Bilaga A till skrivelse MSA dnr 919/ Bevarande och gallring av rakenskapsinformation inom Malmo kommun

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Bilaga A till skrivelse 2005-05-16 MSA dnr 919/2005-2024 2005-05-16. Bevarande och gallring av rakenskapsinformation inom Malmo kommun"

Olof Fransson
för 8 år sedan
Visningar:

1 Bilaga A till skrivelse MSA dnr 919/ Bevarande och gallring av rakenskapsinformation inom Malmo kommun I den koml11unala redovisningslagen ( SFS 1997:6 14) definieras i 1 kap, 5, vad som ar riikenskapsinformation. Kraven pa verifikationer framgar bl a av 2 kap, 4-5. RegIer kring rakenskapsinfonnationens bevarande oeh arki vering finns i 2 kap, Med gallringstrist 10 ar nedan fo rstas darfor bevarande till oeh l11ed det tionde aret efter utgangen av det kalenderar da rakenskapsaret avslutades. Kommunema ar enligt den kommunala redovisningslagen 1 kap, 3, skyldiga att folja god redovisningssed, vilket innebar at! lagstiftning oeh nonn givning for den privata sektom skall fo ljas i de fall inte speeiell lagstiftning ell er nomlgivning for kommunal sektor finns. Nedanstaende forteekning har upprattats l11ed utgangspunkt Mlll ovanstaende. Reviderad Riikenskapsmaterial Dokumenttyp/ Lagringsmedia Gallringsfrist Ansvar Beskrivning Budgethandlingar - Frtlll nal11ndema in lamnade handlingar samt pa Aldersbestandigt Bevaras fo r all S tadskontoret koml11 untotalt stadskontoret upprattat material. papper fram tid Budgethandlingar - Namndens budgeth andlingar Aldersbestandigt Bevaras fo r all Respektive namnd nal11ndsni va papper framtid

2 2 Arsboksl ut - Resultatrakning Malmo stad Aldersbestiindigt Bevaras for all Stadskontoret kommuntotalt Resultatriikning per forvaltning papper och framtid Balansriikning Malmo stad elektroniskt Balansriikning per forvaltning Balansrapport per forvaltning Investeringsrapport per forvaltning Arsredovisning Arsbokslut - F orsattsblad Aldersbestandigt Bevaras for all Respektive namnd nfunndsniva Resultatrakning forvaltningsniva papper framtid Resultatrakning per ansvar mot fullmaktige Dritlsredovisning per ansvar mot fullmaktige Dritlsredovisning per verksamhet Dritlredovisning per verksamhetsomrade for stadsdelar Balansriikning forvaltningsniva BalansrapP01t forvaltningsniva Investeringsredovisning per projekt Kontinuitetsrapport Finansieringsanalys forvaltningsnivil Noter till bokslutet Arsanalys Bokslutsspecifikationer och bilagor Konsolideringsoversattning Forandring Utgaende balans - lngaende balans Delarsbokslut - Resultatrakning Malmo Stad Papper 2 ar Stadskontoret kommuntotalt Resultatrakning per forvaltning Balansrakning Malmo Stad Balansriikning per forvaltning Helarsprognos Malmo Stad Helilrsprognos per forvaltning Delarsrapport

3 3 Delarsbokslut- Forsiittsblad Papper 2 ar Respektive niimnd niimndsniva Resultatriikning forvaltningsniva Resultatriikning per verksamhet (stadsdelama) Balansriikning forvaltningsniva Helarsprognos forvaltningsniva Helarsprognos per verksamhet (stadsdelama) Finansieringsanalys Kontinuitetsrapport Konsolideringsoversiittning Leverantorsfakturor Elektroniska leverantorsfakturor Pa nrsprnngligt 10 ar Stadskontoret for Pappersfakturor medium Undantag, se 1,2 kommunovergripan Underlag for elektronisk automatattest. och 3 nedan. de elektroniska Om hiinvisning och identifieringstecken for verifikationen system / respektive inte ftamgar klart mellan transaktionen i ekonomisystemet och ursprnngsverifikationen maste iiven dessa bevaras. niimnd for ovriga elektroniska system och pappersfaktnror Kundfakturor Faktura eller sammanstiillning innehiillande samtliga Pa ursprnngligt 10 ar S tadskontoret for uppgifter. medium Undantag, se 2 kommunovergripan Fakturaunderlag eller annat dokument med attest samt nedan. de elektroniska bilagor som fakturan hiinvisar till. system / respektive Om hiinvisning och identifieringstecken for verifikationen niimnd for ovriga inte ftamgar klart mellan transaktionen i ekonomisystemet och ursprungsverifikationen maste iiven dessa bevaras. elektroniska system och material pa papper

