Ekonomi TILL NÄRARKIV ARKIV

Transkript

1 Verksamhet Utveckling och ledning Gemensam administration administration Anläggningsregister Antagen Senast ändrad Ärendenr diariet*) Ks s närarkiv 2 år Bevaras "Anläggningsreskontra" *)Ingår som bilaga till bokslutet. Arvodesunderlag, familjehem, kontaktpersoner IFO:s närarkiv Lev. ej 2 år Kopia. Original skickas till löneadministrationen i Ystad. Delegerings- och attesträtt Attestförsäkran Attest- och utanordningsbehörigheter Alfabetisk tjänsterum 1 år 2 år*) Bevaras Attestregister Digitalt*) "Raindance" Lev. ej Bevaras Avstämningar under året Behörighetslistor t Digitalt *)Efter att attesträtten upphört. Attesträtt framgår av delegeriningsordningen. *)Vid byte av system skrivs attestregistret ut på papper. **)Efter utskrift. "Avstämningslistor" *)Löpande avstämningar under året gallras efter 2 år. Avstämningar per den 31/12 Ingår som bilaga till bokslutet. "Economa" Lev. ej 2 år*) "Raindance" o "Economa" Lev. ej 2 år Behörighetslistor till system. Betalningsbevakning + avstämning Bg och Pg Biljettstammar tjänsterum 1 år Lev. ej 2 år Inkassoärenden Kultur och fritid Filmmuseet Lev. ej 2 år Sida 1 av 10

2 Bokföringslistor t "Economa" Lev. ej 2 år Bokföringsorder Ks närarkiv 2 år 10 år Verifikation Inkl. underlag. Bokslutsunderlag Digitalt "Economa" Lev. ej 2 år ska rapporter för delårsoch månadsbokslut samt budgetuppföljning. Borgensåtaganden Bolagen/Föreningar Ämnesvis Bokstavsordn. Tjänsterum Lev. ej *) Skuldebrev *)Gallras när lånet är slutbetalt. Budgethandlingar Ks s närarkiv 2 år Bevaras Budgetuppföljning*) Digitalt Ks s närarkiv Lev. ej 10 år*) Både verksamheternas och kommungemensam, inkl. motiveringar och tryckta handlingar (Inte det arbetsmaterial som ligger till grund för budgetarbetet). *)Uppföljningsrapporter redovisade inför Ks utskott. Delårs- och årsbokslut skrivs ut, diarieföres och bevaras. Budget, övrigt Debiteringslista Debiteringsunderlag Deklarationsunderlag Tjänsterum Lev ej 2 år Arbetsmaterial "Economa" 2 år 10 år "Economa" 2 år 10 år Underlag för kundfakturor. Moms, statsbidrag, löneskatt, fastighetsskatt, punktskatter och liknande. I Ks's närarkiv Lev ej 10 år Sida 2 av 10

3 Delårsbokslut sk statistik Engagemangsbesked*) Fakturajournal Fakturor, kund, externa*) Fakturor, kund, interna Ärendenr diariet *) I Ks s närarkiv 2 år Bevaras *)Även digitalt som Pdf-fil. Tjänsterum "Economa" m. fl. system Lev.ej Vid inaktualitet*) *)Leverantörsstatistik på årsbasis bevaras. *)Förteckning över kommunens borgensåtaganden per den 31/12. Ingår som bokslutsbilaga. Ärendenr diariet I Ks s närarkiv 2 år Bevaras t "DL Book- IT"*) 2 år 10 år *)Kultur och fritids bokningssystem. Digitalt "Economa"**) Lev. ej 10 år Ks s närarkiv 2 år 10 år *)Information för återskapande av utskriven faktura. **)Även "DL-Book-IT". Bokföringsorder Undertecknade utskifter av internfakturor. Fakturor, kund, interna Digitalt "Economa"*) Lev.ej 10 år *)Information för återskapande av faktura. Försäkringshandlingar Ämnesvis Lev. ej 2 år*) *)Efter upphörande. Sida 3 av 10

4 Grundbok*) Digitalt**) "Economa" ***) Bevaras Handkasseintyg tjänsterum 1 år*) Lev. ej 10 år**) *)De ekonomiska händelserna presenterade i registreringsordning. Alla värdetyper. Minst koddelarna förvaltning och konto. **)Vid byte av system överföres informationen till nytt system eller databärare/format som uppfyller kraven för säker långtidsarkivering. ***)Efter överföring till säker databärare/format. "Rutiner för handhavande av handoch växelkassa". Intyg på utkvitterande och återlämnande av handkassa. *) **)Efter återlämnande. Huvudbok Digitalt "Economa" Lev. ej 10 år*) De ekonomiska händelserna presenterade i systematisk ordning (konto). Vid byte av system överföres informationen till nytt system eller medium/format som uppfyller kraven för säker långtidsarkivering. *)Huvudbokssammandrag bevaras. Sida 4 av 10

5 Minst på kontonivå. *)Vid byte av system överföres informationen till nytt system eller medium/format som uppfyller kraven för säker långtidsarkivering. Huvudbokssammandrag / digitalt*) "Economa" **) Bevaras **)Efter överföring till medium/format som uppfyller kraven för säker långtidsarkivering. Inbetalningslista/journal Inkassoärende, kommunens fordringar på andra Insättningsuppgift bankgiro Integrationslista t Digitalt Bokstavsordn. Nummerordning "Economa"*) Lev. ej 10 år *)Även "DL-BookIT". tjänsterum Lev. ej 2 år*) *)Efter slutbetalning. tjänsterum 1 år Lev. ej 2 år tjänsterum 1 år Lev. ej 2 år Kodplan Årsvis/kontovis Ks s närarkiv 3 år*) Bevaras *)Efter avslutat år. Koncernredovisning*) Ks s närarkiv 1 år 2 år Bevaras *)"Sammanställd redovisning". Ingår i årsredovisningen. Kontoutdrag från bank och plusgiro Nummerordning 1 år Lev. ej 2 år Sida 5 av 10

