Utbildning på forskarnivå

Transkript

1 Utbildning på forskarnivå vid LTH - från antagning till examen Camilla Hedberg Detta material beskriver hanteringen av utbildning på forskarnivå vid LTH främst med inriktning på LADOK. Materialet vänder sig till dig som arbetar med inläggning av forskarutbildningsuppgifter i LADOK men även till dig som har en övergripande roll som studieadministratör inom utbildning på forskarnivå. Materialet är tänkt att användas som ett uppslagsverk och en sammanfattning av aktuella fastställda föreskrifter för utbildning på forskarnivå vid LTH. Kurskod: XXXYYY

2 Innehåll Utbildning på forskarnivå vid LTH Innehåll Utbildning på forskarnivå vid LTH Officiellt register Antagning - anställning Regelverk Ledigkungörande - intresseanmälan Antagning Beslut om antagning till utbildning på forskarnivå och anställning som doktorand Beslut om antagning till utbildning på forskarnivå utan doktorandanställning Blankett till Utbildningsavdelningen, LTHs kansli Personnummer Forskarutbildningsämne Handledare Antagning av forskarstuderande från andra högskolor Individuella studieplaner Regelverk Dokumentation i LADOK Uppehåll i studierna Löpande rapportering Aktivitet och försörjning Aktivitet Försörjning Registrering Avklarad andel Kurser inom utbildningen Regelverk Kursplan Kurskod Godkända kurser Värdering av forskarutbildningskurser Tillgodoräknade kurser Arkivlistor Grundutbildningskurser i utbildningen på forskarnivå Sammanfattning Alla kurser klara Licentiatuppsats Regelverk Licentiatseminarium Godkänd licentiatuppsats Licentiatexamen Avhandlingar och disputationer Regelverk Disputationer Godkänd avhandling Doktorsexamen Studieavbrott Registerutskrift/Intyg Förteckning över samtliga fastställda föreskrifter vid LTH

3 1. Officiellt register Sedan vårterminen 1998 är LADOK det officiella registret (matrikeln) över forskarstuderande vid LTH. Den statistik som produceras i samband med årsredovisningen hämtas från LADOK, detsamma gäller statistik till Statistiska Central Byrån (SCB). 2. Antagning - anställning 2.1 Regelverk För mer information om fastställda föreskrifter vid LTH kan du läsa: Föreskrifter om anställning som doktorand df Lokala föreskrifter om utbildning på forskarnivå r.pdf Föreskrifter om allmänna studieplaner för utbildning på forskarnivå, laner.pdf Råd och anvisningar för vissa framställningar rörande utbildning på forskarnivå, pdf Dessutom finns grundläggande föreskrifter om anställning som doktorand i 5, 6 och 7 kap högskoleförordningen samt i universitetets antagningsordning. ng_fu.pdf 2.2 Ledigkungörande - intresseanmälan Vid LTH förekommer inga fasta ansökningstider till doktorandanställningar. Styrelsen för LTH beslutar om ledigförklarande och ansökningstid för varje enskild anställning. 2.3 Antagning Beslut om antagning till utbildning på forskarnivå och anställning som doktorand Beslut om antagning till utbildning på forskarnivå fattas av prefekten (får inte delegeras) om den sökande samtidigt anställs som doktorand vid LTH. Antagningen blir giltig först när den registrerats i LADOK. För registrering i LADOK ska en blankett (Beslut om antagning till utbildning på forskarnivå och anställning som doktorand vid LTH) fyllas i och lämnas till Utbildningskontoret, LTHs kansli. Blanketten finns på: 3

