Informationshanteringssplan för Högskolan i Borås, version 1.0

Transkript

1 Informationshanteringssplan för Högskolan i Borås, version 1.0 Handlingstyp Beskrivning Bevarande/ gallring 1 Styra verksamhet 2 Stödja verksamhet 3 Bedriva utbildning på grund och avancerad nivå 3.1 Hantera utbildningsutbudet på grund och avancerad nivå Inrätta huvudområde Rektors beslut att påbörja utvecklingsprojekt för att inrätta nytt huvudområde Beslut gällande tillsättning av sakkunniga och nämndens representant i bedömargrupp Hantering/registrering IT verktyg IT stöd för bevarande Format Ansvar för arkivering Diarieförs W3D3 Akademi Ansökan om inrättande av huvudområde Författning/sekretess Sakkunnigutlåtanden Beslutsförslag till nämnd Innehåller komplett ansökan samt bedömningsgruppens beslut att antingen förordna avslag eller tillstyrkande Nämndens beslut att tillstyrka/återremittera/avslå ansökan Förslag till högskolestyrelsen att inrätta huvudområde Högskolestyrelsens beslut att inrätta huvudområde/återremittera/avslå ansökan Ansökan till Universitetskanslerämbetet om examenstillstånd Beslut från universitetskanslerämbetet om examenstillstånd Inrätta utbildningsprogram. Observera att processen att inrätta nytt huvudområde ibland ingår i samma ärende som att inrätta nytt utbildningsprogram Rektors beslut att påbörja utvecklingsprojekt för att inrätta ny utbildning Diarieförs W3D3 Akademi Beslut gällande tillsättning av sakkunniga och nämndens representant i bedömargrupp

2 3.1.2 Ansökan om inrättande av utbildningsprogram samt utbildningsplan Sakkunnigutlåtanden Beslutsförslag till nämnd Innehåller komplett ansökan samt bedömningsgruppens beslut att antingen förordna avslag eller tillstyrkande Nämndens beslut att tillstyrka/återremittera/avslå ansökan Förslag till högskolestyrelsen att inrätta utbildningsprogram Högskolestyrelsens beslut att inrätta utbildningsprogram/återremittera/avslå ansökan Ansökan till Universitetskanslerämbetet om examensrättigheter Beslut från universitetskanslerämbetet om examensrättigheter Avveckla utbildningsprogram Ansökan om att avveckla program Diarieförs W3D3 Akademi Nämndens beslut att tillstyrka ansökan om att avveckla utbildning Styrelsens beslut att avveckla utbildning Fastställa utbildningsplaner Protokollsutdrag avseende fastställande av utbildningsplan Utbildningsplan Diarieförs. Observera att varje ny version av en utbildningsplan ska ha ett nytt dnr. From årskiftet 2017/18 arkiveras utbildningsplaner endast digitalt i Kursinfo. Diarieförs W3D3 Akademi/ Kursinfo Marshal OAIS Akademi/ Fastställa kursplaner och hantera avveckling av kurser Protokollsutdrag avseende fastställande av kursplan Kursplan Diarieförs på årligt samlingsnummer. From årskiftet 2017/2018 arkiveras kursplaner endast digitalt i Kursinfo med daglig överföring till e arkiv. Diarieförs på årligt samlingsnummer W3D3 Akademi/ Kursinfo Marshal OAIS Akademi/ Fastställa utbildningsutbud Rektors beslut gällande utbildningsutbud Diarieförs på årligt samlingsnummer W3D3 Utbildningsstöd

