Handbok för leveranser till Enköping kommunarkiv

Transkript

1 Handbok för leveranser till Enköping kommunarkiv Enköping kommunarkiv Version 1,

2 Steg 1. Ska handlingarna bevaras? Kontrollera först att handlingarna verkligen ska bevaras hos kommunarkivet. Det framgår av den gällande dokumenthanteringsplanen för din nämnd/förvaltning. Du kan få tag på den genom den som är arkivansvarig i din förvaltning. Kommunarkivet tar i princip bara emot sådana handlingar som ska bevaras det vill säga sparas under överskådlig tid. Därefter tar du kontakt med kommunarkivet, för att förvarna om den kommande leveransen. Du kan då passa på att räta ut eventuella frågetecken och beställa en mall för leveransförteckning. Om det är en större leverans, med mycket gammal bråte, eller svårbedömt material, så är det troligt att kommunarkivets personal vill komma ut och titta på materialet innan ni går vidare med nästa steg i leveransen. Handlingar som ska gallras enligt dokumenthanteringsplan, eller annat beslut, ska behållas ute i förvaltningen/verksamheten och sedan förstöras efter den tid som är bestämd. Steg 2. Rensa och ordna För att vi ska kunna hitta handlingarna även i framtiden är det viktigt att det finns en tanke bakom deras inbördes ordning. Ofta ger det sig självt handlingarna kanske ligger i tidsföljd, eller bokstavsordning. Om handlingarna av någon anledning ligger huller om buller, så bör du försöka att ordna upp materialet i någon logisk ordning. Ta kontakt med kommunarkivet om du är osäker. Innan materialet levereras till kommunarkivet måste det först rensas från alla uppgifter som är av tillfällig art och inte kan ses som allmänna. När en akt väl arkiveras blir samtliga handlingar där i allmänna, aktrensning kan därför inte göras i efterhand. Aktrensning bör i första hand avse: Anteckningar och meddelanden av endast tillfällig betydelse Utkast och liknande arbetspapper, vilkas betydelse upphört i och med att slutlig skrivelse, promemoria, utredning eller liknande färdigställts Avskrifter och kopior som finns i övertaliga exemplar Avskrifter och kopior som inte behövs för att man ska förstå akten rätt Trycksaker som inte krävt någon åtgärd Minnesanteckningar som inte har tillfört ärendet sakuppgifter Observera att rensning inte är detsamma som gallring. Gallring innebär avsiktlig och planerad förstöring av allmänna handlingar ur en myndighets arkiv. Beslut om gallring tas av varje nämnd efter samråd med arkivmyndigheten och redovisas i dokumenthanteringsplanen. Allt onödigt material, såsom metall och plast, gem, häftklamrar, plastklamrar och plastfickor, ska tas bort eftersom det annars kan förstöra papperet på längre sikt. 1

3 Innehållsregister som hör till handlingarna bör du låta vara kvar, såvida de inte är gjorda i något plastmaterial - är så fallet är det bra om du ersätter innehållsförteckningen och tillhörande flikar i pärmen med papperskopior. Steg 3. Kartongläggning och märkning Handlingarna ska levereras i godkända arkivboxar. Fyll boxarna helt, d.v.s. till strax under kanten. Halvfyllda eller överfyllda boxar tenderar att skada materialet på sikt. Handlingarna ska ligga vända så att kartongen öppnas åt vänster, som en bok. Om möjligt ska även inbundna handlingar läggas i arkivbox. Aktomslag används istället för plastfickor, gem m.m. för att hålla ihop respektive hålla isär handlingar som ligger i samma arkivbox, t.ex. diarieförda. Om handlingarna har suttit i en pärm, så kan handlingarna hållas samman med snören eller genom att lägga handlingarna i fascikelomslag, använd till exempel en vikt A3 till handlingar i A4-format. En anteckning med kulspetspenna med åldersbeständigt bläck görs på aktomslaget om dess innehåll. När boxen är fylld antecknas innehållet med blyertspenna på arkivboxens rygg. Följande information ska finnas med: Arkivbildarens namn (Nämnd, förvaltning samt eventuell avdelning/enhet) som var aktuellt då handlingarna tillkom År/datum som innehållet omfattar Serie, d.v.s. vilka handlingar boxen/boxarna innehåller Volymnummer, d.v.s. numrera boxarna med början på nummer 1 och framåt till sista boxen av samma serie. Exempel på information som skrivs på varje arkivbox: Xnämnd Xnämnd Xnämnd Xförvaltning Xförvaltning Xförvaltning Xavdelning Xavdelning Xavdelning Dnr Dnr Vol. 1 Vol. 2 Vol. 3 Handlingarna ska ordnas efter allmänna arkivschemat och i en logisk ordning, t.ex. kronologisk-, alfabetisk-, eller diarienummerordning. I de flesta fall framkommer ordningen av dokumenthanteringsplanen. 2

