Dokumenthanteringsplan

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan för ekonomiadministration Dnr KS 2017/0285 Norrköpings stadsarkiv (), dokumenthanteringsplan nr 04. Fastställd av kommunstyrelsen den 2 maj Ersätter dokumenthanteringsplan för ekonomiadministration fastställd av kommunstyrelsen , och ändrad med delegationsbesl Enligt kommunens arkivreglemente ska det finnas dokumenthanteringsplaner som beskriver vilka handlingar som finns och hur de ska hanteras. Planen arbetas fram i samråd med stadsarkivet och beslas av berörd nämnd/styrelse. I dokumenthanteringsplanen framg det bland annat vilken information som ska sparas och hur den ska arkiveras samt vilken information som ska och efter hur lång tid. Planen gör både en hanteringsanvisning och ett gallringsbesl. STADSARKIVET

2 ÖVERSIKT DOKUMENTHANTERINGSPLAN - EKONOMIADMINISTRATION s 1 s 3 s 4 s 5 s 6 s 8 Process Leverantörsreskontra Kundreskontra terndebitering Anläggningsreskontra Redovisning (Huvudbok) Boksl och ekonomiuppföljning Exempel på handlingstyper Leverantörsfakturor och underlag Följesedlar och rekvisitioner Kundfakturor och underlag betalningslista Kontodrag Debiteringsunderlag/fakturaunderlag ternfaktura Överföringsuppdrag Objektsregister, anläggningar Budgetfördelning vesteringar Avskrivningar Attestblanketter Kvittenslista, bokföringsorder EU-projekts redovisning med verifikationer Kontodrag Kassaredovisning/kassaböcker Kodregister med kontoförteckning Årsboksl, resultat- och balansräkning Delsboksl Ekonomiuppföljning

3 DOKUMENTHANTERINGSPLAN för Ekonomiadministration Plan nr 04 Fastställd av kommunstyrelsen , dnr KS 2017/0285 Stadsarkivariens delegationsbesl om planändringar: Planansvar: Ekonomi- och styrningskontoret Planens regler gäller oavsett om handlingarna har analog eller form. Handlingarna som ska bevaras ska skrivas om inget annat framg av planen och förvaras i arkivlokal eller -skåp EI 120. Handlingar som ska behöver inte skrivas på, om de i form garanterat kan återsökas och hållas tillgängliga under gallringsfristen. Använda förkortningar: Gia - vid inaktualitet; - Norrköpings stadsarkiv; - Registreringsenhet; E - Enhet; - -enheten; KSK - Kommunstyrelsens kansli; i + - innevarande + Process: Leverantörsreskontra Nr Handlingar Källa -/data 1 Leverantörsfaktura, med underlag, inkommen till fakturaskanningen. a) Kommunens fakturor (Raindance) b) Kommunens fakturor () c) Kommunala bolagens fakturor Extern Skannas till voice buntvis, sorterade ifrån mottagarprogram samt efter referenskod (kommunen/bolag). a) Årsvis, per bunt i nummerordning b) Årsvis, ver nr-ordning c) Lämnas till bolaget för förvaring efter innevarande s sl. Fakturaskanning i + 3 Enligt besl från skatteverket Till mellanarkivet efter innevarande. voice Aomatisk överföring till Raindance och dagligen. Raindance/, svis ver nr-ordning 2 Skanningsrapport, försättsblad a) b) Raindance voice a) Rapporten märks med vernr för aktuell skanningsbunt. b) Med buntnummer och antal fakturor. Tillsammans med fakturorna, först i respektive skanningsbunt. Fakturaskanning i Leverantörsfaktura via e-post Extern / Skrivs och hanteras som fakturor enligt nr 1. E-post och bilaga i mapp i Olook. Årsvis, kronologiskt. Fakturaskanning Plan nr 04 för Ekonomiadministration 1/9

