Metadataspecifikation gällande utbildningsinformation, rekommenderade metadata vid arkivering

Transkript

1 , rekommenderade metadata vid arkivering :s styrelse antog vid sitt sammanträde den 26 juni 2019 rekommendationen Metadataspecifikation gällande utbildningsinformation. Rekommendationen består av delarna - kursdokumentation (första gången antagen av :s styrelse den 15 november 2017, REK 2017:3, dnr ) - ärendehantering (antagen av :s styrelse den 12 december 2018, dnr , REK 2018:3) - studieregister och resultatrapportering (nu antagen för första gången). Från och med nu presenteras de olika delarna i samlad form under rubriken Utbildningsinformation. Denna rekommendation ersätter alltså rekommendationerna REK 2017:3 och REK 2018:3. Rekommendationen finns som bilaga. Bakgrund :s expertgrupp för arkiv- och informationshantering samverkar kring gemensamma frågor som rör arkiv- och dokumenthantering för lärosätena. Den 15 november 2017 antog :s styrelse metadataspecifikation för arkivering av kursdokumentation. Rekommendationen avseende ärendehantering antogs 12 december En tredje och sista del kompletterar de två tidigare metadataspecifikationerna och avser studieregister och resultatrapportering. Uppdelningen i tre delar har varit nödvändig för att kunna slutföra arbetet i hanterbara etapper, informationen hänger dock samman och kommer hädanefter att presenteras och revideras i samlad form. Den del av metadataspecifikationen som avser ärendehantering är inte komplett avseende ärendehantering. Tanken är att rekommendationen ska komplettera de förvaltningsgemensamma specifikationerna (FGS) för ärendehantering som Riksarkivet upprättar med sådan ärendehantering som är specifik för universitet och högskolor, kopplat till utbildning och student. Delen avseende studieregister och resultatrapportering beskriver i princip en databas (Ladok). Data som ska anses utgöra metadata och vilken som ska anses utgöra handlingar kan vara subjektivt men måste ändå definieras för att specifikationen ska vara användbar. Specifikationen ska fungera som ett stöd för de arkivarier eller annan personal som behöver ta ställning till vilken metadata som ska följa med informationen, exempelvis när man ska arkivera data, ställa av data i samband med ett systembyte eller överföra information mellan olika system, till exempel vid arkivuttag ur gamla och nya Ladok. 1 (2)

2 Specifikationens syfte är att är att identifiera den metadata som behövs/kan behövas vid ett arkivuttag, inte all metadata som finns i verksamhetssystemet, all tänkbar metadata, eller den metadata som egentligen utgör själva databasen och därmed handlingen/en del av handlingen. När det gäller vilken metadata som behövs vid ett arkivuttag kan behoven se olika ut för olika lärosäten. Det är upp till respektive lärosäte att besluta om mer metadata ska bevaras, detta är enbart en rekommendation för minimikrav gällande metadata vid arkivuttag som varje lärosäte kan utöka efter egna behov. Vi har valt att dela upp metadatan i fyra kolumner för att den ska presenteras på ett tydligt sätt. har inte rollen som arkivmyndighet. har inte mandat att fastslå vilka handlingar som ska bevaras eller gallras. Den informationen framgår av Riksarkivets föreskrifter. Med stöd av gällande regelverk och med kunskap om vilka handlingar som efterfrågas har vi ändå lyckats göra en sammanställning som inte funnits förut. Innehållet riktar sig först och främst till de funktioner inom lärosätena som jobbar med arkiv, studieadministration och IT. Innehållet i specifikationen har arbetats fram av expertgruppen i samarbete med arkivariernas nätverk. Expertgruppen består av följande personer för perioden 1 januari december 2019: Susanne Kristensson, Lunds universitet (ordförande), Anna Connell, Mittuniversitet, Anna Danielsson, Göteborgs universitet, Charlotte Eriksson, Försvarshögskolan, Dan Holfve, Chalmers tekniska högskola, Hanna Höie, Malmö universitet, Catrine Viidas, Karolinska institutet, Anders Ideskog, Göteborgs universitet, Chatarina Larson, Umeå universitet, Lars Lind, Stockholms konstnärliga högskola, Margareta Ödmark, Stockholms universitet och Lars Alberius, :s kansli (sekreterare). 2 (2)