3 3.1.6 Rektors beslut gällande förändring av utbildningsutbudet 3.2 Genomföra utbildning på grund och avancerad nivå Hantera antagning och registrering Anmälan till utbildning Ansökningar hanteras i UHR:s system NyA. För internationella studenter (inresande) se Diarieförs på årligt samlingsnummer W3D3 Utbildningsstöd Ej aktuellt Beslut om antagning Hanteras i Universitets och Ej aktuellt högskolerådets system NyA. Hanteras av UHR, gallras enligt uppgift från UHR enligt SFS 1993:1153 Hanteras av UHR, gallras enligt uppgift från UHR enligt SFS 1993:1153 NyA NyA Universitets och högskolerådet Universitets och högskolerådet Listor med uppgifter om antagna Skickas till Kommunikation och studentkår för inledande kontakt med antagna Arbetsprover Del i ansökan till konstnärlig utbildning. Skickas direkt till högskolan via post eller laddas upp via digitalt formulär på hemsidan. vid inaktualitet NyA, Microsoft office Utbildningsstöd RA FS 1991:6 Får återlämnas 1 månad efter beslut om antagning. Om den sökande inte begärt återlämnande får arbetsprover gallras 1 månad efter beslut om antagning. Webbaserat formulär /digitalt Akademi Ansökan och beslut, antagning senare del Blankett nr 7. Beslut anges på samma blankett som ansökan. Alla ansökningar samt beslut sammanställs i excellista Ansökan och beslut, individuell prövning Kallas ibland "särskilda skäl" Skickas som brev till högskolan. Handläggs och beslutas av personal vid antagningen. Beslut meddelas via NyA Ansökan och beslut, antagning undantag från formella behörighetskrav Ansökan, undantag från förkunskapskrav på kurs (inom program) Kallas ibland "dispens". Här ingår reel kompetens. Ansökan sker via blankett till antagningsservice. Ansökningar och beslut sammanställs i excellista. Blankett nr 14. Blankett skickas till aktuell akademi som fattar beslut Sorteras kronologiskt och i personnummerordning. Skickas till arkivet efter 3 år. Excellista förs över till e arkivet årligen. Diarieförs i samlingsärende/antagningsomgång. Blanketter skickas till arkivet efter 3 år. Ecxellistor förs över till e arkivet årligen. Sorteras kronologiskt och i personnummerordning. Skickas till arkivet efter 3 år. Excel Marshal OAIS /digitalt Utbildningsstöd W3D3 /digitalt Utbildningsstöd Kan innehålla sekretesskyddad information och/eller känsliga personuppgifter NyA, Excel Marshal OAIS Digitalt Utbildningsstöd, UHR Ansökan till programkurs för programstudenter på Högskolan i Borås Sorteras kronologiskt och i personnummerordning. Skickas till arkivet efter 3 år.

4 3.2.1 Ansökan och beslut om anstånd med att påbörja studier Blankett nr 1. Diarieföring i samlingsärende/antagningsomgång. W3D3 Utbildningsstöd Kan innehålla sekretesskyddat material (exv läkarintyg) Överklagande antagningsärende Uppgifter om en sökande som har antagits Får gallras enligt förordning 1993:1153 Ladok Utbildningsstöd men inte påbörjat sina studier men det finns inget systemstöd för gallring i Ladok. Bör utredas vidare inom ladokkonsortiet Hantera stipendier och studieavgifter Ansökan och tilldelning av medel för stipendier till studieavgiftsskyldiga studenter UHR hanterar fördelningen av stipendiemedel Ansökan om stipendium Studieavgiftsskyldiga studenter, Kungl och Hvitfeldska stiftelsen m.m Beslut om stipendium Studieavgiftsskyldiga studenter, Kungl och Hvitfeldska stiftelsen m.m Beslut om återtagande av stipendium Beslut om återbetalning av studieavgift Avstängning pga utebliven betalning av studieavgift Listor för uppföljning av studieavgifter och fördelning av stipendier vid inaktualitet Excel Utbildningsstöd RA FS 1991: Hantera individärende under pågående studier Ansökan och beslut om tillgodoräknande/validering av utbildning, inklusive bilagor Blankett nr 6. Diarieförs W3D Arkivlista för tillgodoräknanden Godkända tillgodoräknanden genererar en utskriven arkivlista vid registrering i studieregistret ladok. Arkiveras tillsammans med resultatlistor för resp. moment/kurs, se OBSERVERA att arkivlistor utgår vid införandet av nya ladok Ansökan och beslut om att ersätta kurs med annan kurs personnummer. Lämnas till arkivet 2 år efter beslut.

