Dokumenthanteringsplan för Regionförbundet i Kalmar län

Transkript

1 1 Dokumenthanteringsplan för Regionförbundet i Kalmar län Syfte Dokumenthanteringsplanen ska vara ett hjälpmedel för den som framställer och arkiverar handlingar. Den bygger på en inventering av förekommande handlingar samt be om vad som ska bevaras och vad som ska gallras. Planen ska också ge information om handlingarna ska registreras, var de förvaras samt hur de ska arkiveras. Giltighet tillsvidare Ansvarig för dokumentet Regiondirektör Besdatum Bead av Styrelsen

2 2 Inledning och syfte Dokumenthanteringsplanen ska vara ett hjälpmedel för den som framställer och arkiverar handlingar. Den bygger på en inventering av förekommande handlingar samt be om vad som ska bevaras och vad som ska gallras. Planen ska också ge information om handlingarna ska registreras, var de förvaras samt hur de ska arkiveras. Det åligger handläggaren att avgöra vad som ska diarieföras. Diarieföring ska ske utan dröjsmål. Sekretessbelagda allmänna handlingar måste i princip alltid diarieföras. Grunden för denna plan är i första hand Tryckfrihetsförordningen (TF), Arkivlagen (AL) och Arkivförordningen (AF) men även Sekretesslagen (SL) och Personuppgiftslagen (PuL) är berörda. Planen gäller för Regionförbundet i Kalmar län inklusive samtliga resultatenheter samt för Kommunernas Hus i Kalmar AB (KHAB). Vad är en allmän handling? En allmän handling kan vara en text, en bild, en bandinspelning, en film eller annan information som exempelvis har lagrats i en dator. Handlingen ska vara förvarad hos myndigheten (regionförbundet). Den ska antingen ha inkommit eller upprättats hos myndigheten. En allmän handling är inte med nödvändighet offentlig. Den kan också innehålla uppgifter som skyddas av sekretess. Handlingar som inte är offentliga är t.ex. interna arbetsmaterial såsom utkast, koncept eller minnesanteckningar i ett pågående ärende. Dessa handlingar blir däremot med automatik allmänna handlingar när de tas om hand för arkivering. Inkommen handling En handling anses ha kommit in när den har anlänt till myndigheten eller kommit en behörig tjänsteman tillhanda t.ex. handlingar som överlämnas personligen under ett sammanträde eller liknande. En upptagning anses ha kommit in när någon annan har gjort den tillgänglig så att den kan läsas, avlyssnas eller uppfattas på annat sätt. Detta innebär att en handling anses inkommen så fort någon behörig tjänsteman kan ta fram uppgiften i en form som går att uppfatta. Ett elektroniskt dokument har kommit in när det har nått mottagarens dator. Exempelvis är e-post en allmän handling även om tjänstemannen inte har läst meddelandet. Ett anbud anses inte vara inkommet förrän den tidpunkt som bestämts för öppnandet. Anbud, ankomststämplas, men öppnas först efter anbudstidens datum. När är en handling upprättad? En handling anses som huvudregel upprättad när den har expedierats. Med expediering menas att en handling har skickats iväg till någon utomstående, antingen till en enskild eller en annan myndighet.

