Lathund för bevarande och gallring av handlingar rörande studieadministration och utbildning vid Mittuniversitetet

Transkript

1 Lathund för bevarande och gallring av handlingar rörande studieadministration och utbildning vid Mittuniversitetet Denna lathund innehåller handlingstyper plockade ur MIUN:s dokumenthanteringsplan (MIUN 2012/366) processerna och rör administration av studenter och utbildning. Om något saknas i lathunden, titta gärna i dokumenthanteringsplanen i diariet eller via Du kan också kontakta arkivarien vid Rektors kansli, Anna Connell, eller arkivredogöraren för din fakultet; Carinas Sundström för HUV och Anne Åhlin för NMT. Lathunden kan användas både på äldre material och på det som upprättas idag. Här framgår inte om handlingar ska registreras (i Diariet eller Ladok) eller i vilken process de ingår. För den informationen hänvisas till dokumenthanteringsplanen som är en komplett förteckning över de handlingar som inkommer till eller upprättas vid Mittuniversitetet. Även när det gäller elektroniskt lagrad information hänvisas till dokumenthanteringsplanen, lathunden tar bara upp pappershandlingar och är tänkt som en hjälp vid arkivering av pappershandlingar. Tolkning av gallringsfrister: = för alltid och arkiveras Vid inaktualitet = Gallras/förstörs/kastas när handlingen inte behövs i för verksamheten. Arkiveras inte och ställs inte i centralarkivet. = gallras efter innevarande års utgång plus 2 kalenderår. Arkiveras inte och ställs inte i centralarkivet efter betyget registrerats i Ladok = Gallras tidigast (exakt)efter det datum betyget är satt. Arkiveras inte och ställs inte i centralarkivet Kursplaner t o m 2004 Fr o m 2005 bevaras kursplanerna elektroniskt via Atlas och behöver inte arkiverasi pappersform 1

2 Anmälningar/Ansökningar till utbildning Reell kompetens/validering Byte av program Ansökan till senare del av program Listor över antagna Vid inaktualitet av antagningsenheten, STU i 10 år, sedan gallras de. Avdelningarnas exemplar kan gallras omgående. Parallelläsning, ansökan och beslut Registreringsverifikat 13 år Gäller även förtecknade registreringsverifikat. Klasslistor I den mån de upprättas Återbud till kurs/utbildningsprogram Anstånd med att påbörja sina studier, ansökan och beslut Studieuppehåll, ansökan och Vid inaktualitet 2

3 beslut Välkomstbrev Studiehandledningar Ett arkivexemplar bevaras Scheman Se anm elektroniskt fr o m Scheman t o m 1996 arkiveras på papper Handleddarrapporter från verksamhetsförlagd utbildning Studenters rapporter från praktik och VFU Provformulär/tentaformulär/ formulär för inlämningsuppgift etc Skriftliga provsvar Dokumentation från klinisk slutexamination: - Skriftlig slutexamination - Sammanställning av betyg från praktiskt prov Rättningsprotokoll eller motsvarande Arkivlistor efter avslutad utbildning Se anm 1 arkivexemplar bevaras efter betyget har registrerats i Ladok Se anm Får återlämnas till studenten efter avslutad utbildning. Rapporter som inte har återlämnats gallras efter Om inte studenten har hämtat ut tentan Hanteras som övriga tentamina Att jämställa med rättningsprotikoll Lärarens betygsättning för inrapportering i Ladok 3

4 B-uppsatser Uppsatser på C-nivå och på avancerad nivå (f d D) Ansökan och beslut om tillgodoräknande, med underlag Examensbevis Ansökan om examensbevis 5 år efter betyget har registrerats i Ladok Kopia på utfärdat kursbevis Obs! Gäller den gamla sortens kursbevis, skrivna enligt MIUN:s kravspec. Gäller inte de kursbevis som skrivs ut ur Ladok. Informationen lagras i Ladok och ingen papperskopia på utskriften behöver sparas Ansökan om kursbevis Kursvärderingar Sammanställning av kursvärderingar efter att sammanställning har upprättats Fr o m 2013(?) lagras sammanställningarna i EvaSys 4

5 Arkivläggning och rensning av handlingar som ska bevaras 1. Gallra ut gallringsbara handlingar om de förekommer. Följ lathunden ovan för rätt gallringsfrister. Bara handlingar som skall bevaras enligt lathunden ska arkiveras. Handlingar med längre gallringsfrist förvaras hos respektive administratör eller lärare tills de ska gallras/förstöras/slängas. 2. Rensa handlingarna på gem, plastfickor, gummiband, post-it-s etc. Häftklamrar kan sitta kvar. 3. Lägg handlingarna i godkända arkivboxar som fylls. Det är viktigt att boxarna är välfyllda men inte buktar. De boxar som är godkända är bruna och öppnas på långsidan, beställs av vaktmästeriet i valfri tjocklek. 4. Märk boxarna längst ner på ryggen, tänk att de ska stå i hyllan som en bok. Använd blyerts och skriv Mittuniversitetet, avdelning, fakultet, tid (t ex LÅ 2013/2014) och vad boxen innehåller (t ex arkivlistor) enligt vad handlingstypen heter i lathunden. 5. Kontakta arkivredogöraren för din fakultet, som kommer att förteckna handlingarna, och kom överens om var de ska ställas. 5