Förslag till myndighetsfrågor i EA-värderingen 2015

Transkript

1 1/11 Datum Handläggare Anne-Marie Ögren ESV-dnr /2014 Förslag till myndighetsfrågor i EA-värderingen Finansiella befogenheter Fråga M1 Hantering av inomstatliga bidrag Myndigheter som inte betalar bidrag från ett anslag till en annan statlig myndighet svarar Et. 1. Har myndigheten bestämt lämpliga utbetalningsplaner för inomstatliga bidrag? 2. Har myndigheten upplyst mottagande myndigheter om villkor som gäller för lämnade bidrag? anslagsförordningen (2011:223) inklusive Ekonomistyrningsverkets förskrifter och allmänna råd anslagsförordningen (2011:223) inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd. Fråga M2 Hantering av anslag Myndigheter som inte disponerar anslag svarar Et. 1. Har myndigheten kontrollerat att uppgifterna i statsredovisningssystemet om tilldelade medel (inklusive omdisponeringar) och indragningar är riktiga? 2. Har myndigheten fortlöpande under året följt upp och prognostiserat anslagsutnyttjandet för samtliga anslag (anslagsposter och delposter) som myndigheten disponerar? 3. Har myndigheten informerat regeringen och föreslagit åtgärder om det finns risk för att ett tilldelat belopp, inklusive en beviljad anslagskredit, kommer att visa sig otillräckligt?

2 2/ förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring inklusive Ekonomistyrningsverkets förskrifter och allmänna råd anslagsförordningen (2011:223) inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd. Myndigheter som endast har anslag enligt högskolemodellen svarar Et anslagsförordningen (2011:223) inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd. Myndigheter som bedömt att det inte funnits någon risk för anslagsöverskridanden svarar Et. Fråga M3 Hantering av avgifter Myndigheter som inte tar ut avgifter eller som bara tar ut avgifter med stöd av 4 avgiftsförordningen svarar Et 1. Har myndigheten tagit ut avgifter för varor och tjänster som tillhandahålls bara om det följer av en lag, förordning eller av ett särskilt beslut av regeringen? 2. Har myndigheten lämnat förslag till regeringen på hur ett överskott på över 10 procent av den avgiftsbelagda verksamhetens omsättning ska disponeras? 3. Har myndigheten lämnat förslag på hur ett underskott i den avgiftsbelagda verksamheten ska täckas i det fall det inte täcks av ett balanserat överskott? 4. Har myndigheten meddelat regeringen om det ackumulerade över- eller underuttaget i en offentligrättlig verksamhet med belastande avgifter uppgår till mer än 10 procent av dess avgiftsintäkter under räkenskapsåret? 1. 3 och 4 avgiftsförordningen (1992:191) inklusive Ekonomistyrningsverket föreskrifter och allmänna råd a avgiftsförordningen (1992:191) inklusive Ekonomistyrningsverkets allmänna råd. Frågan gäller de avgifter som myndigheten disponerar. Myndigheter som inte har ett överskott på över 10 procent svarar Et.

3 3/ a avgiftsförordningen (1992:191) inklusive Ekonomistyrningsverket allmänna råd. Frågan gäller de avgifter som myndigheten disponerar. Myndigheter som inte har ett underskott svarar Et b avgiftsförordningen (1992:191) inklusive Ekonomistyrningsverkets allmänna råd. Frågan gäller verksamheter med bestämt ekonomiskt mål där avgiftsintäkterna redovisas mot inkomsttitel. Myndigheter som varken har ett över eller underuttag som uppgår till mer än 10 procent svarar Et. Fråga M4 Hantering av lån och räntekontokredit 1. Har myndigheten lämnat en begäran om höjd låneram till regeringen om myndigheten förutser att en tilldelad låneram inte kommer att räcka? 2. Har myndigheten lämnat en begäran om höjd kreditram till regeringen om myndigheten förutser att en tilldelad kreditram inte kommer att räcka? 1. 2 kap 1 kapitalförsörjningsförordningen (2011:210) inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd. Myndigheter som inte förutsett att tilldelad låneram inte kommer att räcka svarar Et kap 2 kapitalförsörjningsförordningen (2011:210) inklusive Ekonomistyrningsverkets allmänna råd. Myndigheter som inte förutsett att tilldelad kreditram inte kommer att räcka svarar Et. Fråga M5 Hantering av beställningsbemyndigande 1. Har myndigheten endast ingått åtaganden för verksamheten utan tilldelat bemyndigande som uppgår till högst 10 procent av det tilldelade anslaget och inom ramen för begränsningsregeln? 2. Har myndigheten endast använt tilldelat bemyndigande för det ändamål bemyndigandet avser och i enlighet med gällande villkor och bestämmelser? 3. Har myndigheten löpande fört noteringar om samtliga de åtaganden myndigheten har gjort med stöd av tilldelat beställningsbemyndigande?