4 Nr Handlingar Källa -/data 4 Leverantörsfaktura inkommen till enheterna (som inte skickas till fakturaskanningen) Extern Registreras i ekonomisystemet av. Årsvis, ver nr-ordning. 5 Svefaktura, elektronisk Extern textfil 6 EDI-faktura (Electronic Data terchange), elektronisk och regelstyrd faktura per objekt. 7 Faktureringsunderlag från verksamhetssystemen genom integration 8 Kompletterande underlag till faktura t.ex. kvitto och rekvisition inkommen till en registreringsenhet 9 Blankett med underlag för direktbetalning, (ej leverantörsfaktura). T ex bidrag, återbetalningar, stipendium, egna lägg Extern textfil Hanteras av systemet med en referens till en beställare hos köparen. Registrering i respektive verksamhetssystem och integreras till. Extern Skannas och kopplas till fakturan som bilaga. E Registreras i. Läggs svis som verifikation. Hanteras av systemet. Förvaring svis, kronologiskt med hänvisning till fakturan. i + 3 * Läggs svis i ver nr-ordning Egen verifikationsnummerserie. Se även sfti.se. Kan hanteras med aomatisk attestering. Egen verifikationsnummerserie OBS: Underlaget i verksamhetssystemen är originaldata och sparas även det i 10. *Stora bilagor och annat som inte kan skannas sparas på i Följesedlar och rekvisitioner med eller an underlag Externt Kontrolleras mot fakturan. Bifogas fakturan om de tillför något väsentligt. Enligt intern rin E / i+10 eller Gia Gia efter kontroll om de inte tillför fakturan något. 11 Kvittenser för tag av rekvisitionsblock, m fl värdehandlingar. E Hos respektive förvaltning Kronologiskt E / Räknat från sista taget (om lista) 12 Verifikationer EU-projekt E in Se nr 47 under Redovisning (Huvudbok) Tillfälliga rapportskrifter och arbetsmaterial Enligt intern rin - E / / Gia Plan nr 04 för Ekonomiadministration 2/9

5 Nr Handlingar Källa -/data Process: Kundreskontra 14 Kundfakturaunderlag, blankett E Sänds till för registrering. I kronologisk ordning. 15 Faktureringsunderlag från verksamhetssystem genom integration 16 ställda kundfakturor, debiteringslista - förslag E / tegreras i. I. Kontrolleras och rättas. I, i 7 dagar. 7 dgr OBS: Underlaget i verksamhetssystemen är originaldata och sparas även det i 10. Aomatisk borttagning i. debiteringslista - definitiv Skapas vid körning 2 ggr/vecka. Kopia till L:/. I, i 7 dagar. L:/ katalog, Per månad 7 dgr Gallras: i + 2 estående fordringar överförs till kassoenheten (se nr 11) 17 ställda kundfakturor Skickas 2 ggr/ vecka (till kund). I i fakturanummerordning. Gallras: En fakturanummerserie per internt företag. - skopior Skrivs vid behov. Enligt intern rin. Gia 18 Makulerade kundfakturor Registreras i. Söks i, i fakturanummerordning med ordinarie kundfakturor. i +10 -förklarande underlag Läggs med ursprungligt fakturaunderlag. Med ursprungligt fakturaunderlag i +10 Notering i / verksamhetssystem. Söks på faktura/kund i Kreditfakturor Registreras i Söks i, i fakturanummerordning med ordinarie kundfakturor. i +10 Särskild nummerserie. För Extens och Treserva finns särskild rin. -förklarande underlag Läggs med ursprungligt fakturaunderlag. Med ursprungligt fakturaunderlag. i +10 Notering i / verksamhetssystem. Söks på faktura/kund i +10 Plan nr 04 för Ekonomiadministration 3/9

6 Nr Handlingar Källa -/data 20 Kundreskontrajournal Daglig ackumulerad lista. Per kundnummer i. i tegrationsposter mellan Kundreskontra och Redovisning Körs dagligen. I. i +10 Avstämning till redovisningen. 22 betalningslista per konto från Bankgirocentralen Bgc fil Daglig rin. Med noteringar om hantering. I. I kronologisk ordning. * *Hanteras enbart av vissa registreringsenheter. 23 Kontodrag från Bangirocentralen BGC loggning via bank. Skrivs som underlag till bokföringsorder. I kronologisk ordning. Årsvis med övriga verifikationer. * *Hanteras enbart av vissa registreringsenheter. 24 Underlag från ternbanken för ternbanken inbetalningar på kommunens bankkonto, t ex landsinbetalningar 25 Tillfälligt arbetsmaterial och rapportskrifter. Process: terndebitering Registrering via kundreskontra. Pärm, svis Enligt intern rin. - E / Gia Nr Handlingar Källa -/data Ansvar / 26 Debiteringsunderlag / fakturaunderlag E in Manuell hantering av, skrivs in i. Årsvis i kronologisk ordning per förvaltning. i Debiteringsunderlag / fakturaunderlag som överförs via integration E in Skapas i verksamhetsystemen och integreras i. Kronologisk ordning. / i ternfaktura - Skapas och hanteras i Ver. nr-ordning per köpare och säljare* i+ 10 *Varje faktura f två verifikationsnummer då både säljare och köpare är interna. Plan nr 04 för Ekonomiadministration 4/9

