Dokumenthanteringsplan Österåkers kommun Myndighet Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Arkivansvarig Utbildningsdirektör

Transkript

1 Allmän nämndsoch förvaltningsadministration Protokoll Gymnasieoch vuxenutbildningsnämn den, original Innehållsförteckning/ register till nämndens protokoll Kallelse med föredragningslista Handlingar rörande förtroendevalda, närvarolista, kopior Arkivbox och pärm i närarkiv Intranätet Pärm i närarkiv Per sammanträde Hemsidan Pärm hos nämndsekreterare Bevaras 5 år Originalet läggs i arkivbox i närarkivet. Bevaras 5 år Arkiveras tillsammans med protokollet. Placeras längst fram i volymen. Se anmärkning Gallras före inbindning av protokoll. Föredragningslistor bör inte gallras om innehållsförteckning/ register till protokoll saknas. Kallelser till ordförandeberedning gallras vid inaktualitet. Gallras, 2 år Sidan 1

2 Protokollsanteckningar, skriftliga yrkanden, inlämnade i samband med sammanträden och papper Per sammanträde Protokollet Se anmärkning 5 år/ Om handlingstypen utgör en bilaga till protokollet, bevaras handlingen i protokollet. Om anteckningen förs över till protokollet gallras ursprungshandlingen efter att protokollet vunnit laga kraft. Protokoll Barn- och Pärm hos registrator Bevaras 5 år ungdomsrådet Anslagsbevis Per sammanträde Gallras (se Checklistor Per sammanträde Gallras vid inaktualitet Omröstningslista/ Per sammanträde Gallras (se voteringslista Förteckning över Diarieplanbeteckning anmälan om delegationsbeslut Gallras före inbindning av protokollet. Tillkännagivandet antecknas på protokollet. Gallras när protokollet vunnit laga kraft. Bevaras 5 år Diarieförd akt i protokollet. Sidan 2

3 Delegationsbeslut Diarieplanbeteckning Bevaras 5 år Diareiförd akt i protokollet. Kallelse Försam Gallras, 1 år Protokoll Försam Närvarolistor för arbetsgivarorganisationen Protokoll-/minnes-/ mötesanteckningar från avdelnings- och informationsmöten o.d. interna verksamhetsmöten Mötesanteckningar/ protokoll från arbetsplatsträffar (APT) Pärm hos nämndsekreterare Pärm hos nämndsekreterare Bevaras 5 år Försam är förhandling av ärende inför nämnd och bevaras. Gallras, 2 år Se anmärkning 5år/ Gallras vid inaktualitet om de inte innehåller beslut eller unik information av direkt betydelse för verksamheten. Gallras, 5 år Gallras om de inte innehåller beslut eller unik information av direkt betydelse för verksamheten. Sidan 3

4 Webbplats Server Gallras (Se Sidan 4 Gallras i takt med uppdateringar. Gäller endast de delar av Österåkers kommuns webbplats där utbildningsförvaltningen ansvarar för uppdateringen. Intranätet Server Gallras (Se Gallras i takt med uppdateringar. Gäller endast de delar av intranätet som utbildningsförvaltningen förvaltar. Sociala medier (Facebook, twitter, bloggar) Gallras (Se Gallras i takt med uppdateringar. Gäller endast de delar av Österåkers kommuns webbplats där utbildningsförvaltningen ansvarar för uppdateringen. Information som blir ett ärende diarieförs. Diarielistor Ärendeordning Arkivskåp Bevaras 5 år Registrator skriver ut

5 listor från diariet till papper I gång per Diarieplan Diarieplan är kommungemensam och grundar sig på dåvarande kommunförbundets kommunala ärendehantering. Kommunstyrelsen ansvarar för arkivläggningen av diarieplanen. Ärendekort Diarieplanbeteckning Arkivskåp Bevaras 5 år Skrivs ut på papper från diariet när respektive ärende avslutas och placeras längst fram i akten. Dokumenthanteringplan Bevaras 5 år Ingår i diarieförda Arkivbeskrivning Bevaras 5 år Ingår i diarieförda Blankett samtycke till publicering av personuppgifter på internet Alfabetisk ordning Gallras, 5 år Original överlämnas till kansliet. Sidan 5

6 Blankett personuppgift Alfabetisk ordning Pärm hos nämndsekreterare Gallras, 5 år Uppgifter lämnas till lönekontoret. Kopia behålls på utbildningsförvaltningen. Blankett sekretessintyg Alfabetisk ordning Pärm hos nämndsekreterare Anhöriglista Pärm hos nämndsekreterare Bisyssla, kopia Pärm hos nämndsekreterare Korrespondens och informationsmaterial Diarieförda handlingar, original Handlingar för kännedom ex. detaljplaner, policy Diarieplanbeteckning Diarieplanbeteckning Arkivskåp Pärm hos registrator Sidan 6 Bevaras 5 år Blanketterna förvaras på utbildningsförvaltningen och dessa är belagda med sekretess. Gallras (se Gallras (se Uppdateras årligen Gallras vid inaktualitet Gallras 1 gång per år Bevaras 5 år Inklusive sms, mail som tillhör handlingar eller som blir ett ärende. Se anmärkning 5 år/ Om det blir ett ärende läggs det i diariet och då bevaras det. I annat fall