3 3 En handling som inte har expedierats är upprättad när det ärende handlingen hör till har behandlats. Gäller handlingen inte ett visst ärende anses handlingen upprättad när den har justerats eller färdigställts på annat sätt. Minnesanteckningar etc. För minnesanteckningar och mellanprodukter som upprättas finns särskilda regler i tryckfrihetsförordningen. Dessa handlingar har karaktären av hjälpmedel, som har tillkommit för ett ärendes handläggning. Med minnesanteckningar avses promemorior och andra anteckningar som görs under beredningen av ett ärende och som inte tillför ärendet några nya sakuppgifter. Med mellanprodukter avses bland annat utkast och koncept till be eller skrivelser. Det kan vara både rent myndighetsinterna handlingar och andra preliminära handlingar som utväxlas mellan myndigheter som ett led i ett beredningsförfarande. En myndighet kan skicka dessa handlingar för synpunkter både inom och utom den egna myndigheten utan att handlingen blir att anse som allmän. Minnesanteckningar blir dock allmänna om de arkiveras. Handlingar av ringa betydelse behöver ej registreras Undantagna från registreringsskyldigheten är handlingar som bedöms ha ringa betydelse för verksamheten. Exempel på sådana handlingar är tidningar, reklam, kursinbjudningar, cirkulär, statistiska meddelanden, anonyma skrivelser med meningslöst eller obegripligt innehåll, kallelser till träffar, svar på enkla förfrågningar, meddelanden om önskad tid för möte och handlingar av liknande karaktär. Dessa handlingar kan gallras omgående. Observera att e-post som initierar ett ärende, eller som tillför en sakuppgift, skall skrivas ut och diarieföras och är att anse som en allmän offentlig handling. Utlämnande av allmän handling Den som vill ta del av en allmän handling har rätt att få det. Regionförbundet är skyldig att genast eller så snart som möjligt pröva om den efterfrågade handlingen kan lämnas ut. Den som begär att få ta del av allmän handling har rätt att vara anonym och har ingen skyldighet att uppge varför han eller hon efterfrågar handlingen. Avgift för kopior av allmänna handlingar kan tas ut om beställningen omfattar tio sidor eller mer. Avgiften för en beställning av tio sidor är 50 kr. För varje sida därutöver är avgiften 2 kronor. Avgiften ska dock inte utgå för kopior, avskrifter m.m. till andra myndigheter, dagspressen och radio/tv, förtroendevalda och inte heller där initiativet till utlämnande kommer från Regionförbundet. Aktrensning När ett ärende avas ska akten rensas på handlingar som inte är allmänna, vilket medför att man i efterhand snabbt och enkelt kan följa ärendets gång och finna korrekta faktauppgifter av den som handlagt ärendet. Handlingar som inte är allmänna är t.ex. minnesanteckningar som en tjänsteman ställt samman för att underlätta föredragningen eller beredningen av ett ärende och som inte tillför ärendet någon ny information. Dessa handlingar blir däremot med automatik allmänna handlingar när de tas om hand för arkivering. Det är inte handlingens utseende utan innehållet som avgör om de ska arkiveras eller inte. Om den tillför ärendet något nytt ska även den mest

4 4 oansenliga lapp bevaras. Det är respektive handläggare som är ansvarig för att rensa akten innan den lämnas till registratorn för av. Personligt adresserad post Ett tjänstebrev blir inte privat post för att det adresserats till en tjänsteman, lika lite som ett privat brev blir allmän handling om det adresseras till regionförbundet. I båda fallen är det innehållet och inte adresseringen som är avgörande. Detta innebär att regionförbundet kan tvingas öppna privat post för att se om det är en allmän handling som måste lämnas ut. De förtroendevaldas post Handlingar som skickats till eller från en förtroendevald i dennes egenskap av partiföreträdare skall inte diarieföras. Handlingar som skickats till eller från en förtroendevald i dennes egenskap av innehavare av ett förtroendeuppdrag (ordförande etc) är däremot i regel allmänna handlingar och skall diarieföras i regionförbundets diarium. I princip betraktas samtliga handlingar och uppgifter som utväxlas mellan en förtroendevald och administrationen som allmänna hos regionförbundet, exempelvis reseräkningar etc. E-post Som en följd av tryckfrihetsförordningen ska mail öppnas genast, eller så snart som möjligt. Detta innebär att grundprincipen är att mail ska öppnas varje dag av respektive medarbetare, i övrigt gäller följande: ledighet eller tjänsteresa (utan möjlighet att öppna mail) bör respektive medarbetare vidarebefordra mail till en kollega, företrädesvis inom den egna områdesgruppen alternativt närmaste chef. Automatsvar med hänvisning ska finnas. Exempel på text: Tack för ditt mail. Jag har semester och är åter i tjänst den... Ärende som inte kan vänta hänvisas till funktion, namn, tel nr, mailadress och datum. Med vänliga hälsningar För medarbetare som frekvent hanterar inkomna allmänna handlingar gäller att mail under sommarsemester bör vidarebefordras till tjänstgörande registrator på kansliet. Denna nås på adress info@rfkl.se. Mail av ringa betydelse för regionförbundets verksamhet (se ovan) gallras direkt av respektive handläggare. Mail ska diarieföras om de är inkomna och upprättade allmänna handlingar (se ovan). Ett mail är en inkommen handling när det är har anlänt till regionförbundets mail-server. Personuppgiftslagen personuppgiftsombud I personuppgiftslagen (PuL) finns ett antal regler för hur man får hantera personuppgifter. Syftet är att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks. Ansvarig för vad som görs med personuppgifter är den juridiska person som behandlar uppgifterna, i detta fall Regionförbundet i Kalmar län. Behandling av uppgifter kan innefatta insamling, registrering, lagring, sammanställning mm. Se Rutiner för behandling av personuppgifter enligt Personuppgiftslagen (PuL), regionförbundets intranät.

