Lathund för bevarande och gallring ekonomihandlingar/räkenskaper vid Mittuniversitetet

Transkript

1 Lathund för bevarande och gallring ekonomihandlingar/räkenskaper vid Mittuniversitetet Denna lathund innehåller handlingstyper plockade ur MIUN:s dokumenthanteringsplan (MIUN 2012/366) processerna och och rör planering, uppföljning och ekonomiadministration. Om något saknas i lathunden, titta gärna i dokumenthanteringsplanen i diariet eller via Du kan också kontakta arkivarien vid Universitetsledningens stab, Anna Connell, eller arkivredogöraren för ekonomiavdelningen; Marianne Wikner Lathunden kan användas både på äldre material och på det som upprättas idag. Här framgår inte i vilken process handlingarna ingår. För den informationen hänvisas till dokumenthanteringsplanen som är en komplett förteckning över de handlingar som inkommer till eller upprättas vid Mittuniversitetet. När det i anmärkningskolumnen anges att handlingen diarieförs bevaras den av den centrala diariefunktionen vid MIUN. Ekonomiavdelningen behöver då inte bevara handlingarna. När det i anmärkningskolumnen står i Agresso lagras informationen i ekonomisystemet och behöver inte tas ut och arkiveras på papper annat än vad som anges i samma kolumn. Tolkning av gallringsfrister: = för alltid och arkiveras = Gallras/förstörs/kastas när handlingen inte behövs i för verksamheten. Arkiveras inte och ställs inte i centralarkivet. = gallras efter innevarande års utgång plus 13 kalenderår. Arkiveras inte och ställs bara i centralarkivet för förvaring tills gallringstiden har löpt ut. Budget Universitetsövergripande verksamhetsplan Verksamhetsplaner för förvaltning, fakultet och för avdelning och fakultet Diarieförs Diarieförs 1

2 Regleringsbrev Diarieförs Planeringsförutsättningar Diarieförs Underlag/preliminära uppgifter: - Förfrågningsunderlag - Budgetunderlag/indata - Preliminära budgetanvisningar Slutliga budgetanvisningar Diarieförs Fastställd budget Diarieförs Flerårsbudget Diarieförs Uppföljning Sammanställda återrapporteringskrav Underlag (Kvalitetsenkät, forskningsredovisning, Ladokoch personalstatistik, bokslutsanvisningar, sammanställningar i LISA) Årsredovisning inklusive resultatoch balansräkning Vid ianktualitet Diarieförs Reskontra Fr o m 1998 i Agresso. T o m 1997 i pappersform Grundbok Fr o m 1998 i Agresso. T o m 1997 i pappersform Huvudbok Fr o m 1998 i Agresso samt i pdf-fil. T o m 1997 i pappersform. Villkor/fördelningsregler för för förståelsen av 2

3 automatkontering/triggerrapport med villkor huvudboken, i pappersform Triggerrapport, månadskörningar Bokslutsbilagor, helår Bokslutsbilagor per balanskonto upprättade i samband med årsbokslut bevaras i pappersform. Bokslutsbilagor för kvartal och delår Kvartalsrapport Diarieförs Delårsrapport Diarieförs Underlag för kvartalsrapport resp delårsrapport Ekonomiadministration Beställningar (leverantör) Se anm och diarieförs om värdet av det beställda överstiger ett ringa belopp, gallras efter om den går med fakturan som underlag, övriga orderbekräfterlser gallras vid inaktualitet Orderbekräftelser Gallras efter om beställningen går med fakturan som underlag, övriga beställningar gallras vid inaktualitet Leverantörsfakturor Förteckning över arbetstagare med rätt att teckna utbetalningsorder 3

4 Delegationsbeslut, arbetstagare med rätt att teckna utbetalningsorder Plusgirolistor Underlag för manuell utbetalning Diariet Beställningar (Kund) Se anm Gallras efter om den går med fakturan som underlag, övriga beställningar gallras vid inaktualitet Fakturaunderlag (kund) Sammanställningar (kund) Kundfakturor Betalningsuppdrag Beslut från verksamhet att lämna över ärendet till kronofogden eller att avskriva skulden Blankett, kronofogdeärende Beslut från Kronofogden Diarieförs Ifyllda omföringsblanketter Underlag för omföringar Ifyllda interndebiteringsblanketter Underlag för interndebiteringar Excelfil med bokslutstransaktioner Momsdeklarationer 4

5 Anläggningar och inventarier, ifyllda blanketter med bilagor Inventeringsprotokoll Diarieförs Rapport, fasta register I pappersform Övriga rapporter avseende anläggningar och inventarier Inrapporterad eknomiinformation till ESV Rapporteras via statsredovisningssystemet Hermas och transaktionsdatabasen 5

6 Arkivläggning och rensning av handlingar som ska bevaras 1. Gallra ut gallringsbara handlingar om de förekommer. Följ lathunden ovan för rätt gallringsfrister. Bara handlingar som skall bevaras enligt lathunden ska arkiveras. Handlingar med längre gallringsfrist förvaras hos respektive medarbetare/ i närarkiv/arkivskåp/ eller i centralarkivet i R-huset i Sundsvall beroende på vilka handlingar det gäller. 2. Rensa handlingarna på gem, plastfickor, gummiband, post-it-s etc. Häftklamrar kan sitta kvar. 3. Lägg handlingarna i godkända arkivboxar som fylls. Det är viktigt att boxarna är välfyllda men inte buktar. De boxar som är godkända är bruna och öppnas på långsidan, beställs av vaktmästeriet i valfri tjocklek. 4. Märk boxarna längst ner på ryggen, tänk att de ska stå i hyllan som en bok. Använd blyerts och skriv Mittuniversitetet, Ekonomiavdelningen, tid (t ex 2013) och vad boxen innehåller (t ex Rapport, fasta register) enligt vad handlingstypen heter i lathunden. 5. Kontakta arkivredogöraren för ekonomiavdelningen och kom överens om var handlingarna ska ställas och vem som ska förteckna materialet. 6. När handlingarna är förtecknade av avdelningens arkivredogörare skickas förteckningen till arkivarien som skriver in förteckningen i arkivredovisningssystemet Klara, skriver ut etiketter och skickar dem till arkivredogörare eller utsedd kontaktperson på respektive ort. 7. Arkivredogörare/kontaktperson sätter rätt etikett på respektive arkivbox. 6