Dokument för Intern kontroll av löpande rutiner

Transkript

1 Dokument för Intern kontroll av löpande rutiner Beslut i styrelsen

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING SID 1 ANSÖKAN OM MEDEL 2 2 AKTIVITET/PROJEKTS GENOMFÖRANDE 2 3 UTBETALNING AV MEDEL BEVILJADE AV STYRELSEN 3 4 PROJEKTREDOVISNING 3 5 FAKTURAHANTERING 4 6 HANDKASSA 4 7 BOKFÖRING AV IN- OCH UTBETALNINGAR 5 8 ARVODEN 5 9 ERSÄTTNING FÖR FÖRLORAD ARBETSINKOMST 6 10 DIREKTUPPHANDLING AV VAROR, TJÄNSTER ELLER KONSULTTJÄNSTER UTANFÖR KOMMUNENS RAMAVTAL, HÖGST 2 BASBELOPP DIREKTUPPHANDLING AV VAROR, TJÄNSTER ELLER KONSULTTJÄNSTER UTANFÖR KOMMUNENS RAMAVTAL, ÖVER 2 BASBELOPP RESERUTINER, KOLLEKTIVA RESOR 7 13 RESERUTINER, EGEN BIL I TJÄNSTEN 7 14 UPPRÄTTANDE AV VERKSAMHETS- OCH BUDGETPLAN 7 15 EKONOMISK UPPFÖLJNING 8 16 UPPRÄTTANDE AV ÅRSREDOVISNING 8 17 MOMSRUTINER 9 18 REKVIRERING AV ANSLAG FRÅN FÖRBUNDETS MEDLEMMAR 9 19 REDOVISNING AV EKONOMISKT RESULTAT TILL SCB 9 Sida 1 av 10

3 Det här är ett dokument för intern kontroll inom förbundet som beskriver de rutiner som tillämpas. 1 Ansökan om medel 1. Idé om aktivitet/projekt finns. Medlem i förbundet 2. Idén diskuteras och bereds Beredningsgrupp 3. Beredningsgruppen beslutar om att idén ska vidareutvecklas och utser lämpliga personer för att skriva projektansökan. Beredningsgrupp 4. Projektägare utses. Beredningsgrupp 5. Projektansökan tas fram enligt fastställd mall. Kontinuerlig dialog sker med samordnare. Utsedd tjänsteman 6. Redovisningsansvarig utses Projektägare 7. Projektansökan presenteras för beredningsgruppen. Utlåtande tas fram av beredningsgruppen. 8. Undertecknad projektansökan skickas till samordnaren Utsedd tjänsteman 9. Projektansökan tas upp i styrelsen för beslut. Styrelsen 10. Ansökan/projektplanen publiceras på hemsidan 2 Aktivitet/projekts genomförande 1. Upprättande av skriftlig överenskommelse mellan de samverkande myndigheterna och Samordningsförbundet Västerås. 2. Information till redovisningsansvarig projektägare om rutiner för rekvirering av medel 3. Bildande av styrgrupp för projekt Projektägare 4. Medverkande i styrgrupp för samverkansstöd 5. Kontroll och uppföljning; sker enligt självvärderingsmodellen för projekt som riktar sig till individer. 6. Registrering av aktivitet i SUS 7. Information om SUS till registreringsansvarig för individinriktade projekt 8. Registrering av deltagande individer i SUS Projektägare 9. Stöd till projektledare i samordning, samverkan, måluppfyllelse och uppföljning 10. Kontinuerlig rapportering om projektets utveckling till styrelsen Sida 2 av 10

4 3 Utbetalning av medel beviljade av styrelsen 1. Rekvisitionsblankett med anvisningar skickas digitalt till redovisningsansvarig projektägare vid starten 2. Redovisningsansvarig projektägare fyller efter varje kvartal i rekvisition, undertecknar den och bifogar samtliga underlag som skickas till Samordningsförbundet Västerås. 3. Rekvisition och underlag inkommer till Samordningsförbundet Västerås. Ankomststämpling sker. 4. Rekvisition kontrolleras mot underlag och budgeterade kostnader till vilka beviljats medel. 5. Rekvisition justeras vid behov, godkänns och belopp beslutas med undertecknande av rekvisition. 6. Beslut kommuniceras till redovisningsansvarig projektägare Projektägaren / sekr. 4 Projektredovisning Projekt som vänder sig till individer rapporteras halvårsvis projektets process och resultat enligt självvärderingsmodellen. Vid avslut lämnas en slutrapport. 1. Rapport inkommer från redovisande projektägare 2. Granskning av rapport 3. Rapport presenteras i förbundsstyrelsen 4. Styrelsen beslutar att godkänna rapport eller begär komplettering Styrelse 5. Rapporten publiceras på hemsidan 6. Projektet beskrivs i Samordningsförbundet Västerås hel- och halvårsredovisning. Graden av måluppfyllelse redovisas och analyseras 7. Dokumentationen arkiveras /sekr. Sida 3 av 10