7 Nr Handlingar Källa -/data 29 Överföringsuppdrag - ÖU, bokföringsexemplar terna verksamhets-system / in Skrivs och skickas till respektive enhet för attestering. Returneras till avsändaren. Uppgifterna skrivs i. Årsvis i ver. nr-ordning i pärm. Se även Redovisning (Huvudbok). Eventuella kopior på ÖU på enheterna vid inaktualitet. 30 Verifikationer EU-projekt E in Se nr 47 under Redovisning (Huvudbok). 31 Tillfälligt arbetsmaterial och rapportskrifter. Process: Anläggningsreskontra E Enligt intern rin. - - Gia Nr Handlingar Källa -/data Ansvar / Anmärkning 32 Objektsregister, anläggningar - Varje objekt registreras per ternt Företag och användargrupp. aktuella objekt passivläggs. Per internt företag (10,11,12,40) / förvaltning/ ansvarsgrupp Kompletteras löpande. * *t bevarande i e-arkiv planeras. Specificering av tillgångar med avskrivningar till sbokslet (BR) Som ovan. 33 Budgetfördelning enligt fullmäktigebesl i investeringsplan, verifikation KF - protokoll in Registreras manuellt i efter sbudget per nämnd och objekt och bokföringsorder skapas. Årsvis i ver. nr-ordning. * vesteringsbelopp hämtas ur budgeten. *t bevarande i e-arkiv planeras. Verifikationer skrivs. Som ovan. i vesteringsbidrag, statliga, bokföringsorder från transaktioner i systemet in Fördelning i per nämnd med projektnummer. Bokföringsorder skapas och registreras. Per nämnd och projekt. Årsvis som bokföringsorder i ver. nr-ordning. i+10 i+10 Kopplade till objekt i anläggningsregistret. Plan nr 04 för Ekonomiadministration 5/9

8 Nr Handlingar Källa -/data 35 Löpande investeringar under et från leverantörsreskontran in Registreras in under et. Kvittenslista 36 Avskrivningar - komponenter in Registreras minst en gång / och internt företag. Projektnummerordning per investering och objekt. Årsvis i ver. nr-ordning. Årsvis i projektnummer-ordning per komponent / objekt. i+10 i+10 i+10 Förbereder tegration med Anläggningsreskontran, se nedan. 37 Bokföringsorder för kapitalkostnader - tegration förs minst en gång per och per internt företag. Per projekt/objekt i+10 Gäller sbelopp per objekt, som fördelas per månad och nämnd. 38 Arbetsmaterial av tillfällig betydelse / t Underlag skrivs i samband med integration. Skrivs eller skapas och samlas för tillfälligt behov. Årsvis i ver.nr-ordning. i+10 Enligt intern rin. Gia Process: Redovisning (Huvudbok) Nr Handlingar Källa -/data / diarieföring Ansvar / Anmärkning / leverans till 39 Kodregister inkl. kontoförteckning - Se under Boksl. 40 Attestmodul i systemet blankett / in i dbas Löpande noteringar. Uppdateras. Daligen per förvaltning / internt företag ternt företag 10 efter inaktualitet aktualitet = efter datum för sista attestunderskrift 41 Attestblankett, besl granskning E och Löpande noteringar Per förvaltning / internt företag ternt företag/ 10 efter inaktualitet Med originalunderskrifter. aktualitet = efter datum för sista attestunderskrift 42 tegrationsposter från andra verksamhetssystem Resp. system in Sköts i olika tidsintervall i. 43 Bokföringsorder E in Uppgifter skrivs in i Generell data i. Per dag/månad/. / Årsvis i ver. nr. ordning i pärm. OBS: Underlaget i verksamhetssystemen är originaldata och sparas även det i 10. Uppgifterna kan föras in manuellt eller genom inläsning av excelfil. Plan nr 04 för Ekonomiadministration 6/9