4 2.3.2 Beslut om antagning till utbildning på forskarnivå utan doktorandanställning Beslut om antagning av forskarstuderande som inte är eller kommer att bli anställd som doktorand fattas av LTHs rektor. Detsamma gäller antagning till utbildning på forskarnivå som endast avser utbildning till licentiatexamen. Om antagningen endast avser utbildning till licentiatexamen kan den forskarstuderande inte anställas som doktorand. För registrering i LADOK ska en blankett (Förslag till antagning till utbildning på forskarnivå med annan finansiering än doktorandtjänst vid LTH) fyllas i och lämnas till Utbildningsavdelningen, LTHs kansli. Blanketten finns på: Uppgifter om vad förslaget bör innehålla kan du läsa om i: Råd och anvisningar för vissa framställningar rörande utbildning på forskarnivå. pdf Blankett till Utbildningsavdelningen, LTHs kansli När blanketterna inkommit till kansliet så etableras personerna i LADOK under förutsättning att alla obligatoriska uppgifter är ifyllda, att all formalia är korrekt och att alla bilagor finns med. Ofullständiga uppgifter innebär att ärendet återremitteras till institutionen Personnummer Det är inte ovanligt att personer som blir antagna till utbildning på forskarnivå saknar svenskt personnummer. I dessa fall etableras doktoranden med ett tillfälligt, s.k. interimspersonnummer. Ett interimspersonnummer är uppbyggt av studentens födelsedatum följt av ett P och därefter tre siffror. Den näst sista siffran visar om studenten är man (1, 3, 5, 7, 9) eller kvinna (0, 2, 4, 6, 8). Om studenten under sin vistelse i Sverige får ett svenskt personnummer så ska detta ändras i LADOK. Ändringen genomförs efter det att ett personbevis lämnats till LTHs kansli (Camilla Hedberg). De data som tidigare varit knutna till det tillfälliga personnumret överförs då till det svenska personnumret Forskarutbildningsämne Doktoranden antas till ett aktuellt forskarutbildningsämne. Till varje forskarutbildningsämne ska det finnas en, av fakultetsstyrelsen fastställd, allmän studieplan. I LADOK hittar du aktuella forskarutbildningsämnen i funktion KA90. Alla LTHs ämnen inleds med bokstavsbeteckningen TE. De allmänna studieplanerna finns att läsa på: r/ Handledare För varje antagen doktorand ska det finnas en huvudhandledare och minst en biträdande handledare. Vilka dessa är ska framgå av blanketten "Beslut om antagning...". Handledarna registreras av kansliet i samband med antagningen. Vid behov ska institutionens prefekt utse ny huvudhandledare eller biträdande handledare. De nya handledarna ska registreras i LADOK av institutionen, med 4

5 funktion SA91, "Handledare för studerande på forskarnivå". I SA91 läggs slutdatum för "gammal" handledare in samtidigt som ny handledare läggs in. 2.4 Antagning av forskarstuderande från andra högskolor Dnr: LTH G /04 Doktorander som är antagna till utbildning på forskarnivå vid annat lärosäte, och kommer till LTH för att studera exempelvis en eller två terminer, behöver särskilt tillstånd för att få läsa kurser vid LTH. Beslut om sådan begränsad antagning fattas av institutionens prefekt och en blankett om "Särskilt tillstånd att läsa forskarutbildningskurser vid LTH" skickas till kansliet (Camilla Hedberg). Blanketten finns på: För dessa studerande dokumenteras endast uppgifter om avklarade läskurser i LADOK med funktion RS90, "Rapportera kurser på forskarnivå". 3. Individuella studieplaner 3.1 Regelverk För mer information om fastställda föreskrifter vid LTH kan du läsa: Föreskrifter om individuella studieplaner inom utbildning på forskarnivå. udplan.pdf Dessutom finns föreskrifter i högskoleförordningen 6 kap Dokumentation i LADOK För varje doktorand, som inte avbrutit utbildningen, ska det finnas en aktuell individuell studieplan. Den första individuella studieplanen ska bifogas blanketten "Beslut om antagning...". Institutionen ska sedan lägga in planen i LADOK, inom en månad från antagningstillfället. I LADOK används funktion SA92, "Individuell studieplan". Den individuella studieplanen ska uppdateras regelbundet och minst en gång per år i samband med ett utvecklingssamtal. Den första uppdateringen ska dock ske inom sex månader från antagningstillfället. Vid uppdatering av en studieplan ska alltid menyalternativet "Ny plan..." väljas. Samtliga individuella studieplaner ska undertecknas av prefekt, handledare och doktorand och sedan arkiveras på institutionen. Tänk på! att de flesta av uppgifterna som ska ingå i den individuella studieplanen också ska rapporteras i LADOK i andra funktioner. Detta gäller: Handledare för studerande på forskarnivå - Funktion SA91 Registrering av aktivitet och försörjning - Funktion RG90 Registrering av uppnådd andel inom utbildning på forskarnivå - Funktion RS92 Rapportering av kurser på forskarnivå - Funktion RS90 Tillgodoräknade kurser - Funktion RS90 Handledarens värdering av kurs på forskarnivå - Funktion RS94 5