5 3.2.3 Ansökan och beslut om individuell studiegång Blankett nr 8. Ansökan om att få läsa programkurser i annan ordning än den ordinarie personnummer. Skickas till arkivet efter avslutad studiegång Begäran och beslut om byte av examinator Blankett nr 11. Diarieförs W3D Ansökan och beslut om studieuppehåll Blankett nr 2. personnummer. Lämnas till arkivet 2 år efter beslut Anmälan om återkomst efter studieuppehåll Blankett nr 4. 2 år efter att anmälan kommit in till högskolan Ansökan och beslut om att få tentera på annan ort Blankett nr 12. Föreligger särskilda skäl kan en student få tillåtelse att skriva tentamen på annan ort personnummer. Lämnas till arkivet årligen. Studentcentrum Ansökan och beslut om att få tentera på Högskolan i Borås Begäran och beslut om omprövning av betyg Blankett nr 13. En student från annat lärosäte kan erbjudas att tentera vid Högskolan i Borås i mån av plats personnummer. Lämnas till arkivet årligen Blankett nr 9 personnummer. Lämnas till arkivet 2 år efter beslut Anmälan om studieavbrott 2 år efter att anmälan kommit in till högskolan Ansökan om återkomst efter avbrott 2 år efter att beslut har fattats i ärendet Listor/register över studenter som har studieuppehåll/individuell studiegång Underlag för inläggningar i studieregistret exempelvis mail om ändringar i studieregistret som ladokfunktionen hanterar. löpande när uppgifterna upphört att vara aktuella Underlagen bevaras antingen som del av ärende, som tjänsteanteckning eller som anteckning i Ladok. Studentcentrum Excel, G:// RA FS 1991:6 /utbild ningsstöd Genomföra kurstillfälle (gäller även för uppdragsutbildningar) Schema Får gallras 5 år efter kursstart. KronoX Digitalt Utbildningsstöd RA MS 2016:55 idag tills vidare Kurs/studiehandbok tills vidare i pingpong Videoupptagningar från undervisningstillfällen Finns på lärplattform och i adobe connect Får gallras 2 år efter avslutat kurstillfälle. OBS ska bevaras genom typurval. idag tills vidare i respektive systemstöd. Under för e arkivering. Pingpong, Adobe connect Digitalt Ansvar under

6 3.2.4 Videoupptagningar från examinationer Finns på lärplattform och i adobe connect Får gallras 2 år efter avslutat kurstillfälle. OBS ska bevaras genom typurval. idag tills vidare i respektive systemstöd. Pingpong, Adobe connect Digitalt Ansvar under Undervisningsmaterial Powerpoint presentationer, instuderingsfrågor m.m. Finns på lärplattform tills vidare i pingpong. Under för e arkivering Kompendier Ibland läggs kompendier ut på lärplattformen Pingpong men de förekommer även i pappersform tills vidare i pingpong. Under för e arkivering Kurs och programvärdering Ibland används lärplattformen Pingpong för kursvärderingar men de förekommer även i pappersform. Förekommer att de laddas upp i TFU och publiceras på hemsida. Får gallras 2 år efter att Pingpong, TFU, sammanställning/analys har Webbsida upprättats, annars ska de bevaras. (Episerver) Idag bevaras de tills vidare i respektive systemstöd alt. I pappersform. /digitalt Ansvar under Sammanställning/analys av kurs och programvärderingar Digitala seminariediskussioner, chattar, messageboards, meddelandefunktion Under. Pingpong, TFU, Webbsida (Episerver) tills vidare i pingpong. Under för gallring Digital anslagstavla Förekommer i lärplattform tills vidare i pingpong. Under för gallring Loggbok Förekommer i lärplattform. Innehåller deltagarnas dokumentation, anteckningar och kommentarer tills vidare i pingpong. Under för gallring. Digitalt Ansvar under Kontrakt lån videokamera/diktafon när videokamera/diktafon återbördats Studentcentrum RA FS 1991: Examinera kurstillfälle Fastställd examinatorslista Beslut fattas i respektive utbildningsutskott Diarieförs W3D Examinerande uppgift/prov Tentamina, hemtentamina, övriga examinerande (poänggivande) uppgifter Uppgifter kopplade till anonymisering av tentor Kodning och avkodning av tentor Ordnas kronologiskt och i bokstavsordning. Examinerande uppgift som ej är salstentamina bevaras tills vidare i pingpong. Får gallras två år efter beslut om betyg har fattats och tentan har gallrats Pingpong /digitalt Studentcentrum Bar on Digitalt Studentcentrum RA FS 1991:6