9 Nr Handlingar Källa -/data 44 Överföringsuppdrag - ÖU, bokföringsexemplar interna verksamhetssystem / in Se under terndebitering. Eventuella kopior på ÖU på enheterna vid inaktualitet. 45 Kvittenslista, bokföringsorder och ÖU Skrivs från. Årsvis i datumordning i pärm. i Felhantering - Rättningar görs regelbundet, t i Felöversikt skapas per dag. Vy över senaste 90 dagarna. ternt företag Gia Försvinner efter rättning men syns i bokföringen 47 EU-projekts redovisning (sammanställning) med verifikationer - in Redovisningen diarieförs. Kopior av leverantörsfakturor skickas till fakturaskanningen. Originalen märks med ver.nr och kontering. Redovisningen förvaras med övriga projekthandlingar. Kopia av redovisningen och verifikationerna i original förvaras separat. / EUprojektledare Till med övriga projekthandlingar. ansvarar för gallring av verifikationerna. Se även separat rin för arkivering av projektdokumentation. 48 Momsredovisning inkl särskilt bidrag, underlag Kund- och leverantörsreskontra / Underlag till ansökan för momsdeklaration hämtas 1 gång / mån för redovisning av in- och gående moms och inbetalning resp återbetalning. Årsvis i pärm per momstyp. / Anläggn. Gäller kommunmoms och affärsmoms 49 Kontodrag från Bankgiro-centralen och Bank - skopia, skrift Bgc loggning via bank. Åtkomst under 90 dagar. Skrivs vid inloggning som underlag till bokföringsorder. Per månad och. Årsvis med övriga verifikationer Enligt bankens riner Totalsumma per dag 50 Kassaredovisning, bokföringsunderlag, med kassaregister från a kassor Registreras i 'Generell data' i. Årsvis per. E / Gallring i+ 10 Finns manual till kassaregister ska den sparas i 10. Mekanisk kassaapparats manual vid inaktualitet. 51 Kassaböcker, manuella E Dagliga noteringar. Kronologisk ordning. E 10 efter sista notering. Plan nr 04 för Ekonomiadministration 7/9

10 Nr Handlingar Källa -/data Process: Boksl -hel, del, ekonomiuppföljning 52 Kodregister, komplett, med bl kontoförteckning - Nya uppgifter tillkommer löpande under et. Gamla uppgifter görs inaktiva för sökning. a uppgifter söks i.. Historikfil skapas ligen med datumloggning. 53 Kontoförteckning med hanteringsanvisningar - / pdf Årsvis i övergripande form. På katalog L:/ för -enheten samt intranätet. Gia Skrivs till sbokslet 1 gång/ som historik. Läggs tillsammans med sbokslshandlingar Till efter 5 med övriga sbokslshandlingar. 54 Verifikationsnummerförteckning - Fasta nummerserier per internt företag och nämnd. I. Gia Skrivs per. Läggs tillsammans med sbokslshandlingar. Till efter 5 med övriga sbokslshandlingar. 55 Årsboksl med Resultaträkning - Norrköpings kommun, / WebFOCUS Skrivs för bevarande Årsvis. Till efter 5 med övriga sbokslshandlingar. Låses efter godkännande varje. Årsvis. a arkivexemplar som fast rapport per. 56 Årsboksl med Balansräkning inkl bokslsbilagor / specifikationer - Norrköpings kommun / WebFOCUS Skrivs för bevarande Låses efter godkännande varje. Årsvis. Årsvis. Till efter 5 med övriga sbokslshandlingar. a arkivexemplar som fast rapport per. 57 Sammanställda räkenskaper för kommunen och dotterbolagen (AB Rådhus och East Sweden) Resultaträkning och balansräkning skrivs för hela koncernen Årsvis med bokslsbilagor. Till efter 5 med övriga sbokslshandlingar. 58 Delsboksl - period jan-aug, med tillhörande handlingar Diarieförs. Rapporteras per nämnd. Beslas i KF. Se KF protokoll med handlingarna i ärendeakt hos KS Till efter 5 med övriga diarieförda handlingar Årsvis. i+ 10 Plan nr 04 för Ekonomiadministration 8/9

11 Nr Handlingar Källa -/data 59 Ekonomiuppföljning med prognos per nämnd Nämnderna in Rapporteras per nämnd. Beslas i KS. Diarieförs som bilaga till sammanställningen nedan, nr 9. I ärendeakten nedan Ek&styr Till efter 5 med övriga diarieförda handlingar. 60 Ekonomiuppföljning med prognos, sammanställning för hela kommunen Nämnderna in Månadsvis. Beslas i KS, lämnas till KF 2 ggr per. Diarieförs med rapporterna ovan, nr 8 Se KS-protokoll och KF-protokoll med handlingarna i ärendeakt hos KS. Ek&styr Till efter 5 med övriga diarieförda handlingar. 61 Årsredovisning, del 1 och 2 för Norrköpings kommun m m Beslas i KF Se KF protokoll med handlingarna i ärendeakt hos KS. KSK Ett extra exemplar till efter 5 med övriga sbokslshandlingar nr Arbetsmaterial och tillfälliga rapporter / WebFOCUS - Enligt intern rin. - / / Gia 63 Historikfiler för bevarande formas enligt separat instruktion från. Årsvis. / Till e-arkiv. Plan nr 04 för Ekonomiadministration 9/9