6 Om t ex Word eller annat program använts för att skriva den individuella studieplanen går det sedan att kopiera och klistra in denna plan i SA92. Planen behöver alltså inte skrivas två gånger för att få in den i LADOK Uppehåll i studierna Det finns ingen särskild funktion i LADOK för att lägga in studieuppehåll för utbildning på forskarnivå. Information om uppehållet ska istället skrivas in i den individuella studieplanen. Det är viktigt att det i en aktuell studieplan framgår när doktoranden planerar att återuppta studierna. Doktoranden är skyldig att medverka till uppdatering av studieplanen även under ett uppehåll. Om doktoranden inte medverkar kan studierna anses vara avbrutna. 4. Löpande rapportering 4.1 Aktivitet och försörjning Efter varje termin ska uppgifter om doktorandens aktivitet och försörjning rapporteras i LADOK. För detta ändamål används funktion RG90. Universitetet har en skyldighet att rapportera dessa uppgifter till SCB:s universitets- och högskoleregister enligt Förordning om redovisning av studier m m vid universitet och högskolor, 3 kap 7. Rapporteringen ska för en hösttermin ske i början av januari och för en vårtermin i slutet av juli. Exakta datum för varje rapporteringstillfälle skickas ut ca 2 månader i förväg. Vårterminen avser perioden Höstterminen avser perioden Aktivitet Med aktivitet avses hur stor procent av normal arbetstid (40 timmar/vecka) som doktoranden, i genomsnitt under terminen, ägnat åt sin egen utbildning. Den tid som doktoranden ägnat åt institutionstjänstgöring eller haft uppehåll i studierna ska inte räknas in (föräldraledighet, sjukdom mm). En doktorand som inte haft någon aktivitet alls under ett kalenderår men som inte avbrutit sina studier ska alltid rapporteras med 0 procent. En månads heltidsaktivitet räknas ut efter modellen 100 procent dividerat med 6 månader. Exempel 1. Heltidsdoktorand med 20 procent institutionstjänstgöring: rapporteras med 80 procents aktivitet. 2. Heltidsdoktorand under tre månader av terminen: rapporteras med 50 procents aktivitet. 3. Doktoranden är nyantagen och påbörjar heltidsstudier den 1 februari: rapporteras med 85 procents aktivitet (avrundas uppåt från 83,3) Försörjning För varje doktorand redovisas, per kalenderhalvår, vilken försörjning som doktoranden haft. Uppgift om försörjning ska avse den del av doktorandens verksamhet som avser utbildningen. Summan av procenttalen för olika 6

