Dnr LS BEVARANDE- OCH GALLRINGSPLAN FÖR LANDSTINGSKONTORET

Transkript

1 Dnr LS BEVARANDE- OCH GALLRINGSPLAN FÖR LANDSTINGSKONTORET Detta dokument är en övergripande Bevarande- och gallringsplan för Landstingskontoret som bildades 1992 efter omorganisation. Varje enskild avdelning har en egen specifik plan och detta är en sammanslagning av samtliga avdelningars Bevarande- och gallringsplaner. De avdelningsvisa gallringsplanerna är; o Ledning och stab o Intern personal, Intern service, Länshandikapprådets kansli och Forum för kunskap och utveckling o Intern ekonomi o Intern IT o Kansliet o Avdelningen för arbetsgivarfrågor o Ekonomi o Vårdersättningar o Avdelningen för informations- och presidiefrågor o IT strategi o Miljö o Utbildning Undantag från sammanslagningen är enheterna Upphandling, Juridik, Landstingsarkivet, skolorna och stiftelserna som har egna diarier och har förtecknats tidigare och är därför att betrakta som egna arkivbildare. Landstingskontorets uppgifter är; o Kansli för landstingsstyrelsen och Landstingsfullmäktige o Budget och uppföljning o Arbetsgivarfrågor o Press- och informationsfrågor, webbredaktion o IT-strategi Akterna till diariet förvaras i centralarkivet i Landstingshuset och till viss del i källararkivet i F-huset där Kansliet finns. Övriga handlingar finns i närarkiv och på tjänsterummen ute på respektive avdelningar. Personalhandlingar och ekonomihandlingar administreras av avdelningarna Intern personal och Intern ekonomi. Övriga antagna gallringsplaner och skrifter som hänvisas till är; o Bevarande- och gallringsplan för personalhandlingar, dnr o Gallringsplan för handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, dnr LA (gäller handlingar av tillfällig eller ringa betydelse som t ex inkommet för kännedom, utgjort underlag till rapporter eller kopior etc.) o Bevarande och gallringsplan för KPAI, LA o Gallringsplan FU , gäller ekonomihandlingar i datasystem som ska bevaras o Gallringsplan FU , gäller ekonomihandlingar i datasystem som ska bevaras o Handledning. Att bevara befintliga webbsidor, dnr landstingskontoret

2 2 o Handledning. Att bevara nyproducerade webbsidor, dnr LA o Handledning. Vid registrering och arkivering av fotografier, dnr o Arkivhandbok för Stockholms läns landsting För det databaserade lönesystemet PALETT håller en bevarande- och gallringsplan på att utarbetas av en särskild arbetsgrupp. Utsatta gallringsfrister för RESPONS, FRANGO och RAINDANCE (före detta PROSIT) utgår från Bevarande- och gallringsplan för decentraliserade ekonomisystem i Stockholms läns landsting, dnr LA och Landstingsservice gallringsplan för ekonomisystem med försystem", dnr LA Hur uttagen skall ske finns beskrivet i skriften Lagring av gamla år, huvudbok samt reskontra, version 2.0 av Mats Berglin, LK Ekonomi. Information om vilken typ av CD som skall användas och hur bränning och leverans skall ske finns i skriften ADI-Arkivhantering av digital information, dnr LA Motivering för bevarande och gallring Det allmänna förhållningssättet till frågan om bevarande och gallring har varit följande: Sådana handlingar bevaras som i den löpande verksamheten under överskådlig tid måste vara tillgängliga för förvaltningsåtgärder, för juridiska/ekonomiska/rättsliga ställningstaganden och liknande. De ovan nämnda gallringsfristerna har motiverats utifrån olika kriterier; i vissa fall har garantitider och bestämmelser i bokföringslagen etc. om tio år varit vägledande för fristen. I andra fall har en kortare frist om ett, två alternativt fem år satts, nämligen där handlingarna är av den karaktären att de kan behövas som stöd i den löpande verksamheten. I vissa fall överlåts redan från början åt tjänstemännen att vid inaktualitet ( = gallring vid inaktualitet) gallra sådant material som inte längre har någon betydelse för arbetet. Allmänna handlingar som inte finns upptagna i planen får gallras först efter att ett särskilt gallringsbeslut fattats. I varje enskilt fall har också en värdering gjorts av handlingens potentiella betydelse för framtida forskning. De handlingar som satts upp för gallring är sådana som, med dagens sätt att se, bedöms sakna forskningsvärde. Detta dokument är en sammanställning av samtliga handlingar för Landstingskontoret. För att se varje avdelnings specifika handlingar, se respektive Bevarande- och gallringsplan. Gallringsfristerna kan variera avdelningsvis på grund av att handlingarna befinner sig i olika skeden i ärendehanteringen på de olika avdelningarna. Bevarande- och gallringsplanen är resultatet av ett samarbete mellan avdelningarnas personal och arkivarie Lotta Windros i samråd med Landstingsarkivet. Peter Freme Kanslichef Lotta Windros Arkivarie