7 Handlingar för Pärm hos registrator Gallras (se kännedom, kopia, Diarieplanbeteckning som i original förvaras på annat håll i kommunen Postlistor Per sammanträde Gallras (se Rekvisitioner Närarkiv Gallras (se Flextidsamman- Årsvis Gallras, 2 år ställningar Semesterlista för förvaltningen Statistiska uppgifter som lämnas till Statistiska centralbyrån Årsvis Gallras (se Diarieplanbeteckning gallras de efter 3 Gallras vi inaktualitet. Gallras efter kontroll (kontering) eller efter 2 Gallras vid inaktualitet. Lista som fylls i för önskad ledighet januari december varje Gallras, 2 år Ex. betygsstatistik, ämnesprov, antal elever i varje årskurs. Ingår i diarieförda Klagomål/ Se anmärkning 5år/ Bevaras om klagomålet/ Sidan 7

8 Synpunkter Diarieplanbeteckning synpunkterna leder till ett ärende i nämnden och i så fall ingår de i diarieförs de. Annars gallras de efter 3 år/vid inaktualitet Kurser, seminarier och andra utbildningar i egen regi Inbjudan till kurser och konferenser Inkomna och utgående handlingar av betydelse (inklusive e-post och andra digitala meddelanden) Gallras (se Närarkiv Pärm hos registrator Låsbara skåp hos handläggare Se anmärkning 5 år/ Program, deltagarlistor, egna tryck, eventuellt unikt studiematerial samt kopior av kursintyg bevaras. En del handlingar ingår i diarieförda Övriga handlingar gallras vid inaktualitet. Se gallringsföreskrift för handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (dnr KS 2010/ ). Bevaras 5 år En del handlingar diarieförs i aktuella ärenden/projekt. Sidan 8

9 Inkomna och utgående / Pärm hos registrator Gallras (se handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (inklusive e-post och andra digitala meddelanden) Avtal Gallras vid inaktualitet/ efter 2 år Se gallringsföreskrift för handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (dnr KS 2010/ ) Avtal/kontrakt/överenskommelse, av stor vikt eller långvarig karaktär, inklusive bilagor, original Avtal/kontrakt/överenskommelse, av kortvarig karaktär, original Avtal/kontrakt/överenskommelse, kopior Hyreskontrakt av stor vikt eller långvarig karaktär Alfabetisk ordning Alfabetisk ordning Pärm nämndsekreterare Ev. i arkivskåp Alfabetisk ordning Pärm hos nämndsekreterare Gallras (se Alfabetisk ordning Närarkiv Gallras (se Sidan 9 Bevaras 5 år Gäller alla slags upprättade avtal förutom avtal vid upphandling eller avrop från RAM-avtal. Gallras på vid ärendets avslut. Ingår i diarieförda Bevaras 5 år Bör ingå i diarieförda Gallras vid inaktualitet. Gallras 2 år efter upphörd giltighetstid.

10 Hyreskontrakt av Alfabetisk ordning Närarkiv Gallras (se kortvarig karaktär Ekonomi och verksamhetsplanering/uppföljning Gallras, vid inaktualitet Årsbudget och flerårsplan Årsbokslut inkl. Verksamhetsberättelse, Delårsbokslut och Månadsuppföljningar Lista över utlämnade Diarieplanbeteckning Diarieplanbeteckning Arkivskåp Arkivskåp Arkivskåp Gallras (se rekvisitioner Följesedlar Pärm hos nämndsekreterare Fakturor Agresso 10 år Inventarielista/ Pärm på Förteckning ekonomienheten Bevaras 5 år Ingår i diarieförda Ex. verksamhetsplan, budget, internbudget. Bevaras 5 år Ingår i diarieförda Gallras efter kontroll. Gallras, 1 år Gallras efter 1 år under förutsättning att faktura är specificerad, betald och inte är en samlingsfaktura. Bevaras 5 år Sammanställs 1 gång per Sidan 10

11 Ansökningar och Pärm hos verksamhetsansvarig Gallras, 10 år uppföljningar till statliga bidrag, Pärm på Projektplaner ekonomienheten Arbetsplaner/ verksamhetsplaner (internt arbetsmaterial) inkl. Utvärderingar av arbetsplan/verksamhetsplan och Sammanställning av utvärderingarna. Attestförteckning Pärm hos verksamhetsansvarig Pärm på ekonomienheten Gallras (Se Gallras vid inaktualitet Bevaras 5 år Ingår i diarieförda Sidan 11