3 Handling Utbildningsutbud Beslut om utbildningsplan Utbildningsplan METADATA PROGRAM/KURS/ DELKURS Kursdokumentation METADATA STUDENT METADATA ÄRENDE METADATA HANDLING Kommentar Upprättat Status Gäller fr o m Programtillfälle Bilaga 1 Se FGS ärendehantering Metadata ärende anges i samband med arkivering av själva ärendet. Ändrad kursordning Beslut om kursplan Beslut om ändring av kursplan Kursplan Kurstillfälle Upprättat Status Gäller fr o m Datum/termin Se FGS ärendehantering Se FGS ärendehantering Se FGS ärendehantering Förekommer även i. Metadata ärende anges i samband med arkivering av själva ärendet. Beslut om litteraturlista Se FGS ärendehantering. I den mån det blir ett beslut och inte bara en ny lista 1

4 Handling Litteraturlistor METADATA PROGRAM/KURS/ DELKURS Kurstillfälle Kursdokumentation METADATA STUDENT METADATA ÄRENDE METADATA HANDLING Kommentar Upprättat Status Gäller fr o m Datum/termin Bilaga 1 Metadata ärende anges i samband med arkivering av själva ärendet. I de fall det fattas sådana beslut om litteraturlistor. Programtillfälle Kurstillfälle Programansvarig Kursansvarig Ingen handlingstyp - metadata Ingen handlingstyp - metadata Ingen handlingstyp - metadata Ingen handlingstyp - metadata Utbildningskatalog Bevaras i den mån handlingstypen förekommer. 2

5 Handling Betygskriterier METADATA PROGRAM/KURS/ DELKURS kurstillfälle Kursdokumentation METADATA STUDENT METADATA ÄRENDE METADATA HANDLING Kommentar Upprättandedatum Datum/termin Gäller fr.o.m. Bilaga 1 Beslut om avveckling av program Beslut om avveckling av kurs Genomföra kurs Kurs-pm (kallas även studiehandledning m.m.) kurstillfälle Upprättandedatum Datum/termin Se FGS ärendehantering Se FGS ärendehantering Scheman Kurstillfälle Endast kursscheman bevaras Registrerade på program - deltagarförteckning Programtillfälle Förekommer även i Resultatdokumentation 3

6 Handling Registrerade på kurs - deltagarförteckning METADATA PROGRAM/KURS/ DELKURS Kurstillfälle Kursdokumentation METADATA STUDENT METADATA ÄRENDE METADATA HANDLING Kommentar Bilaga 1 Egenproducerat utbildningsmaterial Författare Ej egenproducerat utbildningsmaterial Författare Rapport, självständigt arbete (examensarbeten, uppsats) Kurstillfälle Examinator Titel Godkännandedatum Får gallras ur till exempel lärplattform om dessa finns bevarade i annat system. 4

7 Handling Studenterans inlämningsuppgifter på lägre nivå. METADATA PROGRAM/KURS/ DELKURS Kurstillfälle Examinator Kursdokumentation METADATA STUDENT METADATA ÄRENDE METADATA HANDLING Kommentar Bilaga 1 Examinationsuppgift (t ex tentamensformulär, hemtentamensuppgift eller laborationsuppgift) Kurstillfälle Examinator Förekommer även i Resultatdokumentation Studentens svar på examinationsuppgift, där studenten har fått godkänt resultat för hel delkurs Kurstillfälle Examinator Förekommer även i Resultatdokumentation 5

8 Handling Studentens svar på examinationsuppgift, där studenten inte har fått godkänt resultat för hel delkurs men har vissa godkända delmoment METADATA PROGRAM/KURS/ DELKURS Kurstillfälle Examinator Kursdokumentation METADATA STUDENT METADATA ÄRENDE METADATA HANDLING Kommentar Bilaga 1 Rapport från verksamhetsförlagd utbildning, VFU (praktikrapporter) Kurstillfälle Examinator Underlag för registrering i studieregister (t ex rättningsprotokoll, meddelande från examinator till administratör om betyg) Kurstillfälle Examinator Förekommer även i Resultatdokumentation 6

9 Handling Information i diskussionsforum/chatt METADATA PROGRAM/KURS/ DELKURS Kurstillfälle Kursdokumentation METADATA STUDENT METADATA ÄRENDE METADATA HANDLING Kommentar Avsändare/mottagare Bilaga 1 Utvärdera kurs Kursvärdering Kurstillfälle Sammanställning kursvärdering Kurstillfälle Kursansvarig 7

10 Handling METADATA PROGRAM/ KURS/DELKURS METADATA STUDENT METADATA ÄRENDE METADATA HANDLING Kommentar Ärenden rörande ämnen, program och kurser Ansökan om att inrätta ämne Beslut om att inrätta ämne Ansökan och beslut om att inrätta program Beslut om att inrätta program Ansökan och beslut om att inrätta kurs 1

11 Ansökan och beslut om att inrätta kurs Beslut om utbidningsplan Utbildningsplan Gäller fr o m Programtillfälle Ändrad kursordning Gäller fr o m Programtillfälle Beslut om kursplan Gäller fr o m Programtillfälle 2