5 5 Fakturahantering Utbetalning av fakturor: - fakturor utbetalas via filöverföring från bokföringssystem till bank - registrering av faktura attesteras av - inloggning till bankgiro utförs av 1. Faktura inkommer till Samordningsförbundet där den ankomststämplas /sekr. 2. Faktura kontrolleras 3. Faktura konteras och registreras. Revisionsbyrå 4. Leverantörsfakturajournal skrivs ut Revisionsbyrå 5. Granskningsattest och kontroll sker av faktura Revisionsbyrå 6. Utanordning av faktura attesteras 7. Faktura betalas Revisionsbyrå 8. Bankens transaktionslista bevakas för att kontrollera att överföring skett 9. Utbetalning bokförs Revisionsbyrå 10. Utbetalningsjournal och bokföringsunderlag upprättas Revisionsbyrå 11. Faktura arkiveras i särskild pärm Revisionsbyrå 6 Handkassa Handkassan består av kreditkort NORDEA/VISA med en köpgräns på kr/tillfälle. Över 5000kr/tillfälle i samråd med ordförande Kortinnehavare är. 1. Underlag i form av kvitto, betalningsbekräftelse o dyl. bevaras i särskild pärm för handkassa 2. Faktura inkommer från banken 3. Fakturan kontrolleras mot underlag 4. Samtliga av förbundets kontokortsbetalningar dras via autogiro direkt från penningmarknadskonto /NORDEA 5. Transaktionslista för förbundets konto granskas 6. Kostnaden konteras Revisionsbyrå 7. Attestering sker 8. Bokföring sker och verifikationsnummer sätts Revisionsbyrå 9. Arkivering sker i kronologisk ordning i bokföringspärm Revisionsbyrå Sida 4 av 10

6 7 Bokföring av in- och utbetalningar Bokföring av in- och utbetalningar sker löpande. Bokföring av utbetalning av fakturor: - fakturor utbetalas via filöverföring från ekonomi- och bokföringssystem till bank - inloggning till bankgiro utförs av men kan även utföras av Ordförande 1 Inloggning sker på förbundets bankkonto, e-tjänst 2 Transaktionslista skrivs ut 3 Utbetalningsunderlag, transaktionslista och leverantörsfakturajournal jämförs och kontrolleras mot varandra 4 Inloggning sker i ekonomi- och bokföringssystem och bokföring sker av in- och utbetalningar 5 Utbetalningsfakturajournal och bokföringsunderlag över avstämda registreringar skrivs ut 6 Journal och underlag sätts in i särskild bokföringspärm 8 Arvoden Beslut i styrelsen Sammanträde eller möte sker i någon form Styrelsen 2. 2 Revisorer meddelar Samordningsförbundet Västerås arbetad tid för revision i förbundet Revisorer 3. 3 Underlag för utbetalning av arvode upprättas enligt förbundets arvodesbestämmelser 4. 4 Underlag skickas till LöneCenter 5. 5 Arvoden förs in i lönesystemet LöneCenter 6. 6 Specifikationer ur lönesystemet skickas till Samordningsförbundet Västerås LöneCenter 7. Specifikationer skickas till mottagare LöneCenter 8. Kopior av specifikationer bevaras hos Samordningsförbundet Västerås LöneCenter 9. Utbetalning godkänns och attesteras på banklista Lönecenter 10. Utbetalning sker via bankgiro LöneCenter 11. Transaktionslista skrivs ut LöneCenter 12. Inloggning sker i ekonomi- och bokföringssystem LöneCenter Sida 5 av 10

7 och bokföring sker 13. Underlag sätts in i särskild bokföringspärm LöneCenter 9 Ersättning för förlorad arbetsinkomst Ersättning utgår enligt bestämmelser för förlorad arbetsinkomst för förtroendevalda styrelseledamöter inom Samordningsförbundet Västerås. Antagna av styrelsen Underlag för förlorad arbetsinkomst mm inkommer 2 Underlaget kontrolleras mot faktiskt medverkande i styrelseuppdrag 3 Underlag kan kontrolleras med intygande arbetsgivare LöneCenter 10 Direktupphandling av varor, tjänster eller konsulttjänster utanför kommunens ramavtal, högst 2 basbelopp. Avrop, upphandling och direktupphandling sker enligt förbundets Delegations- och attestordning, beslutad av styrelsen Samordningsförbund ansvarar inte för rehabiliteringsinsatser och upphandlar därför inte heller sådana (prop.2002/03:132 s 74). 1 Kvalitet och prisnivå på marknaden undersöks 2 Inköp av tillgängliga varor eller tjänster med önskad kvalitet och till bästa pris 11 Direktupphandling av varor, tjänster eller konsulttjänster utanför kommunens ramavtal, över 2 basbelopp. 1 Kvalitet och prisnivå på marknaden undersöks 2 Inköp av tillgängliga varor eller tjänster med önskad kvalitet och till bästa pris 3 Anmälan av delegationsbeslut till styrelsen Sida 6 av 10