3 3 Handlingstyp Gallras Anmärkning Adressregister Uppdateras kontinuerligt Akter till diariet Arkivläggs på kansliet Analyslista, kopia inkommen för kännedom Årssammanställning av sålda datorer, görs av Intern Ekonomi Anbud, antagna Diarieförda arkivläggs på kansliet. Anbud/offerter, antagna efter avtalstidens slut Intern IT, Miljö, Vårdersättningar. Bränns på CD-R 2 ggr/år. Gäller för IT Strategi Anbud/offerter, ej antagna Bränns på CD-R 2 ggr/år. Gäller för IT Strategi Anbud/offerter, försent inkomna Bränns på CD-R 2 ggr/år. Gäller för IT Strategi Anbud/offerter, kompletteringar av efter avtalstidens slut Bränns på CD-R 2 ggr/år. Gäller för IT Strategi Anbudsförfrågan Till anbudsförfrågan hör ett antal bilagor, bl a sortimentsförteckning/krav-specifikation, leverantörsförteckning eller utsändningslista Anbudsprotokoll/öppningsprotokoll Anbudssammanställning Bifogas tjänsteutlåtande eller kopia av beslutet Anbudssvar, negativa/anbudsavböjanden Anmälningar till kurser Annonser Anslag för oförutsedda utgifter, LTstyrelsens, kopia Arbetsgivaruppgift, kopia Resp försäkringsbolag Underlag för arbetsgivarens försäkringspremier Artiklar Arbetsmaterial till artiklar publicerade i bl a Sting och Fakta Arvodesrapporter Arvodesräkningar Attestansvariga, förteckning över efter ansvarets utgång Avropsavtal Avskrivningar, inventarier Avstämningslistor Se respektive avdelnings Bevarandeoch gallringsplan för avvikande gallringsfrister. Avtal, original

4 4 Avtal; service- leasing-, konsult efter avtalstidens utgång Balans/resultaträkning Slutliga för året bevaras i dokumentation av årsbokslut. Se respektive avdelnings Bevarande- och gallringsplan för avvikande gallringsfrister. Bank- och Postgirolistor Beslut, egna, t ex Landstingsdirektörens, bitr landstingsdirektörens och finansdirektörens. Även presidiebeslut Beställningar Beställningar, internt Vad gäller t ex kontorsmaterial och andra beställningar av ringa betydelse. Beställningsunderlag För böcker, tidskrifter, videofilm, prenumerationer mm. Betalningspåminnelser, kravbrev Betyg, kopior Gäller personal som vid omorganisationen 1999 avslutade sin anställning inom LK Bokföringsorder Bokföringssammandrag, löner Gäller gamla lönesystemet KPAI BRIM-listor i årsbokslut Avstämningar mellan förvaltningar BRIM-listor, övriga Broschyrer och trycksaker, egna Budget och prognoser, dokumentation 5 år Del av månadsbokslut av. Gäller för Intern Ekonomi Budgetproposition promemoria Budgetunderlag, avdelningsvis Delegation för behörighet i PALETT 5 år efter avtalstidens utgång Delegationsbeslut Delegationsordning, kopia Original finns i LS-akt Deltagarförteckningar Deltagarlistor, kurser Deltagarregister, kurser (excelblad) Delårsbokslut - koncernverifikat med underlag - koncernsresultat- och balansräkning - koncernen övriga sammanställningar FRANGO Gäller för LK Ekonomi