4 4 Betalningspaminnelse, Handlingar som dokumenterar atgarder bing betalnings- Papper 1 iir efter likvid Respektive namnd krav och inkassokrav paminnelser, krav och inkassokrav. inkommit, fordran avskrivits eller preskriptionstiden lopt ut Lonetransaktioner Verifikation (kostnadsfordelningslista) iti'm Papper 10 ar Respektive namnd personalsystem. Undantag, se 2 nedan. Ovriga veritikationer Omforingar och ovri ga bokforingsposter Pa ursprungiigt 10 ar Respektive namnd Underlag for e1ektroni sk automatattest medium Undantag, se 2 Om hanvisning och identifieringstecken for veritikati onen nedan. inte framgar klar! mellan transaktionen i ekonomisystemet och ursprungsverifikationen maste aven dessa bevaras. Fordelningsnycklar Fordelningar som ut f<i rs av ekonomisystemet. Papper 10 ar Respektive namnd Grund- och De ekonomiska handelsema bokforda sa at! de kan Elektroniskt Bevaras for all Stadskontoret huvudbokforing presenteras i registreringsordning (grundbokforing) och i am tid per redovisningsperiod i systematisk ordning (huvudbokforing). Leverantorsreskontra Uppgifter per leverantor over ekonomiska handelser. Elektroniskt 10 ar Stadskontoret Kundreskontra Uppgifter per kund over ekonomiska handelser. Elektroniskt 10 ar Stadskontoret for kommunovergripande system, resp namnd for ovriga system.

5 5 Systemdokumentation Bokforingssystemets organisation oeh uppbyggnad, I Aldersbestandigt Bevaras for all Stadskontoret for oeh behandlingshi stolik infonnationsfloden i oeh me11an ADB-system. papper framtid kommunover- Beskrivningar over genomforda bearbetningar. gripande system oeh rutiner, resp namnd ansvarar for egna tillampningar, system oeh rutiner. Kodplan Kodplaner med kodforteekningar oeh skuggkoder pa Elektroniskt Bevaras for all Stadskontoret forvaltningsniva oeh kommllntotal niva. framtid Granskningsmaterial Handlingar som endast tjiinar bokforings- oeh Pa llrsprungligt 2 ar Respektive namnd kassakontro11, t ex fakturakopior, fraktsedlar oeh medium fo ljesedlar. Attestfolieekning Forteekning over attestanter enligt ga11ande attestregle- Papper 10 iir. Respektive namnd mente. I) Ingar bland veritikationerna atkomst- Oiganderatts-) handlingar, handlingar rarande nyttjanderatt Deh servjtut~riitt till fast egendom cller donationshandlingar bevaras kopia av den elek troniskt lagrade veritikationen utskriven pa aldringsbeshindigt papper for all framtid. Ingar verifikationer r6rande investeringsutgifter med garantitid somloper efter gallring enligt ovan bevaras kopia av den elektroniskt lagrade verifikatiollcn utskriven pa arkivbestiindigt papper tills 10 itr efter garantitidens utgang forflutil. Ingar verifikationer avseende anslutningsavgifter Deh ga tukostnadsersattningar be varas kopia av den elekt rolliskt lagrade verifikationen u(skriven pa aldringsbesui.ndigt papper for all framtid. 2) Utlan av verifikationer i original till utlandsk myndighet fo r aterhamtning av uthindsk mervardesskatt aeh fo r kontroll i samband med deltagande i projekt inom EU. En forut sattning ar att bestyrkt kapia fdrvaras pa originalets plats under uthiningstiden. 3) Ingar verifikationer rgrande investeringsutgifter med jamkningsbelopp ska riikenskapsmaterialet bevaras under 4 ar efter utgangen av det kalenderar som korrigeringstidell lripte lit. dvs. 14 ar.

Relevanta dokument

Regler om bevarande, gallring och utlån av räkenskapsinformation vid Stockholms universitet

1 (8) BESLUT 2017-12-20 Dnr SU FV 2.6.2-3698-17 Agneta Witte Åström Handläggare Avdelningen för arkiv och registratur Regler om bevarande, gallring och utlån av räkenskapsinformation vid Stockholms universitet