12 Beslut om ändring av kursplan Gäller fr o m Programtillfälle Kursplan Gäller fr o m Programtillfälle Beslut om litteraturlistor kurskod Gäller fr o m Programtillfälle Litteraturlistor kurskod Gäller fr o m Programtillfälle Beslut om avveckling av program 3

13 Beslut om avveckling av kurs kurskod Ansökan - lokal antagning programkod programnamn kurskod Antagningsbeslut - lokal antagning Antagningsbevis - lokal antagning 4

14 Arbetsprover - lokal antagning Sammanställning arbetsprover - lokal antagning Antagningsprotokoll - lokal antagning Lista på sökande - lokal antagning /Rubrik Lista på antagna - lokal antagning /Rubrik 5

15 Ansökan om validering av reell kompetens för behörighet /Rubrik Underlag till ansökan om validering av reell kompetens för behörighet Beslut om validering av reell kompetens för behörighet 6

16 Ansökan om förtur av särskilda skäl Underlag till ansökan om förtur av särskilda skäl Beslut om antagning av särskilda skäl Ansökan om anstånd 7

17 Underlag till ansökan om anstånd Beslut om anstånd Ansökan, undantag från behörighetsvillkor till högre termin 8

18 Bilaga, undantag från behörighetsvillkor till högre termin Beslut, undantag från behörighetsvillkor till högre termin Ansökningar till senare del av program Beslut om antagning till senare del av program 9

19 Listor över ansökningar om antagning till senare del av program Meddelande om vilseledande vid ansökan till utbildning Underlag, vilseledande vid ansökan till utbildning Beslut, vilseledande vid ansökan till utbildning 10

20 Beslut, återtagande av högskolepoäng Studentärenden rörande pågående utbildning Ansökningar om programbyte Beslut om programbyte Ansökan om tillgodoräknande 11

21 Underlag för tillgodoräknande Beslut om tillgodoräknande /Rubrik Ansökan om att få läsa programkurser i annan ordning än den som utbildningsplanen ger. /Rubrik Underlag till ansökan om att få läsa programkurser i annan ordning än den som utbildningsplanen ger. /Rubrik Beslut om att få läsa programkurser i annan ordning än den som utbildningsplanen ger. /Rubrik 12

22 Ansökan om att ersätta kurs med annan kurs /Rubrik Underlag till ansökan om att ersätta kurs med annan kurs /Rubrik Beslut om att ersätta kurs med annan kurs /Rubrik Ansökan om uppskov - förhinder att delta på obligatoriska moment /Rubrik 13

23 Beslut om uppskov /Rubrik Ansökan om studieuppehåll /Rubrik Underlag till ansökan om studieuppehåll /Rubrik Beslut om studieuppehåll Anmälan om återkomst efter studieuppehåll 14

24 Ansökan om återupptagande av studier efter studieavbrott Underlag till ansökan om återupptagande av studie efter studieavbrott Beslut om återupptagande av studier efter studieavbrott Ansökan om befrielse från obligatoriska moment Underlag till ansökan om befrielse från obligatoriska moment 15

25 Beslut om befrielse från obligatoriska moment Ansökan om byte av studieort Underlag till byte av studieort Beslut om byte av studieort Ansökan om att få göra prov på annan ort 16

26 Underlag till ansökan om att få göra prov på annan ort Beslut om att få göra prov på annan ort 17

27 Stöd vid varaktig funktionsnedsättning Ansökan om stöd vid varaktig funktionsnedsättning med bilagor Beskrivning Lärosätesnamn Avsändare Mottagare Besked/beslut om stöd vid varaktig funktionsnedsättning med bilagor Avsändare Mottagare Upprättad 18

28 Disciplinärenden Anmälan till disciplinnämnden (Disciplinärenden) Beslut i Disciplinnämnden (Disciplinärenden) Avskiljande av student 19

29 Ärenden rörande examination Begäran om byte av examinator Underlag byte av examinator Beslut om byte av examinator Ansökan om examensbevis Examenstyp Beslut om examen Examenstyp Beslutsfattare 20

30 Avslag på ansökan om examensbevis Examensbevis Examenstyp Huvudområde/Ämne Institution Beslutsfattare Diploma Supplement Examenstyp Huvudområde/ämne Institution Beslutsfattare Doktorandärenden Ansökan/beslut till forskarutbildning inklusive bilagor Individuell studieplan 21

31 Intyg om avklarad del av doktorandstudier (uppflyttning av doktorandstegen) Särskilt tillstånd att läsa forskarutbildningskurs Beslut om byte av handledare Beslut om entledigande av handledare Begäran om byte av allmän studieplan inkl. Beslut 22