7 3.2.5 Tentamensvaktsbokningar (information om sal och vakt och tidpunkt Studentens inlämnade examinerade uppgift/prov Tentor skannas in i systemet Alcom Anmälningslistor till tentamenstillfälle efter 7 månader. Förvaras terminsvis hos Studentcentrum Rapport plagiatkontroll plagiatkontroll av inämningsuppgifter sker mha systemstödet Urkund Får gallras efter två år men bör utredas Boss Digitalt Studentcentrum RA FS 1991:6 vidare. Får återlämnas till student eller gallras Alcom Studentcentrum 2 år efter beslut om betyg. Om student begär omprövning ska provsvaret bevaras i två år efter att prövningen slutbehandlats. Rapporten får gallras två år efter beslut om betyg. Diarieförs om del av disciplinärende /digitalt Studentcentrum RA FS 1991:6 Urkund Digitalt Akademi RA FS 1991: Examensarbete/uppsats Fr.o.m arkiveras studenters examensarbeten digitalt med mellanlagring i publiceringssystemet DiVA. Överföring 2 ggr/år till e arkiv. DiVA Marshal OAIS Digitalt Avtal med student om publicering av examensarbete Förekommer både i pappersform och digitalt via ett formulär på webb (kryssruta) savtal sorteras/år och studentens namn. Digitala avtal lagras i DiVA tillsammans med examensarbete. Överföring 2 ggr/år till e arkiv. DiVA Marshal OAIS /digitalt Bedömningsunderlag VFU VFU = Verksamhetsförlagd utbildning, förekommer inom sjuksköterske och lärarutbildningar 2 år efter avslutad delkurs eller utbildning Akademi/ Betygsinformation på prov/moment och hel kurs Betygsinformation i nya ladok, attesteras av examinator tills vidare i Ladok. E arkivering av uppgifter i Nya Ladok är under av arkivarienätverket. Digitalt Utbildningsstöd Arkivlista för resultat på prov och moment Signeras av examinator och är högskolans beslutshandling vid betygsättning. Förekommer ej efter övergång till ladok3. Ska arkiveras per termin (utifrån det datum resultatet rapporterades) och därefter på kurskod OBSERVERA att arkivlistor utgår vid införandet av Nya ladok. Eventuella underlag ska dock även fortsättningsvis bevaras.

8 3.2.5 Rättningsprotokoll/underlag till resultat Underlag vid registrering av resultat i studieregistret ladok. Förekommer ibland vid användning av ladok3 om administratör sköter resultatrapportering. Arkiveras i förekommande fall tillsammans med respektive arkivlista för resultat på prov/moment. Efter övergång till ladok3 arkiveras dessa per termin och kurskod. OBSERVERA att arkivlistor utgår vid införandet av Nya ladok. Eventuella underlag ska dock även fortsättningsvid bevaras Intyg som inkommer i samband med högskoleprovet Administrativa uppgifter som behövs vid anordnandet av högskoleprovet Intyg gällande exempelvis dyslexi, synskada, läkarityg m.m Exempelvis uppgifter om lokaler, personal och provdeltagare Ej aktuellt personnummer. Lämnas till arkivet efter 2 år. Hanteras i HP admin där UHR har systemansvaret. Uppgifterna gallras efter varje tentamenstillfälle (2 ggr årligen). Studentcentrum HP admin Digitalt Studentcentrum och Universitetsoch högskolerådet Hantera utfärdande av examen Ansökan om examensbevis Gäller beviljade/avslag. Student kan ansöka digitalt i ladokportalen eller på pappersblankett Får gallras 2 år efter beslut. /digitalt Utbildningsstöd Ansökan om examensbevis som överklagas Examensbevis Svenskt arkiv 100. Sorteras i personnummerordning/år och lämnas till arkiv och registratur efter 2 år Utbildningsstöd Kursbevis Utbildningsstöd/aka demistöd Överlåtelser till och från HB Beslut Diarieförs på årligt samlingsnummer. ur mailen efter diarieföring W3D3 Digitalt Utbildningsstöd Diverse intyg Arkiveras digitalt Digitalt Utbildningsstöd Verfieringar av studier /digitalt Utbildningsstöd RA FS 1991:6 3.3 Genomföra utbildningsuppdrag åt externa parter Allmänt:Observera att utbildningshandlingar hanteras på samma sätt som handlingar på grund och avancerad nivå 3.3 Inbjudan/förfrågan gällande genomförande av utbildningsuppdrag Diarieförs W3D3 Akademi/ 3.3 Anbud Diarieförs W3D3 Akademi/

9 3.3 Offert Diarieförs W3D3 Akademi/ 3.3 Avtal Diarieförs W3D3 Akademi/