4 4/ anslagsförordningen (2011:223) inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd. Frågan avser inte det generella bemyndigandet enligt 17 anslagsförordningen (2011:223) tredje stycket. Frågan gäller de åtaganden som omfattas av krav på ett beställningsbemyndigande men där ett sådant inte är beslutat av riksdagen. Finns beställningsbemyndigande är svaret Et anslagsförordningen (2011:223) inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd. Myndigheter som inte behövt särskilda beställningsbemyndiganden svarar Et anslagsförordningen (2011:223) inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd. Myndigheter som inte behövt särskilda beställningsbemyndiganden svarar Et. 2 Redovisning Fråga M6 Redovisning av anläggningstillgångar 1. Har myndigheten som tillgång i balansräkningen tagit upp alla anskaffningar som inte är av mindre värde där syftet är att inneha tillgången i mer än ett år och det är sannolikt att tillgången kommer att tillföra framtida ekonomiska fördelar eller servicepotential? 2. Har myndigheten tagit fram interna riktlinjer för hur reglerna om hur tillgångar med kortare livslängd (ett till tre år) ska tillämpas? 3. Har myndigheten som immateriell anläggningstillgång enbart tagit upp väsentliga utgifter för utveckling om samtliga förhållanden enligt regelverket föreligger? 1. 5 kap 1 förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd kap 1 förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag inklusive Ekonomistyrningsverkets allmänna råd kap 2 förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd. Myndigheter som inte redovisar immateriella anläggningstillgångar svarar Et på frågan.

5 5/11 Fråga M7 Hantering av skatter och arbetsgivaravgifter 1. Har myndigheten betalat den utgående momsen, källskatten och arbetsgivaravgifterna för samtliga månader i tid och med rätt belopp utifrån myndighetens bokföring? 2. Har myndigheten gjort momsrekvisition med rätt belopp utifrån korrekt bokföring? Affärsverk svarar Et på frågan. 3. Har myndigheten registrerat sig för utgående mervärdesskatt hos Skatteverket? 1. 9 förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskifter och allmänna råd. Att källskatten och arbetsgivaravgiften löpande har bokförts som skuld innebär att skatten och avgiften månadsvis tas upp som skuld mellan löneutbetalning och inbetalning och 7 förordningen (2002:831) om myndigheters rätt till kompensation för ingående mervärdesskatt inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd. 3. Skattebetalningslagen, SBL, 3 kap 2. Om myndigheten i sin verksamhet tar ut avgifter för varor och tjänster vilket ger myndigheten en skyldighet att betala in utgående moms eller om myndigheten köper varor och/eller tjänster från andra länder ska myndigheten var momsregistrerad för utgående moms hos Skatteverket. Myndigheter som inte bedriver momspliktig verksamhet eller köper varor och/eller tjänster från utlandet svarar Et. Fråga M8 Löpande bokföring 1. Har myndigheten löpande avstämt bokföringen i enlighet med vad som är god redovisningssed? 2. Har myndigheten en verifikationslista eller liknande där samtliga använda verifikationsnummer i serien framgår inklusive eventuellt makulerade verifikationsnummer som inte lett till någon bokföring med uppgift om att dessa verifikationsnummer är makulerade? 3. Har myndigheten en rutin som säkerställer att när en bokföringspost eller verifikation har rättats ska det anges när rättelsen har skett och vem som gjort den?