32 Beslut om deltagande i forskarutbildningskurs Beslut om examinator för forskarutbildningskurs Kursintyg för forskarstuderande vid annat lärosäte Begäran och beslut om förlängning av forskarutbildningstid Begäran om avbrott på forskarutbildning 23

33 Begäran om förändring av studietakt samt Beslut Indragning av resurser för doktorand Ärenden rörande examinering av doktorand Anmälan om disputation Beslut om disputation Beslut om tid och plats för tillkännagivande av disputation 24

34 Beslut om utseende av examinator för vetenskaplig uppsats Anmälan/Beslut om förekomst, tid och plats för licentiatseminarium, ev. granskare/opponent Bedömning vid seminarium Licentiatprotokoll Betygsnämndsprotokoll 25

35 Avhandling Titel Författare Godkännandedatum Övrig relevant metadata vid publicering Omprövingsärenden Ansökan avseende omprövning av beslut Gäller samtliga omprövnings- och överklagandeärenden förutom omprövning av betyg och studieavgifter Underlag till ansökan avseende omprövning av beslut Gäller samtliga omprövnings- och överklagandeärenden förutom omprövning av betyg och studieavgifter Beslut avseende omprövning av beslut Gäller samtliga omprövnings- och överklagandeärenden förutom omprövning av betyg och studieavgifter Begäran om omprövning av betyg upprättad av 26

36 Underlag omprövning av betyg upprättad av Beslut om omprövning av betyg upprättad av Ärenden rörande studentmobilitet Ansökan, utlandsstudier upprättad av Beslut, utlandsstudier upprättad av Studentens rapport om utlandsstudier upprättad av 27

37 Ärenden rörande studieavgifter Dokumentation av betald studieavgift Begäran, uppskov studieavgift Ansökan, delbetalning studieavgift Beslut, delbetalning studieavgift Begäran, återbetalning studieavgift upprättad av upprättad av upprättad av upprättad av upprättad av 28

38 Omprövning, beslut om studieavgift Beslut, avstängning pga utebliven studieavgift Ärenden rörande stipendiehantering Stipendiestadgar Utlysningar av stipendier på stiftelse upprättad av upprättad av Kort beskrivning / 29

39 Stipendieansökningar på stiftelse Kort beskrivning / Avser även stipendier för avgiftsbelagda studenter Beslut om stipendier på stiftelse Upprättad / inkommen datum / Avsändare Avser även stipendier för avgiftsbelagda studenter Förteckningar över beviljade stipendieansökningar på stiftelse Upprättad / inkommen datum / Avsändare Ärenden rörande högskoleprovet Anmälan till anpassat högskoleprov med bifogat läkarintyg Kort beskrivning / Upprättad / inkommen datum / Avsändare Svarshäften högskoleprovet, inkomna Svarshäftesnummer 30

40 HANDLING Registrering av student på kurs/kurstillfälle METADATA PROGRAM/KURS/ DELKURS Kurstillfälleskod År Studieregister och resultatrapportering METADATA STUDENT METADATA ÄRENDE METADATA HANDLING KOMMENTAR Nationalitet Betalningsskyldig/ inte betalningsskyldig Även information om program. Bilaga 3 Personuppgifter om student hämtas via NyA till Ladok, uppdateras sedan via Skatteverket. Underlag för manuell registrering av student på kurs/kurstillfälle Kurstillfälleskod År Meddelande från student till administratör rörande registrering i studieregister Beslut om betyg på del av kurs (modul) som registreras i studieregister Kurstillfälleskod År Modul/moment/delkurs Ämne Betygsdatum Lärare Rapportör Examinator Betyg Beslut om betyg på hel kurs Kurstillfälleskod År Ämne Betygsdatum Lärare Rapportör Examinator Betyg 1

41 Studieregister och resultatrapportering Bilaga 3 Resultatnotering. Möjlighet att göra noteringar på delar inom modul eller kurs för ett visst kurstillfälle som ej är poäng- och betygssatta. Kurstillfälleskod År Modul/moment/ delkurs Ämne Betygsdatum Lärare Rapportör Examinator Underlag för registrering av betyg i studieregister (t ex rättningsprotokoll, meddelande från examinator till administratör om betyg) Kurstillfälleskod År Modul/moment/ delkurs Betygsdatum Lärare Rapportör Examinator Uppgifter om anmälningsavgifter och studieavgifter Kurstillfälleskod År Betalningsdatum Uppgifter om forskarstuderande, utöver uppgifter om registrering och betyg (Behöver utredas ytterligare) Ämne Forskarnivå Forskningsarbete Licentiand/Doktorand Datum för disputation Aktör (Huvudhandledare, handledare) 2