Bevarande- och gallringsplan för ekonomisystem med försystem på Landstingsservice

Transkript

1 LA Bevarande- och gallringsplan för ekonomisystem med försystem på Landstingsservice Bevaranded- och gallringsplan för decentraliserade ekonomisystem i Stockholms läns lansting (generella regler) (LA ) gäller i sin helhet med följande tillägg och förtydliganden. Gallringsreglerna kan tillämpas retroaktivt. Planen gäller för Landstingsservice, samt för affärsområdet Administrativ Service även efter Landstingsservice tid, samt för MediCarrier och SLL Transport. Landstingsservice har ett centralt ekonomisystem för förvaltningen där all grundbokföring finns. Till det systemet för man över transaktioner som har registrerats i olika försystem. Ett av försystemen är det för löneadministration för det systemet håller en plan på att utarbetas centralt. Ett av försystemen innehåller en logistikdel och lösningar för elektronisk handel, ett annat innehåller beställningar av körningar (ett åkerisystem). I dessa system finns uppgifter som aldrig går över till det centrala systemet, och som ska gallras. Det gäller främst fakturor, men även beställningar av olika slag. Dessa uppgifter omfattas i någon form av de handlingstyper som finns uppräknade nedan. står för gallras vid inaktualitet. Handlingens namn Gallringsfrist Anmärkning Avstämningar av konton De ligger ibland med kontoutdragen, och gallras då först efter Avstämningslistor för hopslagna En stor del av dessa uppgifter finns numera bara utanordningslistor elektroniskt, då man har ändrade rutiner Gallringsfristen gäller för uppgifter i elektronisk form Beställningar/rekvisitioner Beställningserkännanden/ anskaffningsbeslut Betalningspåminnelser/kravbrev Bokföringsorder Se Verifikationer

2 BRIM-listor se anm. De BRIM-listor som ligger i bokslutsdokumentationen bevaras. Övriga BRIM-listor gallras efter. Budgethandlingar (förslag till flerårsbudget m.m.) Debiteringsbemyndiganden BEVARAS Handlingar som bevaras ska diarieföras. Underlag till budgetarbetet gallras efter. Delårsbokslut Även månadsbokslut. Innehåller månatliga balans- och resultaträkningar, samt en del annat underlag Faktureringsunderlag Material som bildar underlag till fakturor, men som ej bifogats dessa. Fakturor Se Verifikationer Fraktsedlar Följesedlar Huvudböcker/grundbokföring BEVARAS Grundbokföringen bevaras i digital form. Se Landstingarkivets leveransinstruktion för attse vilka format som är godkända. Se även Landstingskontoret Ekonomis Lagring av gamla år för att se hur det går till att lagra uppgifter ur Prosit. Inkassosystem System för inkassoverksamhet. Gallringen omfattar även utdata ur systemet. Uppgifter om vilka man ska skicka krav till, kommer från hela landstinget (från sjukhusen). Systemet skapar bl.a. automatiska kravbrev som skickas ut. Den ekonomiska redovisningen finns i det centrala ekonomisystemet. Kontoutdrag med specifikationer/postoch bankgirolistor Kundreskontrajournaler per den 31 december Körorder/körbeställningar Beställningar av körningar som samordnas av Transland/SLL Transport. Uppgifterna registreras mestadels i ett försystem till det centrala ekonomisystemet, och bildar underlag till fakturor. Lagerlistor till bokslut