8 12 Reserutiner, kollektiva resor 1. Beslut om resa tas 2. Vid resa med tåg 3. Betalning med kontokort som är förbundets handkassa 4. Biljetterna kontrolleras och skrivs ut /sekr. 5. Bekräftelse av bokning och betalning inkommer via e-post och överlämnas till sekr. 6. Bekräftelsen bevaras i pärm för handkassa 7. Rutiner för handkassa tillämpas 13 Reserutiner, egen bil i tjänsten År 2011 ersätts skattefritt 1,85 kr och skattepliktigt 0,45 kr per km. 1.. Beslut om resa tas 2.. Antal km noteras av den resande Den resande 3.. Resan redovisas på särskild blankett Den resande 4. Redovisningen kontrolleras och attesteras 5. Redovisningen skickas till löneadministratör 6. Ett ex av redovisningen arkiveras hos förbundet 7. Ersättning utbetalas i samband med utbetalning av lön LöneCenter eller arvode, enligt gällande avtal 14 Upprättande av verksamhets- och budgetplan Styrelsen ska enligt lag fastställa samordningsförbundets budget senast den 30 november varje år och ska dessförinnan samråda med förbundsmedlemmarna. Beslut om beviljade anslag från medlemmarna meddelas först i början av december. 1. Dialog med förbundsstyrelsen september-november 2. Förslag till budgetplan upprättas utifrån kostnader innevarande år, uppräkning av kostnader, beslut om finansiering av aktiviteter och planerad verksamhet. Upprättas under september-november 3. Förslag till verksamhetsplan upprättas utifrån resultat av dialog 4. Verksamhets- och budgetplan, beslut november Styrelse 5. Verksamhets- och budgetplan publiceras på hemsidan 6. Eventuell revidering av planen mot bakgrund av med- Sida 7 av 10

9 lemmars beslut om anslag till förbundet, december 7. Eventuellt beslut om reviderad plan Styrelse 8. Budget förs in i system under januari-februari 15 Ekonomisk uppföljning Ekonomisk uppföljning sker varje gång styrelsen sammanträder. 1. Ekonomisk sammanställning 2. Månadsrapport upprättas 3. Månadsrapport inkommer till Samordningsförbundet 4. Månadsrapporten kontrolleras 5. Rapport sker till styrelsen 6. Ärendet protokollförs /sekr. 16 Upprättande av årsredovisning Styrelsen skall svara för samordningsförbundets räkenskaper och ska enligt lag om finansiell samordning, årligen inom tre månader från räkenskapsårets slut upprätta årsbokslut och årsredovisning. 1. Det ekonomiska bokslutet upprättas / 2. Räkenskaper sammanfattas 3. Bokslutspärm färdigställs i två exemplar varav revisorer erhåller ett 4. Årsredovisning inklusive verksamhetsberättelse upprättas 5. Sammanställning görs av verksamhetsberättelse och det ekonomiska bokslutet 6. Årsredovisning föredras i styrelsen 7. Beslut fattas om årsredovisning och styrelse undertecknar Styrelse 8. Årsredovisningen skickas till revisorerna för granskning 9. Revisionsberättelse skrivs och undertecknas Utsedda revisorer 10. Årsredovisningen publiceras på hemsidan 11. Årsredovisningen och revisionsberättelsen skickas till kommunfullmäktige Västerås stad, Västmanlandsläns landsting samt Försäkringskassan 12. Årsredovisning och revisionsberättelse arkiveras Sida 8 av 10

10 17 Momsrutiner Ansökan om moms görs löpande för varje kalendermånad. Regler enligt s.k. Ludvikamoms tillämpas, d v s förbundet får tillbaka utbetalad moms. 1. Momsrapport skrivs ut Blanketten Ansökan om ersättning för mervärdesskatt 2. fylls i 3. Ansökan attesteras. 4. Ansökan skickas till skatteverket 5. Momsfordran bokförs Inbetalningen sker på Samordningsförbundet Västerås 6. bankkonto eller skattekonto Skatteverket 7. Inbetalningen konteras 8. Inbetalningen attesteras 9. Bokföring sker och verifikationsnummer sätts 10. Handlingarna arkiveras 18 Rekvirering av anslag från förbundets medlemmar Huvudmännen betalar in sin andel tillsamordningsförbundet Västerås konto kvartalsvis i förskott. Anslaget betalas ut fyra gånger per kalenderår utan rekvirering från förbundet.. 1 Beslut om anslag tas. Medlemmen 2 Medel sätts in på Samordningsförbundet Västerås Medlemmen bankkonto 3 Kontroll och bokföring sker av inbetalningen 19 Redovisning av ekonomiskt resultat till SCB 1. Inkommer 1 från SCB, begäran om inlämnande av räkenskapssammandrag för kommunalförbund 2. Räkenskapssammandrag 2 upprättas elektroniskt enligt SCB:s anvisningar, och skickas till SCB 3. Kopia tas ut på papper och arkiveras Sida 9 av 10