12 Kvitton personliga utlägg Respektive tjänsteman Gallras, 10 Rapporteras i programmet Rapportera. Fakturor/inbetalningar Per kommun Gallras, 10 år resursfördelning, andra kommuner Sidan 12

13 Skyddad identitet, Närarkiv Gallras, 10 år manuella fakturor Extens Manuella fakturor/makuleringar Agresso inklusive underlag (barnomsorg, verksamhetspeng) Korrigeringar/återbetalningar av fakturor Alfabetisk ordning Gallras, 10 år Resursfördelning Månadsvis Gallras, 10 år (interna, kommunala) Extens utbetalningsunderlag med attest, bokföringsunderlag, prislista Avstämning, bokföringsmaterial Resursfördelning (externa, enskilda) utbetalningsunderlag Månadsvis Månadsvis Extens Extens Sidan 13 Gallras, 10 år Ex. inkomstfel, då fakturan måste makuleras och/ eller krediteras. Gallras, 10 år Ex. vid makuleringar/ återbetalningar. Gallras, 10 år Gäller alla huvudmän/verksamhetens former som får ersättning

14 med attestering, bokföringsunderlag, prislista Resursfördelning, fellistor (innan resursfördelning) Månadsvis Extens Gallras, 10 år från kommunen. sbeslut särskola, särgymnasium Besluten är tagna på delegation. Ingår i diarieförda Prövning av målgrupp för gymnasiesärskola (SL 18 kap 5 ) Beslut om ersättning till gymnasiesärskola; Tilläggsbelopp/extra bidrag (Avser resursfördelning) sbeslut särskilt stöd, tilläggsbelopp Personnummer Arkivskåp Bevaras Se anmärkning 1 år efter att eleven avslutat sin skolgång i gymnasiet. Läggs i elevakt. Personnummerordning På Kundval. Sidan 14 Gallras (se anmärkning 1 år efter att eleven avslutat sin skolgång i gymnasiet. Besluten är tagna på delegation. Ingår i diarieförda

15 Ansökan och Personnummerordning Elevakt i arkivskåp Gallras, beviljade beslut (se om tilläggsbelopp och extra bidrag för särskilt stöd i kommunal och fristående enheter inom och utanför kommunen, förskola, fritidshem, grundskola och gymnasium Ansökan och avslagsbeslut om tilläggsbelopp och extra bidrag för särskilt stöd i kommunal och fristående enheter inom och utanför kommunen, förskola, fritidshem, grundskola, gymnasium Yttrande vid överklagan av beslut Personnummerordning 1) 2) Närarkiv (Se Personnummerordning Elevakt i arkivskåp Sidan 15 Beviljade beslut återfinns i arkivskåp och gallras 5 år efter senaste beslut. I elevakt. Gallras, 5 år Avslagsbeslut finns först i pärm hos handläggare, efter 1 år läggs det i närarkiv. Bevaras 5 år Ingår i diarieförda

16 om tilläggsbelopp Interkommunal ersättning, resursfördelning med mera och grund- gymnasieoch särskola Fakturakopior rörande Per utförare Gallras (se interkommunal Agresso ersättning, skolkommunräkningar Sidan 16 Gallras efter 3 år (kopior). Original förvaras på ekonomienheten. Handlingar i tvisteärenden förvaras särskilt och kan gallras 2 år efter ärendets slutliga avgörande. Dock ej tidigare än 10 år efter ersättningsåret. Övriga handlingar Per utförare Gallras (se Gallras efter 2 år, under

17 rörande debitering och kontroll av interkommunal ersättning (ex. avtalskopior) Inackorderingsbidrag gymnasium (ansökningar, sammanställning över beviljade bidrag och beslut) Agresso förutsättning att ansvarsfrihet för året beviljats. Handlingar i tvisteärenden förvaras särskilt och kan gallras 2 år efter ärendets slutliga avgörande. Alfabetisk ordning Agresso Se anmärkning 5 år Ingår i diarieförda Delegationsbeslut. Utbetalningsunderlag, Per ansvar/kronologisk Gallras, 10 år bokföringsunderlag, ordning Agresso fellistor - grundskola och gymnasium (internt) Utbetalningsunderlag, bokföringsunderlag, fellistor - grundskola och gymnasium (externt) Avstämning - grundskola och Per ansvar/kronologisk ordning Agresso Agresso Gallras, 10 år Gallras, 10 år Sidan 17

18 gymnasium (internt) Avstämning - grundskola och gymnasium (externt) Antagning Yttranden/beslut Agesso Gallras, 10 år Alfabetisk ordning Se anmärkning Gallras när eleven slutat. Prisöverenskommelse Alfabetisk ordning Gallras, 2 år om bidrag mellan hemkommun och fristående gymnasieskola/ reglering mellan kommunala/ landstingskommunala huvudmän Inkassoärende, Outlook Gallras, 10 år bestridande av faktura Sidan 18