5 5 Delårsrapport - delårsrapport SLL - delårsrapport Landstingshuskoncernen Delårsvis förvaltningsberättelse - styrelse/nämndbehandlade protokollsutdrag Delårsvis årsprognos - resultatsammanställning - koncernverifikat med underlag - koncernresultaträkning Diplom till kursdeltagare Distributionslistor Distributörslistor Dokumentation av kärn- och distri- fr o m 2001 FRANGO Med kopplingsschema butionsnoder Driftsfrågor, löpande Frågor till Helpdesk ang. driftstörningar Ekonomihandbok Finns på hemsidan från 1998, uppdateras den 25:e varje månad Ekonomihandlingar i datasystem vilka skall bevaras, fram till 1994 Ekonomihandlingar i datasystem vilka skall bevaras, från 1994 och framåt Beträffande vilka dessa handlingar är, se Gallringsplan FU , FU samt Gallringsplan för ekonomi-systemet, LA Dessa handlingar är mikrofilmade och bevaras på Landstingsarkivet Handlingar från PROSIT (numera Raindance) skall brännas på CD eller tas ut på papper för samtliga företag. Beträffande vilka handlingar som skall bevaras, se Bevarande- och gallringsplan för decentraliserade ekonomisystem, dnr LA Hur de ska bevaras, se Lagring av gamla år, huvudbok samt reskontra version 2.0, , Landstingskontoret Ekonomi Ekonomimeddelanden Läggs ut på hemsidan. Upphör under 2001 Enkäter Underlag till rapporter etc. Slutrapporter bevaras på respektive avdelning Fakturor, samtliga Ficher över personalmatriklar Ficher togs fram till Origi-

6 6 Handlingar avseende; - valkretsindelning - reglementshandbok - arvodeshandbok nal finns på Landstingsarkivet. Firmatecknare, förteckning över efter åtagandets utgång Fotografier Papper och digitalt. Vad gäller förvaring, upphovsrätt m.m, se Landstingsarkivets Handledning vid registrering och arkivering av fotografier, dnr LA Föredragningslistor Förfrågan från SCB om kortperiodisk Varje månad sysselsättningsstatistik Handlingar ang. jämställdhetsarbete Arbetsmaterial. Underlag för landstingets policy Underlag till diarieförda handlingar eller tryckta skrifter Handlingar inkomna för kännedom Ex.vis inbjudningar, protokollkopior, reklam, kursmaterial m.m. Handlingar som utgjort underlag för Landstingskontorets interna planering och verksamhetsredovisning Exempelvis underlag till rapporter, förslag, beslut, bokslut och budget etc. Slutrapporter diarieförs på respektive avdelning. Hedersbelöningar Help-deskrapporter Hemsida Landstingsarkivet rekommenderar att en hemsida lagras minst en gång per kvartal på CD-R i två ex varav ett exemplar går till Landstingsarkivet. För vidare instruktioner, se Handledning. Att bevara befintliga webbsidor, dnr LA Huvudböcker, samtliga företag Bränns på CD eller tas ut på papper Hyreskontrakt, original. Finns i två ex varav ett arkiveras på Locum Gäller för naturbruksgymnasium, vårdgymnasierna och folkhögskolorna Inbjudningar, egenproducerade T ex kurser, seminarier, informationsmöten och konferenser och till utbildningar, med program och deltagarförteckning Informatörmöten SLL Kallelser och dagordning Installationsinstruktion med licensnummer Instruktioner/rutinbeskrivningar ang Skickas ut via mail till förvaltningar-

