Dokumenthanteringsplan för Hantverkshuset i Kil AB

Transkript

1 KOMMUNLEDNINGSKONTORET Magnus Hakala, DOKUMENTHANTERINGSPLAN Beslut Dkumenthanteringsplan för Hantverkshuset i Kil AB INLEDNING GILTIGHET Dkumenthanteringsplanen är antagen på rdinarie styrelsemöte den 2 april 2015, 20. OMFATTNING OCH SYFTE Aktieblag där kmmunen utövar ett rättsligt bestämmande inflytande mfattas av handlingsffentlighet enligt 2 kap. 3 Offentlighets- ch sekretesslagen. En dkumenthanteringsplan ger blaget nödvändig kntrll ch överblick över sina allmänna handlingar, den underlättar vid arkivering ch förbättrar allmänhetens möjligheter att söka ch ta del av infrmatin. I planen finns en översikt över blagets handlingar, med bl.a. infrmatin m bevarande ch gallring. Syftet med dkumenthanteringsplanen är att vara: hjälpmedel vid gallring/rensning hjälpmedel för kntret (bland annat med återsökning) styrmedel för kntret ch arkivet kntrllmedel för kmmunarkivet (vid leverans ch arkivering) GALLRING Gallring innebär förstörande av allmänna handlingar ch får inte ske utan beslut i styrelsen. Fastställd dkumenthanteringsplan gäller sm gallringsbeslut för de dkumenttyper sm har en angiven gallringsfrist i planen. BEVARANDE OCH ARKIVERING I KOMMUNARKIVET Handlingar sm inte får gallras skall bevaras för framtiden ch bör därmed framställas med hänsyn till långsiktigt bevarande, se 9 i kmmunens arkivföreskrifter. Dessa handlingar ska överlämnas till kmmunarkivet så snart de Kils kmmun Pstadress Besöksadress Telefn Bankgir Bx 88 Kmmunhuset Fax Plusgir Kil Östra Trggatan 2D E-pst kmmun@kil.se Org.nr Sida 1 av 7

2 inte behövs inm verksamheten, vanligtvis inm 10 år. Handlingar sm överlämnas till kmmunarkivet ska vara rensade ch beslutad gallring genmförd. UPPDATERING AV PLANEN En väl fungerande dkumenthanteringsplan bör uppdateras varje år. Så snart en ny arbetsrutin eller ett nytt system införs ska planen uppdateras, handlingstyper sm inte längre är aktuella tas brt ch nya tillförs. FÖRFATTNINGAR OCH REGLEMENTEN Regler kring dkumenthantering, arkivvård ch allmänhetens rätt att ta del av handlingar finns bl.a. i: Offentlighets- ch sekretesslagen (2009:400) Arkivlagen (1990:782) Kils kmmuns arkivföreskrifter, antaget av kmmunfullmäktige den 26 mars 2015, 56. Sida 2 av 7

3 KOMMUNLEDNINGSKONTORET Magnus Hakala, DOKUMENTHANTERINGSPLAN MYNDIGHET: Hantverkshuset I Kil AB GILTIGHETSTID: Dkumenthanteringsplanen gäller från ch med [datum] DOKUMENTHANTERINGSPLAN HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS Generella handlingar Aktiebk Papper Bevaras Blagsrdning Papper Bevaras Kallelser till blagsstämmr Digitalt/Papper Gallras 2 år Kallelser till styrelsemöten Digitalt/Papper Gallras 2 år Prtkll från blagsstämmr Papper Bevaras Prtkll från styrelsemöten Papper Bevaras ANMÄRKNINGAR TILL CENTRAL- ARKIV Registreringsbevis från Blagsverket Papper Bevaras Skrivelser från VD Papper Bevaras Stiftelseurkund Papper Bevaras Styrelsens arbetsrdning Papper Bevaras VD-instruktin Papper Bevaras Ägardirektiv Papper Bevaras Sida 3 av 7