6 6/ förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd. Med god redovisningssed menas även att konstaterade differenser utreds och rättas utan dröjsmål. Frågan gäller även myndighetens löpande avstämning av kassa och bank förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och 16 förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring. Fråga M9 Systemdokumentation och behandlingshistorik 1. Har myndigheten upprättat sådana beskrivningar över bokföringssystemets organisation (redovisningsplan) och uppbyggnad som behövs för att ge överblick över systemet (systemdokumentation)? 2. Har myndigheten upprättat sådana beskrivningar över genomförda bearbetningar (behandlingsregel) inom systemet som gör det möjligt att utan svårighet följa och förstå de enskilda bokföringsposternas behandling (behandlingshistorik)? förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring inklusive Ekonomistyrningsverkets allmänna råd förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring inklusive Ekonomistyrningsverkets allmänna råd. Fråga M10 Räkenskapsinformation i arkivförteckningen 1. Har myndigheten fastställt en klassificeringsstruktur som används för klassificering vid upprättandet av arkivförteckningen?

7 7/11 2. Har myndigheten årligen kompletterat arkivförteckningen med räkenskapsinformation för arkivering? 3. Har myndigheten beslutat och dokumenterat en plan för hur och vilken av myndighetens räkenskapsinformation ska bevaras och vad som ska gallras kap 7 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS:2008:4) om arkiv hos statliga myndigheter. Myndigheterna ska upprätta en klassificeringsstruktur som ska representera myndighetens verksamhet. Denna struktur ska användas för klassificering vid upprättande arkivbeskrivning. Enligt 6 punkt 2 Arkivlagen (1990:782) ska myndigheten upprätta en arkivbeskrivning och en systematisk arkivbeskrivning kap 4 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2008:4) om arkiv hos statliga myndigheter. Arkivredovisningen ska hållas aktuell genom att uppdateras fortlöpande. Med att arkivförteckningen årligen kompletteras menas att den kompletteras med tillkommande volymer. Om nya uppgifter om systemet tillkommit, ska även dessa redovisas i arkivförteckningen. Föregående års årsredovisning används vanligen som arbetsmaterial vid arbetet med årsredovisningen. Det innebär att föregående års årsredovisning i praktiken tidigast kommer att arkivläggas när styrelsen har undertecknat årsredovisningen. Vid tillfället för besvarandet av frågorna kan det vara så, att föregående årsredovisning inte är arkivlagd om den används i väntan på att årsredovisningen ska undertecknas Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2015:2) om gallring och utlån av räkenskapsinformation. Fråga M11 Hantering av fordringar 1. Vidtar myndigheten åtgärder enligt inkassolagen (1974:182) om en fordran inte har betalts efter påminnelse? 2. Bevakar myndigheten regelbundet fordringar för vilka indrivningen har avbrutits?

8 8/ förordningen (1993:1138) om hantering av statliga fordringar inklusive Kammarkollegiets föreskrifter (KAMFS 2006:1). Myndigheter som inte haft några fordringar som inte har betalts efter påminnelse svarar Et förordningen (1993:1138) om hantering av statliga fordringar inklusive Kammarkollegiets föreskrifter (KAMFS 2006:1). Myndigheter som inte haft några fordringar för indrivning svarar Et. Fråga M12 Hantering av statens medel 1. Har myndigheten kontrollerat att samtliga utbetalningar sker till rätt mottagare, med rätt belopp och vid rätt tidpunkt? 2. Har myndigheten dokumenterat hur kontrollen enligt fråga 1 ska utföras hos myndigheten? 3. Har myndigheten analyserat de risker som är förknippade med myndighetens betalningar? 4. Använder myndigheten beloppsgränser (limiter) på samtliga bankkonton som används för utbetalningar och som är anslutna till statens centralkonto? 1. 6 förordningen (2006:1097) om statliga myndigheters betalningar och medelsförvaltning inklusive Riksgäldskontorets föreskrifter och allmänna råd. Med rätt tidpunkt menas att utbetalningar inte sker för tidigt och att inbetalningar inte sker för sent i förhållande till överenskomna betalningsvillkor förordningen (2006:1097) om statliga myndigheters betalningar och medelsförvaltning inklusive Riksgälskontorets föreskrifter och allmänna råd. 3. En myndighet ska analysera de risker som är förknippade med myndighetens betalningar. Analysen ska syfta till att öka säkerheten i statens betalningsmodell förordningen (2006:1097) om statliga myndigheters betalningar och medelsförvaltning inklusive Riksgäldskontorets föreskrifter och allmänna råd. Med beloppsgränser avses här betalnings- och flödeslimiter som beskrivs i ramavtalen för betalningstjänster. Med bankkonton avses här konton som används för utbetalning (netto- eller utbetalningskonto) i er