7 försörjningstyper för kalenderhalvåret ska alltid bli 100 procent. Om aktivitetsprocenten är 0, för en kalendertermin, ska försörjning inte anges. DTJ HTJ FTG AUH STP ÖVR Någon eller några av följande försörjningstyper ska användas: Anställning som doktorand (f.d. doktorandtjänst) vid ett universitet eller en högskola, oberoende av vem som finansierar utbildningen. Annan anställning (än som doktorand) inom eget eller annat universitet/ högskola som innebär att forskarutbildning kan bedrivas inom anställningen. Företagsdoktorand, dvs. doktorand som är anställd vid ett företag (och får sin lön från företaget) och bedriver forskarutbildning inom anställningen. Med företag avses näringslivet, dvs. aktiebolag (inklusive statliga bolag, banker, försäkringsbolag), handelsbolag, kommanditbolag samt enskild firma. Anställning inom högskolan som finansieras av företag anges inte här, utan under annan lämplig försörjningsform. Annan anställning utanför högskolan (än vid företag eller som läkare) som innebär att forskarutbildning kan bedrivas inom anställningen, exempelvis anställda vid myndigheter, kommuner och landsting eller fackförbund. Stipendium Försörjning saknas eller yrkesverksamhet utan anknytning till forskarutbildning. Exempel 1. Heltidsdoktorand med heltids doktorandtjänst: rapporteras med 100 procent DTJ. 2. Har aktivitet 50 procent och en halvtids doktorandtjänst: rapporteras med 100 procent DTJ. 3. Heltidsdoktorand med halvtids doktorandtjänst: rapporteras med 50 procent DTJ och t ex 50 % ÖVR Registrering Varje doktorand kan själv göra en närvaroregistrering i början av en termin. Detta görs via Avklarad andel I samband med att aktivitet och försörjning rapporteras, efter varje kalenderhalvår, ska också avklarad andel rapporteras. Med avklarad andel avses hur stor del av utbildningen på forskarnivå fram till doktorsexamen som är fullgjord. Uppgifterna skall avse förhållandet vid slutet av respektive kalenderhalvår. I LADOK används funktion RS92, "Uppnådd andel inom utbildning på forskarnivå". 5. Kurser inom utbildningen Av doktorandens individuella studieplan ska det framgå vilka kurser som får ingå i examen och med vilket poängtal. 5.1 Regelverk För mer information om fastställda föreskrifter vid LTH kan du läsa: 7

8 Lokala föreskrifter om utbildning på forskarnivå r.pdf 5.2 Kursplan För varje forskarutbildningskurs ska det finnas en fastställd kursplan. Kursplanen fastställs av aktuell forskningsnämnd. Planen ska innehålla uppgifter om kursens benämning på svenska och med engelsk översättning. Vidare ska uppgift om kursens huvudsakliga innehåll och poängtal finnas med. Det är viktigt att komma ihåg att det är kursbenämningarna från kursplanen som skrivs ut på doktorandens kommande examensbevis. Kursplaner administreras via LTHs kursplanedatabas Kurskod I de flesta fall kopplas en kurskod till en fastställd kursplan. Detta underlättar sedan inrapporteringen av godkänd kurs i LADOK. Om kod finns behöver endast denna anges vid inrapportering. Kurskoderna läggs upp av LTHs kansli (Utbildningsavdelningen) efter det att kursplanen fastställts av forskningsnämnden. Kurskoden består av sju tecken och avslutas med ett F. 5.4 Godkända kurser En doktorands godkända kurser ska rapporteras i LADOK med funktion RS90, "Resultat, kurser på forskarnivå". Graderade betyg finns inte inom forskarutbildningen vid LTH utan alla godkända kurser rapporteras med "G". Kursen rapporteras i LADOK av den institution som gett kursen Värdering av forskarutbildningskurser Om huvudhandledaren beslutar att en kurs inte får ingår i examen med fullt poängtal ska detta registreras i LADOK med funktion RS94, "Handledares värdering av forskarutbildningskurser". Registreringen i LADOK, med RS94, ska göras inom en månad från det att godkänd kurs registrerats i LADOK, med RS90, och en anteckning om poängreduktionen lagts in i den individuella studieplanen. Om poängreduktionen inte framgår av den individuella studieplanen kan doktoranden kräva att hela kursens poängtal ska medräknas. 5.5 Tillgodoräknade kurser Kurser som får ingå i doktorandens examen men som inte examinerats vid LTH/Lunds universitet ska rapporteras som tillgodoräknade. Tillgodoräknade kurser beslutas av prefekt och rapporteras i LADOK med funktion RS21, "Tillgodoräknande". För tillgodoräknade kurser kan kursens benämning på originalspråk anges om svensk benämning saknas. 5.6 Arkivlistor Vid inläggning av kurser i RS21, RS90 och RS94, genereras arkivlistor. Arkivlistor som avser betygsdatum 1 januari 2006 eller senare ska arkiveras på respektive institution under tre år. Därefter skall listorna översändas till Arkivcentrum för förvaring. Arkivlistor som avser betygsdatum 31 december 2005 eller tidigare ska sändas in till Ladokavdelningen, hämtställe 31, se beslut 8