5 / ADMINISTRATION Protokoll: regionförbundets arbetsutskott, styrelse och primärkommunala nämnden Pärm, arkiv plan 1 1 år Kallelse/föredragningslista samt handlingar: regionförbundets arbetsutskott, styrelse och primärkommunala nämnden Server Diarieplan Närarkiv Diarieförs Diarieförda handlingar Närarkiv Arkivbeskrivning och arkivförteckning Närarkiv Diarieförs Delegationsärenden Pärm hos styrelsens sekreterare Kungörelse om justering Server Postlista Pärm hos registrator Remisser Egna Externa Yttranden Projekt (interna, externa) Ansökan Närarkiv Diarieförs Närarkiv Diarieförs 5

6 / Be Rekvisitioner Lägesrapporter Slutrapporter Dokumenterad uppföljning Företagsstöd Ansökan Be Rekvisitioner Lägesrapporter Slutrapporter Närarkiv Diarieförs Avtals- och anbudshandlingar Offertförfrågningar Offerter Tilldelningsbe Överklaganden Avtal Närarkiv Diarieförs Kuvert/emballage som innehållit inkomna anbud Närarkiv inaktualitet Det vill säga när upphandlingen är avad. Kuvert/emballage som innehållit för sent inkomna anbud får gallras efter räknat från den dag då avtal om upphandling slöts. Tjänsteavtal Närarkiv Diarieförs Samverkansavtal Närarkiv Diarieförs 6

7 / Avtal tex leasing av kopiator, kaffemaskin Närarkiv 10 år efter avtalets upphörande Enkäter För underlag i besärenden, eller som underlag till diarieförda ärenden Närarkiv Enklare enkäter, mindre utvärderingar som ej tillför ett diariefört ärende information Server Externa verksamhetsberättelser/ årsredovisningar där RF är med och finansierar Närarkiv Diarieförs Externa verksamhetsberättelser E-post Mail som ej ska diarieföras Kalender elektronisk Handläggare vid inaktualitet efter 3 månader efter 12 månader Sociala medier Inlägg och kommentarer som tillför ärende sakuppgift Sociala medier - - Information som RF Närarkiv Enligt diarieförda handlingar 7

8 / efterfrågat - Kommentarer och inlägg som bedöms vara av särskilt intresse - Sekretessbelagd info - Skärmdump gallras fr mediet, diariförs Skärmdump en gång i halvåret eller om större förändringar för i systemet/strukturen Sociala medier Inlägg och kommentarer av ringa och tillfällig betydelse Digital när de blivit inaktuella, tidigast efter 3 månader Kommentarer och inlägg av stötande och kränkande karaktär gallras omedelbart från mediet. PERSONALADMINISTRATIVA HANDLINGAR Rekrytering Annonsmanus Offentliga jobb (Digital databas för rekrytering) Annonsmanus med EU-referens sparas i aktuell mapp i arkivet Ansöknings- och betygshandlingar för den som fått anställning Personalakt Ansökningshandlingar övriga sökande Offentliga jobb (Digital databas för rekrytering) Anställning 8