3 Leverantörsreskontrajournaler per den 31 december Listor över överföringar av datafiler från försystem Logglistor ur ekonomisystem Gäller för system där man har uppföljningsdokument, som exempelvis bokföringsorder. Gäller ej system för elektronisk handel. Logglistor, vid elektronisk handel Vid elektronisk handel blir loggen det enda uppföljningsdokumentet och bevaras därför under lika lång tid som motsvarande dokument (bokföringsorder, fakturor m.fl. handlingar) idag Maximerade kontoplaner Momsredovisningar Ordererkännanden från leverantörer (inkomna) Ordererkännanden, utgående BEVARAS Kontoplanerna ska tas ut på papper Rapporter ur system, övriga Exempelvis verifikationslistor, lagerlistor som tas ut månadsvis. Reskontra Serviceavtal Systemdokumentationer till ekonomisystem BEVARAS Bevaras elektroniskt. Se anmärkning till Huvudböcker. 1 år efter att de slutat gälla BEVARAS Avser även förstudie till systemet. Vad en systemdokumentation och annan dokumentation ska innehålla för uppgifter (beskrivning av systemet och använda rutiner, redogörelse för ändringar m.m.) anges i leveransinstruktion från Landstingarkivet. System där uppgifterna gallras i sin helhet, behöver man inte bevara lika omfattande systemdokumentation. Det bör räcka med en enklare beskrivning av systemet eventuellt kan det räcka med en systembeskrivning (se ovan nämnda leveransinstruktion för att se vad den ska innehålla). Systemdokumentationen måste dock finnas kvar i digital form antagligen 10 år för försystem.

4 Uppgifter i avstämningssystem Används för att skicka bemyndiganden/ bekräftelser för betalningar som skickas med andra system. Uppgifter i försystem till centralt ekonomisystem gia, se anm Denna gallring gäller för systemet i sin helhet I försystemen finns ofta fakturor med specifikationer, samt underlag till fakturor. Uppgifter som ska bevaras förs över till det centrala systemet (Prosit). Observera att vissa sammanställningar av uppgifter, som t. ex. fakturor, lagerlistor och beställningar har olika gallringsfrister. Dessa måste vara i läsbart format (på papper, CD-R i vissa standardiserade format el.dyl.) ända tills gallringsfristen gått ut. Uppgifter i förvaltningens centrala ekonomisystem (Prosit) Utbetalningsjournaler gia, se anm Uppgifter i elektronisk form, gallras efter att handlingar/uppgifter som ska bevaras har tagits ut. En del sammanställningar av uppgifter i systemet kan ha olika gallringsfrister, då ska man se till att de finns i läsbar form hela tiden. Verifikationer Alla slags verifikationer, kund- och leverantörsfakturor, bokföringsordrar m.m. Åldersanalyslistor av kundoch leverantörsreskontralistor till bokslut Årsbokslut med resultat- och balansräkningar inklusive bokslutsdokumentation BEVARAS Avser Landstingsservice bokslutsdokumentation. Koncernredovisning på övergripande nivå sker på Landstingskontoret, som via systemet Frango erhåller uppgifter från förvaltningen. Bokslutet diarieförs, bokslutsdokumentationen förvaras för sig. Av bokslutsdokumentationen ska dock inte kund- och leverantörsreskontralistor eller lagerlistor bevaras. Överenskommelser om leveranser

5 Anmärkningar till Bevarande- och gallringsplan för Landstingsservice ekonomisystem med försystem Anm. 1. Långtidsförvaring - Myndigheten ansvarar för arkiveringen av samtliga sina handlingar enligt de regler som gäller för Stockholms läns landsting. Bevarandehandlingar ska bevaras för all framtid, men även gallringsbara handlingar måste vara läsbara under hela den angivna förvaringstiden. Även systemdokumentationen måste finnas kvar under hela denna tid. - Uttag av i bevarande- och gallringsplanen uppräknade bevarandehandlingar sker nomalt minst vart femte år samt vid byte eller uppdatering av system. Samtliga bevarandehandlingar bevaras i läsbart skick, med vilket avses papper, mikrofilm eller cd-skiva i systemoberoende format. Bevarandehandlingar bevaras fristående från systemets gallringsbara handlingar. - För bevarande i digital form (exempelvis på cd-skiva), se leveransinstruktion för information ur datasystem för godkända format. - Vid uttag på mikrofilm framställs minst tre exemplar, av vilka två levereras till Landstingsarkivet som säkerhetsexemplar. Anm. 2. Samtliga gallringsfrister avser tid efter avslutad revision och efter det revisionsberättelse avgivits. Anm. 3. Kopior, framställda vid myndigheten, av ovan uppräknade handlingar utgör ej allmänna handlingar utan kan kastas när de inte längre behövs i verksamheten.