Riktlinjer för leverans till Folkrörelsearkivet

Transkript

1 Riktlinjer för leverans till Folkrörelsearkivet

2 Riktlinjer för folkrörelsearkivet Folkrörelsearkivet är en fristående del av kommunarkivet, som är utformad speciellt för föreningar och folkrörelser. Här har alla kommunens föreningar möjlighet att lämna in sina handlingar för förtecknande och bevarande. Föreningshandlingar betraktas inte som allmänna handlingar. Arkiv som tagits emot som gåva eller deponerats kan dock enligt avtal vara helt eller delvis tillgängliga för allmänheten. Alla föreningar med säte i Nybro kommun har rätt att löpande lämna in sina handlingar för arkivering. Förvaringen är kostnadsfri. Aktiva föreningars styrelse har alltid tillgång till sina handlingar under arkivets öppettider. För att annan person än styrelsemedlem ska få tillgång till en verksam förenings arkiv krävs fullmakt från styrelsemedlem i den aktuella föreningen Besökare får inte sitta och arbeta i arkivet vi har en speciellt avsatt arbetsplats utanför arkivet. Arkivet är alltid låst om ingen är där. Rensning, gallring och specificering av handlingar ska i möjligaste mån utföras av den som lämnar in arkivmaterialet. Arkivet kan bistå med hjälp om inlämnaren så önskar. Material för förvaring av handlingarna tillhandahålls av kommunarkivet. Arkivhandlingar som är skadade av fukt eller mögel kan kräva sanering och får inte lämnas till folkrörelsearkivet utan att materialet blivit kontrollerat av konservator. Ansvarsfördelning När en förening överlämnar sina handlingar till folkrörelsearkivet sker det oftast för att säkerställa att de förvaras på en trygg och mer arkivanpassad plats än i exempelvis det egna hemmet eller kanske det sker på grund av platsbrist eller att föreningens verksamhet upphört. Folkrörelsearkivet kan erbjuda brand- och stöldsäkra lokaler för både aktiva och avslutade föreningar. Bra att känna till är att olika regler gäller för aktiva och avslutade föreningar när handlingar lämnas till folkrörelsearkivet. Aktiva föreningar När en aktiv förening överlämnar sina handlingar till folkrörelsearkivet för enbart förvaring tecknas ett depositionsavtal (bilaga 1). Avtal om enbart förvaring medför inte att ansvaret för arkivet automatiskt övergår till kommunarkivet. Den aktiva föreningens ansvar för arkivets skötsel kvarstår fortfarande. Om en förening även önskar att kommunarkivet ska vårda och tillgängliggöra arkivet måste ett utökat depositionsavtal (bilaga 2) tecknas. Oavsett form av depositionsavtal garanterar arkivmyndigheten att inga obehöriga får tillgång till den aktiva föreningens arkiv och att handlingarna skyddas från stöld och skadegörelse. Om föreningen upphör Av de båda depositionsavtalen framgår att i händelse av att en förening/organisation senare upphör är kommunarkivet berett att överta ägande- och dispositionsrätten till arkivet under förutsättning att arkivbildarens styrelse så beslutar. En direkt överlåtelse av ett arkiv kan även ske genom tecknande av gåvoavtal (bilaga 3) utan föregående deposition. Om en förening äger bild- och upphovsrätt till fotografier är det önskvärt att även dessa överlåts så att kommunarkivet får rätt att använda dessa i publikationer, för internetpublicering och i utställningssyfte.