9 Angående hantering av arkivlistor över betyg på hel kurs m.m, Dnr I G7 19/ Grundutbildningskurser i utbildningen på forskarnivå Det förekommer att grundutbildningskurser beslutas ingå i utbildningen. I de fall dessa kurser också har fastställts av forskningsnämnd och då erhållit en kurskod behandlas den enligt 5.4 ovan. I annat fall som följer. Det ska framgå av den individuella studieplanen vilka kurserna är. Dessa kurser ska rapporteras som godkända i grundutbildningsladok och därefter tillgodoräknas in i forskarutbildningsämnet. Doktoranden antas till kursen i grundutbildningsladok genom ett förenklat tillvägagångssätt. Meddela LTHs kansli (Utbildningsavdelningen) vilken doktorand, termin och kurs som avses. Kansliet lägger upp en antagning till kursen och registrerar doktoranden i grundutbildningsladok, med anteckningen "Forskarstuderande". Den institution som gett kursen rapporterar kursen som godkänd med funktion RS01, Resultat på prov och doktorandens institution lägger sedan in beslut om tillgodoräknande med funktion RS21, "Tillgodoräknande Sammanfattning Grundutbildningskurser som får tillgodoräknas i utbildningen på forskarnivå ska rapporteras som tillgodoräknade i forskarladok och som godkända i grundutbildningsladok. Rapporteringen i forskarladok görs med funktion RS21, "Tillgodoräknande. 5.8 Alla kurser klara När huvudhandledaren beslutat att alla kurser, som ska ingå i examen, är godkända ska detta rapporteras i LADOK med funktion RS93, "Alla kurser klara på forskarnivå". Denna rapportering är nödvändig för att en examen ska kunna utfärdas. Tänk på: Datum som ska användas vid rapporteringen är prestationsdatum för doktorandens sist avklarade kurs. Rapporteringen innebär att huvudhandledaren intygar att det enda som återstår för att få ut en examen är planerad avhandling eller licentiatuppsats. 6. Licentiatuppsats 6.1 Regelverk För mer information om fastställda föreskrifter vid LTH kan du läsa: Föreskrifter om avhandling och disputationer samt granskning av licentiatuppsats. putationer.pdf 6.2 Licentiatseminarium Den vetenskapliga uppsatsen ska försvaras muntligen vid ett offentligt seminarium. Seminariet får äga rum under den tid som infaller från och med den 15 augusti till och med måndagen i midsommarveckan med undantag för 9