7 7 PALETT na läggs även ut på hemsidan. Revideras vid behov Intresseanmälningar Starta eget-kurser Intyg från arbetsgivare Intyg från egna företagare Inventarieregister Skrivare, datorer, även bärbara och hemmadatorer, skärmar, etc för hela LK. Uppdateras kontinuerligt IT policy för hela landstinget Revideras vid behov Kallelser/föredragningslistor KFA-handlingar, premieunderlag för grupplivförsäkringar för förtroendevalda Konsultrapporter Kontoplaner Kontoutdrag, samtliga Kontrakt Kontrolluppgifter Kopior Vissa avdelningar bevarar 2 respektive. Se respektive avdelnings gallringsplan för avvikande gallringsfrister. Korrespondens Ex.vis Landstingsdirektörens, Ekonomidirektörens, Finansdirektörens Korrespondens av ringa eller tillfällig betydelse, ej diarieförd Kostnadsenkäter SCB KPAI ficher T o m maj 2000 Kundfakturor Kursanmälningar Kurskatalog, egna Producerades fram till 1994 på Forum för kunskap och utveckling Kursmaterial som delas ut till kursdeltagare Kursplaner, scheman Kvittenslistor Se respektive avdelnings gallringsplan för avvikande gallringsfrister. Körjournaler på förmånsbilar 6 år Landstingets profilprogram Handböcker Landstingsfullmäktigeförslag, tryckoriginal Landstingsskatt, med från skattemyndigheten Lathund, Doculive Trycks i bokform till och med år Utredning pågår angående hur bevarandet skall ske därefter

8 8 Ledighetsansökan, original Leverantörsprislistor Leverantörsregister Uppdateras kontinuerligt Licenser, programvaru- Förvaras i låst skåp Likviditetsplanering - betalningsplan månad - årsplan Likviditetsprognoser, årlig, halvårs, månatlig i sammandrag av Koncernfinansiering Limitkontroll för Internfinans 1 år Logglistor nodrum 30 rum totalt ute i länet Logglistor, Prosit Läkarintyg vid sjukfrånvaro, kopior Lönelistor (grundlistor) 36 mån i PALETT, därefter historikdatabas Lönematerial Underlag till löneutbetalning. Se Bevarande- och gallringsplan för KPAI, dnr LA Lönematerial Här menas handlingar som härrör från tidigare år från KPAI/Respons som administrerades centralt. Avvecklades successivt under åren , numera decentraliserat i och med att förvaltningarna gått över till PALETT. Lönestatistik Magnetband, Prosit, backup 5 år Under förutsättning att informationen som skall bevaras bränts på CD eller tagits ut på papper. Mallförfrågan Underlag till ärende som diarieförs Manualer Gäller t ex till DOCULIVE, FRANGO och RAINDANCE Meddelande om uppsägning av prenumeration Mediaenkäter Arbetsmaterial. Sammanställning bevaras. Minnesanteckningar T ex avdelningsmöten/motsv, arbetsanteckningar processer/projekt, rektorsmöten, kursplanegrupp, ITgrupp, nätverk, arbetsplatsträff (APT) m m. Momsdeklarationer Momsdeklarationer, rättelser av Momsunderlag, kopior på deklara-

9 9 tioner Motionssvar Månadsbokslut - koncernverifikat med underlag - koncernresultat- och balansräkning FRANGO Gäller för LK Ekonomi Månadsbokslut, dokumentation av Häri ingår balans/resultat-räkning månadsvis Månadsutfall, uppföljning avd.vis Månadsvis kommentar - månadsbokslut med årsprognos SLL Månadsvis årsprognos - koncernverifikat med underlag - koncernresultaträkning FRANGO Nyförvärvslista Bibliotekets, 10 nr/år. Från Nytt från landstinget Annonssida som publiceras månatligen i lokalpressen och innehåller information om landstingsfullmäktiges beslutsärenden samt nyheter från landstingets olika verksamheter. Närradioavtal, årsvisa efter avtalstidens utgång Närradiosändningar, fullmäktige. Bandupptagningar 1 år Ett band per år sänds till Arkivet för ljud och bild och arkiveras där Oppositionslistor Försättsblad till utskick Orderbekräftelse 1 år Originaldiarier Sedan april 1997 använder man Doculive diarieföringssystem. Tidigare användes Dorado diarieföringssystem Paletts centrala lönerapporter Tas ut på papper PC-kontrakt, original Pensionsbrev/ansökningar Periodisering av budget, månadsvis Personaltidningar Finns från 1975 och hette från början Asplövet, har bytt namn ett antal ggr; Centralbladet, Landstingskontorets tidning, Tomten, Landstingskontoret Tidning och från 2001 återigen Asplövet men som bara läggs ut elektroniskt på Intranätet och utkommer varje vecka. Arkiveras dock