6 Kontrollrulle, kassaapparat Kundregister Kultur och fritid Lev. ej 2 år*) Digitalt "Economa" Lev. ej 10 år *)Sammandraget vid dagens slut sparas 10 år. Kvittens av block inköpsorder Nummerordning tjänsterum 1 år Lev. ej 2 år Kvittenslista reg verifikationer t Lev. ej 2 år Kvitton*) Tjänsterum Lev ej. 2 år**) Kundreskontra Digitalt "Economa" Lev ej. 10 år*) *)Bilbränsle **)Efter att avstämning mot faktura gjorts och befunnits korrekt. *)Utdrag per den 31/12 skrivs ut på papper som bilaga till årsbokslutet och bevaras. Leverantörsbetalningar Bg Pg t Ks s närarkiv 2 år 10 år Leverantörsfakturor "Raindance" 2 år*) 10 år *)Avser pappersfakturor. Leverantörsreskontra Digitalt "Economa" Lev ej. 10 år*) *)Utdrag per den 31/12 skrivs ut på papper som bilaga till årsbokslutet och bevaras*). Leverantörsstatistik*) *) "Economa" Efter överenskommelse Bevaras *)Tas ut per år. Leverantör, antal bokföringsposter, totalsumma. **)Skrivs ut efter årets slut. Sida 6 av 10

7 Listor avs. semesterskulder mm Lånehandling Digitalt Personec*) Lev. ej 2 år Kreditinstitut Lånenummer Ks s närarkiv *) Bevaras Summering skrivs ut och bifogas bokslutet. *)Personaladministrationssystem Skuldebrev, kommunens banklån. *) 2 år efter utgång. OCR-listor, betalning av kundfakturor Digitalt "Economa" Lev. ej 2 år Projekt, ekonomisk slutrapport Ärendenr diariet Ks s närarkiv 2 år Bevaras Ingår i projektledarens slutrapport. *)"Beställning, internräkning" Rekvisitioner, kopia*) Lev ej 2 år Inköp på kredit. Säljaren skickar faktura med kvitto som bilaga. Reseräkning, leasingbil Lev ej 2 år Underlag för internfaktura. Reversalkopior kassa Nummerordning 1 år Lev.ej 2 år*) Stiftelseurkunder Ks s närarkiv När stiftelsen avslutats Bevaras *)Reversaloriginalet bokförs som verifikat och sparas 10 år. Avser förordnande, ev. permutationer, protokoll, avtal, årsredovisning, verifikationer m.m. Sida 7 av 10

8 Systemdokumentation*) Per system Systemansvarig Efter överenskommelse Bevaras *)Beskrivningar över systemens organisation och uppbyggnad som behövs för att ge överblick över systemen. Systemdokumentationer skall också bevaras för de försystem som skapar ekonomiska transaktioner. Underlag för tilläggsanslag (TA) och omdisponeringar Årsvis Lev ej 2 år Årsvis, Underlag till avskrivning och bokstavsordn makulering av fordringar tjänsterum 2 år 10 år Besluten protokollsförs och bevaras. Utbetalning av försörjningsstöd. Utbetalningar, translistor, Utbetalningsjournal t IFO:s närarkiv "Treserva"*) 2 år 10 år verksamhetssystem*) 2 år 10 år *)Verksamhetsystem för socialtjänsten. *)"DL BookIT", värdhyror. "Treserva", försörjningsstöd. Utbetalningslista Bg/Pg t tjänsterum Lev. ej 2 år Utdelningslista kvittensblock Nummerordning tjänsterum Lev ej 2 år *)Verifikation= "uppgift som dokumenterar en ekonomisk händelse eller en vidtagen justering i bokföringen" KRL 1:5. Verifikationer*) "Raindance" 2 år 10 år*) *) Investeringar bevaras (se nedan). Sida 8 av 10

9 Verifikationer, Inbetalningar Verifikationer, investeringar Verifikationer, leverantörsfakturor Verifikationer, sociala Verifikationer, utbetalningar*) I Ks s närarkiv 2 år 10 år *) "Raindance" 1 år Bevaras *)Skrivs ut från "Raindance". *) Originalen till de inscannade leverantörsfakturorna förvaras hos Digitalt*) "Raindance" Lev.ej 10 år Depona, Boplatsgatan 6 i Malmö. I Ks s närarkiv 1 år 10 år Sekretess I Ks s närarkiv 2 år 10 år *)Avser manuella utbetalningar, leverantörsutbetalningar och f.d. remitteringar. Inkl. dotterbolag och kommunförbund. Årsredovisning/årsbokslut Årsbokslutsbilaga Årsjournaler *) Ärendenr diariet *) I Ks s närarkiv 2 år Bevaras Årsvis*) I Ks s närarkiv 2 år Bevaras Digitalt**) Kommunarkivet Bevaras *)Årsredovisningen även digitalt som Pdf-fil. Anläggningsbilaga Avstämning per balanskonto Bokförings- och avstämningslistor Engagemangsbesked *)Samtliga bokförda transaktioner under åren **)Bränd på CD-R Finns också på servern. Sida 9 av 10

10 DIGITALA VERKSAMHETSSYSTEM Economa*) Digitalt /lön Raindance Digitalt /lön 10 år *)"Aditro Affärslösningar, Redovisning och reskontra (ROR)" System för hantering av scannade fakturor. Sida 10 av 10