DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Enheten Ekonomi och statistik, Socialtjänsten Beslutad: Social- och äldrenämnden. Ansvarig/ Förvaring

Transkript

1 Bokslut (årsrapport), ingår i SÄN:s bokslut Ekonomihandlingar Papper (kopior), Enhetschef Ingår i SÄN:s bokslut och bevaras i Kommunarkivet i SÄN:s diareförda ärenden. Verksamhetens egen kopia lämnas till kommunarkivet för bevarande om så önskas. Bokslutshandlingar, underlag Papper (kopior), Enhetschef/ Kopia gallras vid Budgetrapporter, uppföljning och underlag - månatlig - tertial Enhetschef Ingår i tjänsteskrivelse till SÄN (Mål & Budget) och bevaras i Kommunarkivet i SÄN:s diareförda ärenden. Kopia gallras vid Fakturor - interndebitering - externt Fraktsedlar Följesedlar Packsedlar Fakturanummer/ Ekonomisystem Handläggare/ Indententuren 10 år Hanteringen av elektroniska E-fakturor sköts av. Gallring efter 10 år. Ev. papperskopia rensas vid Gallras när kontroll mot faktura är gjord och fakturan är betald. Rekvisitioner digitala blanketter Handläggare/ Upphandling Se PLUS. Ev. kopia gallras när kontroll mot faktura är gjord och fakturan är betald. IT-handlingar Verksamhet 1(5)

2 Dokumentation över behörighet (PDFA), Granskningsloggar 5 år/ 10 år Beroende på systemets innehåll och informationens säkerhetsklass om dokumentation är unik. Övrig dokumentation gallras av systemadministratör vid Vid leverans till Kommunarkiv ska dokumentationen tas ut på papper. Loggar i nätverk och/eller databaser som dokumenterar tillgång till information och som kan behövas i revisioner, asnvars- /disciplinärenden, skadestånd, brottmål exv. dataintrång m.m. (exv. databasfrågor, anropens ursprung/plats, ansvarig användare för operationer, datum, tidpunkt, berörda tabeller och fält, historiska samt uppdaterade värden). Policys, riktlinjer och regler ex.v: - Informationssäkerhetspolicy (användarpolicy) - lathundar - regler/riktlinjer för för dator-/internetanvändning (exv. vid arbete hemma) Preskriptionstiden för dataintrång är 5 år och för skadestånd 10 år. När ny version upprättas lämnas ett arkivex. till Kommunarkivet i pappersform. Systemdokumentation Medföljer om/när digitalt system leveras till Kommunarkivet. Övriga handlingar Verksamhet 2(5)

3 Projekt och utredningar, bevarande handlingar, exv: - förstudierapport - projektdirektiv och beskrivning av uppdraget - beslut - avtal (exv. samarbetsavtal, uppdragsavtal, sponsoravtal, outsourcingavtal) - projektorganisation - projektplan - budget - protokoll eller minnesanteckningar med dag och deltagarlista - korrespondens av vikt - tryck - statistik - delrapport - slutrapport - utvärdering Projekt och utredningar, gallringsbara handlingar - Anteckningar - Arbetsmaterial - Utkast eller koncept till beslut och skrivelser - Korrespondens av rutinmässig karaktär som ej tillför sakuppgift till Handläggare Projektledare Projektet diarieförs av ansvarig handläggare. När projektet/ utredningen har avslutats överlämnas akten i rensat skick till registrator för bevarande i kommunarkivet. Se även kommunarkivets checklista för projekthandlingar. OBS! Vid EU-projekt gäller andra gallringsfrister, se checklista för projekthandlingar. Handläggare Projektledare Gallras av ansvarig handläggare senast när projektet har avslutats och akten lämnas till registrator. Se även kommunarkivets checklista för projekthandlingar. OBS! Vid EU-projekt gäller andra gallringsfrister, se checklista för projekthandlingar. Verksamhet 3(5)

4 Rapporter, exv: - seminiarierapporter - verksamhetsuppföljning - öppna jämförelser - nationella rapporter där Nacka ingår - powerpointpresentationer m.m. Sammanställningar - ej verkställda beslut enligt SoL, (Ädit) Handläggare Diarieförs i Ädit av handläggare. När är avslutat överlämnas akten i rensat skick till registrator för bevarande i kommunarkivet. Handläggare Ingår i tjänsteskrivelse till Social- och äldrenämnden, Kommunfullmäktige samt kommunens revisorer. och bevaras i Kommunarkivet i SÄN:s och KFKS:s diareförda ärenden. Ev. kopia gallras vid Sammanställningar, underlag till - ej verkställda beslut enligt SoL Slutrapporter - Södertörns nyckeltal Statistik, egeninsamlad, utifrån exv: - officiell statistik - antal brukare i olika verksamhetsformer,, Handläggare Underlag gallras av handläggare vid Handläggare Fr.o.m Underlag gallras av handläggare vid Handläggare/ planerare/utvecklare Statistik som inte förekommer i rapporter eller andra dokument som bevaras ska tas ut på papper och levereras till kommunarkivet för bevarande en gång per år Statistik från andra enheter/ myndigheter som utgör underlag i rapporter gallras vid Verksamhet 4(5)

5 Statistik, officiell - underlag till Socialstyrelsen Handläggare/ planerare/utvecklare Individdata och mängddata. Statistik, prognosverktyg - månatliga sammanställningar Trycksaker, exv: - Aktuellt inom STJ Handläggare Månatliga sammanställningar av information insamlade från STJ: s enheter. Sammanställningarna skickas sedan ut till resp. enhetschef som stöd i planeringen av verksamheten. Gallras av handläggare vid Handläggare Ett arkivex. tas ut på papper och sänds till kommunarkivet för bevarande. Webbpublikationer på KanalN och nacka.se, exv: - rapporter Webbredaktör i urval Information på hemsidorna som är av stor vikt och inte bevaras någon annanstans ska tas ut på papper och lämnas till kommunarkivet för bevarande. Verksamhet 5(5)