10 10 i pappersform tills vidare. Policyprogram Broschyr Postgiro/utlandslistor på oregelbundna betalningar via Postgiro Postlistor T ex kvittenser av rek. och ass. brev. Dagens registreringar bevaras 1 år. Prenumerationsbeställning Pressklippssamling om SLL Pressmeddelanden, egna Prislistor Protokoll Protokoll och minnesanteckningar kan eventuellt gallras efter särskilt gallringsbeslut. Rapporter Ex.vis projektrapporter och slutrapporter. på ansvarig avdelning. Redovisningslista, detalj; löner i Palett För tidigare år se SLL:s Bevarande och gallringsplan för KPAI-systemet dnr LA Ersätter bokföringssammandrag, löner från Bevarande- och gallringsplan för Palett är under framtagande. Regelverk Databas, läggs ut på hemsidan Remisser och uppdrag Remissvar Reseräkningar, original Rutinbeskrivning av arbetsuppgifter Utgår när ny kommer Rutinbeskrivning av kostnadsredovisning i Palett Rutinpärm T ex tillträde till nodrum. Revideras vid behov Ränteberäkningsrapporter för koncernkontoräntor från banken Semester- och övertidsskuld, listor Seminarieinbjudningar, egna Sjukstatistik Tas fram vid behov och i samband med årsbokslut Självkostnadsprocessen beskrivning. Beskrivning av självkostnadsprocessen årsvis Skatte- och avgiftsredovisning Gäller för hela landstinget Skatteintäktsprognoser SLLnet Metodhandbok Revideras vid behov Statistik - ekonomisk basstatistik - basårsstatistik

11 11 Systemdokumentation - beskrivningar, -specifikationer Tas fram av dataadministratören i samband med eventuell leverans av databaser till Landstingsarkivet Sökordslistor, avsändare Dorado Sökordslistor, sökord Dorado Tabellutskrifter Gäller ej kontoplan Teckningar, original Tertialbokslut, dokumentation av 5 år Häri ingår balans/resultat-räkning delårsvis. LK Ekonomi bevarar 10 år. Se LK Ekonomis Bevarande- och gallringsplan. Tidningarna Fakta och Sting Binds in årligen Tjänsteutlåtanden Trycksaker, egenproducerade T ex budget, årsredovisning svensk och engelsk, delårsbroschyr, landstingsfakta, fickfakta, ekonomimeddelanden (numrerade), personalmatrikel, Landstingets politiska kanslier kursböcker, kursfoldrar, temadagsblad, julkort, affischer Nyhetsblad m.m. Underlag för garantipensioner Underlag till Landstingsbidrag, original Utanordnare, förteckning över efter åtagandets utgång Utanordningslistor Gäller gamla ekonomisystemet BUB tom 1994 på Intern ekonomi och Rättelser löner i KPAI Utbetalningsjournaler för utanordning, signerande och debiteringsbemyndigande Utbildningsuppdrag från LS till respektive skola Utredningsuppdrag, interna Valakter Veckobrev Från Skickas till förvaltningarna via . Tas ut på arkivbeständigt papper Verifikationer, samtliga Verksamhetsberättelse till budget, arbetsmaterial Verksamhetsplan Vidarefakturering Intern räkning till respektive avd via Intern Ekonomi Viktlistor Relationer mellan vårdtillfällen där

12 12 man räknat ut vad ett genomsnittligt vårdtillfälle kostar Årsarbetstid Månadsrapportering Årsbokslut - resultatsammanställning - koncernverifikat med underlag - koncernresultat- och balansräkning - koncernen övriga sammanställningar Årsbokslut förvaltningsberättelse, tjänstemannabehandlade Årsbokslut, dokumentation av Årsbudget, planer enheter - styrelse/nämnd protokollsutdrag - styrelse/nämnd budget, planer - sammanställd budget SLL - anmälan lokala budgetar, planer Årsbudget, planer SLL - budgetunderlag - ärendet roteln - budget år 1, plan år 2-3 Årsredovisning - styrelse/nämndbehandlade protokollsutdrag - styrelse/nämndbehandlade årsredovisningar - årsredovisning SLL - årsredovisning Landstingshuskoncernen Ärendeanmälan Överlåtelselista på hemdatorer 6 år FRANGO FRANGO Arbetsmaterial från 2002 FRANGO (utgår från 2002) (utgår från 2002) från 2002 Budgetpärm fr o m 2001