9 / Anställningsbevis Personalakt Kopior av utfärdade tjänstgöringsintyg och tjänstgöringsbetyg MBL-protokoll 11 eller 12 samt andra förhandlingar som berör enskilda medarbetare Personalakt anställnings upphörande Disciplinärenden underlag och be Personalakt anställnings upphörande Löneadministration och utbetalningar 15 år i överensstämmelse med bevarandetid för räkenskapshandlingar Kontrolluppgift pärm Löneunderlag personalreseräkningar, egna utlägg, terminalglasögon, och friskvårdsansökningar Förtroendevaldas rese- och arvodesräkningar pärm 15 år pärm 15 år Ledighetsansökningar kortare än 6 månader pärm 9

10 / Ledighetsansökningar längre än 6 månader en anställnings upphörande Sjuk- och friskanmälan, vård av barn pärm Retroaktiv lön, kontrollista pärm 15 år Banklistor: Utbetalningslistor avseende lön, även samlingslistor pärm 15 år Utmätning i lön/införsel pärm 15 år Lönespecifikationer pärm Löneartsfördelning pärm 15 år Preliminärskatt, Begäran om extraskatt, Jämkning pärm Personalakt om det rör enskilda personer 15 år Lönebildning Lönerevisioner - förhandlingsprotokoll pärm Rehabilitering och uppföljning Läkarintyg pärm 10

11 / Läkarintyg vid arbetsskada, rehabutredningar samt tillhörande handlingar Personalakt anställnings upphörande Pensionsärenden AFA-be Personalakt Ny och avsregistrering, ändringar till KPA Digitalt, KPA-pension KPA-listor årslönesummor årskifteshanteringspärm Ansökan om pension Pensionsbrev Avtal om löneväxling Be/protokoll i pensionsärende förtroendevalda 11

12 / Tjänstegrupplivsärenden Dödsfallsintyg och släktutredning av av anställningen Försäkran, avliden arbetstagare av av anställningen Arbetsgivarintyg (dödsfallsanmälan) av av anställningen Bouppteckningsintyg av av anställningen RÄKENSKAPSHANDLINGAR Verifikationer Ekonomifunktion 15 år EU-programmen kräver att originaldokument finns kvar tre år efter att programmet avats. Budget och verksamhetsplan Bank Närarkiv. Kopia på ekonomifunktion Diarieförs Kontoutdrag Ekonomifunktion 15 år Bankkvitton Ekonomifunktion 15 år Postgiro 12

13 / Kontoutdrag och postgirotalonger Ekonomifunktion 15 år Postgirolistor Ekonomifunktion 15 år Bokföring Underlag för avstämning av balanskonton Ekonomifunktion 15 år Bokspärm Årshuvudbok - alla konton Ekonomifunktion Finns på server. Pappersutskrift Bok Kontoplan Ekonomifunktion Kundreskontra Ekonomifunktion 15 år Leverantörsreskontra Ekonomifunktion 15 år Uppgifterna finns på server sedan Tidigare år pärm i arkiv. Bok och delårsbok med underlag Dokumenten Årsredovisning och Delårsrapport med ekonomirapport, förvaltningsoch verksamhetsberättelse Ekonomifunktion Pärmar Kopia på Ekonomifunktion Skall även diarieföras Anläggningsregister Ekonomifunktion Finns på server. Innefattar inventarier för avskrivning, dvs ej förbrukningsinventarier. Inventarierna är inte uppmärkta. 13

14 / KURSVERKSAMHETEN Kursinbjudningar Server Kursanmälningar Server inaktualitet inaktualitet Debiteringsunderlag Server Server Sammanställning av kursutvärdering Server Server KOMMUNERNAS HUS Budget/bok Årsbok, pärm, VD Verksamhetsplan Årsbok, pärm, VD Årsberättelse Årsbok, pärm, VD Protokoll Årsbok, pärm, VD Finns även sparat digitalt J:\Administration\kommunernas hus Finns även sparat digitalt J:\Administration\kommunernas hus Finns även sparat digitalt J:\Administration\kommunernas hus Finns även sparat digitalt J:\Administration\kommunernas hus Anbud/Offert/Beställningar Pärm, VD Bygghandlingar Pärm, VD 14

15 / Avtal Pärm, VD Räkenskapshandlingar Pärm, Ekonomifunktionen 10 år Finns även sparat digitalt J:\Administration\kommunernas hus Jfr motsvarande handlingar ekonomifunktionen, Regionförbundet i Kalmar län 15