4 HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS ANMÄRKNINGAR TILL CENTRAL- ARKIV Eknmihandlingar Analyslistr Papper Vid inaktualitet Attestreglemente Papper Bevaras Bkföringsrder Papper Gallras 10 år Bkslutsunderlag Papper Gallras 2 år Budget Papper Bevaras Debiteringslistr Papper Gallras 2 år Deklaratiner, kpia av Papper Gallras 10 år Delårsrapprt Papper Bevaras Fakturajurnaler Papper Gallras 10 år Fakturaunderlag Papper Gallras 2 år Underlag för debitering. Fakturr (kund- ch leverantörs-) Papper Gallras 10 år Kpir gallras vid inaktualitet. Kntplaner Papper Bevaras Köpebrev Papper Bevaras Lånehandlingar Papper Bevaras Månadsrapprter Papper Bevaras Skattsedel Papper Vid inaktualitet Gallras när ny inkmmer. Verifikatiner Papper Gallras 10 år Årsbkslut, med bilagr Papper Bevaras Drift & Underhåll/ Lkalförsörjning Avtal Digitalt/Papper Gallras 2 år Gallras 2 år efter att avtalstiden har gått ut Sida 4 av 7

5 Besiktningsprtkll Papper Gallras 10 år 10 år efter garantitidens utgång. För byggnader sm bedöms ha ett kulturhistriskt värde bör prtkllen bevaras Betalda hyresskulder Papper Gallras 2 år Energideklaratiner Digitalt/Papper Gallras 10 år Eller när ny deklaratin upprättats. Driftinstruktiner/tekniska beskrivningar Dkumentatin över löpande underhåll Papper Vid inaktualitet Bevaras så länge de behövs för driften av bjektet. Papper Vid inaktualitet Mindre reparatiner, el. dyl. (jfr Felanmälan ) Fastighetsförsäkringar Papper Gallras 10 år 10 år efter garantitidens utgång Fastighetsdeklaratin Papper Gallras 5 år Efter ny fastighetstaxering. Avregistrerade ch avsålda fastigheter kan gallras vid inaktualitet Fastighetstaxering Papper Gallras 5 år Efter ny fastighetstaxering Felanmälan på fastighet Papper Vid inaktualitet När felet åtgärdats Getekniska undersökningar Papper Bevaras I samband med ny- m eller tillbyggnatin. Hyreskntrakt Papper Gallras 2 år Gallras 2 år efter upphörande. Larm ch plisrapprter Papper Gallras 2 år Leverantörsskulder Papper Gallras 10 år Ny- m- & tillbyggnatinshandlingar Papper Bevaras Ritningar ch övriga beskrivningar av utförda åtgärder. Obligatrisk ventilatinskntrll, prtkll Papper Bevaras Sista versinen, övriga kan gallras vid inaktualitet. Upphandlingsärenden, handlingar Digitalt ch papper Se separat dkumenthanteringsplan Upphandlingsärenden diarieförs. Centralt genmförda upphandlingar arkiveras av kmmunledningskntrets inköpsenhet. För infrmatin m enskilda handlingar i upphandlingsärenden, se separat dkumenthanteringsplan för upphandling på intranätet. Uppsägning av hyresgäst Papper Gallras 2 år Från den tidpunkten då hyresgästen flyttade Återkmmande besiktningar, t ex på hissar, brandsyn, ventilatin Papper Vid inaktualitet När ny besiktning genmförts Sida 5 av 7

6 HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS Övriga handlingar ANMÄRKNINGAR TILL CENTRAL- ARKIV Ckiefiler, histryfiler/temprära internetfiler ch glbalfiler Elektrniska handlingar, pappershandlingar, e-pst ch sms av tillfällig betydelse för verksamheten (se RA-FS 1997:6) E-pst sm klassas sm säkerhetsrisk Digitalt Digitalt/Papper Digitalt Infrmatins- /marknadsföringsmaterial, tryckt material Papper Bevaras Ett exemplar bevaras i kmmunarkivet. Krrespndens av mindre betydelse för verksamheten Papper Gallras 2 år Kurs- ch knferensinbjudningar Digitalt/Papper Lggar för e-pst, Internet, telefni ch fax Digitalt Sida 6 av 7

7 Mediabevakning: Tidningsklipp Papper/Digitalt/ m.m. Bevaras Kntakta kmmunarkivet angående bevarande av ljud- ch videinspelningar. TV-inslag Radiintervjuer Minnesanteckningar från möten med hyresgäster Prtkll från kmmunfullmäktige, utdrag/kpir Digitalt/Papper Anteckningar rörande fel/brister, underhåll, m.m. Digitalt Gallras 5 år Original finns i kmmunhuset Skräppst (spam) Digitalt Sida 7 av 7