3 Vilka handlingar ska levereras? Föreningen eller annan arkivbildare beslutar själv vilka handlingar som ska överlämnas och vilka delar av materialet som ska bevaras eller gallras. Följande riktlinjer som kan vara bra att följa. Handlingar som bör bevaras är: Protokoll Stadgar Medlemsförteckningar och matriklar Medlems- och föreningsstatistik Historik Verksamhetsberättelser Kontrakt Avtal och överenskommelser Fastighetshandlingar och hyreskontrakt Kartor och ritningar In- och utgående skrivelser Egna upprättade handlingar, t ex egna medlemstidningar, egna flygblad, inbjudningar till fester och tävlingar m. m Egna affischer, banderoller, standar, fanor m. m. Handlingar från jubileum och fester Fotografier, film, video Tidningsurklipp Revisionsberättelser Räkenskapsböcker Verifikationer yngre än 10 år. Handlingar som kan gallras före leverans: Cirkulär och andra massutskick från centralorganisationer. Dubbletter och kopior. Tomma blanketter och formulär. Kladdar och minnesanteckningar Trycksaker och reklam som inte producerats av föreningen Månads- och kvartalsrapporter om motsvarande information återfinns i årsrapporten. Verifikationer äldre än 10 år Andra handlingar av ringa betydelse. Post-it -lappar ramlar bort när limmet åldras och informationen går förlorad eller kan inte härledas till rätt ärende. Om du har frågor rörande detta kontakta kommunarkivet. 2. Leverans Innan handlingar levereras till kommunarkivet ska föreningen redovisa de handlingar som man tänker leverera på blanketten Leveransreversal som finns att hämta på: aspx. Blanketten skall fyllas i av föreningens arkivansvarige och lämnas eller skickas in till kommunarkivet med en kopia av föreningens arkivförteckning eller arkivinventering. Mall för arkivinventering finns att ladda ned på: aspx En förutsättning för att kommunarkivet ska ta emot arkivhandlingar är att de är ordnade (ordnade innebär att dukumenten är sorterade enligt principen A-Ö, 1-10, , där A, 1 och 2011 ligger överst i arkivboxen) och sökbara. Handlingarna får heller inte vara angripna av mögel eller skadedjur. Om så behövs kan kommunarkivet komma på besök för att på plats inventera handlingarnas skick, ordning och vad som eventuellt bör göras innan handlingarna är i levererbart skick. Vid leveranstillfället skall arkivmaterialet vara förpackat i arkivboxar och nerpackat i flyttkartonger och åtföljas av ett undertecknat leveransreversal i två exemplar enligt ovan, där det framgår vilka arkivboxar som finns i respektive flyttkartong. Dessutom ska en arkivförteckning alt. arkivinventering som tidigare nämnts medfölja leveransen som mer i detalj redovisar vilka handlingar som överlämnas. Kommunarkivet granskar dokumentationen och levererat material. Vid eventuella brister tar kommunarkivet kontakt med levererande förening. Det som står i reversalen och i den bifogade bilagan ska överensstämma med det fysiska innehållet i det som levereras. Efter kontroll kvitterar och återsänder kommunarkivet ett exemplar av den undertecknade leveransreversalen. Detta utgör föreningens kvitto på att handlingarna mottagits och leveransen är avslutad, dvs. först då är arkivet formellt överlämnat till kommunarkivet. Saker som inte ska levereras: Böcker (om det inte är egen produktion) Servetter, dukar, muggar m m (det vill säga föremål som inte har med föreningen att göra). Om du är osäker kontakta kommunarkivet för mer information. Tillvägagångssätt vid leverans av arkivhandlingar 1. Rensning och gallring Rensning och gallring är två vitt skilda saker. Rensning innebär att ovidkommande saker rensas bort från handlingarna gallring innebär att handlingar och information förstörs /raderas. Handlingar ska vid leveransen till folkrörelsearkivet vara rensade. Det innebär att de ska vara fria från gem, nitar, plastfickor, tejp, post-it -lappar och annat som på sikt kan skada handlingarna eller orsaka att information går förlorad. Gem och nitar rostar och förstör papperet. Tejp och plastfickor bryter ner papperet och orsakar skador när texten efter några år sitter fast på tejpen eller plastfickan istället för på pappret.

4 Bilaga 1 Depositionsavtal Mellan X och Nybro kommunarkiv (KA) träffas följande avtal: 1 X deponerar sitt arkiv hos KA. Depositionens omfattning framgår av bifogad arkivförteckning. 2 KA åtar sig att förvara arkivet. 3 Det deponerade arkivet är enligt överenskommelse endast tillgängligt för X styrelse. För att annan person ska få tillgång till arkivet krävs fullmakt från medlem av X styrelse. 4 Efterleveranser till depositionen kan ske enligt särskild överenskommelse. 7 Om X upplöses eller avvecklas, övertar KA äganderätten till arkivet om X styrelse så beslutar. 8 Detta avtal gäller från och med datum för undertecknande av båda parter. Avtalet gäller tills vidare. Uppsägning sker med tre månaders varsel. 9 Detta avtal har upprättats i två exemplar, varav parterna har tagit var sitt. Bilaga 2 Utökat Depositionsavtal Mellan X och Nybro kommunarkiv (KA) träffas följande avtal: 1 X deponerar sitt arkiv hos KA. Depositionens omfattning framgår av bifogad arkivförteckning. 2 KA åtar sig att förvara, vårda och tillgängliggöra arkivet. 3 Det deponerade arkivet är enligt överenskommelse fritt till gängligt för forskning. Alternativ: Det deponerade arkivet är tillgängligt för forskning med följande inskränkningar/ på följande villkor... 4 Deponenten medger att kopior för eget bruk får tas/beställas av forskare. Alternativ 1 under förutsättning att det inte strider mot gällande upphovsrättslig lagstiftning. Alternativ 2 med undantag av följande serier/volymer vilka är tillgängliga för kopiering endast med särskilt tillstånd från deponenten. Alternativ 3: Att kopiera eller på annat sätt mångfaldiga arkiv materialet är inte tillåtet utan särskilt tillstånd från deponenten. 5 Deponenten medger att KA får utgallra handlingar av ringa betydelse och vissa räkenskapshandlingar som har utgjort underlag till bokföringen (verifikationer, dagböcker etc.) när den i bokföringslagen (1999:1078) stadgade bevarandetiden har gått ut. 6 Efterleveranser till depositionen kan ske enligt särskild överenskommelse. 7 Om X upplöses eller avvecklas övertar KA äganderätten till arkivet om X styrelse så beslutar. 8 Detta avtal gäller från och med datum för undertecknande av båda parter. Avtalet gäller tills vidare. Uppsägning sker med tre månaders varsel. 9 Detta avtal har upprättats i två exemplar, varav parterna har tagit var sitt.

5 Bilaga 3 Gåvoavtal Mellan X och Nybro kommunarkivet (KA) träffas följande avtal om överlåtelse av arkiv till KA: 1 X överlåter som gåva X arkiv till KA enligt bifogad bilaga alt arkivförteckning. 2 Genom överlåtelsen övertar KA hela ansvaret för arkivet och förbinder sig därmed att förvara, vårda och tillgängliggöra det. 3 Arkivet är enligt överenskommelse fritt tillgängligt för forskning. Alternativ. Arkivet är tillgängligt för forskning med följande inskränkningar/på följande villkor... 4 Efterleveranser till det överlåtna arkivet kan ske enligt särskild överenskommelse. 5 Detta avtal gäller från och med det datum det undertecknats av båda parter. 6 Detta avtal har upprättats i två exemplar, varav parterna har fått var sitt.