Handläggningsordning för Umeå universitets dokumenthanteringsplan för Studieadministrativa handlingar med avseende Ping Pong

Transkript

1 Handläggningsordning för Umeå universitets dokumenthanteringsplan för Studieadministrativa handlingar avseende Ping Pong Datum Dnr Område Organisation Ansvarig Universitetsledningens kansli Sid 1 (4) Handläggningsordning för Umeå universitets dokumenthanteringsplan för Studieadministrativa handlingar med avseende Ping Pong

2 Sid 2 (5) Förklaring Nedan presenteras de riktlinjer som gäller för arkivering av data i Ping Pong vid Umeå universitet. Generellt gäller försiktighetsprincipen, dvs är något oklart är det bättre att arkivera än att gallra. Klassificeringen av om det finns i Ping Pong baseras på supportens erfarenhet av kursernas aktivitet i Ping Pong. Då friheten i systemet är stort går det inte med 100 % säkerhet att avgöra vad som gjorts i Ping Pong och vad som inte gjorts där. Den klassificering som gjorts skall därför tas som riktledande och ej styrande. Klassificeringen är graderad enligt: Typ Förklaring JA KANSKE KNAPPAST NEJ Finns funktion för det i Ping Pong. Kan finnas i Ping Pong, men har inte påträffats av supporten. Bör inte finnas i Ping Pong, men kan inte till 100% uteslutas. Finns ingen funktion för detta i Ping Pong, varför det bör kunna uteslutas.

3 Sid 3 (5) Handlingar Finns i PING PONG Medium Bevaras/ Gallras Anmärkning Undervisningsmaterial Kursplaner JA Papper Bevaras Bevaras (om de ej redan är arkiverade på annat sätt). Schema JA Papper Bevaras Bevaras (om de ej redan är arkiverade på annat sätt). Litteraturlista JA Papper Bevaras Bevaras (om de ej redan är arkiverade på annat sätt). Kurslistor JA Papper Bevaras Bevaras (om de ej redan är arkiverade på annat sätt). Kursutvärderingar (ifyllda av studenterna) JA Papper 2 år Exporteras till Excel och skrivs ut för de kurser som givits inom 2 år. Sammanställning av kursutvärdering Undervisningsmaterial/ kompendier JA Papper Bevaras Exporteras till t.ex. Word och skrivs ut. JA Papper Bevaras Motsvarigheten till studentlitteratur och kompendier måste bevaras (t.ex. dokument i Dokument, innehållssidor med undervisningsmaterial). Handledningar för praktiska moment som t.ex. laborationer, exkursioner skall bevaras. För videoinspelningar, ljudupptagningar etc, dvs motsvarigheten till föreläsning och seminarier gäller följande: jämförelsen görs med föreläsningar på campus, dessa bevaras inte om det är en vanlig föreläsning i en hörsal. Då föreligger inte krav på att bevara en föreläsning som är inspelad och ligger på nätet. Likaså kan man göra samma jämförelse vad gäller seminarier på campus där inget sparas för eftervärlden, såvida man inte skriver ett protokoll, som ska bevaras. Har man använt loggböcker och/eller portfolioverktyget för betygsgrundande uppgifter ska dessa bevaras.

4 Sid 4 (5) Möten i form av chatt, PIM, diskussionsforum, seminarier eller e-möten bevaras ej, såvida det inte finns fastställt inom kursen att vissa avsnitt eller delar härur är betygsgrundande. Skriftliga FAQ betraktas inte som undervisningsmaterial utan just svar på frågor, och bör göras likvärdigt med ett muntligt svar på campus. Inlämningsuppgifter som är betygsgrundande skall bevaras. Skrivningsuppgifterna/ JA Papper Bevaras Skrivs ut från Ping Pong. Provformuläret Skriftliga provsvar JA Papper Återlämnas Skrivs ut på papper. Gäller kurser som gått från och med HT-07. eller 2 år Kursbevis NEJ Papper Bevaras RA-FS 2007:1 Registerkort över studenter NEJ Papper Bevaras Avser prestationer som inte är införda i Ladok Uppsatser/Examensarbeten Uppsatser för 40 poäng (B) KANSKE Papper 5 år från Om någon uppsats enbart finns i Ping Pong skall den skrivas ut. betygsdatum Uppsatser för 60 poäng och högre KNAPPAST Papper Bevaras Om någon uppsats enbart finns i Ping Pong skall den skrivas ut. Uppsatser för 60 högskolepoäng eller motsvarande nivå. (Bologna) Uppsatser för 90 högskolepoäng och högre. (Bologna) Projektrapporter/Uppsatser inom program Övrigt KANSKE Papper 5 år från betygsdatum Om någon uppsats enbart finns i Ping Pong skall den skrivas ut. KNAPPAST Papper Bevaras Om någon uppsats enbart finns i Ping Pong skall den skrivas ut. KANSKE Papper 5 år Återlämnande eller gallring förutsätter att resultatet registrerats i studieregister. Som ledning för bedömning om bevarande se uppsatser för 60 högskolepoäng. RA-FS 1997:6

5 Sid 5 (5) Praktikintyg med skriftliga omdömen som ej registrerats på annat sätt KANSKE Papper Bevaras Om detta mot förmodan finns i Ping Pong måste det skrivas ut på papper. Kursmoment JA Papper Bevaras I Ladok registreras studentens resultat på kurs/prov som Godkänt och Ej godkänt. I Ladok finns inga uppgifter om eventuella delar av moment som studenten ej klarat. Del av moment som studenten inte klarat måste institutionen arkivera själva. Om en student önskar komplettera ett moment eller del av moment för att få godkänt på kursen måste underlag enligt gällande kursplan finnas för detta i 2 år från första registreringstillfälle på kursen. Det som behöver bevaras för alltid är att studenten ej klarat momentet för att kunna komplettera i enlighet med senaste gällande kursplan i relation till dåvarande kursplan. Att student erhållit ett underkänt resultat på ett moment framgår av undertecknad Arkivlista på Prov som skickas in till Registratur och Arkiv för arkivläggning.