallras vid inaktualitet eller efter 2 år. 6 (7)

7 Rekvisitioner Nej Ordnas systematiskt 2 år Gallras 10 år Kommunarkivarien Reversalsjournaler Nej Ordnas systematiskt 2 år Gallras 10 år Kommunarkivarien Systematisk bokföring Nej Ordnas systematiskt 2 år Gallras 10 år Kommunarkivarien Underlag för betalning Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras 2 år Avdelningen Underlag för makulering eller nedskrivning av kundfaktura Nej Ordnas systematiskt 2 år Gallras 10 år Kommunarkivarien Underlag för skattereduktion Nej Månad 2 år Gallras 6 år Kommunarkivarien Upphandling Se särskild doku.plan för upphandling Utdata för skatteredovisning Nej Månad 2 år Gallras 6 år Kommun- Verifikationer (kredit, debet, remitteringar, memoralier, leverantörskundfaktura, internfaktura) arkivarien Nej Verifikations-nummer 2 år Gallras 10 år Kommunarkivarien Verksamhetsplan Ja KS diarium 3 år Årsbokslut och Nej Ordnas systematiskt 3 år huvudbokssammandrag Årsredovisning/ verksamhetsberättelse Ja KS diarium 3 år * Avdelningen, innebär att handläggare, administratörer, assistenter ansvarar för gallring av handlingar som kan gallras vid inaktualitet eller efter 2 år. 7 (7)