9 9/11 ramavtalsbank. Kontona ska vara kopplade till statens centralkonto i Riksbanken. Observera att frågan inte avser bankkonton för vilka Riksgälden beviljat undantag från krav på beloppsgränser. Kravet på beloppsgränser infördes i föreskrifterna och gäller från och med 1 april Intern styrning och kontroll Fråga M13 Behörighet att förfoga över myndighetens medel 1. Har myndigheten förordnat de tjänstemän som får förfoga över myndighetens medel och dokumenterat det i en kontinuerligt uppdaterad förteckning med namnteckningsprov (eller motsvarande) på förordnade tjänstemän? 2. Har myndigheten fördelat arbetet så att en tjänsteman inte ensam kan handlägga ett ärende med ekonomiska konsekvenser? förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd, utformning av organisation och rutiner. Fråga M14 Tillförlitlig redovisning och skydd av förvaltade tillgångar 1. Har myndigheten ett uppdaterat register över inventarier och anläggningstillgångar som gör det möjligt att identifiera tillgångarna? 2. Har myndigheten inventerat anläggningstillgångarna i den omfattning som bedöms nödvändigt? 3. Har myndigheten upprättat inventeringsprotokoll? förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter.

10 10/ förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter. Fråga M15 Elektroniskt informationsutbyte 1. Har myndigheten kapacitet att hantera de standarder för e-handel som regelverket anger? 2. Tillhandahåller myndigheten en leverantörsportal? 1. 3 förordningen (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd, faktura, andra stycket förordningen (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd, standarder för e-handel och motsvarande. Myndighet som har dispens från förordningen svarar E/T. Fråga M16 Hantering av risker i verksamheten Myndigheter som inte har skyldighet att följa Internrevisionsförordning (2006:1228) svarar Et på frågorna. 1. Har myndigheten med en aktuell riskanalys identifierat omständigheter som utgör risk för att de krav som ingår i myndighetsledningens ansvar för verksamheten inför regeringen inte fullföljs? 2. Har myndigheten vidtagit nödvändiga åtgärder med ledning av riskanalysen för att de krav som ingår i myndighetsledningens ansvar för verksamheten inför regeringen ska fullgöras med rimlig säkerhet? 3. Har myndigheten vidtagit åtgärder för att hantera sådana omständigheter som myndigheten bedömt innebär att verksamheten kan komma att utsättas för otillbörlig påverkan, bedrägerier eller annan oegentlighet?

11 11/11 4. Har myndigheten regelbundet följt upp och bedömt genomförd riskanalys och att nödvändiga åtgärder vidtas? 1. 3 förordningen (2007:603) om intern styrning och kontroll inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd förordningen (2007:603) om intern styrning och kontroll inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd förordningen (2007:603) om intern styrning och kontroll inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd förordningen (2007:603) om intern styrning och kontroll inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter. 4 Övriga frågor Fråga M17 Statliga ramavtal 1. Har myndigheten i förekommande fall underrättat Kammarkollegiet om skälen till varför avsteg skett från de statliga ramavtalen som upphandlats av Kammarkollegiet och myndigheten har genomfört upphandling på områden som täcks av dessa statliga ramavtal? Myndigheter som inte gjort några avsteg från de statliga ramavtalen vid upphandling svarar Et förordningen (1998:796) om statlig inköpssamordning. Frågan gäller upphandling av varor, tjänster och byggentreprenader. Anmälan om avsteg från statligt ramavtal som upphandlats av Kammarkollegiet ska göras även under direktupphandlingsgränsen.