4 handlingar ska bevaras i aktomslag, med ett ärendekort ilagt. Med leveransen ska även ett uttag göras ur aktuellt diarium, där alla redovisas. Diariet och handlingarna förtecknas som två olika serier i arkivet. Akterna bör läggas i den ordning som framgår av diarielistan, och inga luckor ska förekomma vid leverans. Steg 4. Reversal och Leverans När materialet är rensat, ordnat i arkivkartonger och märkt är det nästan dags för leverans. För att du ska ha kontroll över vilka handlingar som skickas iväg upprättar du en förteckning/leveransreversal över de handlingar som ska levereras. Mall för detta finns att få av kommunarkivet. Se till att handlingarna har samma benämning på förteckningen som på kartongerna, så att personalen på arkivet lätt kan pricka av leveransen när den kommer. När kommunarkivet har kontrollerat förteckningen ger vi klartecken för leveransen och bestämmer ett datum som passar båda parter. Det kan också hända att vi först vill komma ut och titta på det som ska levereras innan ni skickar iväg det. Leveransen kontrolleras vid ankomst av kommunens arkivarie. Om allt är i god ordning undertecknar kommunarkivet leveransreversalen och sänder tillbaka en undertecknad kopia. Reversalet innebär att arkivmyndigheten övertar det fulla ansvaret för handlingarna. Spara det kvitterade reversalet (kan lämpligen diarieföras). Efter leverans När kommunarkivet fått materialet kontrolleras det att det enbart är sådana handlingar som ska bevaras som följer med leveransen och att allt är märkt, ordnat och rensat enligt våra instruktioner. Visar det sig då att leveransen är i oordning finns det två möjligheter för att ordna till detta: avsändaren kommer till kommunarkivet och åtgärdar själv eller så sänds leveransen i retur till avsändaren för åtgärd. Hos kommunarkivet är handlingarna, precis som tidigare, tillgängliga för alla. Offentlighetsprincipen är garanterad i grundlag och innebär bl.a. rätt att ta del av allmänna handlingar. Var och en har därmed långtgående möjligheter till insyn i myndigheternas arkiv. Öppenheten förstärks av att kommunarkivet skapar goda sökvägar in i materialet. Ansvaret för arkiven, inklusive framtida prövningar av sekretess, övergår vid överlämnandet till arkivmyndigheten (kommunstyrelsen genom kommunstyrelsekontoret/kommunarkivet). Det betyder att sekretess även kan gälla gentemot den avlämnande myndigheten. 3

5 Studiebesök Boka gärna ett studiebesök för att se och höra om hur era och era föregångares handlingar mår och vad de kan berätta. Nyttiga kontakter Arkivboxar kan rekvireras från Vaktmästeriet i kommunhuset eller via Staples. Arkivkartongen ska vara avsedd för arkivändamål och ska uppfylla kraven enligt svensk standard SS och uppfylla Riksarkivets föreskrifter (RA-FSar). Artikelnummer för godkänd arkivbox enligt Staples produktkatalog 2010: , , , Här når du kommunarkivet: Telefon: E-post: kommunarkiv@enkoping.se Besöks- och postadress: Enköpings kommun, Kungsgatan 42, Enköping 4