10 tiden mellan den 22 december och 6 januari. Prefekten beslutar om tidpunkt för och kungörelse av seminariet. Den som handlett den forskarstuderande får inte utses till examinator eller opponent. 6.3 Godkänd licentiatuppsats Godkänd licentiatuppsats ska registreras i LADOK av Utbildningsavdelningen, LTHs kansli. Underlag för registreringen ska lämnas av examinator för uppsatsen på blankett "Intyg om godkänd licentiatuppsats". Blanketten finns på: Blanketten skickas ifylld i original till Utbildningsavdelningen, LTHs kansli. 7. Licentiatexamen För licentiatexamen krävs att doktoranden blivit godkänd på kursdelen i den omfattning som ingår i den delen av utbildningen och att den vetenskapliga uppsatsen blivit granskad och godkänd. Institutionen ska ha lagt in uppgifter om "Alla kurser klara i utbildning på forskarnivå" i LADOK med funktion RS93. Ansökan om licentiatexamen görs av doktoranden på blankett "Ansökan för licentiatexamen" Blanketten finns på: Blanketten skickas ifylld i original till Utbildningsavdelningen, LTHs kansli, som efter kontroll om alla kurser klara och godkänd uppsats, utfärdar en licentiatexamen och registrerar examen i LADOK. 8. Avhandlingar och disputationer 8.1 Regelverk För mer information om fastställda föreskrifter vid LTH kan du läsa: Föreskrifter om avhandling och disputationer samt granskning av licentiatuppsats. putationer.pdf Dessutom finns föreskrifter i högskoleförordningen 6 kap Disputationer Ovan nämnda föreskrifter redovisar vilka formella delar som måste vara uppfyllda för en giltig disputation. Anmälan till disputation görs på Godkänd avhandling Efter en disputation ska betygsnämndens protokoll innehålla uppgifter om datum för disputation, doktorandens namn, titel på originalspråk, avhandlingens omfattning i poäng, aktuellt forskarutbildningsämne, namn på ordförande och ledamöter i betygsnämnden och på opponent samt betyg på avhandlingen. När avhandlingen är godkänd, lägger Utbildningsavdelningen, LTHs kansli in beslutet i LADOK. 10

11 9. Doktorsexamen För doktorsexamen krävs att doktoranden blivit godkänd dels på kursdelen och dels på avhandlingen. Institutionen ska ha lagt in uppgifter om "Alla kurser klara i utbildning på forskarnivå" i LADOK med funktion RS93. Ansökan om doktorsexamen görs av doktoranden på blankett "Ansökan för doktorsexamen". Blanketten finns på: Blanketten skickas ifylld i original tillsammans med ett personbevis till Utbildningsavdelningen, LTHs kansli, som efter kontroll om alla kurser klara och godkänd avhandling, utfärdar en doktorsexamen och registrerar examen i LADOK. Som datum för utbildningen slutförd anges den dag då samtliga examensfordringar var uppfyllda. Datum för utfärdande är den dagen då examen utfärdas. 10. Studieavbrott En doktorand som avbryter sina studier ska anmäla detta skriftligt till Utbildningsavdelningen, LTHs kansli på blankett "Studieavbrott utbildning på forskarnivå". Blanketten finns på: För att få återuppta studierna på nytt krävs nytt antagningsbeslut. Den som avlägger licentiatexamen ska i ansökan om examensbevis ange om han avbryter studier eller fortsätter till doktor. Om doktoranden inte är aktiv och inte medverkar till årlig uppdatering av den individuella studieplanen får institutionen anmäla avbrott. Det är dock viktigt att doktoranden dessförinnan skriftligen uppmanats att medverka till uppdateringen av planen eller att själv komma in med en avbrottsansökan. Av uppmaningen ska det klart framgå att doktoranden annars riskerar att studierna betraktas som avbrutna. Avbrottsanmälan från institutionen ska undertecknas av huvudhandledaren och prefekten. Av anmälan ska det framgå att doktoranden trots skriftlig uppmaning inte velat medverka vid uppdatering av den individuella studieplanen. Avbrottsanmälan skickas till Utbildningsavdelningen, LTHs kansli. Inkommen anmälan registreras i LADOK. 11. Registerutskrift/Intyg För att få en helhetsbild över de uppgifter som finns registrerade om en doktorand, används funktion UT90, "Registerutskrifter för doktorand". Om doktoranden vill ha ett intyg över sina studier, används funktion UT92, "Intyg för doktorander". 12. Förteckning över samtliga fastställda föreskrifter vid LTH finns på: Lokala föreskrifter om utbildning på forskarnivå Delegationsordning inom utbildning på forskarnivå 11

12 Föreskrifter om allmänna studieplaner för utbildning på forskarnivå Föreskrifter om anställning som doktorand Föreskrifter om individuella studieplaner inom utbildning på forskarnivå Föreskrifter om avhandlingar och disputationer samt om granskning av licentiatuppsatser Råd och anvisningar för vissa framställningar rörande utbildning på forskarnivå 12